Finansowanie zewnętrzne: dotacja celowa MEiN, umowa nr MEiN/2023/DPI/2892, zadanie „Wzmocnienie i ugruntowanie działalności Polskiej Unii Metrologicznej (PUM) w Polsce", Działanie 2.
5
Terminy
Widoczne 50%
Termin realizacji zamówienia:26-28 października 2026 r. (poniedziałek–środa) — termin wykonania przedmiotu zamówienia (Rozdz. 4 SWZ).
Termin składania ofert:31.07.2026 r. do godz. 8:00 (termin przedłużony modyfikacją z 28.07.2026 r.).
Formularz ofertowy (wg wzoru Załącznik nr 2 do SWZ), podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym / podpisem zaufanym / podpisem osobistym.
Oświadczenie o braku podstaw wykluczenia wg wzoru Załącznik nr 3 do SWZ (art. 108 ust. 1, art. 109 ust. 1 pkt 4, ustawa o przeciwdziałaniu agresji na Ukrainę).
Z każdej z 10 sekcji pokazujemy połowę. Załóż darmowe konto, żeby odsłonić pozostałe 14 zdań — pełne warunki udziału, dokumenty i analizę ryzyka Janusza. Bez karty, 14 dni za darmo.
14 dni za darmo Bez karty płatniczej Rezygnacja w 1 klik
Opis przedmiotu zamówienia
Streszczenie AI · Janusz
Kompleksowa organizacja 3-dniowej międzynarodowej konferencji naukowej „New Trends in Metrology" w Kielcach dla 170–180 uczestników — w jednym zamówieniu bez podziału na części:
wynajem obiektu konferencyjno-hotelowego (min. 4*) w Kielcach: sala główna na 180 osób, sala dodatkowa na min. 75 osób, recepcja, pokój biurowy, szatnia samoobsługowa, parking na min. 180 miejsc, strefa rekreacyjna (baseny, fitness, sauny, SPA) oraz rezerwacja noclegów dla wszystkich uczestników (pokoje 1- i 2-osobowe, w tym min. 20 jednoosobowych, ze śniadaniem w formie bufetu);
usługa cateringowa i gastronomiczna przez 3 dni: przerwy kawowe ciągłe (9 h, 9 h, 7 h), 3 lunche bufetowe z opcjami wegańskimi, kolacja powitalna z DJ-em, uroczysta kolacja z obsługą kelnerską (1 kelner/30 osób), zastawa porcelanowa/szklana, dekoracje kwiatowe, zgodność z gramaturami;
obsługa techniczna konferencji: nagłośnienie, mikrofony (stacjonarne i bezprzewodowe), laptoty prezentacyjne, ekrany/projektory, prezentery, transmisja online live z sali głównej przez wszystkie 3 dni (min. HD 720p), rejestracja audiowizualna, reportaż foto/video (min. 300 zdjęć, 1 film 10-min, 5 filmów 1-min), konferansjer, honoraria, noclegi i wyżywienie dla min. 4 keynote speakerów oraz wynagrodzenia, noclegi i wyżywienie dla 2 koordynatorów sesji specjalnych;
materiały promocyjne i wystawiennicze z logo PUM: 180 smyczy, 360 teczek papierowych A4, 180 toreb prezentowych, 110 miar krawieckich, 100 antystresów w kształcie serca, 110 podkładek pod mysz, 110 pendrive'ów 4 GB, 100 notesów A5, 180 notesów na lodówkę z magnesem, 120 lusterek składanych, 210 zestawów narzędzi w etui, 300 zaproszeń, identyfikatory personalizowane (180 + 40 szt.), certyfikaty, ulotki A4 składane; zabudowa wystawiennicza (1 roll-up, 1 ścianka łukowa, 1 trybunkka); kampania billboardowa — min. 1 billboard min. 18 m² w Lublinie i min. 1 w Kielcach, każda min. 21 dni; działania medialne — min. 10 emisji 60-sekundowych w radio lub TV lokalnym, min. 10 postów w social media, min. 3 grafiki, min. 3 informacje prasowe;
wydarzenie towarzyszące: transport autokarowy w 2. dniu (min. 2 autokary klimatyzowane, nie starsze niż 2015 r., trasa obiekt ↔ Świętokrzyski Kampus Laboratoryjny GUM), służba porządkowa (min. 2 osoby), oprawa muzyczna na żywo podczas uroczystej kolacji (fortepian / kwartet smyczkowy / równoważne, koncert 1 h w dwóch częściach).
