Organizacja konferencji dotyczącej lokalnych planów deinstytucjonalizacji – Warszawa

Kto wygrał, za ile i ilu było chętnych.

Kompleksowa usługa organizacji i przeprowadzenia 1 konferencji jednodniowej (8 godzin zegarowych) na terenie m.st. Warszawy, w odległości do 1500 m od siedziby Zamawiającego (ul. Grzybowska 80/82), w formule pełnej obsługi wydarzenia dla maksymalnie 100 uczestników (z możliwością 30% odstępstwa ilościowego) + 20 osób briefingu medialnego:

• wynajem i przygotowanie obiektu: hol (z 2 strefami innowacji po 25 osób), audytorium na 120 osób (z mównicą, ekranem min. 8 m², nagłośnieniem, min. 5 mikrofonami bezprzewodowymi, rzutnikiem, laptopem, kabinami tłumaczeń symultanicznych), 2 sale warsztatowe po 40 osób (z nagłośnieniem, ekranami, flipchartami);
• zapewnienie kadry: min. 1 moderator, 1 gość specjalny (wykład z urbanistyki społecznej), min. 4 prelegentów z 4 różnych krajów europejskich (w tym min. 1 z Polski, min. 2 z listy: Francja/Chorwacja/Holandia/Hiszpania/Litwa/Niemcy), min. 1 ekspert na każdą z 4 sesji warsztatowych, min. 1 osoba do obsługi konferencji, opcjonalnie opiekun konferencji, tłumacze symultaniczni PL/EN (wraz z 120 zestawami słuchawkowymi) oraz tłumacze PJM (w czasie rzeczywistym, także do filmów);
• przygotowanie 4 filmów z prezentacjami dobrych praktyk z zagranicy (3–6 min każdy, Full HD, panoramicznie, z napisami PL/EN) + film podsumowujący konferencję max 3 min (z napisami rozszerzonymi, transkrypcją audio-wideo i tłumaczeniem migowym);
• catering: serwis kawowy (przy rejestracji + 2 przerwy kawowe, stół szwedzki w zastawie porcelanowej/szklanej, bez sztućców jednorazowych) i obiad (zupa + drugie danie, 3 warianty w tym wegetariański, stół szwedzki) dla max. 100 osób;
• obsługa techniczna i multimedialna (podłączenie, nagłośnienie, bieżąca obsługa sprzętu przez całą konferencję);
• identyfikacja i oznakowanie: identyfikatory „Organizator" min. 10 szt. (format A6, ze smyczą), 6 plakatów A3 + 8 plakatów A1, 1 ścianka tekstylna łukowa ok. 300×228×40 cm (z logotypami UE/projektowymi), oznakowanie dróg i sal;
• 20 miejsc parkingowych (w tym 2 dla osób z niepełnosprawnością) przy obiekcie lub w bezpośrednim sąsiedztwie;
• dostępność architektoniczna dla osób ze szczególnymi potrzebami (w tym na wózkach) zgodnie z ustawą;
• grupowe ubezpieczenie NNW uczestników na kwotę min. 10 000 zł/os.;
• zapewnienie i rozliczenie praw autorskich do prezentacji, filmów i materiałów audio-wideo na rzecz Zamawiającego.

Zamówienie łączy logistykę konferencyjną, koordynację międzynarodowej kadry prelegentów z 4 krajów, produkcję filmową z tłumaczeniami (symultanicznymi i PJM), pełną obsługę cateringową i techniczną oraz zgodność z wymogami FERS — wymaga doświadczenia eventowego i zdolności koordynacji wielu dostawców.

Wagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.

Sygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.

Brak istotnych sygnałów ostrzegawczych.

• Kary umowne: w projekcie umowy (zał. nr 2 do SWZ).

Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.

Zamawiający nie opublikował pytań ani odpowiedzi