Po terminie
Organizacja wystaw, targów i kongresów – Warszawa
Ministerstwo Energii3 aktualne · 39 w archiwum·mazowieckie
Przedmiot zamówienia
AIZamówienie niepodzielne: kompleksowa organizacja wydarzeń (seminariów, konferencji, szkoleń, spotkań, konferencji internetowych, wizyt plenarnych i studyjnych, wystaw, stoisk informacyjnych i edukacyjnych, wydarzeń plenerowych) w ramach Programu polskiej energetyki jądrowej, na terenie Polski lub za granicą, w formie umowy ramowej — liczba wydarzeń nieokreślona, realizacja zgodnie z rzeczywistym zapotrzebowaniem zamawiającego. Zakres organizacji obejmuje:
- rezerwację i najem sal konferencyjnych oraz ich aranżację i wyposażenie;
- wyżywienie i zakwaterowanie uczestników;
- materiały edukacyjno-informacyjne oraz sekretariat konkursu;
- organizację wydarzeń stacjonarnych, internetowych i hybrydowych, w tym streaming;
- promocję wydarzenia (plakaty/banery, mailing, media społecznościowe, filmy zapraszające i podsumowujące);
- transport osobowy i dostawczy;
- zabezpieczenia formalno-prawne, przeciwpożarowe oraz ochronę osób i porządku;
- obsługę i koordynację wydarzenia oraz usługi konferansjera, animatora, hostess i przewodnika.
Trudność: wysoka
Szeroki, zróżnicowany zakres usług organizacyjnych (sale, catering, noclegi, streaming, transport, ochrona, promocja) realizowanych w Polsce i za granicą w ramach umowy ramowej wymaga doświadczenia i koordynacji wielu usług.
Terminy realizacji
Termin wykonania umowy ramowej
36 miesięcy od dnia zawarcia umowy ramowej lub do wyczerpania kwoty maksymalnego wynagrodzenia określonego w Umowie, w zależności od tego, która z tych okoliczności nastąpi wcześniej
36 miesięcy od dnia zawarcia umowy ramowej lub do wyczerpania kwoty maksymalnego wynagrodzenia określonego w Umowie, w zależności od tego, która z tych okoliczności nastąpi wcześniej
Warunki udziału
AI1Sytuacja finansowa — środki finansowe lub zdolność kredytowa na poziomie minimum 500 000,00 zł
2Doświadczenie stacjonarne — min. 2 zamówienia na organizację wydarzenia (szkolenie/warsztat/seminarium/konferencja) w formule stacjonarnej dla min. 80 osób, obejmujące zapewnienie sali konferencyjnej, obsługi technicznej i usługi cateringowej, w tym min. 1 zamówienie z usługami noclegowymi, w okresie ostatnich 3 lat; przy Wykonawcach wspólnie ubiegających się warunek w całości spełnia co najmniej 1 członek konsorcjum, sumowanie doświadczenia różnych wykonawców niedopuszczalne
Pozostałe 5 warunków po założeniu darmowego konta.
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Dodatkowe doświadczenie koordynatorów wydarzeń stacjonarnych (Ks)max 50 pkt
50%
Dodatkowe doświadczenie koordynatora wydarzeń internetowych (Ki)max 10 pkt
10%
Opracowanie koncepcji organizacji konferencji międzynarodowej o tematyce jądrowej w Warszawie na 200 osób wraz ze stoiskiem edukacyjnym Polski Atom (Kw)max 40 pkt
40%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Brak istotnych sygnałów ostrzegawczych.
Kary i sankcje
AI- Kary umowne: określone w projekcie umowy ramowej (Załącznik nr 2 do SWZ)
- Zabezpieczenie należytego wykonania: wymagane wobec umowy wykonawczej, wysokość w Załączniku nr 2 do SWZ
Pytania i odpowiedzi
33Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Proszę o doprecyzowanie kryteriów dodatkowego doświadczenia koordynatorów. Proszę o potwierdzenie czy dodatkowe doświadczenie koordynatorów opisane w pod kryterium 1.1, 1.2, 1.3, 1.4, 1.5, 1.6 oraz kryterium 2 (par. 9 pkt 1 SWZ) nie zawiera ograniczenia czasowego? Innymi słowy czy doświadczenie to może być np. starsze niż 5 lat przed terminem złożenia oferty?
