Archiwum TEDCPV 79000000 · Usługi biznesowe i zarządzanieCPV 55000000 · Usługi hotelarskie i restauracyjne Łódzkie
Kompleksowa organizacja wydarzenia Kwanty Gospodarki – Łódź
Pełna nazwa postępowania: Kompleksowa organizacja wydarzenia „Kwanty Gospodarki”
Urząd Marszałkowski Województwa Łódzkiego·NIP 7251739344·Łódź
Wartość szac.
—
nie podano
Termin składania
15.09.2026
postępowanie zakończone
Otwarcie ofert
—
nie podano
Opublikowano
9 września 2026
źródło: TED
Streszczenie SWZ
Streszczenie AI · Janusz
Widzisz połowę każdej z 11 sekcjiDruga połowa — łącznie 24 zdania z warunkami, dokumentami i analizą ryzyka — odsłania się po założeniu darmowego konta.
Doświadczenie: min. 3 usługi organizacji wydarzeń (konferencja/forum/seminarium/sympozjum/kongres/event/targi/spotkanie) każda o wartości ≥ 150 000,00 zł brutto, każda z uczestnictwem ≥ 500 osób, w ostatnich 3 latach.
Forma składania dokumentów: JEDZ (Załącznik nr 3) + wykaz usług (Załącznik nr 5) jako dowód doświadczenia.
Dysponowanie zasobami podmiotów trzecich: dopuszczalne przy złożeniu zobowiązania podmiotu udostępniającego zasoby (art. 118 ust.1) i JEDZ podmiotu udostępniającego zasoby.
Platforma i podpis elektroniczny: oferta i dokumenty w formie elektronicznej z kwalifikowanym podpisem elektronicznym; pliki do 2 GB; wymagania techniczne Platformy (TLS 1.2, przeglądarka wspierana).
Podwykonawstwo: dopuszczone; w ofercie wskazać zakres przekazywany podwykonawcom oraz ich dane (formularz ofertowy).
Materiały oceniane razem z ofertą (nie podlegają uzupełnieniu): projekt aranżacji sceny, projekt kampanii, projekt posta LinkedIn, projekt foto-ramki, projekt kostki reklamowej.
Przeniesienie praw autorskich: wymóg przeniesienia autorskich praw majątkowych do ostatecznie zaakceptowanych projektów na Zamawiającego.
Dostarczenie materiałów identyfikacji: Zamawiający udostępnia logo i SIW; projekty muszą być z nimi zgodne.
Z każdej z 11 sekcji pokazujemy połowę. Załóż darmowe konto, żeby odsłonić pozostałe 24 zdania — pełne warunki udziału, dokumenty i analizę ryzyka Janusza. Bez karty, 14 dni za darmo.
14 dni za darmo Bez karty płatniczej Rezygnacja w 1 klik
Opis przedmiotu zamówienia
Streszczenie AI · Janusz
Zamówienie jednoczęściowe (usługa kompleksowa): kompleksowa organizacja stacjonarnego wydarzenia “Kwanty Gospodarki” — dostarczenie pełnego zakresu usług obejmujących: przygotowanie i przekazanie 1 projektu aranżacji sceny oraz przeniesienie praw autorskich; przygotowanie i przekazanie 1 projektu graficznego kampanii wizerunkowej oraz przeniesienie praw autorskich; przygotowanie i przekazanie projektów graficznych materiałów promocyjno‑informacyjnych (zaproszenia, wkładki, dyplomy personalizowane do 50 szt., podziękowania do 50 szt., przypinki do 150 szt., naklejki do 1000 szt., clipboardy 50 szt., 2 foto‑ramki, 4 roll‑upy, 2 poszycia ścianki, 40 kostek reklamowych, 200 teczek i inne wymienione) z przekazaniem praw autorskich.
ETAP III (dostawa drukowana): wykonanie i dostawa wydruków i produktów papierowych oraz gadżetów w wskazanych maksymalnych ilościach (m.in. do 1000 zaproszeń i wkładek, 50 dyplomów, 50 podziękowań, 150 pinsów, 1000 naklejek, 50 clipboardów, 2 foto‑ramek, 4 roll‑upy, 2 poszycia ścianki, 40 kostek reklamowych, 200 teczek) zgodnie z opisanymi materiałami.
