RozstrzygniętyPodstawowy bez negocjacji2026/BZP 00356147/01
Kompleksowa organizacja Międzynarodowej Konferencji Naukowej New Trends in Metrology
Politechnika Lubelska18 aktualnych · 183 w archiwum·NIP 7120104651·lubelskie
Rozstrzygnięcie
Kto wygrał, za ile i ilu było chętnych.
NIP zwycięzcy6570233537
Kwota oferty279 400,00 zł
Złożonych ofert7, w tym odrzuconych: 2
Widełki ofert279 400,00 zł – 593 800,00 zł
Najtańsza oferta wygrałatak
Przedmiot zamówienia
AI- Obsługa konferencyjno-hotelowa: 3-dniowy wynajem 4-gwiazdkowego obiektu w Kielcach (sale konferencyjne, biuro organizatora, recepcja, parking dla 180 aut) wraz z zapewnieniem noclegów dla 170-180 uczestników.
- Catering: pełne wyżywienie (przerwy kawowe, obiady, kolacje, uroczyste kolacje) dla 170-180 uczestników przez 3 dni wydarzenia.
- Obsługa techniczna i medialna: zapewnienie nagłośnienia, ekranów, streamingu online, profesjonalnej fotografii oraz produkcji filmowej (reportaż + klipy promocyjne).
- Kadra: zapewnienie prowadzącego konferencję (konferansjer), 2 koordynatorów sesji oraz 4 mówców głównych (Keynote Speakers) wraz z pokryciem kosztów ich wynagrodzenia i pobytu.
- Pakiety uczestnika: dostarczenie 180 smyczy, 360 teczek, 180 toreb prezentowych, 110 miarek krawieckich, 100 antystresów, 110 podkładek pod mysz, 110 pendrive'ów, 100 notesów, 180 notesów magnetycznych, 120 lusterek oraz 210 zestawów narzędzi.
- Materiały wystawiennicze: 1 roll-up, 1 ścianka reklamowa, 1 trybunka.
- Poligrafia i reklama: druk ulotek, identyfikatorów, zaproszeń, certyfikatów oraz organizacja kampanii billboardowej.
- Wydarzenia towarzyszące: zapewnienie oprawy muzycznej na żywo oraz transportu (2 autokary) na wycieczkę w drugim dniu konferencji.
Trudność: średnia
Zamówienie wymaga sprawnej koordynacji logistycznej (hotel, catering, transport), obsługi technicznej oraz terminowego przygotowania dużej liczby różnorodnych materiałów promocyjnych i drukowanych.
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
- Cena brutto – waga 60%
- Pierwszeństwo bezkosztowej dostępności strefy rekreacyjnej dla wszystkich uczestników konferencji – waga 20%
- Odległość hotelu od siedziby Świętokrzyskiego Kampusu Laboratoryjnego Głównego Urzędu Miar – waga 20%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Termin składania ofert przypada na okres wakacyjny (30 lipca)
Termin w okresie wakacyjnym (lipiec-sierpień) może ograniczać liczbę oferentów ze względu na urlopy.
Kary i sankcje
AI- Kary umowne: w projekcie umowy (Załącznik nr 4 do SWZ)
- Zabezpieczenie należytego wykonania umowy: nie wymaga się
- Wadium: nie wymaga się
Pytania i odpowiedzi
23Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Dzień dobry, przesyłam pytanie do postępowania. W pkt dotyczącym wymagań lokalowych Zamawiający wymaga własnego parkingu na minimum 180 miejsc, natomiast w Zadaniu 5 wskazuje minimum 150 miejsc dla samochodów. Prosimy o jednoznaczne wskazanie wiążącej minimalnej liczby miejsc parkingowych, którą musi zapewnić obiekt.
Zamawiający wyjaśnia, że wiążącą minimalną liczbą miejsc parkingowych, którą musi zapewnić obiekt, jest 180 miejsc. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić odpowiednią liczbę miejsc parkingowych dla wszystkich uczestników konferencji. Wskazanie w Zadaniu 5 liczby minimum 150 miejsc parkingowych stanowi omyłkę pisarską. Prawidłowa minimalna liczba miejsc parkingowych wynosi 180.
