Przetarg nieograniczony · PN761311-2026
Opieka serwisowa nad systemami Varian – Płock
Wojewódzki Szpital Zespolony w Płocku8 aktualnych · 64 w archiwum·NIP 7742411908·mazowieckie
Przedmiot zamówienia
AIKompleksowa, jednoczęściowa opieka serwisowa nad systemami firmy Varian wykorzystywanymi w procesie radioterapii i brachyterapii na okres 24 miesięcy. Obejmuje przeglądy okresowe, konserwację, naprawy wraz z wymianą części zamiennych bez limitu, obsługę systemu HDR Bravos z dostawą źródeł promieniotwórczych Ir-192 w ilości 4 szt. rocznie oraz deinstalację i utylizację zużytych źródeł Ir-192 poza granicami kraju (w tym ostatniego źródła), z wykorzystaniem dedykowanych narzędzi serwisowych i niezbędnych licencji.
Trudność: wysoka
Specjalistyczna usługa serwisowa dla systemów radioterapii i brachyterapii firmy Varian z elementem obsługi źródeł promieniotwórczych Ir-192, wymagająca odpowiednich uprawnień oraz szczególnej staranności przy ich wymianie i utylizacji.
Terminy realizacji
Termin realizacji
24 miesiące od dnia zawarcia umowy
24 miesiące od dnia zawarcia umowy
Warunki udziału
AI1Ubezpieczenie OC — OC w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną ≥ 1 000 000 zł.
2Doświadczenie — min. 1 usługa serwisowa urządzeń/systemów medycznych Varian lub podobnych radioterapii/brachyterapii o wartości > 3 500 000 zł brutto, wykonywana nieprzerwanie min. 12 miesięcy w ramach jednego kontraktu, w ostatnich 3 latach.
Pozostałe 1 warunek po założeniu darmowego konta.
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena brutto
100%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Marka bez równoważności
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa opieka serwisowa nad systemami firmy Varian, bez dopuszczenia rozwiązań równoważnych.
Kary i sankcje
AI- Kary umowne (zał. nr 3): 0,2% miesięcznego wynagrodzenia brutto za każdy dzień zwłoki; 10% wynagrodzenia brutto za odstąpienie z przyczyn niezależnych od Zamawiającego; suma kar ≤ 30% wynagrodzenia; 100 zł/dzień za niespełnienie obowiązku zatrudnienia na umowę o pracę.
- Zabezpieczenie należytego wykonania umowy: 1% łącznego wynagrodzenia brutto.
Pytania i odpowiedzi
9Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Załącznik nr 1a do SWZ, pkt II ppkt 1
W celu jednoznacznego określenia zakresu obowiązków Wykonawcy oraz zapewnienia zgodności realizacji umowy z posiadanym przez Zamawiającego zezwoleniem PAA, zwracamy się z prośbą o dodanie w Załączniku nr 1a do SWZ, w pkt II ppkt 1, następującego zapisu:
„Wykonawca zobowiązuje się do deinstalacji oraz utylizacji zużytych źródeł Ir-192 poza granicami kraju, w tym również ostatniego źródła Ir-192 dostarczonego w ramach realizacji umowy. Wymiany źródeł będą realizowane w odstępach kwartalnych, w terminach każdorazowo uzgodnionych z Zamawiającym. Aktywność dostarczanego i instalowanego źródła nie może przekraczać wartości określonej w posiadanym przez Zamawiającego zezwoleniu PAA, Zezwolenie D-23838 tj. 444 GBq.”
Czy Zamawiający wyraża zgodę na wprowadzenie powyższej zmiany?
Zamawiający wyraża zgodę na proponowane doprecyzowanie. Wskazany w pytaniu zapis zostaje wprowadzony w całości do § 1 ust. 5 lit. e załącznika nr 3 do SWZ – Projektowane postanowienia umowy. Postanowienie to doprecyzowuje zasady realizacji obowiązków określonych w pkt II ppkt 1 załącznika nr 1a do SWZ.
