Po terminiePodstawowy bez negocjacji2026/BZP 00492707/01
Kongres dzieci i młodzieży – Warszawa
Biuro Rzecznika Praw Dziecka1 aktualny · 30 w archiwum·NIP 5252184812·mazowieckie
Przedmiot zamówienia
AI- Organizacja wydarzenia (usługa): kompleksowa organizacja i obsługa dwudniowego kongresu dla maksymalnie 500 osób łącznie (po 250 osób każdego dnia), z uwzględnieniem potrzeb osób małoletnich i osób z niepełnosprawnością.
- Zapewnienie obiektu (usługa): sala konferencyjna dla co najmniej 250 osób dziennie, przestrzeń dla wystawców, pokój przygotowań dla prelegentów, pokój wyciszenia dla co najmniej 10 osób, szatnia, oraz parking dla maksymalnie 20 miejsc.
- Usługi gastronomiczne (usługa): serwis kawowy oraz jednodaniowy catering dla maksymalnie 500 osób łącznie (po 250 osób każdego dnia).
- Obsługa techniczna i transmisja (usługa): nagłośnienie sali, minimum 6 mikrofonów bezprzewodowych, 3 kamery do transmisji, transmisja internetowa na platformach YouTube, Facebook i Instagram przez 2 dni, napisy na żywo, oraz tłumaczenie polskiego języka migowego.
- Pakiety uczestnika (dostawa): pakiety dla maksymalnie 500 osób łącznie (po 250 osób każdego dnia), zawierające termos, smycz kongresową, notatnik z długopisem, gniotek lub jojo, pendrive lub powerbank, brelok z pluszowym misiem oraz torbę płócienną z zamkiem.
- Usługi towarzyszące (usługa): usługa fotograficzna z dostarczeniem wyselekcjonowanych i opracowanych fotografii, fotobudka przez minimum 4 godziny każdego dnia, zabezpieczenie medyczne, oraz usługa ochrony osób.
- Infrastruktura telekomunikacyjna (usługa): dedykowane łącze do transmisji, sieć techniczna Wi-Fi oraz sieć Wi-Fi dla uczestników.
Trudność: wysoka
Realizacja zamówienia wymaga skoordynowania wielu usług jednocześnie przy udziale znacznej liczby małoletnich oraz zapewnieniu dostępności, transmisji na żywo i tłumaczenia polskiego języka migowego.
Terminy realizacji
Termin wykonania
20–21.11.2026 r.
20–21.11.2026 r.
Warunki udziału
AI1Doświadczenie — min. 2 usługi (każda na odrębnej umowie) polegające na organizacji i przeprowadzeniu kongresu/konferencji/seminarium dla min. 250 osób, z zapewnieniem sali konferencyjnej i usługi cateringowej, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie.
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena
60%
Usytuowanie obiektu0/20/40 pkt wg odległości od Dworca Warszawa Centralna
40%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Marka bez równoważności
OPZ wymaga oprogramowania biurowego MS Office oraz transmisji na platformach YouTube, Facebook i Instagram bez dopisku „lub równoważny”.
Przeniesienie praw autorskich
OPZ wymaga przeniesienia majątkowych i zależnych praw autorskich do fotografii na czas nieokreślony.
Kary i sankcje
AI- Kary umowne: w projekcie umowy (zał. nr 1).
Pytania i odpowiedzi
8Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Część artystyczna w programie wydarzenia Uprzejmie prosimy o wyjaśnienie, co dokładnie Zamawiający rozumie pod pojęciem „część artystyczna” oraz jaki jest przewidywany zakres tego elementu programu. Prosimy o wskazanie, czy chodzi o występy artystyczne, oprawę muzyczną, występy osób lub zespołów, czy też inną formę aktywności. Doprecyzowanie tego zapisu jest dla nas istotne również w kontekście wyceny tłumaczenia na Polski Język Migowy (PJM). Chcielibyśmy ustalić, czy część artystyczna będzie wymagała tłumaczenia na PJM, a jeśli tak, to jaki będzie jej charakter i przewidywany czas trwania.
Planowana część artystyczna w dniu 20 listopada 2026 r.: występ instrumentalny młodzieży reprezentującą Szkołę Muzyczną. Planowana część artystyczna w dniu 21 listopada: występ chóru składającego się grupy kilkudziesięciu małoletnich. Oba występy będą trwały po 30-45 min.
2Ścianka reklamowa z nadrukiem W OPZ wskazano obowiązek zapewnienia oraz wydruku ścianki reklamowej z nadrukiem. W związku z tym prosimy o doprecyzowanie, jaki rodzaj ścianki jest wymagany przez Zamawiającego. W szczególności prosimy o informację, czy chodzi o standardowy roll-up, większą ściankę konferencyjną lub fotograficzną (tzw. ściankę do zdjęć), czy też inny rodzaj konstrukcji. Będziemy również wdzięczni za wskazanie oczekiwanych wymiarów, rodzaju konstrukcji oraz treści i elementów graficznych, które powinny znaleźć się na ściance, np. logotypów, nazwy wydarzenia, identyfikacji wizualnej lub innych oznaczeń.
