Po terminiePrzetarg nieograniczony · PN559866-2026
Organizacja wyjazdów na targi i konferencje – Kraków
Składanie ofert: 16 września 2026
Przedmiot zamówienia
AI- Część I (usługa): kompleksowa organizacja wyjazdu na targi Oslo Innovation Week 2026 dla 12 uczestników (przelot, transfery, transport na miejscu, 5 dób hotelowych w pokojach jednoosobowych, wejściówki na targi, ubezpieczenie podróżne).
- Część II (usługa): kompleksowa organizacja wyjazdu na targi Smart City Expo Barcelona 2026 dla 12 uczestników (przelot, transfery, transport na miejscu, noclegi w pokojach jednoosobowych, wejściówki na targi, ubezpieczenie podróżne).
- Część III (usługa): kompleksowa organizacja wyjazdu na targi Web Summit Lizbona 2026 dla 12 uczestników — przelot Kraków–Lizbona–Kraków (kl. ekonomiczna, 20 kg bagaż), transfery lotnisko–hotel i hotel–lotnisko, codzienny transport hotel–miejsce wydarzenia–hotel, 12 pokoi jednoosobowych przez 5 dób w hotelu min. 3 do 3 km od Praça do Comércio ze śniadaniem, wejściówki na Web Summit z pełnym pakietem (Night Summit, saloniki, VIP, networking, lista kontaktów), ubezpieczenie podróżne 12 osób (KL 1 000 000 zł, NNW 100 000 zł, OC 1 000 000 zł), plan realizacji, potwierdzenie przygotowania oraz dokumentacja powykonawcza.
Trudność: średnia
trzy niezależne wyjazdy zagraniczne dla 12 osób każdy, wymagające koordynacji logistycznej (loty, transfery, hotel, wejściówki, ubezpieczenia) i dokumentacji w krótkich, sztywnych oknach czasowych dopasowanych do dat targów.
Terminy realizacji
Część I - termin wykonania
od 18.10.2026 r. (wylot) do 23.10.2026 r. (przylot)
od 18.10.2026 r. (wylot) do 23.10.2026 r. (przylot)
Część II - termin wykonania
od 02.11.2026 r. (wylot) do 06.11.2026 r. (przylot)
od 02.11.2026 r. (wylot) do 06.11.2026 r. (przylot)
Część III - termin wykonania
od 08.11.2026 r. (wylot) do 13.11.2026 r. (przylot)
od 08.11.2026 r. (wylot) do 13.11.2026 r. (przylot)
Warunki udziału
AI1Wpis do rejestru turystyki — posiadanie wpisu do rejestru organizatorów turystyki i przedsiębiorców ułatwiających nabywanie powiązanych usług turystycznych zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 24.11.2017 r.
2Doświadczenie usługowe — w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert (a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) zrealizowanie co najmniej 1 usługi obejmującej łącznie: organizację transportu lotniczego (lot do miejsca docelowego oraz powrotny), organizację transferu lotnisko–hotel oraz hotel–lotnisko, zapewnienie noclegu w obiekcie o standardzie min. 3 na min. 1 dobę z wyżywieniem obejmującym min. śniadanie oraz zapewnienie wejściówek/biletów na wydarzenie targowe/konferencyjne dla min. 6 uczestników, o łącznej wartości co najmniej 100000 zł brutto, przy czym wskazane usługi mogą być traktowane łącznie i stanowią spełnienie warunku dla wszystkich części zamówienia.
Pozostałe 5 warunków po założeniu darmowego konta.
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
CenaCena oferty brutto
100%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Brak istotnych sygnałów ostrzegawczych.
Kary i sankcje
AI- Kary umowne: szczegółowe postanowienia w projekcie umowy (załącznik nr 2)
Pytania i odpowiedzi
4Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Wynagrodzenie ma charakter ryczałtowy. Wykonawca nie może żądać jego podwyższenia, nawet jeżeli w chwili zawarcia umowy nie można było przewidzieć rozmiaru lub kosztów prac niezbędnych do wykonania przedmiotu umowy. Pytanie na jakim etapie podpisujemy umowę?
