Organizacja konferencji warsztatowej z usługami hotelowymi – Warszawa

Zamówienie JEDNOCZĘŚCIOWE – kompleksowa organizacja dwudniowej konferencji informacyjno-promocyjnej, networkingowej i warsztatowej (150–200 uczestników dni 1, 50–100 osób wieczór networkingowy + noclegi i warsztaty dni 2) w ramach projektu EFRR, w szczególności:

• Część konferencyjna i hotelowa (dostawa/usługa): obiekt min. 3-gwiazdkowy na Mazowiecku z salą główną na 200 os., 2 salami warsztatowymi (min. 50 os. każda), przestrzenią networkingową, 100 noclegami (pokoje 1- lub 2-osobowe), 50 miejscami parkingowymi, windą i dostępnością dla osób ze szczególnymi potrzebami;
• Część gastronomiczna (dostawa): serwis kawowy ciągły (kawa, herbata, wody, soki, ciasta, owoce) + obiad bufetowy dla 200 os. (2 dni) + kolacja (100 os.) + śniadanie (100 os.), w tym opcje wegetariańskie/wegańskie/bezglutenowe, zgodność z wymogami sanepidu i wytycznymi IŻŻ;
• Część techniczna (dostawa + usługa): transmisja online z łączem upload ≥50 Mb/s, backup, rejestracja AV, 2 kamery Full HD/4K + 1 mobilna, mikser audio, 4 mikrofon bezprzewodowych + 4 stołowe, ekran LED/min. 5000 lm, stagebox, stanowisko realizacyjne z 2 laptopami biznesowymi (≥16 GB RAM, SSD), platforma transmisyjna z rejestracją uczestników;
• Część materiałowa (dostawa): identyfikatory imienne ekologiczne (210 szt.), notesy/korki/długopisy, torebki lniane, flipcharty (4), markery (32 szt.), tablice suche, ekrany prezentacyjne (2), roll-upy, potykacze, oznakowanie sal z logotypami UE/FEM;
• Część organizacyjna (usługa): koordynator wydarzenia, obsługa recepcyjna całodobowa, personel techniczny (montaż/demontaż), kelnerzy, obsługę prelegentów i moderatora;
• Część merytoryczna (usługa): min. 2 ekspertów/cyfryzacji (w tym cyberbezpieczeństwo), moderator panelu, min. 2 trenerzy warsztatów (teambuilding, 2h), opcja tłumaczenia symultanicznego PL↔EN z kabiną i sprzętem;
• Część dokumentacyjna (usługa): 200 zdjęć (min. 3000 px), raport z wydarzenia, listy obecności, dokumentacja potwierdzająca;
• Część dostępności (usługa): pętla indukcyjna, materiały elektroniczne WCAG 2.1 AA, oznakowanie przeciwdostępnościowa.

Zamówienie wymaga koordynacji wielu dostawców i usług (hotel, catering, AV, streaming, materiały, personel) przy jednoczesnym przestrzeganiu wymogów dostępności, norm UE i wytycznych FEM, co przekracza prostą dostawę standardową, ale nie osiąga poziomu rozwiązań technicznie niestandardowych.

Wagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.

Sygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.

Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.