Pytania i odpowiedzi
Wyjaśnienia treści SWZ udzielone przez zamawiającego. Odpowiedzi wiążą wszystkich wykonawców — także tych, którzy nie zadali pytania.
Pytanie nr 1.
W związku z licznymi niejednoznacznymi zapisami OPZ zwracamy się z prośbą o ich doprecyzowanie.
Obecne brzmienie części wymagań pozostawia wykonawcom możliwość przyjęcia skrajnie różnych założeń dotyczących zakresu świadczenia, co bezpośrednio wpływa na sposób kalkulacji ceny i może prowadzić do złożenia ofert opartych na nieporównywalnych założeniach. W szczególności prosimy o udzielenie odpowiedzi na następujące pytania: 1. W odniesieniu do wymagania: „Działania promocyjne i informacyjne w mediach (Radio, TV) (minimum jedna informacja w mediach o zasięgu lokalnym) / w mediach społecznościowych w tym przygotowanie grafik/plakatów i informacji prasowych promujących wydarzenie do udostępniania na stronach internetowych oraz w mediach społecznościowych.” prosimy o jednoznaczne określenie minimalnego wymaganego zakresu świadczenia. Obecny zapis może być interpretowany na wiele sposobów. Przykładowo jeden wykonawca może przyjąć emisję jednego 10- sekundowego spotu w lokalnym radiu, drugi emisję jednego spotu w lokalnej telewizji, trzeci publikację informacji na stronie internetowej lokalnej stacji telewizyjnej, a czwarty uznać, że wymaganie spełnia wyłącznie publikacja materiałów w mediach społecznościowych. Tak odmienne interpretacje prowadzą do całkowicie różnych kosztów realizacji zamówienia. Prosimy o jednoznaczne wskazanie: czy Zamawiający wymaga działań w radiu, telewizji oraz mediach społecznościowych, czy dopuszcza realizację jedynie części z tych działań, czy określenie „Radio, TV” oznacza obowiązek realizacji działań w obu rodzajach mediów, czy wystarczające jest wykorzystanie jednego z nich, jaka forma publikacji jest wymagana (emisja spotu, materiał redakcyjny, artykuł, publikacja na stronie internetowej medium, inna forma), jaka jest minimalna liczba publikacji/emisji oraz ich wymagane parametry (np. długość spotu, liczba emisji). 2. Prosimy o określenie minimalnej liczby grafik/plakatów oraz informacji prasowych, które należy przygotować w ramach wymagania: „przygotowanie grafik/plakatów i informacji prasowych promujących wydarzenie do udostępniania na stronach internetowych oraz w mediach społecznościowych.” Brak określenia wymaganej liczby materiałów uniemożliwia jednoznaczną kalkulację ceny oferty. 3. Prosimy o potwierdzenie, czy transmisja (streaming) ma być prowadzona przez wszystkie trzy dni konferencji, czy wyłącznie w jednym dniu. W przypadku drugiej odpowiedzi prosimy o wskazanie konkretnego dnia oraz przedziału czasowego, w którym transmisja ma być realizowana. 4. Prosimy o potwierdzenie, czy autokar należy zapewnić wyłącznie w jednym dniu konferencji. W przypadku odpowiedzi twierdzącej prosimy o wskazanie dnia oraz godzin, w których autokar ma pozostawać do dyspozycji Zamawiającego. 5. W OPZ występuje rozbieżność dotycząca liczby wymaganych miejsc parkingowych. W Zadaniu nr 1 wskazano wymóg zapewnienia 180 miejsc parkingowych, natomiast w Zadaniu nr 5 wskazano 150 miejsc parkingowych. Prosimy o wskazanie,…
Zamawiający wyjaśnia:
1. Działania promocyjne i informacyjne w mediach
Zamawiający wymaga:
1) przeprowadzenia minimum jednego działania informacyjnego w jednym medium o zasięgu lokalnym - w lokalnym radiu albo lokalnej telewizji (dowolnie);
2) przeprowadzenia działań promocyjnych w mediach społecznościowych (min. 10 postów) oraz przygotowania materiałów przeznaczonych do publikacji na stronach internetowych i w mediach społecznościowych (min 5 postów).
Zamawiający nie wymaga jednoczesnego przeprowadzenia działań zarówno w radiu, jak i w telewizji. Wystarczające będzie wykorzystanie jednego z tych mediów. Działanie w radiu albo telewizji powinno mieć formę co najmniej 10-krotnej emisji tej samej informacji, zapowiedzi lub materiału informacyjnego dotyczącego konferencji, trwającego minimum 60 sekund. Sama publikacja informacji wyłącznie na stronie internetowej stacji radiowej lub telewizyjnej nie będzie traktowana jako emisja w radiu albo telewizji.