2Załącznik nr 1a do SWZ, pkt II ppkt 1
Zamawiający proszony jest o dodanie do II. Zakres obsługi sprzętu objętego Umową Serwisową – 1. Przeglądy okresowe i konserwacje dodatkowego punktu o treści:
„-Strony zgodnie oświadczają, iż w ramach czynności podpisywania raportów serwisowych, dopuszczają wykorzystanie podpisu elektronicznego Adobe sign lub innych podobnych rozwiązań.
Strony oświadczają, iż każdy dokument podpisany z wykorzystaniem podpisu elektronicznego, będzie dla nich prawnie wiążący.”
Zamawiający wyraża zgodę na proponowany zapis dotyczący podpisywania raportów serwisowych. Zapis zostaje wprowadzony do § 3 ust. 6 załącznika nr 3 do SWZ – Projektowane postanowienia umowy.
3Załącznik nr 1a do SWZ, pkt II ppkt 4
Zamawiający proszony jest o dodanie do II. Zakres obsługi sprzętu objętego Umową Serwisową - 4. Zdalna diagnostyka dodatkowego punktu o treści:
„W przypadku zakończenia Usługi poprzez użycie systemu zdalnego dostępu Zamawiający upoważnia Wykonawcę do jednostronnego podpisania Raportu Serwisowego i uznania jako terminu zakończenia Usługi, daty i godziny wskazanej w raporcie serwisowym.”
Zamawiający wyraża zgodę na proponowany zapis dotyczący raportów serwisowych w przypadku zakończenia usługi z wykorzystaniem systemu zdalnego dostępu. Zapis zostaje wprowadzony do § 3 ust. 6 załącznika nr 3 do SWZ – Projektowane postanowienia umowy.
4Załącznik nr 3 do SWZ, § 1 ust. 1
W § 1 ust. 1 proponuje się wprowadzenie następującej zmiany redakcyjnej (zmiana wyboldowana):
„Zamawiający zleca a Wykonawca przejmuje do wykonania usługę polegającą na: Kompleksowej opiece serwisowej obejmującej naprawy i konserwację systemów firmy Varian dla Wojewódzkiego Szpitala Zespolonego w Płocku.”
Zamawiający nie wyraża zgody na proponowaną zmianę. Postanowienie § 1 ust. 1 załącznika nr 3 do SWZ pozostaje bez zmian.
5Uzasadniając powyższy postulat Oferent wskazuje, że proponowane przez Zamawiającego zapisy projektu umowy nie odzwierciedlają w pełni charakterystyki realizowanych usług z punktu widzenia rozliczeń podatkowych (usługi ciągłe rozliczane w okresach rozliczeniowych). Z jednej strony zawierając zapisy wskazujące na model rozliczeń w okresach rozliczeniowych (usługi ciągłe por. § 3 ust. 2 projektu), z drugiej natomiast odwołują się do usług rozliczanych częściowo (por. § 3 ust. 3 projektu). Natomiast w ujęciu prawnopodatkowym są to dwie różne instytucje rozliczeniowe. Dalej, projekt nie w pełni odzwierciedla specyfikę wystawiania faktur z wykorzystaniem KSeF. Ponadto nie uwzględnia okoliczności, iż umowa zawierana będzie na okres 2 lat, w trakcie których może nastąpić zmiana stawki podatku VAT (w zakresie realizowanych na jej podstawie usług) obowiązującej w dacie zawarcia umowy. W ocenie oferenta zapisy § 9 ust. 1 pkt 1 projektu umowy nie są w pełni adekwatne do tej sytuacji odnosząc się raczej do kosztów wykonywania umowy przez wykonawcę mających wpływ na ustaloną cenę, a nie do sytuacji zmiany stawki podatku VAT odnoszonej bezpośrednio do uzgodnionej ceny. W ocenie Oferenta proponowane zmiany redakcji § 3 projektu umowy niweluje wskazane wyżej problemy zapewniając jednocześnie bezpieczeństwo prawne obu stronom umowy.
