Przejdź do treści
Załóż darmowe kontoDarmowe konto
← Wróć do listy
Po terminie

Organizacja wydarzeń matchmakingowych i konferencji – Warszawa

Sieć Badawcza Łukasiewicz - Itech Instytut Innowacji i Technologii0 aktualnych · 9 w archiwum·NIP 5250008293·mazowieckie

Przedmiot zamówienia

AI
  • Część 1 (usługa): kompleksowa organizacja wydarzeń matchmakingowych, networkingowych, warsztatów, konferencji i spotkań (stacjonarnych, online lub hybrydowych) na terenie Polski i Europy — obejmująca rezerwację obiektów (standard min. 3), sal z wyposażeniem, noclegów ze śniadaniem, cateringu wg gramatur, transportu uczestników, obsługi recepcyjnej i koordynacyjnej (min. 1–8 osób zależnie od liczby uczestników), druku i dystrybucji materiałów marketingowych, identyfikatorów, ankiet, obsługi fotograficznej/wideo, tłumaczeń (w tym migowych), hostess, streamingu, archiwizacji oraz dokumentacji powykonawczej. Realizacja sukcesywna na podstawie zleceń w ciągu 24 miesięcy, w ramach prowizji od wartości każdego wydarzenia.
Trudność: wysoka

Szeroki i zróżnicowany zakres usług eventowych (lokal, catering, transport, materiały, obsługa, multimedia, archiwizacja), realizacja w formule sukcesywnej na zlecenie z krótkimi terminami reakcji i wymogiem koordynacji wielu podwykonawców w Polsce i Europie.

Terminy realizacji

Czas na realizację (termin wykonania)
24 miesiące od dnia podpisania umowy
Godzina pełnej gotowości
1 godzina przed rejestracją uczestników każdego wydarzenia
Termin dostarczenia dokumentacji rozliczeniowej
14 dni od zakończenia wydarzenia

Warunki udziału

AI
1Doświadczenie organizacyjne — organizacja wydarzeń matchmakingowych, networkingowych, warsztatów, konferencji i spotkań zgodnie z zakresem OPZ oraz wykazem w Załączniku nr 1 formularza ofertowego
2Standard obiektów — obiekty o standardzie nie niższym niż 3‑gwiazdkowy, chyba że Zamawiający określi inaczej w zleceniu

Pozostałe 6 warunków po założeniu darmowego konta.

Czerwone flagi

AI

Sygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.

Brak istotnych sygnałów ostrzegawczych.

Kary i sankcje

AI
  • Kary umowne: 10 000 zł za każdy przypadek naruszenia obowiązków z §3-4 i §6 ust.2
  • Kary umowne (audyt/nieusunięcie nieprawidłowości): 15 000 zł za każde utrudnianie/uniemożliwienie audytu lub nieusunięcie nieprawidłowości
  • Odpowiedzialność za karę administracyjną/odszkodowanie dla Administratora: 100% wysokości prawomocnej administracyjnej kary pieniężnej lub odszkodowania nałożonego na Administratora

Pozostałe 1 zapis o karach po założeniu darmowego konta.

Pytania i odpowiedzi

24

Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.