2. Liczba grafik, plakatów i informacji prasowych
W ramach działań promocyjnych Wykonawca zobowiązany jest przygotować co najmniej:
➢ 3 różne grafiki lub plakaty promujące wydarzenie, dostosowane do publikacji na stronach internetowych i w mediach społecznościowych;
➢ 3 informacje prasowe dotyczące konferencji.
Dostosowanie jednej grafiki do różnych formatów technicznych wymaganych przez poszczególne media społecznościowe/strony www nie będzie traktowane jako przygotowanie odrębnej grafiki.
Wszystkie materiały przed ich publikacją wymagają akceptacji Zamawiającego.
3. Transmisja internetowa konferencji
Transmisja internetowa ma być realizowana podczas wszystkich trzech dni konferencji, lecz wyłącznie z głównej sali konferencyjnej.
Transmisją należy objąć części merytoryczne odbywające się w sali głównej, w szczególności ceremonie otwarcia i zamknięcia, sesje specjalne, wykłady, wystąpienia oraz panele dyskusyjne.
Zamawiający nie wymaga prowadzenia transmisji podczas przerw kawowych, posiłków ani wydarzeń odbywających się poza salą główną.
Szczegółowe godziny transmisji będą wynikały z ostatecznego programu konferencji, który zostanie przekazany Wykonawcy zgodnie z terminami wskazanymi w OPZ.
4. Usługa transportowa
Autokary należy zapewnić wyłącznie w drugim dniu konferencji, tj. 27 października 2026 r., na potrzeby przewozu uczestników na trasie:
miejsce organizacji konferencji - Świętokrzyski Kampus Laboratoryjny Głównego Urzędu Miar – miejsce organizacji konferencji.
Wstępnie zakłada się pozostawanie autokarów do dyspozycji Zamawiającego w godzinach od około 10:00 do 14:30. Ostateczne godziny wyjazdu i powrotu zostaną ustalone w szczegółowym harmonogramie konferencji.
Wykonawca zobowiązany jest zapewnić liczbę miejsc umożliwiającą przewóz wszystkich zainteresowanych uczestników wydarzenia, co stanowi minimum dwa autokary. Ostateczną liczbę osób wykonawca poda nie później niż na dwa tygodnie przed konferencją.
5. Liczba miejsc parkingowych
Prawidłowa i wiążąca minimalna liczba miejsc parkingowych…
Dzień dobry, przesyłam pytanie do postępowania. W pkt dotyczącym wymagań lokalowych Zamawiający wymaga własnego parkingu na minimum 180 miejsc, natomiast w Zadaniu 5 wskazuje minimum 150 miejsc dla samochodów. Prosimy o jednoznaczne wskazanie wiążącej minimalnej liczby miejsc parkingowych, którą musi zapewnić obiekt.
Zamawiający wyjaśnia, że wiążącą minimalną liczbą miejsc parkingowych, którą musi zapewnić obiekt, jest 180 miejsc. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić odpowiednią liczbę miejsc parkingowych dla wszystkich uczestników konferencji. Wskazanie w Zadaniu 5 liczby minimum 150 miejsc parkingowych stanowi omyłkę pisarską. Prawidłowa minimalna liczba miejsc parkingowych wynosi 180.
Czy przed wszczęciem postępowania Zamawiający przeprowadził rozeznanie rynku obiektów spełniających łącznie wszystkie wymagania OPZ?
Zamawiający przygotował opis przedmiotu zamówienia przede wszystkim zgodnie z wytycznymi, wymaganiami oraz oczekiwaniami wynikającymi z założeń projektu oraz możliwościami obiektów na podstawie rozeznania rynkowego. Zamawiający przeprowadził rozeznanie rynku poprzez umieszczenie OPZ na platformie zakupowej w celu oszacowania wartości przedmiotu zamówienia.
Pytanie nr 2.
Uprzejmie proszę również o informację, czy Zamawiający oczekuje zarówno oprawy fortepianowej i występu kwartetu smyczkowego czy oprawa fortepianowa lub smyczkowa przez cały okres trwania kolacji będzie wyczerpywała oczekiwania Zamawiającego.
Oraz odnośnie materiałów konferencyjnych oprócz odpowiedzi dotyczącej znakowania gadżetów (pytanie powyżej) w przypadku twierdzącej odpowiedzi prosimy o wskazanie w jakim miejscu i w jakim rozmiarze ma być umieszczony nadruk na "antystres serce", "miara krawiecka", "podkładka pod mysz", "pendrive 4 GB", "notes A5", "Notes na lodówkę z magnesem Bloczek" i "Lusterko składane Podwójne".