Zamawiający wyjaśnia, że okres, z którego może pochodzić doświadczenie koordynatorów oceniane w ramach kryteriów oceny ofert, jest tożsamy z okresem wymaganym dla spełnienia warunku udziału w postępowaniu. W obu przypadkach uwzględniane będzie doświadczenie zdobyte w okresie ostatnich 10 lat przed upływem terminu składania ofert. Mając na uwadze powyższe Zamawiający dokonuje zmiany SWZ w rozdziale II ust. 8 pkt 1 ppkt. 4 lit. b), który otrzymuje brzmienie: Przed zmianą: b) dysponuje potencjałem osób skierowanych do realizacji zamówienia, tj.: III. co najmniej 2 (dwoma) osobami – Koordynatorami Wydarzeń Stacjonarnych, z których każda posiada doświadczenie: w okresie ostatnich 5 (pięciu) lat przed terminem składania ofert pełniła rolę koordynatora w obsłudze co najmniej 2 (dwóch) wydarzeń stacjonarnych, o charakterze szkolenia/warsztatu/seminarium/konferencji/stoiska wystawienniczego itp. w których brało udział min. 100 osób; oraz IV. co najmniej 1 (jedną) osobą – Koordynatorem Wydarzenia Internetowego, która posiada doświadczenie: w okresie ostatnich 5 (pięciu) lat przed terminem składania ofert pełniła rolę koordynatora w obsłudze co najmniej 2 (dwóch) wydarzeń internetowych, o charakterze webinarium/ szkolenia/ warsztatu/ seminarium/ konferencji itp. w których brało udział min. 50 osób Po zmianie: b) dysponuje potencjałem osób skierowanych do realizacji zamówienia, tj.: III. co najmniej 2 (dwoma) osobami – Koordynatorami Wydarzeń Stacjonarnych, z których każda posiada doświadczenie: w okresie ostatnich 10 (dziesięciu) lat przed terminem składania ofert pełniła rolę koordynatora w obsłudze co najmniej 2 (dwóch) wydarzeń stacjonarnych, o charakterze szkolenia/warsztatu/seminarium/konferencji/stoiska wystawienniczego itp. w których brało udział min. 100 osób; oraz IV. co najmniej 1 (jedną) osobą – Koordynatorem Wydarzenia Internetowego, która posiada doświadczenie: w okresie ostatnich 10 (dziesięciu) lat przed terminem składania ofert pełniła rolę koordynatora w obsłudze co najmniej 2 (dwóch) wydarzeń internetowych, o charakterze webinarium/ szkolenia/ warsztatu/ seminarium/ konferencji itp. w których brało udział min. 50 osób
2Proszę o potwierdzenie czy jedno wydarzenie, które spełnia kryteria podkryterium 1.5 oraz 1.6, a więc wydarzenie stacjonarne obejmujące wiedzę specjalistyczną związaną z energią jądrową i/lub energetyką jądrową może jednocześnie spełniać podkryterium 1.6, 1.4 oraz 1.2 (i analogicznie 1.5, 1.3 i 1.1) skoro to samo wydarzenie jest jednocześnie także wydarzeniem stacjonarnym (podkryterium 1.1 i 1.2) oraz wydarzeniem stacjonarnym obejmującym wiedzę specjalistyczną związaną z energetyką (podkryterium 1.3 i 1.4).
Zamawiający potwierdza, że jedno wydarzenie wykazywane na potrzeby przyznania punktów w kryterium oceny ofert – „Dodatkowe doświadczenie koordynatorów wydarzeń stacjonarnych”, może zostać wykazane jednocześnie w więcej niż jednym podkryterium w zakresie ww. kryterium, pod warunkiem, że spełnia wszystkie wymagania określone dla każdego z tych podkryteriów.
3W ocenie Wykonawcy w przedmiotowym postępowaniu uzasadnione jest zatem premiowanie doświadczenia koordynatorów, jednak kryterium to powinno odnosić się do takich elementów doświadczenia, które rzeczywiście mają wpływ na jakość wykonywanej usługi, w szczególności do: • skali i liczby uczestników organizowanych wydarzeń • stopnia złożoności organizacyjnej i logistycznej, • charakteru międzynarodowego wydarzenia, • udziału przedstawicieli administracji publicznej, instytucji międzynarodowych lub kadry kierowniczej wysokiego szczebla, • liczby koordynowanych dostawców i zakresu usług, • realizacji wydarzeń obejmujących równocześnie część konferencyjną, wystawienniczą, edukacyjną lub medialną, • odpowiedzialności koordynatora za całość procesu przygotowania i realizacji wydarzenia. Powyższe cechy pozwalają w sposób bardziej obiektywny ocenić rzeczywiste doświadczenie i kompetencje osób, które będą odpowiedzialne za realizację zamówienia. W związku z powyższym zwracamy się z wnioskiem o rezygnację z podkryteriów premiujących doświadczenie Koordynatorów Wydarzeń Stacjonarnych przy wydarzeniach dotyczących energetyki oraz energii jądrowej i/lub energetyki jądrowej oraz zastąpienie ich kryteriami odnoszącymi się do skali, charakteru i stopnia złożoności organizowanych wydarzeń.
