Zaświadczenie z KRK w przetargu — termin 6 miesięcy, e-KRK, kogo dotyczy

Co potwierdza zaświadczenie z KRK

Zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego potwierdza, że dana osoba nie była prawomocnie skazana za przestępstwa, które są podstawą wykluczenia z postępowania. Lista przestępstw obligatoryjnych jest w art. 108 ust. 1 ustawy PZP — m.in. korupcja, oszustwo, przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu, finansowanie terroryzmu, pranie pieniędzy, przestępstwa skarbowe, naruszenia obowiązków pracowniczych dotyczących pracy nielegalnej.

Zaświadczenie jest klasycznym podmiotowym środkiem dowodowym — wykonawca składa je po wezwaniu zamawiającego, na etapie tuż przed wyborem oferty.

Termin — 6 miesięcy, nie 3

Najczęstsze pole błędu: pomylenie terminu KRK z terminem ZUS/US. Zaświadczenie z KRK musi być wydane nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem złożenia w postępowaniu — dwa razy dłuższy termin niż w przypadku zaświadczeń ZUS i US. Termin dłuższy wynika z natury danych KRK — wpisy o karalności rzadziej się zmieniają, więc ustawodawca dał dłuższy okres ważności.

Tak samo jak przy ZUS/US obowiązuje warunek aktualności na dzień złożenia (art. 126 ust. 1 PZP) — choć przy KRK ryzyko, że stan się zmienił, jest mniejsze.

Kogo dotyczy zaświadczenie

Krąg osób, które muszą przedstawić zaświadczenie z KRK, zależy od formy prawnej wykonawcy:

• Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG): sam przedsiębiorca
• Spółka cywilna: każdy ze wspólników
• Spółka jawna, partnerska, komandytowa: każdy ze wspólników (komplementariuszy), prokurenci
• Spółka komandytowo-akcyjna: komplementariusze, członkowie zarządu, prokurenci, członkowie rady nadzorczej
• Spółka z o.o. i SA: wszyscy członkowie zarządu, prokurenci, członkowie rady nadzorczej (gdy istnieje)

Dodatkowo zaświadczenie dotyczy samej firmy jako podmiotu zbiorowego — z osobnego rejestru podmiotów zbiorowych (KRK-Z).

Jeśli korzystasz z podwykonawcy udostępniającego zasoby — dla podwykonawcy też dokumenty.

Jak zamówić przez e-KRK

Serwis e-KRK na ekrk.ms.gov.pl pozwala uzyskać zaświadczenie w 100% elektronicznie:

1. Zaloguj się przez login.gov.pl (podpis zaufany) lub przez podpis kwalifikowany
2. Wybierz "Zaświadczenie o niekaralności" dla osoby fizycznej lub dla podmiotu zbiorowego
3. Opłata 30 zł (e-KRK) — niższa niż 50 zł w wersji papierowej
4. Po 5–30 minutach zaświadczenie elektroniczne z podpisem urzędu trafia do skrzynki

Dla obywateli innych państw UE — zaświadczenie z odpowiednika KRK z państwa pochodzenia, z apostille (lub legalizacją) i tłumaczeniem przysięgłym. Dla obywateli spoza UE — równoważny dokument urzędowy.

Najczęstszy błąd oferenta

Wykonawcy zamawiają zaświadczenie z KRK dla samego prezesa zarządu i zapominają o prokurentach. Tymczasem prokurent jest wpisany do KRS jako osoba uprawniona do reprezentowania — zamawiający w trakcie weryfikacji KRS widzi prokurenta i wymaga jego zaświadczenia. Brak = wezwanie do uzupełnienia, a w razie spóźnienia — odrzucenie. Drugi typowy błąd: zaświadczenie dla obywatela państwa trzeciego (np. spoza UE) bez apostille — zaświadczenie nieuznane, oferta odrzucona.

Realny przykład z BZP