Po terminiePrzetarg nieograniczony · PN663321-2026
Organizacja misji gospodarczej – Lublin
Składanie ofert: 14 października 2026
Przedmiot zamówienia
AI- Rekrutacja uczestników: 10–24 przedstawicieli przedsiębiorstw zagranicznych z 8 krajów Trójmorza (Austria, Bułgaria, Chorwacja, Czechy, Estonia, Grecja, Litwa, Łotwa, Rumunia, Słowacja, Słowenia, Węgry), z zachowaniem różnorodności branżowej i geograficznej oraz znajomości języka angielskiego/polskiego.
- Wydarzenie networkingowe podczas Lubelskiego Three Seas Business Forum w Lubelskim Centrum Konferencyjnym (min. 3 h): pitchsession z ~10 prelegentami, spotkania B2B, moderator, meble, notesy A5 (100 szt.) i długopisy z nadrukiem (100 szt.), materiały logowane znakami UE/RFN.
- Kolacja biznesowa dla ~40 osób w restauracji w Lublinie (przystawka, danie główne, deser, napoje bezalkoholowe, możliwość dostosowania do wymagań żywieniowych).
- Wizyty studyjne w min. 3 lubelskich przedsiębiorstwach (opcja podziału na 2 grupy, max 4 firmy) z bufetem szwedzkim na lunch (3 dania ciepłe w tym wegetariańskie, przystawki, desery, napoje).
- Zakwaterowanie: hotel min. 3-gwiazdkowy, pokoje jednoosobowe, min. 2 noclegi, wspólny obiekt dla wszystkich uczestników, śniadania w cenie.
- Transport: transfer lotniskowy, lokalny, wizyty studyjne, powrotny – kierowcy z uprawnieniami na przewóz osób, znający język angielski.
- Ubezpieczenie NNW wszystkich uczestników misji.
- Katalog przedsiębiorstw zagranicznych (PDF, A4, dwujęzyczny PL/EN) z profilami firm, danymi kontaktowymi, ofertami współpracy.
- Dokumentacja fotograficzna (min. 60 zdjęć, min. 20 w trakcie misji, format 3072×2304, NEF/RAW + JPG) i filmowa (film ~1 min, Full HD, MP4, z prawami do muzyki) – przekazanie praw autorskich.
- Koordynacja misji: min. 2 osoby (koordynator główny + pomocniczy), język angielski min. B2, obecność na miejscu przez cały czas trwania misji.
- Dokumentowanie realizacji: lista uczestników, potwierdzenia udziału, program wizyt, materiały logowane znakami UE/RFN/województwa.
Trudność: wysoka
Zamówienie łączy wiele równoległych strumieni pracy (rekrutacja międzynarodowa, wydarzenie konferencyjne, catering, transport, noclegi, dokumentacja fotograficzna/filmowa, koordynacja) o wymaganej jakości i synchronizacji czasowej, w warunkach międzynarodowego charakteru misji i konieczności przestrzegania przepisów dotyczących funduszy UE.
Terminy realizacji
Termin wykonania zamówienia
od podpisania umowy do 07.12.2026 r.
od podpisania umowy do 07.12.2026 r.
Data wydarzenia
26-27.11.2026 (+/- 2 dni)
26-27.11.2026 (+/- 2 dni)
Warunki udziału
AI1Doświadczenie — min. 2 usługi z kompleksowej organizacji misji gospodarczych lub wizyt studyjnych dla przedsiębiorców, każda ≥ 150 000 zł brutto, w ciągu ostatnich 3 lat; nie sumuje się umów
2Koordynator główny — osoba z doświadczeniem w koordynacji min. 2 misji gospodarczych lub wizyt studyjnych w ciągu ostatnich 3 lat
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena (K1)formuła: najniższa cena / cena oferty × 60
60%
Doświadczenie koordynatora głównego (K2)misje gospodarcze / wizyty studyjne, ostatnie 3 lata
40%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Brak istotnych sygnałów ostrzegawczych.
Kary i sankcje
AI- Kary umowne: w projekcie umowy (Załącznik nr 3).