Zamawiający dokonuje zmiany § 3 załącznika nr 3 do SWZ – Projektowane postanowienia umowy. Obowiązujące brzmienie § 3 określa załączony do niniejszych wyjaśnień poprawiony projekt umowy. Uwzględnia on również postanowienia dotyczące raportów serwisowych, wskazane w odpowiedziach na pytania nr 2 i 3. Zmiana następuje w brzmieniu przyjętym przez Zamawiającego w poprawionym projekcie umowy, a nie przez przyjęcie w całości treści zaproponowanej w pytaniu.
6Załącznik nr 3 do SWZ
Zamawiający proszony jest o dodanie dodatkowego załącznika do umowy stanowiącego harmonogram płatności. Proponowana treść załącznika:
„Załącznik nr … do Umowy ….
Zamawiający nie wyraża zgody na dodanie załącznika określającego harmonogram płatności. Rozliczenie będzie następowało ryczałtowo, w okresach obejmujących miesiące kalendarzowe, na podstawie wystawionych faktur, z 60-dniowym terminem płatności, zgodnie z § 3 projektu umowy. W ocenie Zamawiającego postanowienia te określają zasady i terminy płatności w sposób wystarczający.
7Załącznik nr 3 do SWZ, § 4 ust. 1 lit. a
§ 4 ust. 1 lit. a przewiduje karę umowną za każdy dzień zwłoki w wysokości 0,2% wartości brutto całej 24-miesięcznej umowy. Czy Zamawiający wyrazi zgodę na zmianę § 4 ust. 1 lit. a Projektowanych Postanowień Umowy poprzez przyjęcie jako podstawy naliczania kary umownej miesięcznego wynagrodzenia brutto Wykonawcy, zamiast łącznego wynagrodzenia brutto za cały 24-miesięczny okres obowiązywania Umowy?
Wykonawca wnosi o nadanie § 4 ust. 1 lit. a następującego brzmienia:
„a) za zwłokę w realizacji przedmiotu zamówienia – w wysokości 0,2% miesięcznego wynagrodzenia brutto Wykonawcy, określonego zgodnie z § 3 ust. 1 Umowy, za każdy dzień zwłoki w jej realizacji.”
Uzasadnienie:
Wysokości kary za jednostkowy przypadek zwłoki do wartości całego 24-miesięcznego kontraktu jest nieproporcjonalne do charakteru potencjalnego naruszenia w ramach usługi świadczonej w sposób ciągły i rozliczanej w miesięcznych okresach rozliczeniowych. Przyjęcie miesięcznego wynagrodzenia jako podstawy naliczania kary pozwoli zachować jej funkcję dyscyplinującą, a jednocześnie zapewni proporcjonalność sankcji do zakresu świadczenia, którego dotyczy zwłoka i zbliży postanowienia umowne w tym zakresie do standardów rynkowych
Zamawiający wyraża zgodę na zmianę podstawy naliczania kary umownej. W § 4 ust. 1 lit. a załącznika nr 3 do SWZ podstawą naliczania kary w wysokości 0,2% za każdy dzień zwłoki będzie miesięczne wynagrodzenie brutto Wykonawcy, określone zgodnie z § 3 ust. 1 umowy. Zmianę uwzględniono w poprawionym projekcie umowy.
8Załącznik nr 3 do Umowy, § 6
Projektowany § 6 ust. 1 umowy powierzenia wymaga uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego na korzystanie z usług innego podmiotu przetwarzającego oraz przewiduje informowanie o planowanym dodaniu lub zastąpieniu podprocesorów. Czy Zamawiający wyrazi zgodę na zmianę § 6 Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych poprzez umożliwienie Wykonawcy korzystania z podmiotów przetwarzających wskazanych na liście podprocesorów stanowiącej załącznik do Umowy Powierzenia, na których zaangażowanie Zamawiający udzieli zgody z chwilą zawarcia Umowy?
