Po terminiePrzetarg nieograniczony · PN750419-2026
Hotelarskie usługi noclegowe – Warszawa
Jednostka Wojskowa nr 20630 aktualnych · 120 w archiwum·NIP 5211207048·mazowieckie
Przedmiot zamówienia
AI- Część I (usługa – Warszawa): Hotelowe usługi noclegowe ze śniadaniami dla uczestników szkoleń WCEO – 567 pokoi 1-osobowych i 2210 pokoi 2-osobowych.
- Część II (usługa – Braniewo lub Frombork): Hotelowe usługi noclegowe ze śniadaniami na potrzeby podróży historyczno-wojskowej – 4 doby w pokojach 1-osobowych i 12 dób w pokojach 2-osobowych.
- Część III (usługa – Gdynia): Hotelowe usługi noclegowe ze śniadaniami na potrzeby podróży historyczno-wojskowej – 12 dób w pokojach 1-osobowych i 36 dób w pokojach 2-osobowych.
- Część IV (usługa – Kraków): Hotelowe usługi noclegowe ze śniadaniami na potrzeby 29. Festiwalu Twórczości Dziecięcej WP – 350 dób w pokojach 1-osobowych i 625 dób w pokojach 2-osobowych.
Trudność: średnia
Zamówienie obejmuje cztery odrębne zadania w różnych lokalizacjach z sukcesywną realizacją w ciągu 2027 roku.
Terminy realizacji
Termin wykonania
do 20.12.2027 r. (Warszawa 04.01–20.12.2027; Kraków 01–06.06.2027; Gdynia i Braniewo/Frombork 14–18.06.2027)
do 20.12.2027 r. (Warszawa 04.01–20.12.2027; Kraków 01–06.06.2027; Gdynia i Braniewo/Frombork 14–18.06.2027)
Warunki udziału
AI1Zaszeregowanie — Ważna decyzja administracyjna o zaszeregowaniu obiektów hotelarskich zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach hotelarskich oraz usługach pilotów wycieczek i przewodników turystycznych (Dz. U. 2023 poz. 1944 z późn. zm.)
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Bezkosztowe anulowanie rezerwacji
Zamawiający może bezkosztowo zmienić, zredukować lub całkowicie anulować rezerwację w każdym czasie do rozpoczęcia pierwszej doby hotelowej.
Anulacja w trakcie pobytu bez wynagrodzenia
Zamawiający może odwołać rezerwację w całości lub w części w trakcie usługi z przyczyn niezależnych, bez wynagrodzenia za niezrealizowane usługi ani odszkodowania.
Hotel zastępczy na koszt wykonawcy
W Warszawie wykonawca na własny koszt przenosi uczestników do obiektu zastępczego, gdy nie zapewni noclegów w pierwotnym obiekcie.
Zrzeczenie się roszczeń odszkodowawczych
Wykonawca zrzeka się wszelkich roszczeń odszkodowawczych oraz roszczeń o zapłatę z tytułu niewykorzystania pełnej szacowanej wartości zamówienia.
SWZ zmodyfikowany 7 dni po udostępnieniu dokumentów
Późna modyfikacja specyfikacji może sugerować dostosowanie wymagań pod konkretnego wykonawcę lub celowe utrudnienie konkurencji, która przygotowała ofertę na pierwotną wersję SWZ.
Kary i sankcje
AI- Zabezpieczenie należytego wykonania: 5% ceny brutto (pieniądz, gwarancja bankowa/ubezpieczeniowa, poręczenie P ARP); zwrot 30 dni od wykonania i uznania za należycie wykonane.
- Kary umowne: 10% wynagrodzenia danej rezerwacji za nienależyte wykonanie; limit łączny 30% maksymalnego wynagrodzenia umownego (projekt umowy, zał. nr 6).
- Kara dla Zamawiającego: 10% za późną anulację (§ 7 ust. 9 projektu umowy).
Pytania i odpowiedzi
15Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Pytanie 42 - Zabezpieczenie i kary liczone od maksimum, którego Zamawiający nie musi kupić Odpowiedź Ad. 31 utrzymuje zabezpieczenie należytego wykonania w wysokości 5% maksymalnej wartości brutto każdej z dwóch umów. Projekty przewidują kary sięgające 30% maksymalnego wynagrodzenia umownego, podczas gdy odpowiedź Ad. 21 dopuszcza zmniejszenie zamówienia o 50%, a zapisy o anulowaniu i płatności nadal pozostawiają poważne wątpliwości, czy rzeczywisty zakup w ogóle zostanie zagwarantowany. Jak Zamawiający uzasadnia proporcjonalność wymagania pełnego zabezpieczenia finansowego i wysokich kar liczonych od wartości maksymalnej w sytuacji, w której sam nie gwarantuje zakupu odpowiadającej jej liczby noclegów? Dlaczego wykonawca ma finansować zabezpieczenie dotyczące hipotetycznego zakresu, podczas gdy zamawiający ma zachować prawo do istotnego ograniczania zamówienia bez ekwiwalentnej rekompensaty?
