Podstawowy bez negocjacji2026/BZP 00523410/01
Obsługa fotograficzna wydarzeń województwa mazowieckiego – Warszawa
Województwo Mazowieckie22 aktualne · 344 w archiwum·NIP 1132453940·mazowieckie
Składanie ofert: 19 listopada 2026
Przedmiot zamówienia
AIUsługi fotograficzne wydarzeń w subregionach mazowieckim (części 1‑4) – zamówienie zbiorcze
Trudność: średnia
Zamówienia obejmują obsługę do 120‑200 wydarzeń w czterech subregionach, z dużą liczbą zdjęć i procesem obróbki.
Terminy realizacji
Termin realizacji
24 miesiące od zawarcia umowy (12 podstawowe + do 12 w ramach opcji)
24 miesiące od zawarcia umowy (12 podstawowe + do 12 w ramach opcji)
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena
35%
Jakość techniczna i artystyczna fotografii3 reportaże, ocena P1–P5, średnia arytmetyczna
65%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
SWZ zmodyfikowany 8 dni po udostępnieniu dokumentów
Późna modyfikacja specyfikacji może sugerować dostosowanie wymagań pod konkretnego wykonawcę lub celowe utrudnienie konkurencji, która przygotowała ofertę na pierwotną wersję SWZ.
Kary i sankcje
AI- Kary umowne: w projekcie umowy (zał. nr 3).
- Wadium: nie wymagane.
Pytania i odpowiedzi
13Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1§ 7 ust. 2 SWZ informuje, że reportaże stanowiące przedmiotowy środek dowodowy należy złożyć w formacie PDF lub jpg. Czy zdjęcia w formacie jpg można przekazać za pośrednictwem usługi typu chmura (w postaci linków)?
Zgodnie z zapisem zawartym § 7 ust. 1 i 2 Zamawiający żąda złożenia wraz z ofertą przedmiotowego środka dowodowego dla części I-IV w postaci 3 reportaży. Każdy reportaż powinien zawierać 12 różnorodnych zdjęć i zostać złożony w formacie PDF lub .jpg. Zamawiający nie przewiduje żadnej innej formy alternatywnej dla złożenia tych dokumentów.
1„zwracamy się z uprzejmą prośbą o zmianę zapisu w Zapytaniu ofertowym ORD-III.272.122.2026.DG dotyczącym obsługi fotograficznej wydarzeń z udziałem przedstawicieli ZWM lub z udziałem innych osób wskazanych przez Zamawiającego obecnych podczas wydarzeń odbywających się na terenie województwa mazowieckiego poprzez: „Na podstawie art. 284 ust. 1 Ustawa z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2026 r., poz. 793) zwanej dalej „ustawą”, zwracamy się o modyfikację treści SWZ w następujący sposób: 1/ poprzez usunięcie w załączniku nr 4 do SWZ, z ust. 1 wyrażenia: „oraz 109 ust. 1 pkt 4 PZP.” 2/ poprzez usunięcie z § 9 z ust. 1 wyrażenia: „oraz 109 ust. 1 pkt 4 PZP.”, lub zmianę treści tego ustępu na: „Zamawiający wykluczy z postępowania o udzielenie zamówienia Wykonawców, wobec których zachodzą przesłanki określone w art. 108 ust. 1. Zamawiający może też wykluczyć z postępowania wykonawców, wobec których zachodzą przesłanki określone w art. 109 ust. 1 pkt 4 PZP.”
Zamawiający informuję, że zapisy pozostają bez zmian.
2Wg § 7 ust. 10 SWZ "Zalecany format przygotowania 3 reportaży – plik .pdf lub. jpg, opatrzony odpowiednim podpisem elektronicznym (kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym)."
Czy to oznacza, że jeśli prześlę zdjęcia w formacie jpg, to każde zdjęcie powinno być opatrzone podpisem elektronicznym?
Zamawiający wyjaśnia, że dobór formy złożenia dokumentów leży w gestii Wykonawcy – jeżeli Wykonawca załączy oddzielne pliki jpg (nie spakowane w jeden plik,( np. zip, 7zip, rar), to każdy z nich powinien być podpisany a zdjęcia powinny być uporządkowane w kolejności wstęp, rozwinięcie oraz zakończenie do każdego z trzech reportaży.
21. Zgodnie z Rozdziałem II i III OPZ oraz § 2 ust. 7 wzoru umowy, przedmiotem zlecenia jest obsługa fotograficzna wydarzenia. Dokumentacja nie określa maksymalnego czasu trwania takiego zlecenia. Czy Zamawiający określa maksymalny czas trwania pojedynczego wydarzenia (np. do 2 lub do 4 godzin obecności fotografa na miejscu), po przekroczeniu którego obsługa traktowana będzie jako kolejne wydarzenie lub rozliczana w oparciu o dodatkową stawkę godzinową? W jaki sposób rozliczane będą wydarzenia całodzienne, wieloetapowe konferencje trwające 8–10 godzin lub wizytacje obejmujące cały dzień pracy?
