Po terminiePrzetarg nieograniczony · PN699621-2026
Organizacja konferencji informacyjno-promocyjnej – Warszawa
Województwo Mazowieckie22 aktualne · 344 w archiwum·NIP 1132453940·mazowieckie
Składanie ofert: 22 października 2026 · Wartość szacunkowa: 234 756 zł
Przedmiot zamówienia
AIZamówienie jednoczęściowe (usługa): kompleksowa organizacja dwudniowej konferencji informacyjno-promocyjnej, networkingowej i warsztatowej w projekcie EFRR „Rozwiązania Cyfrowe dla Mazowieckiej Administracji
Trudność: wysoka
Zakres obejmuje jednocześnie obiekt z halą na 200 osób, 100 noclegów, catering dla 200 osób, transmisję online z rejestracją AV, materiały konferencyjne i opcję tłumaczenia symultanicznego, przy wymaganiach dostępności i promocji UE — wymaga doświadczenia w organizacji dużych wydarzeń i koordynacji wielu usług. <trash>content_md_full</trash>
Terminy realizacji
Termin realizacji
60 dni kalendarzowych od dnia podpisania umowy
60 dni kalendarzowych od dnia podpisania umowy
Warunki udziału
AI1Udział wspólny — dopuszczony udział wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie; nie wymagana określona forma prawna
2Pełnomocnik — przy udziale wspólnym ustanowienie pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu lub w postępowaniu i zawarcia umowy
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cenanajniższa = 60 pkt, wzór C=(Cmin/Cx)×60
60%
Standard obiektu hotelowego3 gw.: 0 pkt, 4 gw.: 7,5 pkt, 5 gw.: 15 pkt
15%
Wykorzystanie innowacyjnych technologii do obsługi uczestników konferencji1 roz.: 8 pkt, 2: 16 pkt, 3+: 25 pkt
25%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Brak istotnych sygnałów ostrzegawczych.
Kary i sankcje
AI- Kary umowne: w projekcie umowy (zał. nr 2)
Pytania i odpowiedzi
4Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Zamawiający wymaga, aby sala główna zapewniała co najmniej 2 m² powierzchni na osobę. Prosimy o wyjaśnienie, czy wymóg ten odnosi się do maksymalnej liczby 200 uczestników, czy do faktycznej liczby uczestników przekazanej przez Zamawiającego (nie mniej niż 150 osób). Jednocześnie prosimy o informację, czy Zamawiający dopuści salę o powierzchni nieznacznie mniejszej niż 400 m², jeżeli zapewnia ona ustawienie teatralne dla 200 osób, scenę o powierzchni min. 30 m² oraz pełną widoczność dla wszystkich uczestników. Dopuszczenie takiego rozwiązania poszerzy krąg obiektów spełniających wymagania i sprzyja uzyskaniu korzystniejszych ofert.
Zamawiający wyjaśnia, że wymagania zawarte są w pkt. 2.8.1 zmienionego opisu przedmiotu zamówienia, który stanowi załącznik 1do SWZ.
2Zamawiający wymaga identyfikatorów z papieru zawierającego nasiona drzew liściastych. Papiery nasienne dostępne na rynku zawierają standardowo nasiona roślin zielnych (kwiatów łąkowych, ziół). Prosimy o informację, czy Zamawiający dopuści identyfikatory z papieru z nasionami takich roślin, spełniające pozostałe wymagania określone w OPZ.
Zamawiający wyjaśnia, że zgodnie z pkt. 2.11 zmienionego opisu przedmiotu zamówienia, dopuszcza zastosowanie papieru nasiennego z nasionami roślin zielnych jako spełniające wymogi funkcjonalne i środowiskowe określone dla identyfikatorów.
3W opisie materiałów Zamawiający wymienia notesy konferencyjne oraz sztywne teczki, a przy określeniu liczby materiałów posługuje się sformułowaniem „notesów/teczek”. Prosimy o wyjaśnienie, czy każdy uczestnik ma otrzymać zarówno notes, jak i teczkę, czy wystarczy jeden z tych elementów.
Zamawiający wyjaśnia, że zgodnie z pkt. 2.11 zmienionego opisu przedmiotu zamówienia, w ramach realizacji zamówienia należy przygotować oba wskazane materiały tj. notes konferencyjny i sztywną teczkę, zgodnie z wymaganiami określonymi w OPZ. W związku z tym Zamawiający wymaga dostarczenia teczek wraz z notesami stanowiącymi komplet dla wszystkich uczestników wydarzenia.
4Wykonawca zwraca się z prośbą o udzielenie informacji na temat kwoty jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia.
Zamawiający informuje, że na realizację przedmiotowego zamówienia zamierza przeznaczyć kwoty: kwota brutto bez opcji 234 755,52 zł, kwota brutto z opcją 242 627,52 zł.
Historia zmian
10.09.2026 — ogłoszenie o zamówieniu
09.10.2026 — sprostowanie (Termin składania ofert: 22/10/2026 10:00:00 (UTC+01:00) czas środkowoeuropejski, czas zachodnioeuropejski letni (...) Informacje na temat publicznego otwarcia: Data otwarcia: 22/10/2026 10:10:00 (UTC+01:00) czas środkowoeuropejski, czas zachodnioeuropejski letni Informacje dodatkowe: Wykonawca jest związany ofertą od dnia upływu terminu składania ofert do dnia 19 stycznia 2027 roku)
22.10.2026 — upływ terminu składania ofert