Organizacja konferencji – Warszawa

Kto wygrał, za ile i ilu było chętnych.

Kompleksowa organizacja 1‑dniowej konferencji „The Future is data. Przyszłość to dane" dla ok. 200 uczestników stacjonarnych z transmisją online, w jednym obiekcie w centrum Warszawy (do 3 km od siedziby zamawiającego), realizowana w formule „zaprojektuj i dostarcz wszystko od a do z" przez jednego wykonawcę. W zakres:

• wynajem sal (główna ≥140 osób, warsztatowa ≥60 osób, VIP, prelegentów, techniczna) z pełną dostępnością dla osób z niepełnosprawnościami;
• pełna oprawa scenograficzna i multimedialna (scena, ekran LED, oświetlenie, nagłośnienie, 10 mikrofonów bezprzewodowych + 2 nagłowne);
• transmisja online Full HD do min. 1000 widzów z 3 kamer i napisami w czasie rzeczywistym;
• tłumaczenie symultaniczne PL↔EN (2 tłumacze, 1 kabina, ≥50 zestawów słuchawkowych) oraz tłumaczenie na PJM (min. 2 tłumaczy z certyfikatem T2);
• identyfikacja wizualna konferencji i materiały graficzne (KV, plansze dwujęzyczne, identyfikatory, smycze);
• promocja (min. 15 postów na Facebooku „Otwarte dane", kampania FB o zasięgu ≥100 000 UU, kampania RTB o ≥5000 kliknięć, raport z kampanii);
• system wystawienniczy – 2 zestawy po 8 elementów (roll‑upy, ścianki LED i tekstylne, kostki, neony LED, lada podświetlana) oraz 6 projektów graficznych do każdego zestawu;
• 2 warsztaty po ok. 30 osób dla seniorów z laptopami, materiałami dydaktycznymi drukowanymi i PDF, dyplomami i ankietami;
• catering (5 przerw kawowych, przerwa VIP dla 5 osób, lunch z daniami mięsnymi/wegetariańskimi/wegańskimi i bezglutenowymi), pełna obsługa (kelnerzy, rejestracja i recepcja, szatnia, wsparcie techniczne min. 3 osób + 3 osoby AV + prowadzący + keynote speaker + 2 prelegenci warsztatowi);
• dokumentacja powykonawcza – relacja fotograficzna (100 zdjęć 300 dpi + 20 reprezentacyjnych w dniu konferencji), nagranie z konferencji w mp4 1920×1080, raport końcowy, raport z warsztatów.

Zamówienie obejmuje jednocześnie kilkanaście wzajemnie powiązanych obszarów (lokal, scenografia, AV, streaming, tłumaczenia, PJM, warsztaty, catering, promocja, system wystawienniczy, dokumentacja) i wymaga koordynacji jednego wykonawcy pod rygorem terminu jednego dnia – błąd w jednym elemencie rozregulowuje całość.

Wagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.

Sygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.

• Wadium: 5 000,00 zł (przelew na rachunek Zamawiającego lub gwarancja/poręczenie).
• Zabezpieczenie należytego wykonania umowy: 5% ceny z oferty.
• Zwrot zabezpieczenia: w terminie 30 dni od wykonania zamówienia i uznania za należycie wykonane.

Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.

Zamawiający nie opublikował pytań ani odpowiedzi