11. Termin składania pytań do SWZ W Rozdz pkt IX SWZ wskazano, że Zamawiający udziela wyjaśnień nie później niż na 2 dni przed terminem składania ofert, pod warunkiem wpłynięcia pytania nie później niż 4 dni przed tym terminem. Postępowanie prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art. 132 Pzp. Czy Zamawiający potwierdza, że do terminów składania pytań i udzielania wyjaśnień zastosowanie mają terminy właściwe dla przetargu nieograniczonego, określone w art. 135 Pzp? Prosimy o odpowiednią korektę SWZ.
Uwzględniono. Patrz wersja SWZ z 07.09.2026.
1transportu na eventy w całej Europie.
NIE – to jest usługa dodatkowa (12.1.1-12.1.3 OPZ) rozliczana odrębnie.
2recepcje, hostess
TAK - w podstawowym zakresie – koszty te są pokrywane z prowizji wykonawcy, jednakże zgodnie z 12.1.13 OPZ dodatkowa obsługa hostess stanowi usługę dodatkową.
22. Formularz oferty W Formularzu oferty wskazano: • nazwę zakończoną określeniem „II postępowanie”; • znak sprawy 03/12/2024/W; • prowadzenie postępowania w trybie podstawowym; • jednocześnie podstawę prawną w postaci art. 132 Pzp. Czy Zamawiający potwierdza, że wskazane informacje pochodzą z innego postępowania? Prosimy o udostępnienie poprawionego Formularza oferty, zawierającego właściwą nazwę, znak i tryb postępowania.
Uwzględniono. Patrz wersja Formularza oferty z 07.09.2026.
3miejsc parkingowych
NIE – usługa jest rozliczana tak samo jak wynajem Sali, czy też miejsc hotelowych – sformułowanie „nieodpłatnie” użyte w pkt. 5.6 OPZ oznacza brak opłat dla uczestników korzystających z parkingu, nie znaczy to że koszty te są pokrywane z prowizji Wykonawcy
33. Tryb postępowania wskazany w projekcie umowy W preambule PPU wskazano, że umowa zostanie zawarta w wyniku postępowania prowadzonego w trybie podstawowym z możliwość przeprowadzenia negocjacji, na podst. art. 275 pkt 2 Pzp. SWZ i ogłoszenie wskazują natomiast przetarg nieograniczony prowadzony na podstawie art. 132 Pzp. Prosimy o potwierdzenie, że właściwym trybem jest przetarg nieograniczony, oraz o opublikowanie poprawionego projektu umowy.
Uwzględniono. Patrz wersja Projektu umowy z 07.09.2026.
4wszystkich identyfikatorów
TAK, są to koszty pokrywane z prowizji Wykonawcy
44. Forma podpisania oferty Rozdz. I SWZ wskazuje, że oferta i dokumenty muszą zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a zastosowanie podpisu zaufanego lub osobistego jest nieskuteczne. W ogłoszeniu TED wskazano natomiast możliwość zastosowania zaawansowanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Prosimy o jednoznaczne potwierdzenie, czy oferta aby być ważną, musi zostać podpisana jedynie kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Potwierdzamy obowiązek podpisu dokumentów składających się na ofertę kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
55. Progi wartości wydarzeń i wysokość prowizji W kryterium dotyczącym prowizji zastosowano następujące kategorie: • wydarzenia powyżej 320 000 zł brutto; • wydarzenia poniżej 20 000 zł brutto; • wydarzenia poniżej 10 000 zł brutto. Jednocześnie w Cenniku Szczegółowym: • 320 000 zł brutto; • 20 000 zł brutto; • 10 000 zł brutto. Wartości te literalnie nie mieszczą się w kategoriach opisanych jako „powyżej” albo „poniżej”. W nagłówkach Cennika zastosowano natomiast określenie „do kwoty”, które sugeruje uwzględnienie wartości granicznej. Prosimy o jednoznaczne potwierdzenie, czy wskazane kategorie należy rozumieć odpowiednio jako: • 320 000 zł brutto i więcej; • 20 000 zł brutto i mniej; • 10 000 zł brutto i mniej. Prosimy również o odpowiednią korektę SWZ, ogłoszenia i Cennika Szczegółowego.
Uwzględniono. Patrz wersja SWZ i Cennika Szczegółowego z 07.09.2026. Ogłoszenie zostanie dostosowane odpowiednio.
66. Błąd formuły w Cenniku Szczegółowym W komórce AG19 Cennika Szczegółowego, dotyczącej kosztu organizacji seminarium europejskiego netto wraz z prowizją, zastosowano formułę odwołującą się do wartości brutto wydarzenia z komórki AG15 zamiast do wartości netto z komórki AG14. Powoduje to dodanie wartości brutto wydarzenia do prowizji netto. Czy Zamawiający potwierdza wystąpienie błędu? Prosimy o opublikowanie poprawionego i zabezpieczonego przed zmianą kosztów bazowych Cennika Szczegółowego.