ETAP IV (multimedia): produkcja materiałów multimedialnych — do 5 spotów 1‑minutowych, do 40 filmów 30‑sekundowych, autorska oprawa wizualna Gali (1 szt.), 4 dynamiczne skróty wydarzenia oraz materiały graficzne (4 wzory internetowe i 10 wzorów na ekrany), z przekazaniem praw autorskich.
ETAP V (organizacja i technika): kompleksowa organizacja logistyczna i techniczna na miejscu (aranżacja i zabudowa sceny do maks. 18 m x 5–6 m, zapewnienie sceny min. 7×4 m/20–60 cm podest, ekran LED indoor min. 7×3 m / preferowany P≤2.6, obsługa techniczna, przygotowanie i obsługa rejestracji, obsługa rozładunku/załadunku i min. jedna osoba pomocnicza), w tym zapewnienie nagłośnienia, oświetlenia oraz realizacja wymagań ridera i hospitality dla występu artysty IGO (wynajem i obsługa sprzętu wg riderów).
ETAP VI (koordynator): zapewnienie koordynatora realizacyjnego (1 osoba).
ETAP VII (konferansjerzy / prelegenci): zapewnienie co najmniej 2 konferansjerów i 8 prelegentów; budżet na wynagrodzenia konferansjerów i prelegentów do 200 000,00 zł brutto (Wykonawca wykazuje zawarcie umów i dokumentację kosztów).
ETAP VIII (hotelarskie): rezerwacja i opłata pokoi — pokoje dwuosobowe 5 szt. na 2 doby, pokoje jednoosobowe 10 szt. na 1 dobę (dzień poprzedzający‑dzień wydarzenia) oraz 30 szt. na 1 dobę (dzień wydarzenia‑dzień po), śniadania w cenie; wskazane adresowo miejsce: Vienna House by Wyndham Andel's Łódź.
ETAP IX (gastronomia): przygotowanie cateringu i serwisów — przerwy kawowe, lunche, przerwy kanapkowe, śniadanie biznesowe, uroczysta kolacja i inne pozycje w określonych maksymalnych ilościach (m.in. przerwa kawowa do 6h – 500 szt., lunch bufetowy – 600 szt., kolacja 500 szt.).
ETAP X (kampania promocyjna): przygotowanie i prowadzenie kampanii promocyjnej (Facebook, LinkedIn), administrowanie kampanią i przygotowanie materiałów promocyjnych oraz analityka przy użyciu narzędzi internetowych; obowiązek osiągnięcia rejestracji minimum 200 uczestników z sektora MŚP (wynikowy element umowy).
Dodatkowe dostawy: wykonanie 10 statuetek; dostarczenie 10 protokołów odbioru (po etapach) i przekazanie ostatecznych materiałów w formatach edytowalnych + pdf/jpg/png; przeniesienie autorskich praw majątkowych do wszystkich ostatecznie zaakceptowanych projektów.
Wymogi formalne i dokumenty ofertowe: złożenie projektów ocennych wraz z ofertą (projekt aranżacji sceny, projekt kampanii, projekt posta LinkedIn, projekt foto‑ramki, projekt kostki), wypełniony formularz cenowy z pozycjami tabel 1–11, wadium 25 000 zł oraz deklaracje i JEDZ wymagane w SWZ.
Pytania i odpowiedzi
Wyjaśnienia treści SWZ udzielone przez zamawiającego. Odpowiedzi wiążą wszystkich wykonawców — także tych, którzy nie zadali pytania.
W nawiązaniu do prowadzonego postępowania oraz zapisów OPZ, które wskazują, że "wykonawca zapewni wynajem oraz obsługę sprzętu oświetleniowego i nagłośnieniowego, na występ artystyczny wykonawcy IGO- Igor Walaszek podczas wieczornej Gali, wyczerpujący wymagania artysty i pozwalający w sposób bezproblemowy przeprowadzenie występu w dniu wydarzenia" wnosimy o uzupełnienie pełnego ridera technicznego artysty zawierającego wymagania dot. oświetlenia, nagłośnienia oraz hospitality (noclegi, wyżywienie). Jest to element niezbędny do prawidłowej wyceny tego elementu.
