Kompleksowa organizacja wydarzenia Kwanty Gospodarki – Łódź

Zamawiający informuje, że wraz z dokumentacją postępowania w pliku ZIP pod nazwą „materiały do postępowania” zostały udostępnione następujące materiały niezbędne do przygotowania projektów składanych wraz z ofertą: - logo wydarzenia, - logo Organizatora, - Księga Identyfikacji „Łódzkie dla Biznesu”, - System Identyfikacji Wizualnej Województwa Łódzkiego, - projekt statuetki.

Projekty składane wraz z ofertą należy przygotować zgodnie z wymaganiami określonymi w dokumentacji postępowania. Dokumentacja postępowania nie zawiera wymagań dotyczących zgodności projektów ze stroną internetową wydarzenia. Oferty będą oceniane zgodnie z kryteriami określonymi w SWZ.

Zamawiający informuje, że wymiary sceny wskazane w dokumentacji postępowania są prawidłowe. Dopuszczalna szerokość sceny wynosi od 5 m do 6 m, maksymalna długość: 18 m.

Wymagania dotyczące projektu graficznego kampanii wizerunkowej wydarzenia zostały określone w ETAPIE I pkt 4 OPZ. Projekt powinien zawierać co najmniej następujące elementy (pkt 4.2): • datę i miejsce wydarzenia (np. 20 listopada 2026 r., Vienna House by Wyndham Andel's Lodz) • logo wydarzenia i logo Organizatora (załączone do dokumentacji przetargowej). W pkt 4.5. określony został preferowany format projektu graficznego. Zamawiający nie określił dodatkowych wymagań dotyczących wymiarów ani orientacji projektu.

Na potrzeby oceny ofert Wykonawca powinien przedstawić jeden projekt graficzny foto-ramki do robienia zdjęć.

Zgodnie z ETAPEM III pkt 2 ppkt 2.13 OPZ kostki reklamowe powinny posiadać następujące wymiary: „60 x 60 x 60 cm (tolerancja +/- 5 cm)”.

Sposób oceny ofert, w tym zasady przyznawania punktów, zostały określone w rozdziale XX SWZ, w pkt 2.2 – 2.6. Członkowie komisji wypełniają karty indywidualnej oceny ofert.

Projekt jednego przykładowego posta na LinkedIn, stanowiący przedmiotowy środek dowodowy, należy złożyć wraz z ofertą. Wykonawca wykona animowane materiały promocyjne na etapie realizacji umowy, w liczbie zgodnej z deklaracją złożoną w pkt 1.2 Formularza ofertowego, w celu promocji wydarzenia na platformie LinkedIn. Zamawiający nie określa dodatkowych wymagań dotyczących długości i parametrów technicznych tych materiałów. Koszt ich realizacji należy uwzględnić w cenie oferty. Zasady przyznawania punktów zostały określone w rozdziale XX pkt 2.4 SWZ.

Zasady przyznawania punktów w zakresie działań zwiększających zasięg wydarzenia poprzez zaangażowanie prelegentów i partnerów zostały określone w rozdziale XX pkt 2.4 ppkt 10 SWZ. Wykonawca w formularzu ofertowym w punkcie 1.3. deklaruje zrealizowanie bądź niezrealizowanie działań zwiększających zasięg wydarzenia. Zamawiający nie określa dodatkowych wymagań w tym zakresie.

Zasady akceptacji projektów zostały określone w OPZ dla poszczególnych etapów realizacji zamówienia. Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia uwag i sugestii Zamawiającego aż do uzyskania ostatecznej akceptacji. Jednocześnie, zgodnie z zapisami OPZ, wprowadzane korekty nie będą wiązały się ze zmianą wartości realizacji zamówienia.

Wymóg rejestracji minimum 200 uczestników stanowi element przedmiotu zamówienia. Niespełnienie tego wymogu będzie stanowiło nienależyte wykonanie umowy, o którym mowa w § 6 ust. 1 pkt 1 projektu umowy.

