Po terminiePrzetarg nieograniczony · PN690209-2026
Rezerwacja i sprzedaż biletów lotniczych – Lublin
Politechnika Lubelska19 aktualnych · 183 w archiwum·NIP 7120104651·lubelskie
Przedmiot zamówienia
AIZamówienie jednoczęściowe (usługa) dla Politechniki Lubelskiej, szacunkowa wartość do ok. 1,1 mln zł (ceny biletów + opłaty transakcyjne):
- rezerwacja, sprzedaż i sukcesywna dostawa biletów lotniczych krajowych i zagranicznych dla pracowników, studentów i doktorantów uczelni — liczba biletów nieokreślona, zamówienia sukcesywne drogą mailową wg zapotrzebowania;
- obsługiwane trasy: krajowe (m.in. Lublin, Warszawa, Kraków, Gdańsk, Poznań, Szczecin, Wrocław, Rzeszów), europejskie (ok. 20 krajów) oraz pozaeuropejskie (cały świat);
- całodobowa obsługa rezerwacji, na każde zapytanie min. 3 oferty przelotów u różnych przewoźników, najniższe dostępne taryfy (również tanie linie lotnicze), bezkolizyjne połączenia wieloetapowe;
- bezpłatna dostawa biletów elektronicznie na e-mail pasażera i Zamawiającego jeszcze przed podróżą, zmiany i anulowanie biletów bez dodatkowych kosztów, zwroty należnych kwot;
- przejęcie odwołań i reklamacji do linii lotniczych, odprawa pasażera online, telefon alarmowy czynny całodobowo codziennie;
- kwartalne raporty zbiorcze z realizacji umowy z wyszczególnieniem czynników cenotwórczych;
- wyznaczenie 2 pracowników (dwa etaty) i 2 osobnych linii telefonicznych do kontaktów z Zamawiającym;
- miejsce realizacji: Lublin (sporadycznie inne miejscowości w Polsce lub za granicą).
Trudność: średnia
Standardowa usługa biura podróży, ale o szerokim zasięgu (trasy na cały świat, obsługa całodobowa i alarmowa, min. 3 oferty na każde zapytanie, kwartalne raportowanie), wymagająca doświadczenia i dużej dyspozycyjności.
Terminy realizacji
Termin wykonania
24 miesiące od zawarcia umowy, sukcesywnie wg bieżących zapotrzebowań Zamawiającego
24 miesiące od zawarcia umowy, sukcesywnie wg bieżących zapotrzebowań Zamawiającego
Zmiana terminu realizacji
skrócenie przy wyczerpaniu 60% wartości umowy (wygasanie przy 100%); wydłużenie maks. o 6 miesięcy
skrócenie przy wyczerpaniu 60% wartości umowy (wygasanie przy 100%); wydłużenie maks. o 6 miesięcy
Warunki udziału
AI1Doświadczenie — min. 2 usługi rezerwacji, sprzedaży i sukcesywnej dostawy biletów lotniczych, każda min. 300 000,00 zł brutto, ostatnie 3 lata; wartość = łączna wartość usług w ramach jednej umowy; waluty obce przeliczane wg średniego kursu NBP
2Potencjał kadrowy — min. 2 osoby z min. 2-letnim doświadczeniem w obsłudze zamówów dotyczących rezerwacji biletów lotniczych, posługujące się językiem angielskim w stopniu komunikatywnym, wskazane z imienia i nazwiska
Pozostałe 1 warunek po założeniu darmowego konta.
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena ofertowa brutto
60%
Czas reakcjimin. 3 oferty do 24 h
30%
Opłata transakcyjna – bilet krajowy
5%
Opłata transakcyjna – bilet zagraniczny
5%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Klauzula price-match
OPZ I pkt 5 k i II pkt 11: Wykonawca zobowiązany do pokrycia/zwrotu różnicy ceny biletu, jeśli Zamawiający znajdzie tańszy bilet niż zaproponowany.
Bezpłatne zmiany i anulacje
OPZ I pkt 5 b–c: dokonywanie zmian w rezerwacjach i anulowanie biletów przed terminem wylotu „bez ponoszenia wszelkich dodatkowych kosztów przez Zamawiającego”.
Obowiązkowe zatrudnienie 2 osób
SWZ rozdz. III ust. 7: przez cały okres umowy zatrudnienie na umowę o pracę dwóch osób z min. 2-letnim doświadczeniem; weryfikacja i sankcje w Załączniku nr 4.
Telefon alarmowy 24/7
OPZ I pkt 7 i II pkt 9: co najmniej dwie odrębne linie telefoniczne oraz telefon alarmowy czynny 24 godz./dobę w każdy dzień tygodnia; w awarii obowiązkowe wyszukanie 3 najtańszych ofert.