Zamawiający wymaga zapewnienia jednej ścianki reklamowej z nadrukiem. W związku z powyższym pkt IX ust. 6 OPZ otrzymuje następujące brzmienie:
Wykonawca zapewni ściankę reklamową typu ścianka reklamowa zakrzywiona o wymiarach 300x230 cm, z nadrukiem jednostronnym, wraz z montażem i demontażem. Ścianka będzie dostępna przez oba dni kongresu. Konstrukcja musi być stabilna i bezpieczna dla uczestników. Projekt graficzny obejmujący nazwę wydarzenia i wymagane logotypy przekaże Zamawiający do 3 dni w formacie Dla skali 1:1 optymalna rozdzielczość to 100–150 dpi.
3Materiały konferencyjne – gadżety dla uczestników W części OPZ dotyczącej materiałów konferencyjnych wskazano m.in. „gniotek antystresowy/jojo reklamowe” oraz „pendrive/powerbank”. Uprzejmie prosimy o wyjaśnienie, czy zapis ten oznacza możliwość wyboru jednego z wymienionych produktów w każdej kategorii, czy też Zamawiający wymaga zapewnienia wszystkich wskazanych gadżetów. Prosimy o potwierdzenie, czy wykonawca może zaproponować jeden produkt z danej pary, tj. gniotek antystresowy lub jojo reklamowe oraz pendrive lub powerbank, czy też wymagane jest dostarczenie obu produktów z każdej kategorii.
Materiały konferencyjne – gadżety dla uczestników W części OPZ dotyczącej materiałów konferencyjnych wskazano m.in. „gniotek antystresowy/jojo reklamowe” oraz „pendrive/powerbank”. Zapis ten oznacza możliwość wyboru jednego z wymienionych produktów w każdej kategorii. Wykonawca może zaproponować jeden produkt z danej pary, tj. gniotek antystresowy lub jojo reklamowe oraz pendrive lub powerbank. Nie jest wymagane dostarczenie obu produktów z każdej pary.
4Budżet przeznaczony na realizację zamówienia. Uprzejmie prosimy również o informację, czy Zamawiający może wskazać kwotę przewidzianą na realizację przedmiotowego zamówienia. Pozwoli nam to lepiej dopasować zakres proponowanych usług i materiałów do założeń budżetowych oraz przygotować ofertę odpowiadającą Państwa oczekiwaniom.
Zamawiający informuje, że zgodnie z art. 222 ust. 4 ustawy pzp oraz pkt. 9.4 SWZ, jest zobowiązany najpóźniej przed otwarciem ofert, udostępnić na stronie internetowej prowadzonego postępowania informację o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Zamawiający nie przewiduje udostępnienia przedmiotowej informacji przed upływem terminu składania ofert. Informacja ta zostanie udostępniona po upływie terminu składania ofert, a przed ich otwarciem.
5w związku z zapisami OPZ dotyczącymi aranżacji sali i strefy wystawców, w tym sceny, dekoracji, banerów, standów, oznakowania oraz mebli wypoczynkowych i elementów przyjaznych dzieciom i młodzieży, prosimy o doprecyzowanie oczekiwanego zakresu. W szczególności prosimy o informację, czy Zamawiający przewiduje określony rodzaj i wielkość scenografii, np. ściankę lub tło sceniczne z identyfikacją wizualną, banery, roll-upy, standy wystawiennicze oraz wydzieloną strefę wypoczynkową z pufami lub sofami.
Zamawiający wymaga zapewnienia przestrzeni i infrastruktury dla maksymalnie 10 stoisk wystawców jednocześnie w każdym dniu kongresu wraz z infrastrukturą, to jest minimum jeden stół i dwa krzesła na każde stoisko. Przestrzeń wystawiennicza musi być dostępna do montażu i aranżacji stoisk najpóźniej od 19 listopada 2026 r. Pozostałe wymagania zgodnie z Opisem Przedmiotu Zamówienia stanowiący Załącznik nr 1 do OPZ.
6Czy Zamawiający dysponuje wizualizacją, przykładowymi realizacjami lub wytycznymi dotyczącymi scenografii i identyfikacji wizualnej wydarzenia?
Zamawiający informuje, że nie dysponuje wizualizacją przykładowych realizacji i nie ma dodatkowych wytycznych wykraczających poza Opis Przedmiotu Zamówienia.
7Prosimy również o doprecyzowanie oczekiwanego zakresu aranżacji sali i strefy wystawców, w szczególności rodzaju i liczby elementów scenograficznych, dekoracyjnych, banerów, standów, oznakowania oraz mebli wypoczynkowych i elementów przyjaznych dzieciom i młodzieży.
Wykonawca dobiera kompozycję i rozmieszczenie elementów aranżacji do zaoferowanego obiektu, z zachowaniem wymagań OPZ i jego załączników. Zamawiający wyjaśnia, że określenie tego leży po stronie Wykonawcy z uwagi na to, że obowiązkiem Wykonawcy jest zapewnienie sali, która ma spełniać minimalne wymagania Zamawiającego.
8W nawiązaniu do opublikowanego zapytania dotyczącego organizacji Kongresu Dzieci i Młodzieży zwracamy się z uprzejmą prośbą o informację, czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany terminu wydarzenia.
Zamawiający informuje, że nie przewiduje zmiany terminu kongresu.
Historia zmian
16.10.2026 — publikacja ogłoszenia
25.10.2026 — wyjaśnienia treści SWZ
26.10.2026 — upływ terminu składania ofert