Zamawiający udostępnia rider nagłośnieniowy, rider oświetleniowy oraz rider hospitality artysty IGO – Igor Walaszek. Jednocześnie Zamawiający informuje, że dokonuje zmiany OPZ poprzez dodanie w ETAPie V pkt 11 o następującego zapisu: „Wykonawca zapewni również realizację wymagań hospitality artysty.” UWAGA, ważna informacja: Wszystkie koszty związane z realizacją wymagań określonych w załączonych riderach należy uwzględnić w Załączniku nr 2A do SWZ – Formularzu cenowym, w tabeli 6. ETAP V - Usługa organizacyjna wraz z obsługą techniczną w czasie odbywania się wydarzenia, w poz. 5 który otrzymuje brzmienie: Zapotrzebowanie techniczne związane z organizacją występu artystycznego (w tym rider nagłośnieniowy, rider oświetleniowy oraz rider hospitality) ZMIANA W TREŚCI OPZ: ETAP V pkt 11: ZAPOTRZEBOWANIE TECHNICZNE ZWIĄZANE Z ORGANIZACJĄ WYSTĘPU ARTYSTYCZNEGO Zapis przed zmianą: 11. Wykonawca zapewni wynajem oraz obsługę1 sprzętu oświetleniowego i nagłośnieniowego, na występ artystyczny wykonawcy IGO- Igor Walaszek podczas wieczornej Gali, wyczerpujący wymagania artysty i pozwalający w sposób bezproblemowy przeprowadzenie występu w dniu wydarzenia. Zapis po zmianie: 11. Wykonawca zapewni wynajem oraz obsługę sprzętu oświetleniowego i nagłośnieniowego, na występ artystyczny wykonawcy IGO - Igor Walaszek podczas wieczornej Gali, wyczerpujący wymagania artysty i pozwalający w sposób bezproblemowy przeprowadzenie występu w dniu wydarzenia. Wykonawca zapewni również realizację wymagań hospitality artysty. Ponadto Zamawiający dokonuje zmiany w treści SWZ w Załączniku nr 1 do SWZ – Szczegółowy Opis Przedmiotu:  ETAP V pkt 6 ppkt 6.2 WYPOSAŻENIE PRZESTRZENI KONFERENCYJNYCH 1oraz zapewnienie pomocy min. jednej osoby na czas rozładunku i załadunku sprzętu zespołu Zapis przed zmianą: 6. Wykonawca zapewni wyposażenie przestrzeni konferencyjnych w dniu wydarzenia. (…) 6.2. Scena o wymiarach minimum 7 x 4 m, wysokość 20 – 60 cm, wyłożoną tkaniną, z podjazdem dla niepełnosprawnych oraz w razie potrzeby ze schodami; ekran LED o wymiarach minimum 7 x 3 m, o rozdzielczości 4K, do wyświetlania elementów statycznych, prezentacji lub projekcji filmów itp. Zapis po zmianie: 6.Wykonawca zapewni wyposażenie przestrzeni konferencyjnych w dniu wydarzenia. (…) 6.2.Scena o wymiarach minimum 7 x 4 m, wysokość 20 – 60 cm, wyłożoną tkaniną, z podjazdem dla niepełnosprawnych oraz w razie potrzeby ze schodami; ekran LED o wymiarach minimum 7 x 3 m, o rozdzielczości 4K, typu indoor o rozstawie pikseli (pixel pitch) nie większym niż P2.6, do wyświetlania elementów statycznych, prezentacji lub projekcji filmów itp. ZMIANA TREŚCI SWZ: Zamawiający dokonuje zmiany treści SWZ w Załączniku nr 1 do SWZ – Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia – w ETAPIE VII – punkt 2. Zapis przed zmianą „2. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zapewnił udział konferansjerów i prelegentów. Kwota przeznaczona na wynagrodzenie dla konferansjerów i prelegentów wyniesie maksymalnie 200 000,00 zł brutto, przy…