Kompleksowa organizacja konferencji „Innowacje przemysłowe w praktyce – modele wsparcia firm” dla 120–150 uczestników w Krakowskim Parku Technologicznym przy ul. Podole 60 w Krakowie (18 listopada 2026 r., godz. 10.00–15.00), z wykorzystaniem systemu Silent Disco: wystąpienia liderów programów, Demo Day startupów KPT ScaleUp Booster, case study z wręczeniem wyróżnień, wykład, dyskusja panelowa oraz zapowiedź kolejnych edycji EDIH hub4industry.
Koncepcja graficzna i scenografia wydarzenia nawiązujące do linii hub4industry i KPT ScaleUp Booster (z logotypami programów, KPT i UE), oznakowanie budynku i poszczególnych stref, projekt i druk 120–150 identyfikatorów uczestników.
Scena w atrium z wykładziną i bezpiecznymi schodami (do 7 osób na scenie), ekran LED, nagłośnienie z 120–150 zestawami słuchawkowymi silent disco, 2 mikrofony nagłowne i min. 3 bezprzewodowe ze statywami, prompter, licznik czasu oraz min. 3 stoliki koktajlowe przy recepcji; krzesła dla uczestników zapewnia Zamawiający.
Strefa partnerów i atrakcji technologicznych w sali Enterprise A (125 m²): 21 trybunek wystawienniczych z logo, koncepcja i oprawa techniczna strefy demonstracji (demonstratory, roboty, ekrany LCD i dron udostępnia Zamawiający) oraz interaktywna fotobudka z efektami AI, podglądem na ekranie dotykowym i natychmiastowym wydrukiem zdjęć oznaczonych logotypami organizatorów.
Support techniczny w dniu wydarzenia: nadzór i obsługa prezentacji oraz opcjonalne przygotowanie połączenia online z gościem specjalnym.
Catering dla 120–150 osób: całodzienny barek kawowy (kawa z ekspresu, herbaty, napoje zimne, wypieki, ciastka, owoce, mleko roślinne i bez laktozy) oraz stojący lunch finger food ok. godz. 14.00 (kanapki, wrapy/tarty/rollsy, sałatki i desery w wersjach mięsnych i wegetariańskich), porcelanowa zastawa, sztućce, stoły koktajlowe (min. 1 na 5 osób) i obsługa kelnerska.
Materiały multimedialne: animacja intro i pętla ekranowa w konceptie graficznym, dżingle i przerywniki, plansze informacyjne z tytułami części i danymi występujących oraz 10 plansz nagrodowych dla firm.
Trudność: średnia
Wydarzenie na 120–150 osób łączy scenografię, oprawę AV z silent disco, strefę expo, catering i branding — zakres szeroki, ale typowy dla branży eventowej, wymagający doświadczenia i koordynacji równoległych elementów.
Terminy realizacji
Termin wykonania zamówienia od daty zawarcia umowy do 18 listopada 2026 r.
Warunki udziału
AI
1Doświadczenie — min. 2 usługi kompleksowej obsługi wydarzenia biznesowego z udziałem min. 120 osób, obejmujące koncepcję graficzną i scenografię ze strefą wystawienniczą, oprawę sceniczno-techniczną z obsługą techniczną, transport, montaż i demontaż sprzętu oraz obsługę cateringową, w ostatnich 3 latach lub krótszym okresie prowadzenia działalności
2Brak powiązań — brak powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym, w tym udziałów ≥10%, funkcji w organach, prokury, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej i bocznej do II stopnia
Kryteria wyboru oferty
AI
Wagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena brutto oferty
60%
Wstępna koncepcja kreatywna wydarzeniapodkryterium koncepcji graficznej
20%
Wstępna koncepcja kreatywna wydarzeniapodkryterium koncepcji scenograficznej
20%
Czerwone flagi
AI
Sygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Wyłączenie wszelkich roszczeń
SWZ XIII pkt 8: „Potencjalni Wykonawcy nie będą uprawnieni do występowania z jakimikolwiek roszczeniami pieniężnymi lub niepieniężnymi wobec Zamawiającego w związku niniejszym zapytaniem ofertowym, w tym z tytułu poniesionych przez nich kosztów i szkód”, a postępowanie prowadzone jest poza przepisami ustawy Pzp (SWZ II) — wykonawca traci standardowe zabezpieczenia proceduralne.
Kary i sankcje
AI
Kary umowne: w projekcie umowy (zał. nr 4)
Odstąpienie Wykonawcy od umowy: ponowne badanie ofert pozostałych Wykonawców lub unieważnienie postępowania
Unieważnienie postępowania: gdy cena najkorzystniejszej oferty przekroczy 80 000 zł netto