11. W odniesieniu do wymagania: „Działania promocyjne i informacyjne w mediach (Radio, TV) (minimum jedna informacja w mediach o zasięgu lokalnym) / w mediach społecznościowych w tym przygotowanie grafik/plakatów i informacji prasowych promujących wydarzenie do udostępniania na stronach internetowych oraz w mediach społecznościowych.” prosimy o jednoznaczne określenie minimalnego wymaganego zakresu świadczenia. Obecny zapis może być interpretowany na wiele sposobów. Przykładowo jeden wykonawca może przyjąć emisję jednego 10- sekundowego spotu w lokalnym radiu, drugi emisję jednego spotu w lokalnej telewizji, trzeci publikację informacji na stronie internetowej lokalnej stacji telewizyjnej, a czwarty uznać, że wymaganie spełnia wyłącznie publikacja materiałów w mediach społecznościowych. Tak odmienne interpretacje prowadzą do całkowicie różnych kosztów realizacji zamówienia. Prosimy o jednoznaczne wskazanie: czy Zamawiający wymaga działań w radiu, telewizji oraz mediach społecznościowych, czy dopuszcza realizację jedynie części z tych działań, czy określenie „Radio, TV” oznacza obowiązek realizacji działań w obu rodzajach mediów, czy wystarczające jest wykorzystanie jednego z nich, jaka forma publikacji jest wymagana (emisja spotu, materiał redakcyjny, artykuł, publikacja na stronie internetowej medium, inna forma), jaka jest minimalna liczba publikacji/emisji oraz ich wymagane parametry (np. długość spotu, liczba emisji).
Zamawiający wyjaśnia:
1. Działania promocyjne i informacyjne w mediach
Zamawiający wymaga:
1) przeprowadzenia minimum jednego działania informacyjnego w jednym medium o zasięgu lokalnym - w lokalnym radiu albo lokalnej telewizji (dowolnie);
2) przeprowadzenia działań promocyjnych w mediach społecznościowych (min. 10 postów) oraz przygotowania materiałów przeznaczonych do publikacji na stronach internetowych i w mediach społecznościowych (min 5 postów).
Zamawiający nie wymaga jednoczesnego przeprowadzenia działań zarówno w radiu, jak i w telewizji. Wystarczające będzie wykorzystanie jednego z tych mediów. Działanie w radiu albo telewizji powinno mieć formę co najmniej 10-krotnej emisji tej samej informacji, zapowiedzi lub materiału informacyjnego dotyczącego konferencji, trwającego minimum 60 sekund. Sama publikacja informacji wyłącznie na stronie internetowej stacji radiowej lub telewizyjnej nie będzie traktowana jako emisja w radiu albo telewizji.
1Czy przed wszczęciem postępowania Zamawiający przeprowadził rozeznanie rynku obiektów spełniających łącznie wszystkie wymagania OPZ?
Zamawiający przygotował opis przedmiotu zamówienia przede wszystkim zgodnie z wytycznymi, wymaganiami oraz oczekiwaniami wynikającymi z założeń projektu oraz możliwościami obiektów na podstawie rozeznania rynkowego. Zamawiający przeprowadził rozeznanie rynku poprzez umieszczenie OPZ na platformie zakupowej w celu oszacowania wartości przedmiotu zamówienia.
2Czy na materiałach: miara, antystres, podkładka pod mysz, pendrive, notes A5, notes na lodówkę i lusterko składane mają być umieszczone logotypy?
Zamawiający potwierdza, że na wskazanych materiałach promocyjnych należy umieścić logo Polskiej Unii Metrologicznej (PUM).
Logo PUM powinno zostać umieszczone na następujących pozycjach:
• smycz 15 mm dwustronna z karabińczykiem,
• teczka papierowa,
• torba prezentowa papierowa wzmocniona,
• miara krawiecka 1,5 m,
• antystres w kształcie serca,
• podkładka pod mysz,
• pendrive 4 GB,
• notes A5,
• notes na lodówkę z magnesem,
• lusterko składane,
• zestaw narzędzi w etui.
Dodatkowo na zestawie narzędzi w etui, oprócz logo PUM, należy umieścić również logo konferencji „New Trends in Metrology”.
Szczegółowe projekty oznakowania oraz rozmieszczenie logotypów zostaną uzgodnione z Wykonawcą na etapie realizacji zamówienia.
