Opracowanie koncepcji i organizacja gali FRSE

Kto wygrał, za ile i ilu było chętnych.

Kompleksowa organizacja jednej Gali FRSE wręczenia nagród konkursów EDUinspiracje, EDUinspirator, EDUinspiracje Media, ELL i EITA dla ok. 200 gości przy 25 okrągłych stołach 8-osobowych, z koncepcją techniczną i artystyczną, cateringiem i brandingiem.

• Organizacja gali: jedno wydarzenie dla ok. 200 uczestników z zasiadaną kolacją przy 25 stołach po 8 osób oraz wręczenie 27 statuetek konkursowych.
• Scena i technika: ekran LED o powierzchni 40 m², scena 12×4 m z podestami i schodami, 2 mikrofony nagłowne, 8 mikrofonów bezprzewodowych, system kamer, nagłośnienie, oświetlenie scenicne i ambientowe, konstrukcje oraz infrastruktura multimedialna.
• Catering: pełna obsługa dla 200 osób: welcome drink 200 porcji, finger food min. 5 szt. na osobę, kolacja trzydaniowa, napoje zimne i gorące, serwis kelnerski, zastawa i dekoracje stołów.
• Rejestracja i aranżacja: punkt rejestracyjny z ladą min. 180 cm i ścianką tekstylną, system QR z mapą stołów na ekranie LED, aranżacja zewnętrzna (min. 2 GOBO, min. 6 winderów, min. 4 kule 60 cm), aranżacja wewnętrzna (ścianka medialna 6×2,5 m, napis 3D 1×4 m, czerwony dywan).
• Materiały i branding: 200 zaproszeń, 27 certyfikatów, folder 250 szt., tablica B1 z rozkładem stolików, menu 200 szt., 200 toreb laminowanych, 200 czekoladek pamiątkowych oraz 27 szklanych statuetek min. 20 cm wysokości.
• Program artystyczny: występ fortepianowy, prowadzący, profesjonalny lektor do nagrania listy ok. 50 nominowanych, fotograf oraz animacja promocyjna max. 10 s.
• Obsługa techniczna i logistyka: montaż i demontaż, realizatorzy dźwięku, światła, multimediów i wizji, technik nagłośnienia, koordynator ekipy, operator kamery, transport sprzętu, backstage z min. 2 garderobami.
• Koordynacja i formalności: koordynacja wszystkich zespołów, rejestracja uczestników, rozmieszczenie gości oraz uzyskanie akceptacji przeciwpożarowej zabudowy.

Złożona realizacja wymaga koordynacji produkcji technicznej sceny i multimediów, cateringu dla 200 osób, identyfikacji wizualnej, programu artystycznego i logistyki jednego wydarzenia.

Wagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.

Sygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.

Brak istotnych sygnałów ostrzegawczych.

• Kary umowne: w projekcie umowy (Załącznik nr 2).

Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.

Zamawiający nie opublikował pytań ani odpowiedzi