Wykonawca proponuje uzupełnienie § 6 o następujące postanowienie:
„Zamawiający wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Wykonawcę z usług innych podmiotów przetwarzających wskazanych w wykazie podmiotów przetwarzających stanowiącym załącznik do niniejszej Umowy. Wykonawca informuje Zamawiającego o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia innych podmiotów przetwarzających, umożliwiając Zamawiającemu wyrażenie sprzeciwu wobec takich zmian.”
Uzasadnienie:
Rozwiązanie pozwoli z góry określić i zaakceptować podmioty wykorzystywane przez Wykonawcę przy realizacji usług, przy jednoczesnym zachowaniu po stronie Zamawiającego kontroli nad późniejszymi zmianami w zakresie podmiotów przetwarzających. Mając na uwadze oczekiwany przez Zamawiającego standard usług serwisowych, w tym krótkie czasy reakcji i naprawy, globalne koncerny wykorzystują do świadczenia tych usług spółki ze swoich grup kapitałowych, w szczególności spółki będące producentami urządzeń – z ich unikalną wiedzą o danym produkcie/urządzeniu. Ewentualny dostęp do danych na urządzeniach zawsze odbywa się z poszanowaniem zasad wynikających z RODO. Powyżej zaproponowane postanowienia oddają faktyczny model oczekiwanych przez Zamawiającego usług serwisowych.
Zamawiający wyraża zgodę na proponowane rozwiązanie. Zmienia się § 6 ust. 1 umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, stanowiącej załącznik nr 3 do projektowanych postanowień umowy. Zmienione postanowienie zawiera ogólną zgodę na korzystanie z podmiotów wskazanych w wykazie oraz obowiązek pisemnego informowania Zamawiającego o zamierzonych zmianach, z możliwością wniesienia sprzeciwu. Treść zmiany została uwzględniona w poprawionym projekcie umowy.
9Załącznik nr 3 do SWZ, Projektowane postanowienia umowy
Zgodnie z § 1 ust. 4 lit. b projektu umowy przedmiotem zamówienia jest pełna obsługa serwisowa wraz z wymianą części zamiennych bez limitu napraw, a wynagrodzenie ryczałtowe, zgodnie z § 3 ust. 4, obejmuje koszty Wykonawcy związane ze świadczeniem tych usług.
W celu jednoznacznego określenia zakresu umowy zwracamy się z prośbą o potwierdzenie, że zakresem umowy i wynagrodzeniem ryczałtowym nie są objęte naprawy oraz wymiana części zamiennych w przypadku usterek i uszkodzeń powstałych w wyniku:
1.użytkowania urządzeń niezgodnie z instrukcją obsługi,
2.działania lub zaniechania użytkownika,
3.ingerencji osób nieupoważnionych. Jednocześnie wnosimy o uzupełnienie § 1 projektu umowy o stosowny zapis.
Zamawiający potwierdza, że zakres umowy i wynagrodzenie ryczałtowe nie obejmują napraw oraz wymiany części zamiennych w przypadku usterek i uszkodzeń powstałych w wyniku użytkowania urządzeń niezgodnie z instrukcją obsługi, działania lub zaniechania użytkownika albo ingerencji osób nieupoważnionych. W związku z powyższym dodaje się § 1 ust. 4 lit. c w załączniku nr 3 do SWZ – Projektowane postanowienia umowy.
Historia zmian
12.10.2026 — ogłoszenie o zamówieniu
03.11.2026 — sprostowanie (BT-131 - zmieniono termin składani ofert na dzień 12.11.2026 r. BT-132 - zmieniono termin otwarcia ofert na dzień 12.11.2026 r. Godzina składania i otwarcia ofert pozostaje bez zmian. BT-134 - zmieniono TZO na dzień 09.02.2027 r.)