Wnosimy o proporcjonalne ukształtowanie ryzyk, doprecyzowanie podstaw naliczania kar i przegląd zasad zabezpieczenia w świetle rzeczywistego minimum kontraktowego. Prosimy także o jednoznaczne potwierdzenie, że odstąpienie, zmiana terminu lub zmniejszenie zakresu z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego nie mogą stanowić podstawy do obciążenia wykonawcy karami ani kosztami zastępczego zakwaterowania.
W pozostałym zakresie dotyczącym ww. pytań: 1-8 i 10-11 Zamawiający udzielił odpowiedzi i wyjaśnień w piśmie nr JW2063.SZPubl.2611.53.8.2026 z dnia 23.10.2026 r.
1Pytanie 43 — Ostateczne ujednolicenie dokumentów i przedłużenie terminu.
Przedmiotowe rozbieżności nie są drobnymi omyłkami redakcyjnymi. Dotyczą zakresu i wartości przyszłego świadczenia, ceny, podmiotowych dokumentów ofertowych, rozkładu ryzyka i terminów zapłaty. Wcześniejsze odpowiedzi ujawniły i pozostawiły nieusunięte błędy w kolejnych wersjach dokumentacji. Oceniamy to jako niedochowanie należytej staranności wymaganej przy przygotowaniu SWZ o tak znacznym zakresie finansowym i organizacyjnym.
Wnosimy o opublikowanie jednolitego, skorygowanego zestawu SWZ, OPZ, formularza cenowego oraz obu projektów umów, zamiast odsyłania wykonawców do wzajemnie niespójnych odpowiedzi i załączników. W razie istotnych zmian konieczne jest zastosowanie art. 137 ust. 6 Pzp i przedłużenie terminu składania ofert o czas rzeczywiście pozwalający uzyskać wiążące oferty od hoteli i przeliczyć ceny.
Proponujemy co najmniej 7 dni od publikacji kompletu poprawionych dokumentów.
Prosimy o odrębne i merytoryczne odniesienie się do każdego pytania. Odpowiedzi ogólne lub powtórzenie dotychczasowych sformułowań bez usunięcia wskazanych sprzeczności nie zapewnią wykonawcom możliwości sporządzenia porównywalnych ofert.
Zastrzegamy możliwość skorzystania ze środków ochrony prawnej przewidzianych ustawą Pzp.
Zamawiający udziela następujących odpowiedzi:
Ad. 9 Zamawiający w związku z udzieloną odpowiedzią do Ad. 16 w piśmie nr JW2063.SZPubl.2611.53.8.2026 z dnia 23.10.2026 r. postanowił zgodnie z art. 137 ust. 1 ustawy Pzp, zmienić treść Specyfikacji Warunków Zamówienia:
1) w załączniku do SWZ stanowiącym opis przedmiotu zamówienia dla zadania IV na aktualnie obowiązujący zgodnie z treścią: zał. 4.4 z dopiskiem ,,po zmianie 2”;
2) w załączniku do SWZ stanowiącym projekt umowy dla zadania IV na aktualnie obowiązujący zgodnie z treścią: zał. 6.2 z dopiskiem ,,p0 zmianie 2”.
W pozostałym zakresie dotyczącym ww. pytań: 1-8 i 10-11 Zamawiający udzielił odpowiedzi i wyjaśnień w piśmie nr JW2063.SZPubl.2611.53.8.2026 z dnia 23.10.2026 r.