Zamawiający udostępnia rider nagłośnieniowy, rider oświetleniowy oraz rider hospitality artysty IGO – Igor Walaszek. Jednocześnie Zamawiający informuje, że dokonuje zmiany OPZ poprzez dodanie w ETAPie V pkt 11 o następującego zapisu:
„Wykonawca zapewni również realizację wymagań hospitality artysty.”
UWAGA, ważna informacja:
Wszystkie koszty związane z realizacją wymagań określonych w załączonych riderach należy uwzględnić w Załączniku nr 2A do SWZ – Formularzu cenowym, w tabeli 6. ETAP V - Usługa organizacyjna wraz z obsługą techniczną w czasie odbywania się wydarzenia, w poz. 5 który otrzymuje brzmienie:
Zapotrzebowanie techniczne związane z organizacją występu artystycznego (w tym rider nagłośnieniowy, rider oświetleniowy oraz rider hospitality)
ZMIANA W TREŚCI OPZ:
ETAP V pkt 11:
ZAPOTRZEBOWANIE TECHNICZNE ZWIĄZANE Z ORGANIZACJĄ WYSTĘPU ARTYSTYCZNEGO
Zapis przed zmianą:
11. Wykonawca zapewni wynajem oraz obsługę1 sprzętu oświetleniowego i nagłośnieniowego,
na występ artystyczny wykonawcy IGO- Igor Walaszek podczas wieczornej Gali, wyczerpujący wymagania
artysty i pozwalający w sposób bezproblemowy przeprowadzenie występu w dniu wydarzenia.
Zapis po zmianie:
11. Wykonawca zapewni wynajem oraz obsługę sprzętu oświetleniowego i nagłośnieniowego, na występ
artystyczny wykonawcy IGO - Igor Walaszek podczas wieczornej Gali, wyczerpujący wymagania artysty i
pozwalający w sposób bezproblemowy przeprowadzenie występu w dniu wydarzenia. Wykonawca zapewni
również realizację wymagań hospitality artysty.
Ponadto Zamawiający dokonuje zmiany w treści SWZ w Załączniku nr 1 do SWZ – Szczegółowy Opis
Przedmiotu:
ETAP V pkt 6 ppkt 6.2
WYPOSAŻENIE PRZESTRZENI KONFERENCYJNYCH
1oraz zapewnienie pomocy min. jednej osoby na czas rozładunku i załadunku sprzętu zespołu
Zapis przed zmianą:
6. Wykonawca zapewni wyposażenie przestrzeni konferencyjnych w dniu wydarzenia.
(…)
6.2. Scena o wymiarach minimum 7 x 4 m, wysokość 20 – 60 cm, wyłożoną tkaniną,
z podjazdem dla niepełnosprawnych oraz w razie potrzeby ze schodami; ekran LED
o wymiarach minimum 7 x 3 m, o rozdzielczości 4K, do wyświetlania elementów statycznych,
prezentacji lub projekcji filmów itp.
Zapis po zmianie:
6.Wykonawca zapewni wyposażenie przestrzeni konferencyjnych w dniu wydarzenia.
(…)
6.2.Scena o wymiarach minimum 7 x 4 m, wysokość 20 – 60 cm, wyłożoną tkaniną,
z podjazdem dla niepełnosprawnych oraz w razie potrzeby ze schodami; ekran LED
o wymiarach minimum 7 x 3 m, o rozdzielczości 4K, typu indoor o rozstawie pikseli (pixel pitch) nie
większym niż P2.6, do wyświetlania elementów statycznych, prezentacji lub projekcji filmów itp.
ZMIANA TREŚCI SWZ:
Zamawiający dokonuje zmiany treści SWZ w Załączniku nr 1 do SWZ – Szczegółowy Opis Przedmiotu
Zamówienia – w ETAPIE VII – punkt 2.