Kary i sankcje
AI- Kary umowne: w projekcie umowy (Załącznik nr 4 do SWZ)
- Sankcje z weryfikacji zatrudnienia 2 osób: w projekcie umowy (Załącznik nr 4 do SWZ)
- Niedostarczenie dokumentów przed podpisaniem umowy: uchylenie się od umowy
Pytania i odpowiedzi
29Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Wykonawca ponawia prośbę o wyjaśnienie sposobu obliczenia Ceny ofertowej brutto [w PLN] wpisywanej w pkt I Formularza Ofertowego. Zamawiający w odpowiedzi na Wyjaśnienia treści SWZ nr 1 (Zestaw II. Pytanie 1) przytoczył wzór, który jest wzorem na matematyczną przyznawalność punktów w kryterium oceny ofert, a nie algorytmem służącym Wykonawcy do wyliczenia łącznej kwoty brutto w PLN składanej w ofercie. W związku z brakiem podania w SWZ szacunkowej liczby biletów krajowych i zagranicznych, od których naliczane będą opłaty transakcyjne oraz opust %, Wykonawca wnosi o: Wskazanie precyzyjnego algorytmu/wzoru matematycznego oraz szacunkowych ilości transakcji/biletów przyjętych do wyliczenia Ceny ofertowej brutto w pkt I Formularza Ofertowego lub Potwierdzenie, że w pkt I Formularza Ofertowego Wykonawcy mają wpisać stałą, maksymalną wartość nominalną umowy określoną przez Zamawiającego, tj. 1 100 000,00 zł brutto, a ocenie w kryterium ceny będą podlegać wyłącznie opłaty transakcyjne oraz opust podany w kolejnych punktach formularza.
Ad. Pytanie nr 1: Zamawiający informuje, że przepisy ustawy Pzp nie nakładają na Zamawiającego obowiązku podawania matematycznego algorytmu służącego do kalkulacji ceny ofertowej. Zgodnie z Rozdz. XV ust 2-4 SWZ: 2. Wykonawca określa cenę realizacji zamówienia poprzez wskazanie w Formularzu ofertowym, sporządzonym wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do SWZ ceny ofertowej brutto za realizację zamówienia (ryczałt), w tym: usługę rezerwacji, sprzedaży i sukcesywnej dostawy biletów. 3. Cena ofertowa brutto musi uwzględniać wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia oraz postanowieniami umowy określonymi w niniejszej SWZ. 4. Cena oferty powinna być wyrażona w złotych polskich (PLN) z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku przy zachowaniu matematycznej zasady zaokrąglania liczb. Natomiast w Rozdziale XVI. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty wraz z podaniem wag tych kryteriów oraz sposobu oceny ofert Zamawiający wskazał jakimi kryteriami posłuży się przy ocenie ofert tj.: Cena – 60% Czas reakcji – 30% Opłata transakcyjna za rezerwację, sprzedaż i dostarczenie jednego krajowego biletu lotniczego – 5% Opłata transakcyjna za rezerwację, sprzedaż i dostarczenie jednego zagranicznego biletu lotniczego – 5% W Rozdziale XVI określony jest sposób obliczenia ceny. Zamawiający informuje, że odpowiedzi są integralną częścią SWZ dla przedmiotowego postępowania i są wiążące dla wszystkich Wykonawców.
1Szanowni Państwo, czy Zamawiający dopuszcza kompleksową obsługę w godzinach pracy naszego biura (dni robocze w godzinach 9:00-17:00), a poza regularnym czasem pracy biura, kontakt przez telefon alarmowy, który dostępny jest 24h na dobę, również w weekendy i święta?
Tak, Zamawiający wyraża zgodę na powyższe rozwiązanie.
21. Jednym z kryterium oceny jest Cena. W jaki sposób powinna zostać obliczona? Wykonawca nie znajduje w zapisach SWZ wzoru.
W Rozdz. XVI. SWZ Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie kierował się przy wyborze oferty wraz z podaniem wag tych kryteriów oraz sposobu oceny ofert, zamawiający poinformował, że dokona oceny oferty wg następujących wzorów:
Kryterium
Waga
kryteri
um
[%]
Maksym
alna
liczba
punktów
za dane
kryteriu
m
Sposób oceny wg wzoru
Cena brutto za
wykonanie
przedmiotu
zamówienia
„C”
60% 60
C = (Cn / Co) x 60 pkt
gdzie:
C – ocena punktowa za oceniane kryterium ceny;
Cn – najniższa cena ofertowa (brutto) spośród wszystkich
podlegających ocenie ofert;
Co – cena oferty ocenianej (brutto).