1km drogami publicznymi od Skweru Kościuszki. W wyniku przeprowadzonego
rozeznania rynku, obejmującego skierowanie indywidualnych zapytań do siedmiu
obiektów hotelowych w Gdyni, nie udało nam się dotychczas uzyskać oferty
jednoznacznie gwarantującej realizację zamówienia we wskazanym terminie przy
jednoczesnym spełnieniu wszystkich wymagań OPZ. Pomimo deklarowanej
przez niektóre obiekty dostępności pokoi w terminie 14—18 czerwca 2027 r.,
występują istotne ograniczenia dotyczące między innymi: - zapewnienia miejsca
postojowego dla autokaru na parkingu hotelowym; - możliwości zagwarantowania
wymaganej liczby i struktury pokoi; - godzin zameldowania; - warunków
potwierdzania rezerwacji, przedpłat oraz bezkosztowego anulowania lub
ograniczania liczby noclegów. W szczególności część obiektów nie posiada
możliwości zapewnienia parkingu dla autokaru na terenie hotelu, a proponowane
przez inne hotele warunki rezerwacyjne i anulacyjne istotnie odbiegają od
wymagań Zamawiającego. Przy tak ograniczonym obszarze poszukiwania obiektu
występuje zatem poważne ryzyko braku możliwości prawidłowej realizacji
zamówienia, mimo że na terenie Trójmiasta funkcjonują również inne obiekty
hotelowe o wymaganym standardzie. Mając powyższe na uwadze, wnosimy o
rozszerzenie dopuszczalnego obszaru realizacji usługi noclegowej poprzez
przyjęcie jednego z poniższych rozwiązań:
“Wariant | — rozszerzenie na cate Trójmiasto Dopuszczenie realizacji
zamówienia w hotelach zlokalizowanych na terenie Gdyni, Sopotu lub Gdańska,
pod warunkiem zapewnienia możliwości dojazdu autokarem do rejonu Skweru
Kościuszki w Gdyni w czasie nieprzekraczającym 45 minut w godzinach
porannych, według symulacji trasy w aplikacji Mapy Google. Wariant Il —
zwiększenie dopuszczalnej odległości Dopuszczenie obiektów hotelowych
znajdujących się na terenie Gdyni lub miejscowości sąsiednich, w odległości nie
większej niż 25 km drogami publicznymi od Skweru Kościuszki w Gdyni, przy
zachowaniu pozostałych wymagań dotyczących standardu i wyposażenia obiektu.
W naszej ocenie rozszerzenie obszaru realizacji zamówienia umożliwi pozyskanie
większej liczby konkurencyjnych ofert, zwiększy prawdopodobieństwo
zapewnienia wymaganej liczby pokoi i infrastruktury oraz ograniczy ryzyko
niewykonania zamówienia. Wniosek ten pozostaje również zgodny z zasadami
uczciwej konkurencji i proporcjonalności określonymi w art. 16 Pzp oraz zasadami
opisu przedmiotu zamówienia wynikającymi z art. 99 ust. 1 i 4 Pzp. Podkreślamy,
że nie wnosimy o obniżenie wymaganego standardu usług hotelarskich, lecz
wyłącznie o racjonalne rozszerzenie dopuszczalnej lokalizacji, umożliwiające
realizację zamówienia na wymaganym poziomie jakościowym. W związku z
powyższym prosimy o: 1. Potwierdzenie możliwości realizacji części III
zamówienia w obiektach hotelowych położonych na terenie całego Trójmiasta.
2. W przypadku nieuwzględnienia powyższej propozycji — rozważenie zwiększenia
dopuszczalnej odległości do 25 km drogami publicznymi od Skweru Kościuszki.…
Ad. 1 Zgodnie z rozdz. IV ust. 2 pkt 2 SWZ Zamawiający wymaga złożenia ważnej
decyzji administracyjnej dotyczącą zaszeregowania obiektów hotelarskich zgodnie
z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach hotelarskich oraz usługach pilotów
wycieczek i przewodników turystycznych (Dz. U. 2023 poz. 1944 z późn zm.) i nie wyraża
zgody na zmianę powyższego wymogu.
2Pytanie 43 - Ostateczne ujednolicenie dokumentów i przedłużenie terminu. Przedmiotowe rozbieżności nie są drobnymi omyłkami redakcyjnymi. Dotyczą zakresu i wartości przyszłego świadczenia, ceny, podmiotowych dokumentów ofertowych, rozkładu ryzyka i terminów zapłaty. Wcześniejsze odpowiedzi ujawniły i pozostawiły nieusunięte błędy w kolejnych wersjach dokumentacji. Oceniamy to jako niedochowanie należytej staranności wymaganej przy przygotowaniu SWZ o tak znacznym zakresie finansowym i organizacyjnym.
Wnosimy o opublikowanie jednolitego, skorygowanego zestawu SWZ, OPZ, formularza cenowego oraz obu projektów umów, zamiast odsyłania wykonawców do wzajemnie niespójnych odpowiedzi i załączników. W razie istotnych zmian konieczne jest zastosowanie art. 137 ust. 6 Pzp i przedłużenie terminu składania ofert o czas rzeczywiście pozwalający uzyskać wiążące oferty od hoteli i przeliczyć ceny. Proponujemy co najmniej 7 dni od publikacji kompletu poprawionych dokumentów.
Prosimy o odrębne i merytoryczne odniesienie się do każdego pytania. Odpowiedzi ogólne lub powtórzenie dotychczasowych sformułowań bez usunięcia wskazanych sprzeczności nie zapewnią wykonawcom możliwości sporządzenia porównywalnych ofert. Zastrzegamy możliwość skorzystania ze środków ochrony prawnej przewidzianych ustawą Pzp.