Zapis przed zmianą
„2. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zapewnił udział konferansjerów i prelegentów. Kwota przeznaczona
na wynagrodzenie dla konferansjerów i prelegentów wyniesie maksymalnie 200 000,00 zł brutto, przy…
Materiały identyfikacji wizualnej
Zamawiający wskazuje na konieczność stosowania identyfikacji wizualnej wydarzenia oraz Systemu Identyfikacji Wizualnej Województwa Łódzkiego. Prosimy o udostępnienie kompletnego zestawu materiałów niezbędnych do wykonania projektów ocenianych wraz z ofertą, w szczególności:
• logotypu wydarzenia w wersji edytowalnej,
• logotypów Organizatora,
• księgi znaku lub zasad stosowania logotypów,
• informacji o obowiązującej kolorystyce i typografii,
• wymaganych pól ochronnych i układu znaków.
Zamawiający informuje, że wraz z dokumentacją postępowania w pliku ZIP pod nazwą „materiały do postępowania” zostały udostępnione następujące materiały niezbędne do przygotowania projektów składanych wraz z ofertą:
- logo wydarzenia,
- logo Organizatora,
- Księga Identyfikacji „Łódzkie dla Biznesu”,
- System Identyfikacji Wizualnej Województwa Łódzkiego,
- projekt statuetki.
Zakres swobody kreatywnej
Czy materiały składane wraz z ofertą powinny pozostawać zgodne z identyfikacją wizualną zastosowaną na stronie internetowej kwantygospodarki.lodzkie.pl, czy wykonawca może zaproponować autorski kierunek kreatywny, zachowując wymagane logotypy i zasady Systemu Identyfikacji Wizualnej Województwa Łódzkiego?
Projekty składane wraz z ofertą należy przygotować zgodnie z wymaganiami określonymi w dokumentacji postępowania. Dokumentacja postępowania nie zawiera wymagań dotyczących zgodności projektów ze stroną internetową wydarzenia. Oferty będą oceniane zgodnie z kryteriami określonymi w SWZ.
Wymiary sceny
W dokumentacji wskazano wymiary sceny jako „maks. długość 18 m, maks. szerokość 6–5 m”. Prosimy o jednoznaczne wskazanie maksymalnej szerokości sceny oraz potwierdzenie, czy zapis „6–5 m” stanowi omyłkę pisarską.
Zamawiający informuje, że wymiary sceny wskazane w dokumentacji postępowania są prawidłowe. Dopuszczalna szerokość sceny wynosi od 5 m do 6 m, maksymalna długość: 18 m.
Projekt kampanii wizerunkowej
Prosimy o wskazanie wymaganego formatu, wymiarów i orientacji przykładowego banera stanowiącego podstawę oceny projektu kampanii wizerunkowej.
Prosimy również o wskazanie wszystkich treści, oznaczeń i logotypów, które obowiązkowo powinny znaleźć się na ocenianym projekcie.
Wymagania dotyczące projektu graficznego kampanii wizerunkowej wydarzenia zostały określone w ETAPIE I pkt 4 OPZ. Projekt powinien zawierać co najmniej następujące elementy (pkt 4.2):
• datę i miejsce wydarzenia (np. 20 listopada 2026 r., Vienna House by Wyndham Andel's Lodz)
• logo wydarzenia i logo Organizatora (załączone do dokumentacji przetargowej).
W pkt 4.5. określony został preferowany format projektu graficznego.
Zamawiający nie określił dodatkowych wymagań dotyczących wymiarów ani orientacji projektu.
Projekt foto-ramki
W kryterium oceny Zamawiający odnosi się do projektu graficznego foto-ramki, natomiast w opisie przedmiotu zamówienia przewidziano wykonanie dwóch wzorów.
Prosimy o jednoznaczne potwierdzenie, czy wraz z ofertą należy przedstawić:
* jeden projekt foto-ramki,
* dwa różne projekty foto-ramek,
* czy jeden projekt bazowy zaprezentowany w dwóch wariantach graficznych.
Na potrzeby oceny ofert Wykonawca powinien przedstawić jeden projekt graficzny foto-ramki do robienia zdjęć.
Projekt kostki reklamowej
Prosimy o wskazanie wymaganych wymiarów kostki.
Zgodnie z ETAPEM III pkt 2 ppkt 2.13 OPZ kostki reklamowe powinny posiadać następujące wymiary: „60 x 60 x 60 cm (tolerancja +/- 5 cm)”.
