Rozstrzygnięty
organizacja i obsługa Podkarpackiego Forum Innowacji – Rzeszów
Województwo Podkarpackie6 aktualnych · 109 w archiwum·NIP 8133315014·podkarpackie
Składanie ofert: 6 lipca 2026
Rozstrzygnięcie
Kto wygrał, za ile i ilu było chętnych.
WygrałaTARRAYA S.A.
NIP zwycięzcy7792413660
Kwota oferty285 626,00 zł
Złożonych ofert15
Przedmiot zamówienia
AI- Część 1 (usługa): organizacja i obsługa 2-dniowego Forum (21-22.10.2026) dla max 150 gości w Rzeszowie – sala konferencyjna ≥3 z holem na tym samym poziomie, szatnia, parking, rejestracja, odbiorniki bezprzewodowe.
- Część 2 (dostawa/usługa): catering – serwis kawowy ciągły, lunch, kolacja bufet/a’la carte (max 40 os.) wg zasad zrównoważonej gastronomii, 1 kelner/50 gości, posiłki po polsku i angielsku; minimum płatne 80 osób (po zmianie z 29.06.2026).
- Część 3 (dostawa): oprawa techniczna sali – ekran LED 6×2,5 m, nagłośnienie, 6 zestawów mikrofonów bezprzewodowych, podest sceniczny, oświetlenie LED PAR/LEDbar, mównica, laptop, presenter, prompter ≥46
Trudność: wysoka
Zamówienie obejmuje jednocześnie logistykę konferencyjną, catering na 150 osób, pełną oprawę AV, tłumaczenia symultaniczne i transmisję hybrydową pod jedną umową, co wymaga koordynacji wielu wyspecjalizowanych podwykonawców i doświadczenia w organizacji wydarzeń międzynarodowych.
Terminy realizacji
Termin realizacji Forum
21–22.10.2026 r.
21–22.10.2026 r.
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
SWZ zmodyfikowany 9 dni po udostępnieniu dokumentów
Późna modyfikacja specyfikacji może sugerować dostosowanie wymagań pod konkretnego wykonawcę lub celowe utrudnienie konkurencji, która przygotowała ofertę na pierwotną wersję SWZ.
Termin składania ofert przypada na okres wakacyjny (6 lipca)
Termin w okresie wakacyjnym (lipiec-sierpień) może ograniczać liczbę oferentów ze względu na urlopy.
Pytania i odpowiedzi
5Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Czy w ramach postępowania należy zapewnić kabiny do tłumaczeń symultanicznych? Czy tylko tłumaczy?
Tłumaczenie symultaniczne nie może przeszkadzać uczestnikom Forum. Na Wykonawcy spoczywa zapewnienie odpowiednich warunków (kabin dla tłumaczy). Wykonawca ustali, wcześniej z obiektem, w którym będzie Forum, jakie wyposażenie jest niezbędne do prawidłowego przeprowadzania tłumaczenia symultanicznego.
2Ilu prelegentów będzie łączyło się online?
Zamawiający zakłada, że maksymalnie dwóch prelegentów będzie łączyło się online podczas każdego z bloków.
3Czy w przypadku połączenia prelegentów online każdy ma mieć zapewnione 2 kamery profesjonalne? Czy to mogą być kamery w telefonie i laptopie?
Zapis mówiący o obrazie z dwóch kamer odnosi się do realizacji w miejscu Forum. Prelegenci łączący się online będą korzystać ze swoich kamer w laptopach/ komputerach. Na Wykonawcy spoczywa odpowiedzialność za techniczne przygotowanie połączenia i weryfikacja jego jakości przed rozpoczęciem Forum.
4Z jakich miejsc mogą łączyć się prelegenci? Pytam pod kątem zapewnienia operatorów kamer, jeżeli są wymagane profesjonalne kamery.
Prelegenci łączący się online będą korzystać z kamer w swoich urządzeniach. Wykonawca nie będzie odpowiedzialny za zapewnienie operatorów kamer.
5Czy kolacja ma być zasiadania przy stołach czy forma stojąca przy stolikach koktajlowych?
Zamawiający, ze względu na formę łączoną bufet/ a’la carte preferuje kolację zasiadaną przy stołach.
Historia zmian
23.06.2026 — publikacja ogłoszenia
05.07.2026 — wyjaśnienia i modyfikacja dokumentacji (2 dokumenty z wyjaśnieniami · 1 modyfikacja dokumentacji)
06.07.2026 — upływ terminu składania ofert
03.08.2026 — ogłoszenie o wyniku postępowania