W pozostałym zakresie dotyczącym ww. pytań: 1-8 i 10-11 Zamawiający udzielił odpowiedzi i wyjaśnień w piśmie nr JW2063.SZPubl.2611.53.8.2026 z dnia 23.10.2026 r.
2Pytanie nr 12
Zamawiający informuje, że ostateczna wymagana ilość pokoi w składanych ofertach wynosi:
* 567 pokój-dób jednoosobowych
* 2210 pokój-dób dwuosobowych
3Pytanie nr 13
Zamawiający wyjaśnia, iż w ramach określonego w Opisie Przedmiotu Zamówienia (OPZ) limitu zakwaterowania wynoszącego maksymalnie 80 osób w tym samym czasie, przewiduje się maksymalną jednoczesną liczbę 30 pokoi dwuosobowych oraz 20 pokoi jednoosobowych, z uwzględnieniem potencjalnego nakładania się terminów kilku wydarzeń.
Jednocześnie Zamawiający zastrzega, że wskazane powyżej wartości mają charakter wyłącznie szacunkowy. Ostateczna, rzeczywista liczba oraz struktura poszczególnych rodzajów pokoi będą każdorazowo definiowane przez Zamawiającego na etapie składania rezerwacji w ramach realizacji konkretnego przedsięwzięcia. Powyższe oznacza, iż w zależności od rzeczywistych potrzeb organizacyjnych Zamawiającego, ostateczna proporcja oraz liczba pokoi jedno- i dwuosobowych mogą ulec zmianie, przy czym łączna liczba zakwaterowanych osób w danym czasie nie przekroczy maksymalnego limitu 80 osób.
4Pytanie nr 14
Zamawiający informuje, że termin zakończenia realizacji zamówienia w Warszawie to 20 grudnia 2027 r.
5Pytanie nr 15
Termin przedsięwzięcia zostanie potwierdzony Wykonawcy nie później niż w terminie określonym w OPZ. Po jego potwierdzeniu zmiana będzie możliwa wyłącznie w przypadku okoliczności wynikających z potrzeb służbowych lub decyzji właściwych przełożonych.
O zmianie wykonawca zostanie poinformowany z możliwie największym wyprzedzeniem, chyba że zmiana będzie następstwem nagłej i niemożliwej wcześniej do przewidzenia sytuacji służbowej.
Jeżeli hotel wskazany w ofercie nie będzie dostępny w nowym terminie, Wykonawca będzie mógł zaproponować obiekt zastępczy spełniający wszystkie wymagania OPZ, bez zwiększenia wynagrodzenia, z zastrzeżeniem uprzedniej akceptacji Zamawiającego.
6Pytanie nr 16
Zamawiający informuje, że 29 Festiwal Twórczości Dziecięcej planowany jest w terminie 1-6 czerwca 2027 r. w Krakowie.
Liczba dób hotelowych — 5
Szacowana (maksymalna) liczba opiekunów — 70
Szacowana (maksymalna) liczba dzieci — 250
Szacowana (maksymalna) liczba pokoi dla opiekunów i dzieci:
- jednoosobowych — 70 pokoi x 5 dób = 350 pokoi-dób (opiekunowie)
opłaca każdy opiekun indywidualnie, na koszt jednostki delegującej (rezerwuje Zamawiający)
- dwuosobowych — 125 pokoi x 5 dób = 625 pokoi-dób (dzieci) rezerwuje i opłaca Zamawiający
7Pytanie nr 17
Zamawiający wyjaśnia, że liczby pokoi i pokój-dób wskazana w dokumentacji obejmują całą pulę noclegową, w tym pokoje przewidziane dla opiekunów uczestników. Rezerwacji i organizacyjnego podziału całej puli pokoi dokonuje Zamawiający.
W ostatecznym potwierdzeniu rezerwacji Wykonawca otrzyma informację, które pokoje będą finansowane przez Zamawiającego, a które są przeznaczone dla opiekunów i zostaną opłacone indywidualnie albo przez instytucje kierujące opiekunów.
Noclegi opiekunów nie będą finansowane ze środków Zamawiającego. Rozliczenie tych noclegów nastąpi bezpośrednio pomiędzy Wykonawcą a opiekunem albo instytucją wskazaną jako płatnik, w szczególności na podstawie przedstawionej promesy. Dane
Historia zmian
29.10.2026 — publikacja ogłoszenia
05.11.2026 — modyfikacja dokumentacji (2 modyfikacje dokumentacji)
05.11.2026 — upływ terminu składania ofert