Pytania i odpowiedzi
8Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1W odniesieniu do pkt 6 „Transport” OPZ, zgodnie z którym „Wykonawca odpowiada za przyjazd wszystkich uczestników misji do Lublina i ich obecność w trakcie jej realizacji”, prosimy o doprecyzowanie, czy zakres zamówienia obejmuje również pokrycie przez Wykonawcę kosztów podróży uczestników z krajów pochodzenia do Polski/Lublina oraz podróży powrotnej, w tym w szczególności zakup biletów lotniczych, kolejowych lub autobusowych?
Tak, zakres zamówienia obejmuje również pokrycie przez Wykonawcę kosztów podróży uczestników z krajów pochodzenia do Polski, do Lublina oraz podróży powrotnej, w tym w szczególności zakup biletów lotniczych, kolejowych lub autobusowych.
1Przed wskazaniem dostawcy lub zespołu technicznego z Chin proszę o potwierdzenie, czy chiński wykonawca może uczestniczyć bezpośrednio, przez uprawnionego członka konsorcjum lub jako zatwierdzony podwykonawca. Jeśli tak, proszę o link do oficjalnej dokumentacji i kanału pytań.
Zamawiający informuje, że nie określił w dokumentach zamówienia warunków dla wykonawców, podwykonawców lub robót, dostaw i usług pochodzących z państw trzecich niebędących stronami umów międzynarodowych, o których mowa w art. 16b ustawy Prawo zamówień publicznych, w związku z powyższym oferta takiego wykonawcy zostanie odrzucona na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5a ustawy Prawo zamówień publicznych.
2Jeżeli koszty te mają być ponoszone przez Wykonawcę, prosimy również o wskazanie czy należy przyjąć, że podróż organizowana jest z dowolnego miejsca na terenie kraju pochodzenia uczestnika?
Tak, podróż może zostać zorganizowana z dowolnego miejsca na terenie kraju pochodzenia uczestnika. Zamawiający nie określa miejsca, z którego uczestnik powinien rozpocząć podróż, ani też miejsca powrotu uczestnika.
3Czy Zamawiający określa maksymalny dopuszczalny koszt podróży jednego uczestnika?
Zamawiający nie określa maksymalnego kosztu podróży na jednego uczestnika.
4Czy dopuszczalne są przyloty do portów lotniczych innych niż Lublin, np. Warszawa, wraz z zapewnieniem dalszego transferu do Lublina?
Tak, Zamawiający dopuszcza przyloty uczestników do portów lotniczych innych niż Port Lotniczy Lublin (LUZ) pod warunkiem zapewnienia transferu do Lublina.
5Czy koszty podróży mają zostać ujęte w cenie jednostkowej przypadającej na jednego uczestnika misji?
W cenie jednostkowej przypadającej na jednego uczestnika Wykonawca powinien uwzględnić wszystkie niezbędne koszty do zapewnienia udziału przedsiębiorcy w misji, w tym również koszty transportu.
6Prosimy o jednoznaczne wskazanie zakresu kosztów transportu, które powinny zostać uwzględnione w cenie oferty.
W cenie oferty powinny zostać uwzględnione wszystkie koszty związane z transportem uczestników tj. koszty przyjazdu z kraju pochodzenia do Polski i Lublina, transport lokalny oraz koszty powrotu z Lublina do kraju pochodzenia.
7Czy wymagane minimum 2 noclegów należy kalkulować dla wszystkich uczestników, czy też w przypadku godzin połączeń lotniczych Zamawiający przewiduje możliwość konieczności zapewnienia 3 noclegów części uczestników? OPZ dopuszcza bowiem wydłużenie misji w celu zapewnienia uczestnikom odpowiedniego czasu na podróż do i z Lublina.
Tak, w przypadku, jeśli ze względu na godziny połączeń lotniczych/kolejowych/autobusowych konieczne będzie zapewnienie dodatkowego noclegu dla części Uczestników, Zamawiający dopuszcza wydłużenie misji w tym celu. W takim przypadku koszt trzeciego noclegu dla części uczestników pokrywa Wykonawca.
Historia zmian
25.09.2026 — publikacja ogłoszenia
13.10.2026 — wyjaśnienia treści SWZ (2 dokumenty z wyjaśnieniami)
14.10.2026 — upływ terminu składania ofert