2. w dokumentach dotyczących postępowania OR-D-III.272.122.2026.DG nie widzę informacji na temat czasu trwania jednego wydarzenia. jest to dość istotna informacja przy kalkulowaniu ceny usługi. Proszę o wskazanie tej informacji lub uzupełnienie jest w dokumentach postępowania.
Zamawiający wyjaśnia, że definicją jednostki rozliczeniowej jest jedno wydarzenie. Zamawiający wyjaśnia, że czas fotografowania uzależniony jest od charakteru wydarzenia, które z racji swojej różnorodności mogą trwać krócej (mniejsze konferencje) lub dłużej (wydarzenia kulturalne). Dlatego też Zamawiający nie określa planowanego standardowego czasu fotografowania. Z dotychczasowych doświadczeń Zamawiającego wynika, że krótsze wydarzenia mogą trwać zaledwie 30 minut, natomiast wydarzenia dłuższe około 3 godzin. Sporadycznie mogą zdarzać się wydarzenia trwające dłużej. Zamawiający wymaga od Wykonawcy przy realizacji Zamówienia, elastyczności i dostosowania się do potrzeb w przypadku wydarzeń trwających dłużej.
3W Rozdziale II OPZ wskazano, że: „Wydarzenia odbywające się w różnych miejscowościach lub w istotnie odmiennych lokalizacjach i dotyczące różnych tematów będą traktowane jako odrębne wydarzenia”, a w zdaniu poprzedzającym wskazano, że jako jedno wydarzenie traktuje się punkty zlokalizowane w bliskiej odległości do kilkuset metrów. Jednocześnie w Rozdziale III OPZ oraz w § 2 ust. 7 wzoru umowy jako jedno wydarzenie wymieniono „wizytacje mające różne punkty w harmonogramie o zróżnicowanych adresach tj. wizytacje w gminie, obchody świąt, otwarcia dróg, odcinków dróg, odbiory inwestycji etc.”. Czy w sytuacji, gdy w ramach wizytacji poszczególne punkty programu odbywają się w różnych miejscowościach oddalonych od siebie o kilkanaście lub kilkadziesiąt kilometrów, Zamawiający rozlicza każdy taki punkt/lokalizację jako odrębne wydarzenie?
Zamawiający wyjaśnia, że definicją jednostki rozliczeniowej jest jedno wydarzenie. Zamawiający wyjaśnia, że zgodnie z zapisami OPZ, wydarzenia odbywające się w różnych miejscowościach lub w istotnie odmiennych lokalizacjach i dotyczące różnych tematów będą traktowane jako odrębne wydarzenia.
3W jaki sposób przyznawane będą punkty w poszczególnych podkryteriach w ramach oceny reportaży?
Zamawiający wyjaśnia, że punkty przyznawane będą zgodnie ze zmienionym (Zmiana 1) § 23 ust. 4 SWZ.
4czy w związku z nowym terminem składania ofert istnieje możliwość wydłużenia czasu na zadawanie pytań?
Zgodnie z art. 284 ust. 5 ustawy przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania wniosku o wyjaśnienie treści SWZ.
4W myśl Rozdziału IV OPZ oraz § 2 ust. 4 wzoru umowy Zamawiający zastrzega sobie prawo odwołania wydarzenia do 4 godzin przed jego planowanym rozpoczęciem. Biorąc pod uwagę rozległość subregionów i czas dojazdu na miejsce zlecenia, czy w przypadku odwołania wydarzenia w czasie krótszym niż 4 godziny lub w sytuacji, gdy fotograf wyjechał już w trasę na miejsce wydarzenia, Wykonawcy przysługuje zwrot udokumentowanych kosztów dojazdu lub wynagrodzenie z tytułu gotowości do świadczenia usługi?
Zamawiający dokonuje zmiany treści SWZ, poprzez dodanie punktu 10 w rozdziale IV OPZ w części I-IV, który otrzymuje następujące brzmienie: „10. W przypadku odwołania wydarzenia na mniej niż 4 godziny przed planowanym terminem jego realizacji, Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie z tytułu gotowości do realizacji zadania w wysokości odpowiadającej jednostkowej wartości wynagrodzenia za jedno wydarzenie.”
5Zgodnie z Rozdziałem VI pkt 1 OPZ oraz § 3 ust. 1 pkt 1 wzoru umowy Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć materiał ekspresowy (min. 10 zdjęć) w terminie do 1 godziny od zakończenia wydarzenia, pod rygorem naliczenia kar umownych (§ 6 ust. 5 wzoru umowy). Czy w sytuacji, gdy wydarzenie odbywa się w warunkach polowych lub w lokalizacji o braku dostępu do mobilnego internetu uniemożliwiającej natychmiastowy transfer plików, dopuszcza się wydłużenie terminu dostarczenia materiału ekspresowego o czas niezbędny na dojazd do najbliższego miejsca z dostępem do stabilnej sieci, bez naliczania kar umownych?
