Zamówienie jednoczęściowe — kompleksowa obsługa dwudniowego wydarzenia hybrydowego (Gala + konferencja z panelami i warsztatami) Instytutu Rozwoju Języka Polskiego w Warszawie, w dniach 6–8.12.2026 r., w jednym obiekcie hotelarskim (do 5 km od Dworca Centralnego):
Sala i pomieszczenia: sala konferencyjna dla 160 osób (ustawienie teatralne, zmiana aranżacji między Galą a panelami/warsztatami) z foyer (rejestracja, strefa cateringowa), dodatkowy pokój dla pracowników IRJP oraz zaplecze z drukarką — na 2 dni (6 i 7.12), wraz z wyposażeniem (projektor, ekran, nagłośnienie, monitory poglądowe, laptopy, kostka dziennikarska) i obsługą techniczną.
Catering: serwis kawowy + bufet z przekąskami dla 160 osób podczas Gali (6.12) oraz serwis kawowy i obiad bufetowy dla 160 osób (7.12), z obsługą kelnerską, porcelaną, sztućcami i min. 30 miejscami siedzącymi.
Transmisja online: transmisja Gali i Konferencji na YouTube/Facebook z obsługą kamer i sprzętu, tłumaczem PJM w kadrze, animowanym intro, materiałami graficznymi (branding, belki), montażem, zapisem wideo na dysku zewnętrznym (przechodzi na własność zamawiającego) oraz filmem podsumowującym do 5 min.
Noclegi: nocleg ze śniadaniem dla 110 uczestników — 6 pokoi jednoosobowych i 52 dwuosobowe, na 2 noce (z 6 na 7 i z 7 na 8.12.2026 r.).
Druk: 160 programów konferencji (A4/A5, kolor), 160 personalizowanych identyfikatorów, 30 zapasowych identyfikatorów i 30 identyfikatorów dla organizatorów, z transportem materiałów na miejsce i z powrotem.
Usługa artystyczna: występ zespołu muzycznego podczas Gali (do 30 min muzyki na żywo, repertuar polskich utworów rozrywkowych).
Prowadzący: profesjonalny konferansjer prowadzący Galę i Konferencję.
Obsługa wydarzenia: stage manager koordynujący, min. 2 pracowników technicznych, ratownik medyczny z punktem medycznym, fotograf, szatnia, WiFi dla uczestników, 5 miejsc parkingowych.
Wszystko w formule hybrydowej — z możliwością udziału zdalnego prelegentów i ekspertów.
Trudność: wysoka
Duży zakres koordynacyjny w jednym obiekcie: sala i scenografia dla 160 osób, catering na dwa dni, transmisja online z montażem i tłumaczem PJM, 110 noclegów, druk materiałów, usługa artystyczna i konferansjer — wszystko zsynchronizowane w konkretne dni wydarzenia.
Terminy realizacji
Czas na realizację (termin wykonania) 6–8.12.2026 r. (daty dzienne)
Warunki udziału
AI
1Doświadczenie — min. 2 zamówienia (umowy) po min. 100 000 zł brutto każde na organizację konferencji/szkolenia/spotkania w formule hybrydowej obejmujące nocleg i wyżywienie uczestników, aranżację przestrzeni oraz wyposażenie i obsługę techniczną z transmisją online dla co najmniej 300 uczestników online; ostatnie 3 lata (lub krótszy okres działalności)
2Koordynator konferencji — min. 1 osoba skierowana do realizacji zamówienia z doświadczeniem min. 2 konferencji/szkoleń/spotkań dla co najmniej 100 uczestników w ostatnich 3 latach, odpowiedzialna za koordynację, obsługę logistyczną, rekrutację, rezerwację hotelu, wyposażenie sal, materiały informacyjno-promocyjne, menu i catering
Pozostałe 2 warunki po założeniu darmowego konta.
Kryteria wyboru oferty
AI
Wagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cenacena brutto; najtańsza ÷ badana × 60
60%
Koncepcja/projekt aranżacji sceny4 elementy po 1–10 pkt
40%
Czerwone flagi
AI
Sygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Odstąpienie bez przyczyny
PPU §5 ust. 1: Zamawiający może odstąpić od umowy w ciągu 10 dni kalendarzowych od dnia jej podpisania bez podania przyczyny, a roszczenie Wykonawcy jest ograniczone do 3% kwoty wynagrodzenia.
Rozwiązanie za brak odpowiedzi e-mail
PPU §5 ust. 3 pkt 1: Zamawiający może rozwiązać bezkosztowo umowę z winy Wykonawcy, gdy kontakt okaże się utrudniony przez brak odpowiedzi na wiadomość e-mail w ciągu dwóch dni roboczych.
Inny obiekt, ta sama cena
PPU §1 ust. 4: Zamawiający zastrzega sobie prawo do skorzystania z innego obiektu niż zaproponowany w Ofercie Wykonawcy, przy czym cena oferty nie ulega zmianie.
Kary i sankcje
AI
Kara umowna:5% wynagrodzenia brutto za każde odrębne naruszenie (catering, pomieszczenia, harmonogram, usterki techniczne, dane osobowe); łączny limit 20% brutto
Odstąpienie z winy Wykonawcy: kara do 10% wynagrodzenia brutto, przy odstąpieniu w części — 10% niewykonanej części
Zatrudnienie na umowę o pracę: kara 2 000 zł za każdą osobę niezatrudnioną
Pozostałe 3 zapisy o karach po założeniu darmowego konta.