Zamawiający nie wyraża zgody na proponowane zmiany.
4Liczba wykonawców umowy ramowej W rozdziale I.2 pkt 5 SWZ oraz w ogłoszeniu wskazano maksymalnie trzech wykonawców, natomiast w rozdziale III.9 SWZ — maksymalnie pięciu. Prosimy o jednoznaczne określenie liczby wykonawców oraz ujednolicenie dokumentacji.
Zamawiający potwierdza, że zawrze umowę ramową z nie więcej niż 3 (trzema) Wykonawcami. Zamawiający informuje, iż dokonuje zmiany treści SWZ w rozdziale III ust. 9. Przed zmianą: „Zamawiający oceni oferty przyznając punkty w ramach poszczególnych kryteriów oceny ofert, przyjmując zasadę, że 1% = 1 punkt. Zamawiający dokona wyliczenia punktów dla każdej oferty, za każde kryterium, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku i wybierze maksymalnie 5 ofert z najwyższą liczbą punktów ogółem, spośród ofert niepodlegających odrzuceniu, stosując poniższy wzór:” Po zmianie: „Zamawiający oceni oferty przyznając punkty w ramach poszczególnych kryteriów oceny ofert, przyjmując zasadę, że 1% = 1 punkt. Zamawiający dokona wyliczenia punktów dla każdej oferty, za każde kryterium, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku i wybierze maksymalnie 3 oferty z najwyższą liczbą punktów ogółem, spośród ofert niepodlegających odrzuceniu, stosując poniższy wzór:”
5Punktowanie tych samych wydarzeń Czy ta sama realizacja dotycząca energetyki jądrowej może zostać wykazana dla tego samego koordynatora równocześnie w podkryteriach dotyczących: - doświadczenia ogólnego; - wydarzeń związanych z energetyką; - wydarzeń związanych z energią jądrową lub energetyką jądrową? Prosimy również o potwierdzenie, czy w podkryteriach 1.3–1.6 obowiązuje okres ostatnich pięciu lat oraz minimalna liczba 100 uczestników.
Zamawiający podtrzymuje stanowisko wyrażone w odpowiedziach na pytania nr 1 i 2. Jednocześnie Zamawiający potwierdza, że w podkryteriach 1.3-1.6 obowiązuje wymóg, aby wykazywane wydarzenia obejmowały co najmniej 100 uczestników. Mając na uwadze powyższe, Zamawiający dokonuje zmiany w treści SWZ w rozdziale III ust. 9 pkt 1) i 2) (brzmienie przed i po zmianie zawarte w piśmie): przed zmianą kryterium nr 1 i 2 wymagały m.in. wskazania doświadczenia w kompleksowej organizacji wydarzeń o charakterze szkolenia/warsztatu/seminarium/konferencji w formule stacjonarnej (min. 2 wydarzenia, punktacja 0/5/10) oraz wiedzy specjalistycznej z energii/energetyki jądrowej (2 pkt za wydarzenie, max 10 lub 5 punktów); po zmianie kryterium nr 1 wymaga wskazania doświadczenia w kompleksowej organizacji wydarzeń o charakterze szkolenia/warsztatu/seminarium/konferencji/stoiska wystawienniczego itp. w formule stacjonarnej, w których brało udział min. 100 osób (podkryteria 1.1–1.6, analogiczna punktacja), a kryterium nr 2 – kompleksowej obsługi wydarzeń o charakterze webinarium/szkolenia/warsztatu/seminarium/konferencji itp. w formule internetowej, w których brało udział min. 50 osób.
6Zakres doświadczenia podlegającego ocenie Warunek udziału dotyczący koordynatorów obejmuje m.in. stoiska wystawiennicze, natomiast kryteria oceny wskazują kompleksową organizację szkoleń, warsztatów, seminariów i konferencji. Czy kompleksowa organizacja stoiska może otrzymać punkty w podkryteriach 1.1–1.6?
Zamawiający potwierdza i dokonuje stosownej zmiany w SWZ w rozdziale III ust. 9 pkt 1), który otrzymuje brzmienie zgodnie z odpowiedzią na pytanie nr 5.
