Zamówienie prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art. 132 ustawy Prawo zamówień publicznych. Dokument SWZ nie zawiera uzasadnienia zastosowania tego trybu ani informacji o stosowaniu trybu z art. 137 (ustawy o obronie) ani o udzieleniu zamówienia z wolnej ręki. (+ 1 zdanie — pełna treść po zalogowaniu)
Termin wykonania zamówienia: 5 miesięcy od dnia zawarcia umowy, ze zastrzeżeniem, że posiedzenie odbędzie się w dniach 17-18.12.2026 (posiedzenie główne: 18.12.2026, w OPZ: 17-18.12.2026 jako dni realizacji).
Termin składania ofert (proceduralny, dla informacji): 02.09.2026 do godz. 10:00.
Termin otwarcia ofert (proceduralny, dla informacji): 02.09.2026 godz. 10:30.
Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wykazał należyte wykonanie w okresie ostatnich 3 lat liczonych wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) co najmniej 1 usługi polegającej na kompleksowej organizacji wydarzenia typu konferencja, forum lub seminarium, w której brało udział minimum 30 uczestników.
Wykonawca musi dysponować zasobami technicznymi i personelem umożliwiającym realizację zamówienia, w tym koordynatorem i jego zastępcą oraz minimum 1 osobą obsługi technicznej sprzętu audio-wizualnego na cały czas trwania posiedzenia.
Wykonawca może polegać na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby; w takim przypadku do oferty dołącza zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby potwierdzające zakres i okres udostępnienia zasobów oraz zapewniające rzeczywisty dostęp do tych zasobów.
Podwykonawstwo: Zamawiający dopuszcza powierzenie części zamówienia podwykonawcy. Zmiany umowy: Termin wykonania: 5 miesięcy od dnia zawarcia umowy; posiedzenie odbędzie się 17-18.12.2026 (w SWZ wskazano 18.12.2026 r. jako data posiedzenia — OPZ precyzuje dwudniowy termin 17-18.12.2026 r.). Jeżeli zmiany zostałyby wprowadzone w późniejszych wyjaśnieniach, będą one nadrzędne. Audyt i kontrola: Dane osobowe mogą być przekazywane organom kontrolnym (m.in. Prezes UZP, KIO, RIO, NIK, KAS) oraz publikowane w CRU zgodnie z obowiązkiem prawnym; dane będą przechowywane przez 4 lata od zakończenia postępowania (z wyjątkiem okresu trwania umowy i CRU — szczegóły w SWZ). Własność intelektualna: Brak bezpośrednich postanowień dotyczących własności intelektualnej w dostarczonych fragmentach SWZ/OPZ. RODO / ochrona danych: Administratorem danych jest Województwo Warmińsko‑Mazurskie, ul. E. Plater 1, 10-562 Olsztyn; inspektor IOD: iod@warmia.mazury.pl. Podstawa przetwarzania: **art. (+ 6 zdań — pełna treść po zalogowaniu)
Z każdej z 9 sekcji pokazujemy połowę. Załóż darmowe konto, żeby odsłonić pozostałe 17 zdań — pełne warunki udziału, dokumenty i analizę ryzyka Janusza. Bez karty, 14 dni za darmo.
14 dni za darmo Bez karty płatniczej Rezygnacja w 1 klik
Opis przedmiotu zamówienia
Streszczenie AI · Janusz
Usługa (kompleksowa organizacja posiedzenia — 1 część): dwudniowe posiedzenie Komitetu Monitorującego 17–18.12.2026 — zapewnienie hotelu poza Olsztynem (30–120 km), sali konferencyjnej dla min. 60 osób z pełnym zapleczem i dodatkową salą roboczą dla 15 osób, pomieszczenia gospodarczego, recepcji/sekretariatu oraz wyznaczonego parkingu (min. 40 miejsc).
Gastronomia: przerwy kawowe dla maks. 60/os. (min. 30) każdego dnia z pełnym serwisem (kawa z ekspresu, herbata, woda, soki, kanapki 3 szt./os., owoce, słodkości), obiady dwudaniowe w formie szwedzkiego stołu dla maks. 60/os. (min. 30) w obu dniach, uroczysta kolacja dla maks. 60/os. (min. 30) z oprawą muzyczną i animatorem integracyjnym oraz śniadania dla maks. 50/os. (min. 30) dla nocujących; obsługa kelnerska i zastawa (bez jednorazowych naczyń).
Noclegi: 1 nocleg ze śniadaniem dla max. 50 osób (min. 30), pokoje jednoosobowe (możliwość pokojów wieloosobowych), możliwość wcześniejszego zakwaterowania od 09:00 i przedłużenia doby do 15:00 jeśli dostępne.
Wyposażenie i obsługa konferencyjna: ustawienie stołów konferencyjnych w układ „E” (stół prezydialny 5–8 osób), 3 stoły komputerowe, woda na stole prezydialnym, recepcja (2 stoły), rzutnik + 2 ekrany, dostęp do Wi‑Fi światłowodowego, 4 access pointy, możliwość testów i gotowość sprzętu 1 h przed, zamykana sala, oznakowanie, przygotowanie i demontaż banerów (4 roll-up + 1 naciągany) oraz pełne przygotowanie i sprzątanie pomieszczeń.
Wideokonferencje i nagłośnienie: zestaw do wideokonferencji (kamera + obsługa), indywidualny system nagłośnieniowy, min. 25 mikrofonów bezprzewodowych „łabędzia szyja”, zewnętrzne niezależne łącze internetowe obsługujące jednoczesne podłączenie 60 tabletów (niepogarszające jakości wideokonferencji), zgodność z platformą Webex, testy przed wydarzeniem.
Personel: koordynator i jego zastępca dostępni podczas posiedzenia (osobista obecność), min. 1 technik AV na czas trwania posiedzenia, obsługa kelnerska i personel hotelowy zapewniający sprawną realizację usług.
Dodatkowe obowiązki i terminy: przedstawienie min. 2 propozycji obiektów w ciągu 7 dni od zawarcia umowy, przekazanie 3 propozycji menu w ciągu 4 dni roboczych od umowy, Zamawiający poda ostateczną liczbę uczestników najpóźniej 7 dni roboczych przed wydarzeniem; możliwość zmniejszenia uczestników do podanych minimów.