Uwzględniono. Patrz wersja Cennika Szczegółowego z 07.09.2026.
77. Doświadczenie zespołu realizacyjnego Warunek udziału wymaga, aby każda z trzech osób zespołu realizacyjnego uczestniczyła w organizacji co najmniej trzech wydarzeń dla minimum 100 osób każde. W kryterium oceny ofert wskazano natomiast: • powyżej 3 wydarzeń do 50 osób - 1 pkt; • powyżej 5 wydarzeń do 100 osób - 3 pkt; • powyżej 10 wydarzeń do 100 osób - 5 pkt. Prosimy o wyjaśnienie: a) czy określenia „do 50 osób” oraz „do 100 osób” oznaczają maksymalną czy minimalną liczbę uczestników; b) czy wydarzenia przedstawiane w celu uzyskania punktów muszą dotyczyć minimum 100 uczestników każde; c) czy przez „powyżej 3”, „powyżej 5” i „powyżej 10” należy rozumieć odpowiednio minimum 4, 6 i 11 wydarzeń; d) czy punkty w ramach progów sumują się, czy Wykonawca otrzymuje wyłącznie liczbę punktów odpowiadającą najwyższemu spełnionemu progowi; Prosimy o odpowiednią korektę opisu kryterium.
Uwzględniono. Patrz wersja SWZ z 07.09.2026. Wyjaśnienie ad. 4 – punkty sumują się, ale ustalono pułap max 5 punktów na osobę.
88. Doświadczenie koordynatora organizacyjnego Prosimy o wyjaśnienie: a) czy „powyżej 8 umów” oznacza konieczność wykazania minimum 9 umów; b) czy umowy o wartości powyżej 500 000 zł, punktowane dodatkowo, mogą być jednocześnie umowami zaliczonymi do progu powyżej 200 000 zł; c) czy wartości 200 000 zł i 500 000 zł są wartościami brutto; d) czy jedna umowa obejmująca wiele wydarzeń jest liczona jako jedna umowa, niezależnie od liczby zrealizowanych na jej podstawie wydarzeń; e) czy w celu uzyskania maksymalnych 15 punktów należy wykazać minimum 9 umów powyżej 200000 zł każda, w tym minimum 5 umów powyżej 500 000 zł każda?
Tak, w każdym z zagadnień wskazanych w pkt. a)- e). Patrz wersja SWZ z 07.09.2026.
99. Terminy przedstawiania propozycji obiektów W pkt 4.8 OPZ wskazano terminy: • do 5 dni roboczych dla grup 51-100 osób „i więcej”; • do 10 dni roboczych dla grup 101-400 osób „i więcej”. Przedziały te nakładają się na siebie. Prosimy o potwierdzenie, że właściwe przedziały to odpowiednio 51-100 osób oraz 101-400 osób, bez określenia „i więcej”.
Uwzględniono. Patrz wersja OPZ z 07.09.2026
1010.Wykonalność terminów realizacyjnych OPZ dopuszcza przekazanie zlecenia: • 14 dni przed wydarzeniem dla grupy 101-200 osób; • 21 dni przed wydarzeniem dla grupy 201-400 osób. Jednocześnie Wykonawca może mieć 10 dni roboczych na przygotowanie propozycji, a Zamawiający do 15 dni roboczych na wybór oferty w przypadku wydarzenia zleconego co najmniej 21 dni przed realizacją. Prosimy o wyjaśnienie, w jaki sposób należy stosować powyższe terminy, jeżeli ich łączny wymiar przekracza minimalny okres pomiędzy przekazaniem zlecenia a wydarzeniem. Prosimy również o potwierdzenie, że Wykonawca nie będzie ponosił odpowiedzialności za opóźnienie wynikające z czasu potrzebnego Zamawiającemu na wybór lub akceptację propozycji.
Poprawiono termin w pkt. 4.15 e) – winno być 5 dni roboczych. Potwierdzamy, że Wykonawca nie będzie ponosił odpowiedzialności za opóźnienie wynikające z czasu potrzebnego Zamawiającemu na wybór lub akceptację propozycji.
1111.Kara za naruszenie zasady ceny oficjalnej Pkt 4.7 OPZ przewiduje karę w wysokości 5% wartości danego zlecenia, natomiast §8 projektu umowy przewiduje za to samo naruszenie karę w wysokości 10% wartości zlecenia. Prosimy o wskazanie obowiązującej wysokości kary i ujednolicenie dokumentacji.
Uwzględniono. Patrz wersja OPZ z 07.09.2026 – w obu dokumentach wskazano na 10% karę.
1212.Koszty wykorzystania zasobów własnych Wykonawcy Zgodnie z §3 ust. 2 projektu umowy wykorzystanie zasobów własnych Wykonawcy może zostać rozliczone wyjątkowo, po uprzedniej zgodzie Zamawiającego. Prosimy o wyjaśnienie: a) w jaki sposób Wykonawca ma dokumentować koszt wykorzystania własnego sprzętu, transportu, powierzchni, infrastruktury lub personelu; b) czy koszt może obejmować amortyzację, przygotowanie, montaż, obsługę, transport i pracę personelu; c) w jaki sposób ustalana będzie wartość kosztu podlegającego zwrotowi; d) czy od zaakceptowanego kosztu wykorzystania zasobów własnych będzie naliczana prowizja Wykonawcy; e) czy odmowa zgody na wykorzystanie zasobu własnego wymaga uzasadnienia.