2Ile konkretnie obiektów w granicach Kielc - według wiedzy Zamawiającego na dzień wszczęcia postępowania - spełniało wszystkie wymagania odnoszące się do sal konferencyjnych, miejsc noclegowych, parkingu i strefy rekreacyjnej?
Nie, Zamawiający nie posiada wiedzy pozwalającej na wskazanie liczby obiektów spełniających łącznie wszystkie wymagania określone w OPZ.
22. Prosimy o określenie minimalnej liczby grafik/plakatów oraz informacji prasowych, które należy przygotować w ramach wymagania: „przygotowanie grafik/plakatów i informacji prasowych promujących wydarzenie do udostępniania na stronach internetowych oraz w mediach społecznościowych.” Brak określenia wymaganej liczby materiałów uniemożliwia jednoznaczną kalkulację ceny oferty.
W ramach działań promocyjnych Wykonawca zobowiązany jest przygotować co najmniej:
➢ 3 różne grafiki lub plakaty promujące wydarzenie, dostosowane do publikacji na stronach internetowych i w mediach społecznościowych;
➢ 3 informacje prasowe dotyczące konferencji.
Dostosowanie jednej grafiki do różnych formatów technicznych wymaganych przez poszczególne media społecznościowe/strony www nie będzie traktowane jako przygotowanie odrębnej grafiki.
Wszystkie materiały przed ich publikacją wymagają akceptacji Zamawiającego.
3Czy Hotel Binkowski był konsultowany przez Zamawiającego lub podmiot działający na jego zlecenie na etapie szacowania wartości zamówienia, przygotowywania OPZ albo badania dostępności terminu?
Nie, Zamawiający nie prowadził konsultacji z tym obiektem. Wszystkie zainteresowane podmioty miały równy dostęp do informacji zawartych w opisie przedmiotu zamówienia opublikowanym na platformie zakupowej w celu oszacowania wartości przedmiotu zamówienia.
33. Prosimy o potwierdzenie, czy transmisja (streaming) ma być prowadzona przez wszystkie trzy dni konferencji, czy wyłącznie w jednym dniu. W przypadku drugiej odpowiedzi prosimy o wskazanie konkretnego dnia oraz przedziału czasowego, w którym transmisja ma być realizowana.
Transmisja internetowa ma być realizowana podczas wszystkich trzech dni konferencji, lecz wyłącznie z głównej sali konferencyjnej.
Transmisją należy objąć części merytoryczne odbywające się w sali głównej, w szczególności ceremonie otwarcia i zamknięcia, sesje specjalne, wykłady, wystąpienia oraz panele dyskusyjne.
Zamawiający nie wymaga prowadzenia transmisji podczas przerw kawowych, posiłków ani wydarzeń odbywających się poza salą główną.
Szczegółowe godziny transmisji będą wynikały z ostatecznego programu konferencji, który zostanie przekazany Wykonawcy zgodnie z terminami wskazanymi w OPZ.
4Czy Zamawiający, jego przedstawiciel albo inny podmiot działający na jego rzecz dokonał wstępnej rezerwacji lub blokady terminu, sal konferencyjnych albo puli pokoi w tym obiekcie?
Nie, Zamawiający ani żaden podmiot działający w jego imieniu nie dokonał wstępnej rezerwacji ani blokady terminu, sal konferencyjnych lub puli pokoi w obiekcie Hotel Binkowski.
44. Prosimy o potwierdzenie, czy autokar należy zapewnić wyłącznie w jednym dniu konferencji. W przypadku odpowiedzi twierdzącej prosimy o wskazanie dnia oraz godzin, w których autokar ma pozostawać do dyspozycji Zamawiającego.
Autokary należy zapewnić wyłącznie w drugim dniu konferencji, tj. 27 października 2026 r., na potrzeby przewozu uczestników na trasie:
miejsce organizacji konferencji - Świętokrzyski Kampus Laboratoryjny Głównego Urzędu Miar – miejsce organizacji konferencji.
Wstępnie zakłada się pozostawanie autokarów do dyspozycji Zamawiającego w godzinach od około 10:00 do 14:30. Ostateczne godziny wyjazdu i powrotu zostaną ustalone w szczegółowym harmonogramie konferencji.
Wykonawca zobowiązany jest zapewnić liczbę miejsc umożliwiającą przewóz wszystkich zainteresowanych uczestników wydarzenia, co stanowi minimum dwa autokary. Ostateczną liczbę osób wykonawca poda nie później niż na dwa tygodnie przed konferencją.