7Składanie ofert na każde zaproszenie wykonawcze W §5 ust. 4 projektu umowy ramowej wskazano, że Zamawiający oczekuje złożenia oferty na każde zaproszenie. Czy zapis ten ustanawia obowiązek złożenia oferty w każdym postępowaniu wykonawczym? Czy wykonawca może zrezygnować z udziału w konkretnym postępowaniu, np. z powodu niedostępności zasobów, bez naliczenia kar lub rozwiązania umowy ramowej?
Zamawiający wyjaśnia, że postanowienie § 5 ust. 4 projektu umowy ramowej nie ustanawia obowiązku złożenia oferty w każdym postępowaniu wykonawczym. Zapis ten określa oczekiwanie Zamawiającego co do udziału wykonawców objętych umową ramową w postępowaniach wykonawczych. Wykonawca może odstąpić od złożenia oferty w konkretnym postępowaniu wykonawczym.
8Wzory punktacji i oferta ramowa bez ceny Prosimy o sprostowanie wzorów w §5 ust. 5 projektu umowy ramowej. Przy wagach określonych jako 80 lub 40 punktów oraz 20 lub 60 punktów zastosowano dodatkowy mnożnik „×100”, co nie odpowiada deklarowanej skali oceny.
Zamawiający informuje, że może być też stosowane kryterium 100% cena. Ostateczna liczba punktów przyznawana jest zgodnie z wagami kryteriów określonymi w dokumentach zamówienia.
9Założenia ocenianej koncepcji konferencji Czy Zamawiający określa budżet referencyjny, termin konferencji oraz drugie państwo uczestniczące w wydarzeniu? Prosimy o udostępnienie logotypów i wytycznych identyfikacji wizualnej właściwych dla koncepcji składanej z ofertą.
Zamawiający informuje, że koncepcja podlegająca ocenie powinna zostać opracowana przez Wykonawcę zgodnie z wymaganiami i założeniami określonymi w SWZ. Zamawiający przekazuje Logotyp Polski Atom w załączeniu. Logotyp Ministerstwa Energii na stronie https://www.gov.pl/attachment/dca0d0ff-738a-48db-87d9-add91239e756.
10Czy Zamawiający dopuści określenie maksymalnej liczby cykli uwag do sprawozdania oraz końcowego terminu odbioru? Obecny §4 ust. 6–9 umowy wykonawczej uzależnia możliwość wystawienia faktury od akceptacji sprawozdania, bez określenia maksymalnej liczby powtórzeń procedury.
Zamawiający informuje, że zapis pozostaje bez zmian.
11Zmiany liczby uczestników i odwołanie wydarzenia Prosimy o wyjaśnienie §12 ust. 9 umowy wykonawczej: - czy progi zmian liczby uczestników wynoszące 10% i 5% mogą się kumulować; - czy dotyczą zarówno zwiększenia, jak i zmniejszenia liczby uczestników; - jaka jest ostateczna baza obliczenia drugiej zmiany, odnosząca się do liczby osób na sześć dni roboczych przed wydarzeniem.
Zamawiający informuje, że progi zmian liczby uczestników wynoszące 10% i 5% mogą się kumulować. Dotyczą zarówno zwiększenia, jak i zmniejszenia liczby uczestników. Druga zmianę 5% liczymy od liczby osób na 6 dni roboczych przed wydarzeniem.
12Czy w przypadku odwołania wydarzenia zwrot kosztów obejmuje również udokumentowane, nieodwołalne zobowiązania wobec dostawców i opłaty anulacyjne, których termin płatności jeszcze nie nastąpił?
Zmiany umowy wykonawczej określa §12.
13Zakres geograficzny i koordynacja SWZ przewiduje realizację wydarzeń w Polsce lub poza jej granicami, natomiast ogłoszenie w pkt 5.1.2 wskazuje Europejski Obszar Gospodarczy. Czy zamówienia wykonawcze mogą obejmować wydarzenia poza EOG? Prosimy również o wskazanie zasad stosowania części XII OPZ, opisującej koordynację w Polsce przez jedną osobę przez osiem godzin, do wydarzeń zagranicznych, wielodniowych lub trwających dłużej niż osiem godzin.
Zamówienia wykonawcze mogą obejmować wydarzenia poza EOG. Zamawiający dokonuje stosownej zmiany w treści ogłoszenia w pkt 5.1.2. Kalkulację wynagrodzenia koordynatora ustala Wykonawca.
Historia zmian
24.09.2026 — publikacja ogłoszenia
10.10.2026 — wyjaśnienia i modyfikacja dokumentacji (1 dokument z wyjaśnieniami · 3 modyfikacje dokumentacji)
12.10.2026 — upływ terminu składania ofert