Ad a) – wystarczającym jest zestawienie kosztów – zwracamy uwagę że warunkiem poniesienia danego kosztu jest uprzednia zgoda Zamawiającego dla jego wysokości. Ad. b) Tak, patrz odpowiedź ad. a) Ad. c) patrz odpowiedź ad. a) Ad. d) – tak Ad. e – NIE- patrz odpowiedź ad. a) – powodem może być np. zbyt wysoki zaproponowany koszt.
1313.Koszty anulowania lub zmniejszenia zlecenia Zamawiający przewidział możliwość bezkosztowego anulowania wydarzenia oraz zmniejszenia poszczególnych świadczeń. Prosimy o wyjaśnienie, kto ponosi koszty anulowania rezerwacji lub zmniejszenia zamówienia, jeżeli: • rezerwacja została dokonana po formalnej akceptacji lub na polecenie Zamawiającego; • obiekt albo podwykonawca stosuje mniej korzystne warunki anulacji; • przed anulowaniem zostały już poniesione udokumentowane i nieodwracalne koszty. Czy Zamawiający pokryje takie koszty, jeżeli zostały poniesione na podstawie zaakceptowanego zlecenia i przy zachowaniu należytej staranności przez Wykonawcę?
Intencją Zamawiającego jest, aby Wykonawca, dokonując rezerwacji w danym obiekcie, każdorazowo podejmował działania zmierzające do wynegocjowania możliwie najkorzystniejszych warunków anulacji lub zmniejszenia zakresu rezerwacji, w szczególności umożliwiających bezkosztową rezygnację. W przypadku, gdy anulacja lub zmiana rezerwacji będzie wiązała się z dodatkowymi kosztami, ich poniesienie wymaga uprzedniej zgody Zamawiającego. Po uzyskaniu takiej zgody Zamawiający będzie ponosił odpowiedzialność za koszty anulacji lub zmiany rezerwacji.
1414.Termin przekazania dokumentacji i odmowa zapłaty prowizji Pkt 16.1 OPZ przewiduje, że przekroczenie terminu przekazania dokumentacji może skutkować odmową zapłaty całej prowizji Wykonawcy. Prosimy o wyjaśnienie: a) czy odmowa może dotyczyć całej prowizji niezależnie od długości opóźnienia, przyczyny i znaczenia brakującego dokumentu; b) czy Wykonawca zostanie wcześniej wezwany do uzupełnienia dokumentacji; c) czy sankcja będzie stosowana wyłącznie w przypadku opóźnienia zawinionego przez Wykonawcę; d) czy sankcja zostanie zmieniona na proporcjonalną do skali naruszenia.
Kwestionowany zapis zostaje usunięty - Patrz wersja OPZ z 07.09.2026.
1515.Prefinansowanie usług i potwierdzenia zapłaty Dokumentacja wymaga sfinansowania usług przez Wykonawcę oraz przedstawienia potwierdzeń zapłaty podwykonawcom przed rozliczeniem z Zamawiającym. Czy Zamawiający potwierdza, że zwrot kosztów nie będzie możliwy przed faktycznym opłaceniem wszystkich faktur podwykonawców? Jak należy postąpić, jeżeli zaakceptowany podwykonawca wystawi fakturę z terminem płatności przypadającym po terminie przekazania dokumentacji rozliczeniowej?
Zamawiający potwierdza, że płatność na rzecz Wykonawcy może nastąpić wyłącznie po uprzednim opłaceniu przez Wykonawcę wszystkich faktur wystawionych przez podwykonawców oraz po dostarczeniu Zamawiającemu dokumentów potwierdzających dokonanie tych płatności. W związku z powyższym zwrot kosztów nie będzie możliwy przed faktycznym uregulowaniem wszystkich zobowiązań wobec podwykonawców i przedłożeniem stosownych potwierdzeń zapłaty. W przypadku gdy zaakceptowany podwykonawca wystawi fakturę z terminem płatności przypadającym po terminie przekazania dokumentacji rozliczeniowej, Wykonawca zobowiązany jest do dokonania zapłaty tej faktury przed złożeniem wniosku o rozliczenie do Zamawiającego. Warunkiem rozliczenia wydatków pozostaje bowiem wcześniejsze opłacenie wszystkich faktur podwykonawców oraz przedłożenie potwierdzeń ich zapłaty.

Historia zmian

24.08.2026 — publikacja ogłoszenia
21.09.2026 — wyjaśnienia treści SWZ (2 dokumenty z wyjaśnieniami)
25.09.2026 — upływ terminu składania ofert
Janusz wypełni Twoje przetargiWgraj SWZ — dostaniesz warunki, wycenę i komplet dokumentów. 14 dni za darmo, bez karty.
Wypróbuj 14 dni