Kompleksowa organizacja posiedzenia komisji historycznej CTIF – Warszawa

Kto wygrał, za ile i ilu było chętnych.

Kompleksowa organizacja 29. Posiedzenia Komisji Historycznej CTIF oraz 33. Sympozjum Międzynarodowej Grupy Roboczej ds. Historii Straży Pożarnych (5–10 października 2026 r., Mysłowice + Pszczyna, Kraków, Alwernia) – jedna usługa obejmująca łącznie:

• koordynatora przedsięwzięcia (1 osoba, angielski min. B1);
• zaplecze noclegowe: 84 pokoje opłacane przez Zamawiającego (Blok B) + rezerwacja do 100 pokoi dla uczestników (Blok A, do 400 pokojonocy) – obiekt min. 3★ w odległości do 20 km od Centralnego Muzeum Pożarnictwa w Mysłowicach;
• obsługę tłumaczeniową: co najmniej 3 tłumaczy konferencyjnych (polski/angielski/niemiecki), tłumaczenia symultaniczne (1 dzień, 8.10) z pełną infrastrukturą (2 kabiny, konsole, 130 odbiorników) + tłumaczenie konsekutywne przy oficjalnej kolacji (7.10);
• usługi gastronomiczne przez 6 dni: śniadania (przy noclegach), lunch dla 6 osób (6.10), kolacja bufetowa dla 45 osób (6.10), 2 przerwy kawowe dla 40 osób + obiad dla 45 osób (7.10), 2 przerwy kawowe dla 130 osób + obiad dla 130 osób (8.10), kolacja bufetowa dla 140 osób (8.10), lunch + kolacja dla 140 osób (9.10, Kraków/Alwernia), kolacja dla 6 osób (5.10) + obsługa kelnerska (min. 1 kelner/30 osób);
• wydarzenie kulturalne „Partners Program" (8.10) dla ok. 30 osób towarzyszących – zwiedzanie Zamku w Pszczynie z obiadem;
• wydarzenie kulturalne (9.10) dla maks. 140 osób – zwiedzanie Krakowa (Wawel), wizyta w SA PSP Kraków i Małopolskim Muzeum Pożarnictwa w Alwerni, z lunchem i kolacją;
• oficjalną kolację serwowaną (7.10) dla maks. 160 osób w Mysłowicach, z nagłośnieniem, tłumaczeniem konsekutywnym, winem i piwem oraz występem kwartetu muzycznego (~30 min);
• obsługę finansową wpłat uczestników w EUR (rachunek bankowy, rozliczenia, zwroty, dokumentacja podatkowa);
• dokumentację powykonawczą: protokół odbioru wraz z zestawieniem faktycznie wykonanych świadczeń i liczbą uczestników.

Wieloelementowa usługa eventowa o charakterze międzynarodowym, wymagająca równoczesnej koordynacji noclegów, gastronomii, tłumaczeń symultanicznych i konsekutywnych w trzech językach, programu kulturalnego w czterech lokalizacjach oraz rozliczeń walutowych z uczestnikami, w krótkim, sztywnym oknie czasowym.

Wagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.

Sygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.

Brak istotnych sygnałów ostrzegawczych.

• Brak hotelu (Blok A/B): 5 000 zł / osobę
• Brak tłumacza / infrastruktury: 10 000 zł / przypadek
• Opóźnienie > 30 min: 1 000 zł + 500 zł za każdą kolejną godzinę

Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.

Zamawiający nie opublikował pytań ani odpowiedzi