Organizacja spotkania dla pracowników zamawiającego – Warszawa

• aranżacja i obsługa techniczna przestrzeni eventowej w Warszawie (sala na maks. 900 osób), w tym: recepcja z 4 stanowiskami, szatnia z 3–4 stanowiskami, strefy relaksu i networkingu, strefa główna w układzie bankietowo-konferencyjnym z minimum 3 punktami bufetowymi, dekoracje kwiatowe w klimacie grudniowym, nagłośnienie (min. 2 mikrofony), projektor multimedialny z wyświetlaniem prezentacji i logo, miejsce do zabawy tanecznej oraz scena wideo/oprawa świetlna (zgodnie z wymaganiami OPZ);
• catering: bufet zimny (min. 16 rodzajów przekąsek łącznie 600 g/os, min. 4 sałatki 200 g/os, min. 8 deserów 250 g/os), bufet gorący ok. 19:00–19:30 (dania gorące 600 g/os — min. 10 rodzajów, w tym 4 mięs, 2 ryby/owoce morza, 2 wegetariańskie, 2 wegańskie, 6 dodatków skrobiowych, 2 warzywne), napoje bez ograniczeń, kawa i herbata (min. 1 ekspres/40 osób), wino musujące bezalkoholowe na wejście, wina bezalkoholowe 400 ml/os, piwo bezalkoholowe, open bar z min. 6 mocktailami w min. 4 barach z obsługą;
• obsługa osobowa wydarzenia: min. 4 hostessy, min. 4 osoby do szatni, min. 1 fotograf, min. 30 kelnerów, min. 10 osób do bufetów, min. 1 koordynator, min. 1 osoba do nagłośnienia/oświetlenia, min. 1 osoba do zabezpieczenia medycznego, min. 8 osób ochrony — łącznie ok. 60 osób personelu w ściśle określonym stroju;
• oprawa muzyczna od 18:30 do 02:00 w części oficjalnej i nieoficjalnej wraz z uregulowaniem opłat licencyjnych (ZAIKS, ZPAV, STOART, SAWP);
• prawo opcji (do 20% wartości): zwiększenie zakresu cateringu (więcej porcji, rozszerzenie menu, dodatkowe stoiska, wydłużenie czasu) oraz dodatkowe atrakcje — fotobudka z nielimitowaną liczbą wydruków i obsługą techniczną oraz fotobudka 360° z obsługą techniczną i natychmiastowym udostępnianiem materiałów.

Duże wydarzenie dla maks. 900 osób wymaga koordynacji kilkudziesięciu osób personelu, rozbudowanego cateringu z wieloma pozycjami i wymogami sanitarnymi oraz jednoczesnej obsługi aranżacji, techniki i oprawy muzycznej w jednym dniu.

Sygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.

Brak istotnych sygnałów ostrzegawczych.

• Zwłoka w terminach §2 ust. 1 pkt 1–3: 5 000 zł za każdy rozpoczęty dzień.
• Zwłoka w §2 ust. 1 pkt 4 (rozbiórka do 06:00 12.12.2026): 20 000 zł za każdą rozpoczętą godzinę.
• Wady w odbiorze: 5 000 zł za każdą wadę; naruszenie poufności/danych: 10 000 zł za przypadek.

Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.

Zamawiający nie opublikował pytań ani odpowiedzi