Obsługa konferencji i spotkań statutowych Rady Sektorowej – Warszawa

Kompleksowa obsługa 3 ogólnopolskich konferencji SRK (po 120 uczestników) oraz 17 spotkań statutowych (8 posiedzeń plenarnych Rady po 6 h dla 35 osób + 9 spotkań Grup Roboczych po 4 h dla 12 osób), realizowanych w formule stacjonarnej, hybrydowej lub online w okresie do 30.11.2029 r.:

• 3 konferencje (pierwsza 26.11.2026 r. w Łodzi, kolejne w 2027 i 2028 r.) z pełnym zapleczem technicznym, nagłośnieniem, oświetleniem, klimatyzacją, obsługą multimedialną, transmisją online, dokumentacją fotograficzną/audio-video oraz prawami autorskimi do materiałów przechodzącymi na Zamawiającego.
• 8 posiedzeń plenarnych Rady Sektorowej (po 6 h, 35 osób) oraz 9 spotkań Grup Roboczych (po 4 h, 12 osób) — wsparcie organizacyjne, aranżacja sal, platforma do spotkań hybrydowych/online, rejestracja uczestników.
• Usługa cateringowa dla każdego wydarzenia: bufet kawowy (napoje gorące i zimne bez limitu, woda min. 0,5 l/os., 5 rodzajów herbaty, kawa z ekspresu, 4 rodzaje deserów), lunch typu finger food (min. 8 rodzajów przekąsek, w tym 2 wegetariańskie), obsługa kelnerska (min. 4 kelnerów), zastawa porcelanowa/sklana, aranżacja przestrzeni cateringowej.
• Usługa noclegowa przy konferencjach: hotel 3, 30 pokoi 2-osobowych z dwoma osobnymi łóżkami, łazienką, TV, WiFi, max 2 km od dworca PKP, bezpłatny parking min. 20 miejsc.
• Obsługa osobowa wydarzeń: recepcja z rejestracją uczestników, szatnia, min. 4 kelnerów, montaż i demontaż sprzętu, próba generalna min. 2 h przed konferencją, stały kontakt z Zamawiającym.
• Dostępność architektoniczna, cyfrowa i informacyjno-komunikacyjna dla osób ze szczególnymi potrzebami (zgodnie z ustawą o zapewnieniu dostępności) na każdym etapie realizacji.
• Opracowanie dokumentacji powykonawczej: harmonogram prac, koncepcja realizacji, sprawozdania z wydarzeń, dokumentacja fotograficzna i audiowizualna z przeniesieniem majątkowych praw autorskich na Zamawiającego.
• Wymóg doświadczenia: min. 2 usługi o wartości co najmniej 300 000 zł brutto każda (z cateringiem, obsługą techniczną konferencji i noclegami) zrealizowane w ostatnich 3 latach.

Zamówienie wymaga koordynacji wielu komponentów (logistyka wydarzeń, catering, hotel, obsługa techniczna i online, dokumentacja, dostępność) w różnych lokalizacjach i formułach w horyzoncie ponad 3 lat, przy dość wysokim progu doświadczenia (2 × 300 tys. zł brutto).

Wagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.

Sygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.

• Kary umowne: w projekcie umowy (Załącznik nr 5).

Zamawiający unieważnił wcześniejsze postępowanie o tym samym przedmiocie.

Kwoty pochodzą z informacji z otwarcia ofert tamtego postępowania (art. 222 ust. 5 PZP). Zakres powtórki mógł się zmienić, więc nie są wprost porównywalne.

Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.

Zamawiający nie opublikował pytań ani odpowiedzi