Sposób oceny materiałów kreatywnych
Prosimy o wyjaśnienie:
* czy każdy członek komisji będzie dokonywał indywidualnej oceny,
* w jaki sposób zostanie ustalona ostateczna liczba punktów,
* czy wynik będzie średnią ocen członków komisji,
* jakie dokumenty zostaną sporządzone w celu uzasadnienia przyznanej punktacji.
Sposób oceny ofert, w tym zasady przyznawania punktów, zostały określone w rozdziale XX SWZ, w pkt 2.2 – 2.6. Członkowie komisji wypełniają karty indywidualnej oceny ofert.
Animowane materiały promocyjne
W ramach kryterium dotyczącego posta na LinkedIn punktowana jest deklaracja przygotowania animowanych materiałów promocyjnych.
Prosimy o określenie:
* wymaganej liczby materiałów dla poszczególnych poziomów punktowych,
* długości każdego materiału,
* wymaganych formatów i parametrów technicznych,
* zakresu merytorycznego,
* terminów przygotowania,
* liczby rund korekt,
* miejsc publikacji,
* czy materiały te stanowią dodatkowy zakres ponad materiały wskazane w opisie przedmiotu zamówienia,
* czy koszt ich wykonania należy uwzględnić w cenie ofertowej.
Projekt jednego przykładowego posta na LinkedIn, stanowiący przedmiotowy środek dowodowy, należy złożyć wraz z ofertą. Wykonawca wykona animowane materiały promocyjne na etapie realizacji umowy, w liczbie zgodnej z deklaracją złożoną w pkt 1.2 Formularza ofertowego, w celu promocji wydarzenia na platformie LinkedIn. Zamawiający nie określa dodatkowych wymagań dotyczących długości i parametrów technicznych tych materiałów. Koszt ich realizacji należy uwzględnić w cenie oferty.
Zasady przyznawania punktów zostały określone w rozdziale XX pkt 2.4 SWZ.
Zaangażowanie prelegentów i partnerów
Prosimy o doprecyzowanie minimalnego zakresu działań, którego zadeklarowanie lub przedstawienie pozwoli uzyskać punkt za zwiększanie zasięgu posta poprzez zaangażowanie prelegentów i partnerów.
Czy wykonawca ma odpowiadać za samo przygotowanie i przekazanie materiałów, czy również za faktyczne opublikowanie ich przez osoby i podmioty trzecie?
Zasady przyznawania punktów w zakresie działań zwiększających zasięg wydarzenia poprzez zaangażowanie prelegentów i partnerów zostały określone w rozdziale XX pkt 2.4 ppkt 10 SWZ. Wykonawca w formularzu ofertowym w punkcie 1.3. deklaruje zrealizowanie bądź niezrealizowanie działań zwiększających zasięg wydarzenia. Zamawiający nie określa dodatkowych wymagań w tym zakresie.
Zmiany projektów po zawarciu umowy
Dokumentacja przewiduje wprowadzanie zmian i poprawek do projektów aż do uzyskania akceptacji Zamawiającego. Prosimy o wskazanie:
* maksymalnej liczby rund korekt,
* terminów przekazywania uwag i akceptacji przez Zamawiającego,
* czy zmiany powodujące zwiększenie zakresu produkcji lub kosztów wykonawcy będą podstawą do odpowiedniej zmiany wynagrodzenia.
Zasady akceptacji projektów zostały określone w OPZ dla poszczególnych etapów realizacji zamówienia. Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia uwag i sugestii Zamawiającego aż do uzyskania ostatecznej akceptacji. Jednocześnie, zgodnie z zapisami OPZ, wprowadzane korekty nie będą wiązały się ze zmianą wartości realizacji zamówienia.
Kampania ma doprowadzić do rejestracji minimum 200 uczestników z sektora MŚP.
Poszę o wyjaśnienie, czy jest to obowiązek rezultatu i czy brak osiągnięcia celu będzie podstawą do naliczenia kary
Wymóg rejestracji minimum 200 uczestników stanowi element przedmiotu zamówienia. Niespełnienie tego wymogu będzie stanowiło nienależyte wykonanie umowy, o którym mowa w § 6 ust. 1 pkt 1 projektu umowy.
