Organizacja konferencji geologicznej – Warszawa

• Część I (zamówienie podstawowe, 19-22.10.2027): organizacja konferencji naukowej dla 150 uczestników w Kielcach – wynajem obiektu hotelowo-konferencyjnego (sala plenarna 400 os., sale warsztatowe, przestrzeń networkingowa, sala posterowa, recepcja, szatnia, parking min. 150 miejsc), noclegi 130 os. w pokojach 2-osobowych (65 szt.) i 20 os. w pokojach 1-osobowych (20 szt.) ze śniadaniem (3 noce), catering: przerwy kawowe, lunchy, kolacje + uroczysta kolacja z DJ-em i parkietem dla 150 os., obsługa kelnerska, fotograf, vouchery 50 zł/os. (25 szt.), nagłośnienie/oświetlenie/klimatyzacja, sprzęt multimedialny, tłumaczenia symultaniczne.
• Część II (zamówienie objęte prawem opcji, 18-22.10.2027): wydłużenie o noclegi i usługi dla dodatkowych 100 uczestników (łącznie 250 os.) – 15 pokoi 2-osobowych (18.10) + 113 pokoi 2-osobowych i 24 pokoi 1-osobowe (19-22.10), sale warsztatowe równolegle (2× min. 100 os. + 1× min. 10 os.), catering dla 250-400 os. (lunche, przerwy kawowe, kolacje, uroczysta kolacja), fotografia całego wydarzenia (300 zdjęć po selekcji).
• Usługi transwersalne: obsługa techniczna sprzętu każdego dnia, sprzątanie sal, oznakowanie, woda dla prelegentów, dostosowanie do BHP/sanitarnych/ppoż.

Zamówienie łączy wielodniową koordynację kilkudziesięciu usług hotelarskich, gastronomicznych i technicznych dla 150-250 osób, wymaga synchronizacji sal, cateringu i personelu na kilka dni z wymogiem świadczenia w jednym obiekcie i twardymi terminami koordynacji (14 dni).

Sygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.

Brak istotnych sygnałów ostrzegawczych.

• Kary umowne: 10% max wynagrodzenia brutto za odstąpienie (strona Wykonawcy); 1,5% max brutto za każdy przypadek nienależytego wykonania; max 20% łącznie — projekt umowy (zał. nr 2)

Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.

Zamawiający nie opublikował pytań ani odpowiedzi