Zamawiający dokonuje zmiany treści SWZ, poprzez dodanie punktu 4 w rozdziale VI OPZ w części I-IV, który otrzymuje następujące brzmienie: „4. Dopuszcza się możliwość wydłużenia terminu dostarczenia materiału o czas niezbędny do dotarcia do najbliższego miejsca zapewniającego dostęp do stabilniejszego sygnału internetowego, umożliwiającego jego przesłanie.”
6Zgodnie z Rozdziałem II OPZ oraz § 3 ust. 8 wzoru umowy: „Wydarzenia mogą odbywać się w tym samym czasie w różnych miejscach na terenie subregionu”. Ile maksymalnie równoległych wydarzeń w tym samym dniu i o tej samej godzinie Zamawiający może zlecić Wykonawcy w ramach danego subregionu?
Zamawiający wyjaśnia, że nie jest to możliwe do określenia, nie jest to obliczalne i do przewidzenia. W tym samym subregionie mogą być dwa lub więcej wydarzeń, w których będą brali udział różni członkowie zarządu.
7W Rozdziale IV OPZ oraz § 2 ust. 5 wzoru umowy Zamawiający wskazał, że w sytuacjach nagłych (poinformowanie na mniej niż 12 godzin przed rozpoczęciem) „Realizacja takiego zlecenia będzie każdorazowo uzależniona od potwierdzenia dostępności fotografa przez Wykonawcę”. Wnosimy o potwierdzenie, że brak potwierdzenia dostępności fotografa w trybie nagłym (<12h) nie stanowi nienależytego wykonania umowy i nie będzie skutkować naliczeniem kary umownej określonej w § 6 ust. 14 wzoru umowy ani odstąpieniem od umowy.
Zamawiający wyjaśnia, że brak potwierdzenia dostępności fotografa w przypadku zlecenia przekazanego w trybie nagłym, tj. na mniej niż 12 godzin przed planowanym rozpoczęciem realizacji, nie będzie stanowił nienależytego wykonania umowy i nie będzie skutkował naliczeniem kary umownej, o której mowa w § 6 ust. 14 wzoru umowy, ani odstąpieniem od umowy.
8W § 4 ust. 4 wzoru umowy zawarto postanowienie, iż Zamawiający nabywa majątkowe prawa autorskie do wszystkich materiałów powstałych w związku z realizacją umowy, „zarówno wykorzystanych, jak i niewykorzystanych przez Strony w pełnym zakresie”. Czy powyższy zapis oznacza obowiązek przekazywania Zamawiającemu całości surowego materiału zarejestrowanego podczas wydarzenia (w tym kadrów odrzuconych na etapie selekcji, np. nieudanych, powtórzonych), czy też przeniesienie praw dotyczy wyłącznie zdjęć przekazanych Zamawiającemu w ramach pakietu określonego w OPZ (tj. od 20 do 50 zdjęć oraz ewentualnie wskazanych plików RAW)?
Zamawiający wyjaśnia, że przeniesienie praw dotyczy zdjęć przekazanych Zamawiającemu zgodnie z warunkami umowy oraz OPZ.
9Zgodnie z § 7 ust. 3 SWZ: „Wykonawca przedstawi wymaganą liczbę 3 reportaży na jedną lub więcej części zamówienia, na które składa ofertę”. Mając na uwadze rygor odrzucenia oferty określony w § 7 ust. 4 SWZ (odrzucenie oferty w przypadku złożenia mniej lub więcej niż 3 reportaży), czy Wykonawca składający ofertę na więcej niż jedną część zamówienia:
a) załącza na Platformie eZamawiający jeden wspólny komplet 3 reportaży dla wszystkich części łącznie,
b) czy zobowiązany jest załączyć ten sam komplet 3 reportaży odrębnie do formularza każdej ze składanych części zamówienia, bez ryzyka uznania przez Zamawiającego, że złożono łącznie więcej niż 3 reportaże?
Zamawiający wyjaśnia, że Wykonawca powinien przedstawić wymaganą liczbę 3 reportaży bez względu na liczbę części, na które składa ofertę.
Historia zmian
05.11.2026 — publikacja ogłoszenia
12.11.2026 — wyjaśnienia i modyfikacja dokumentacji (1 dokument z wyjaśnieniami · 5 modyfikacji dokumentacji)
13.11.2026 — wyjaśnienia i modyfikacja dokumentacji (1 dokument z wyjaśnieniami · 1 modyfikacja dokumentacji)