10. Materiały promocyjne.
Zamawiający potwierdza, że niżej wymienione materiały promocyjne powinny zostać oznakowane logo Polskiej Unii Metrologicznej (PUM), tj.:
➢ smycz;
➢ teczka papierowa;
➢ torba prezentowa;
➢ miara krawiecka;
➢ antystres w kształcie serca;
➢ podkładka pod mysz;
➢ pendrive;
➢ notes A5;
➢ notes na lodówkę;
➢ lusterko składane;
➢ zestaw narzędzi w etui.
Na zestawie narzędzi w etui, oprócz logo PUM, należy dodatkowo umieścić logo konferencji „New Trends in Metrology”.
Logotypy powinny zostać wykonane w pełnym kolorze, o ile pozwalają na to zastosowana technologia znakowania oraz powierzchnia danego produktu.
Zamawiający wskazuje następujące orientacyjne miejsca i wymiary oznakowania:
➢ smycz - logo PUM powtarzalne na całej długości smyczy, dostosowane do jej szerokości;
➢ teczka papierowa - logo PUM na przedniej stronie teczki, zgodnie z OPZ; na odwrocie dane kontaktowe; projekt całej teczki
➢ torba prezentowa - logo PUM centralnie na obu stronach torby; projekt całej torby;
➢ miara krawiecka - logo PUM na przodzie miary, lub jeśli nie byłoby to możliwe, na przedniej stronie indywidualnego kartonowego opakowania, w rozmiarze około 40 x 20 mm;
➢ antystres w kształcie serca - logo PUM centralnie na jednej stronie, w rozmiarze około 35 x 20 mm;
➢ podkładka pod mysz - logo PUM w prawym dolnym rogu, w rozmiarze około 60 x 30 mm;
➢ pendrive - logo PUM na metalowej osłonie, w rozmiarze około 25 x 8 mm, z dostosowaniem do dostępnej powierzchni;
➢ notes A5 - logo PUM na przedniej stronie okładki, w dolnej części, w rozmiarze około 60 x 30 mm;
➢ notes na lodówkę - logo PUM w górnej części bloczka, w rozmiarze około 60 x 25 mm;
➢ lusterko składane - logo PUM centralnie na zewnętrznej stronie obudowy, w rozmiarze około 35 x 20 mm;
➢ zestaw narzędzi w etui - logo PUM oraz logo konferencji na zewnętrznej stronie etui, w centralnym i widocznym miejscu.
Wskazane wymiary mają charakter orientacyjny. Ostateczna wielkość nadruków powinna zostać proporcjonalnie dostosowana do rzeczywistej powierzchni znakowania danego produktu.
Zamawiający przekaże Wykonawcy logotypy w odpowiednich plikach. Projekty oznakowania oraz wizualizacje wszystkich materiałów muszą zostać przedstawione Zamawiającemu do akceptacji przed rozpoczęciem realizacji.
11.Oprawa muzyczna uroczystej kolacji
Zamawiający nie wymaga jednoczesnego zapewnienia oprawy fortepianowej oraz występu kwartetu smyczkowego.
Wymaganie zostanie spełnione poprzez zapewnienie jednej formy profesjonalnej muzyki wykonywanej na żywo, tj. oprawy fortepianowej, kwartetu smyczkowego albo równoważnej oprawy instrumentalnej.
Oprawa muzyczna powinna być zapewniona podczas uroczystej kolacji w drugim dniu konferencji i obejmować godzinny koncert podzielony na dwie części (pół godziny oprawy, przerwa, pół godziny oprawy).
Powyższe wymaganie nie zastępuje oprawy muzycznej w formie DJ-a, przewidzianej podczas kolacji zarówno pierwszego, jak i drugiego dnia konferencji.
Ile konkretnie obiektów w granicach Kielc - według wiedzy Zamawiającego na dzień wszczęcia postępowania - spełniało wszystkie wymagania odnoszące się do sal konferencyjnych, miejsc noclegowych, parkingu i strefy rekreacyjnej?
Nie, Zamawiający nie posiada wiedzy pozwalającej na wskazanie liczby obiektów spełniających łącznie wszystkie wymagania określone w OPZ.
Pokazujemy 5 z 14 pytań. Komplet wyjaśnień — razem z załącznikami, których dotyczą — jest w dokumentacji postępowania.