55. W OPZ występuje rozbieżność dotycząca liczby wymaganych miejsc parkingowych. W Zadaniu nr 1 wskazano wymóg zapewnienia 180 miejsc parkingowych, natomiast w Zadaniu nr 5 wskazano 150 miejsc parkingowych. Prosimy o wskazanie, która wartość jest prawidłowa.
Prawidłowa i wiążąca minimalna liczba miejsc parkingowych wynosi 180.
Wykonawca zobowiązany jest zapewnić miejsca parkingowe dla wszystkich uczestników konferencji.
Wskazanie w Zadaniu nr 5 minimum 150 miejsc parkingowych stanowi omyłkę.
5Czy Zamawiający posiada wiedzę, że termin lub zasoby Hotelu Binkowski zostały zarezerwowane przez konkretnego potencjalnego wykonawcę jeszcze przed upływem terminu składania ofert?
Nie, Zamawiający nie posiada wiedzy w tym zakresie.
66. OPZ określa wyposażenie sceny, jednak nie zawiera jednoznacznego wymagania dotyczącego zapewnienia samej sceny. Prosimy o potwierdzenie, czy zapewnienie sceny należy do obowiązków Wykonawcy. W przypadku odpowiedzi twierdzącej prosimy o określenie minimalnych wymaganych wymiarów sceny.
Zapewnienie i odpowiednia aranżacja przestrzeni przeznaczonej dla prelegentów w głównej sali konferencyjnej należą do obowiązków Wykonawcy.
Zamawiający nie wymaga budowy odrębnej sceny o charakterze kinowym lub teatralnym ani podestu o określonych wymiarach. Przez przestrzeń sceniczną Zamawiający rozumie estetycznie przygotowaną część sali, wyposażoną co najmniej w mównicę z mikrofonem oraz stoliki i miejsca siedzące dla prelegentów, osób prowadzących wystąpienia lub uczestników paneli dyskusyjnych.
Wykonawca zobowiązany jest również zapewnić miejsca siedzące dla wszystkich uczestników konferencji oraz odpowiednią aranżację całej sali wraz z wymaganym wyposażeniem technicznym, zgodnie z OPZ.
6Jakie obiektywne potrzeby Zamawiającego uzasadniają łączne wymaganie: lokalizacji wyłącznie w granicach Kielc, zakwaterowania wszystkich uczestników w miejscu konferencji, własnego parkingu dla wszystkich uczestników oraz pełnej strefy rekreacyjnej obejmującej baseny, fitness, sauny i SPA?
Wymagania określone w OPZ wynikają z obiektywnych potrzeb Zamawiającego związanych z organizacją konferencji, w szczególności:
• lokalizacja konferencji w Kielcach została przyjęta z uwagi na funkcjonowanie w tym mieście Politechniki Świętokrzyskiej oraz Świętokrzyskiego Kampusu Laboratoryjnego Głównego Urzędu Miar – ośrodków metrologicznych o ugruntowanej pozycji krajowej i międzynarodowej;
• konferencja organizowana jest we współpracy z Głównym Urzędem Miar, którego Kampus Laboratoryjny znajduje się w Kielcach;
• bliska lokalizacja obiektu zapewnia sprawny dostęp do zaplecza laboratoryjnego i naukowo-badawczego oraz infrastruktury Świętokrzyskiego Kampusu Laboratoryjnego GUM oraz eliminuje zbędne straty czasu związane z transportem uczestników;
• zakwaterowanie wszystkich uczestników w jednym obiekcie usprawnia organizację wydarzenia, szczególnie w przypadku uczestników zagranicznych, oraz eliminuje konieczność codziennych dojazdów;
• program konferencji jest intensywny i obejmuje liczne sesje oraz wystąpienia, a krótkie przerwy między nimi nie pozwalają na relokację uczestników;
• zapewnienie pełnej infrastruktury rekreacyjnej stanowi element podnoszący komfort uczestników, odpowiadający międzynarodowemu charakterowi, randze i standardowi konferencji.
Historia zmian
22.07.2026 — publikacja ogłoszenia
29.07.2026 — wyjaśnienia treści SWZ (3 dokumenty z wyjaśnieniami)
31.07.2026 — upływ terminu składania ofert
26.08.2026 — ogłoszenie o wyniku postępowania