Zgodnie z art. 264 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, Zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego w terminie nie krótszym niż 10 dni od dnia przesłania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, jeżeli zawiadomienie to zostało przesłane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Jednocześnie, stosownie do art. 577 ustawy Pzp, w przypadku wniesienia odwołania Zamawiający nie może zawrzeć umowy do czasu ogłoszenia przez Krajową Izbę Odwoławczą wyroku lub postanowienia kończącego postępowanie odwoławcze.
2Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za działania lub zaniechania wszelkich osób zaangażowanych w realizację przedmiotu umowy, jak za własne działania i zaniechania. Co w takiej sytuacji z lotami, które są od nas zupełnie niezależne?
Wykonawca wybiera współpracowników i podwykonawców, a co za tym idzie jest gwarantem rzetelnej i jakościowej realizacji usług tych podmiotów, wraz z odpowiedzialnością za ich ewentualne zaniechania. Zdarzenia, na które strony nie mają wpływu określone są jako zdarzenia losowe. W treści Umowy zamieszczone są informacje dotyczące zdarzeń losowych, które stanowią wyłączenie odpowiedzialności stron.
3W przypadku zmiany liczby uczestników (zmniejszenia poniżej 12 osób), na wniosek Zamawiającego, wynagrodzenie ulegnie proporcjonalnemu obniżeniu w stosunku do zmiany pierwotnie zakładanej liczby uczestników, przy uwzględnieniu ceny jednostkowej brutto oraz dodatkowych kosztów lub oszczędności Wykonawcy. W tej sytuacji niestety koszty nie ulegną zmniejszeniu, ponieważ będziemy mieć już koszty za potwierdzoną ilość osób w grupie (tutaj 12 osób).
Przedmiotem zamówienia jest organizacja wyjazdu na targi dla określonej liczby uczestników. Zamawiający nie planuje zamian tej liczby i dołoży wszelkich starań, aby zmiany takie nie zachodziły. Zapis ma na celu uwzględnienie ewentualnych sytuacji losowych. W przypadku zmniejszenia liczby uczestników wynagrodzenie Wykonawcy jest obniżane proporcjonalnie, zgodnie z zapisami Umowy.
4Zamawiający zastrzega sobie możliwość naliczenia kar umownych w następujących przypadkach: a) za zwłokę w wykonaniu i potwierdzeniu realizacji wszystkich prac przygotowawczych i organizacyjnych, co najmniej na 7 dni roboczych przed datą rozpoczęcia Inicjatywy zagranicznej, spełniających wymagania wskazane w Umowie, SWZ, OPZ – w wysokości 25% wynagrodzenia brutto wskazanego w § 4 ust. 1; b)za każdy stwierdzony przypadek istotnego nienależytego wykonania przedmiotu zamówienia, w zakresie innym niż określony w ust. 1 lit. a) - w wysokości do 5% wynagrodzenia brutto wskazanego w § 4 ust. 1, przy uwzględnieniu rodzaju, zakresu i skutków stwierdzonego naruszenia. Strony zgodnie postanawiają, że łączna wysokość naliczonych kar umownych na podstawie ust. 1, nie przekroczy 35% wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 4 ust. 1 Umowy KARY – umowa powinna stanowić podstawę do wszelkich roszczeń. Kary są nieakceptowalne z naszej strony jako wykonawcy.
W Umowie przewidziana jest możliwość nałożenia kar na Wykonawcę oraz określone są konkretne sytuacje, które mogą uruchomić taki proces i wartości maksymalne kar. Kary nie są elementem obowiązkowym, stanowią zabezpieczenie Zamawiającego na wypadek nienależytej realizacji zapisów umowy przez Wykonawcę. W przypadku właściwej realizacji zlecenia przez Wykonawcę nie mamy podstaw do naliczania kar umownych. Zapis o karach umownych jest standardowym zapisem stosowanym w Umowach na realizację usług. Zamawiający informuje, że nie przedłuża terminu składania ofert.
Historia zmian
12.08.2026 — publikacja ogłoszenia
16.09.2026 — upływ terminu składania ofert
16.09.2026 — wyjaśnienia treści SWZ