60 % - waga procentowa ocenianego kryterium (60% = 60 pkt);
Maksymalna ilość punktów, jaką Zamawiający może
przyznać w tym kryterium to 60.
Ocena w zakresie tego kryterium zostanie dokonana na
podstawie wypełnionego załącznika pn. „Oferta Wykonawcy” i
złożonej w nim deklaracji Wykonawcy.
32. Zamawiający wymaga całodobowej kompleksowej obsługi . Czy Zamawiający akceptuje rozwiązanie, w którym obsługa zleceń odbywa się w godzinach pracy biura w dni robocze, a poza tymi godzinami oraz w dni wolne od pracy zapewniony jest telefon alarmowy, gwarantujący ciągłość i bezpieczeństwo obsługi w sytuacjach awaryjnych?
Tak, Zamawiający akceptuje takie rozwiązanie.
43. Jako miejsce realizacji Zamawiający wskazuje : Lublin (w sporadycznych sytuacjach – inna miejscowość na terenie Polski lub na terenie innego kraju). Co Zamawiający rozumie poprzez miejsce realizacji?
Przedmiotem zamówienia jest Usługa rezerwacji, sprzedaży i sukcesywnej dostawy biletów lotniczych na potrzeby Politechniki Lubelskiej. W związku z tym jako podstawowe miejsce realizacji został wskazany Lublin - siedziba Zamawiającego.
54. Wykonawca prosi o potwierdzenie:
a. bilet lotniczy wystawiony w ramach realizacji umowy musi pochodzić bezpośrednio z systemu dystrybucji GDS rozumianych jako Amadeus, Sabre, Galileo, Worldspan?
b. bilet lotniczy wystawiony w ramach realizacji umowy i przekazany Zamawiającemu musi zawierać wykaz wszystkich składników łącznej ceny biletu?
lit. a)
Zamawiający informuje, iż bilety lotnicze mają być wysłane bezpośrednio z systemu GDS.
lit. b)
Zamawiający wymaga następujących danych:
1. Podstawa taryfy
2. Podatki i opłaty lotniskowe
3. Opłata za bilet lotniczy międzynarodowy transkontynentalny
4. Imię Nazwisko
5. Numer biletu
6. Wylot data
7. Powrót data
8. Sprzedawca np. LOT POLISH AIRLINES
9. Trasa np. (WAW-IST)(IST-WAW)
10. Numer umowy ……………..
65. Wg zapisów PPU „W ramach niniejszej umowy Wykonawca zobowiązuje się w szczególności do: sprzedaży biletów lotniczych (indywidualnych i w zależności od potrzeb grupowych)...” Jednym z kryterium jest czas reakcji Wykonawca prosi o potwierdzenie, iż wskazany czas reakcji dotyczy wyłącznie rezerwacji indywidualnych, a w przypadku zapytań dotyczących rezerwacji grupowych, Wykonawca zobowiązuje się do przedstawienia propozycji realizacji usługi bezzwłocznie po otrzymaniu odpowiedzi od przewoźnika, nie później jednak niż w terminie do 48 godzin od chwili przekazania Wykonawcy zapytania ( jako ,że czas niezbędny do przygotowania kompleksowej oferty jest często uzależniony od czasu odpowiedzi ze strony przewoźnika).
Tak, Zamawiający potwierdza, że wskazany czas reakcji dotyczy wyłącznie rezerwacji indywidualnych, a Wykonawca zobowiązuje się do przedstawienia propozycji realizacji usługi bezzwłocznie po otrzymaniu odpowiedzi od przewoźnika, nie później jednak niż w terminie do 48 godzin od chwili przekazania Wykonawcy zapytania.
76. Wg zapisów Zamawiający wymaga zagwarantowania utrzymania wybranej przez pracownika Politechniki Lubelskiej rezerwacji (taryfy i oferty biletowej) pod względem trasy i ceny do czasu, kiedy osoba upoważniona - pracownik Zamawiającego zatwierdzi Wykonawcy realizację usługi dla pasażera. Wykonawca informuje, iż w przypadku korzystania z tanich linii lotniczych nie ma możliwości dokonania rezerwacji biletu. Należy dokonać bezpośrednio zakupu biletu. Z kolei założenie rezerwacji w systemie gwarantuje jedynie dostępność określonej klasy rezerwacyjnej przez określony czas. W założonej rezerwacji możliwym jest zmiana wysokości taryfy w danej klasie rezerwacyjnej, co więcej ceny biletów są codzienne uaktualnienie zgodnie ze zmianą kursu waluty. Cena zgodnie z polityką linii lotniczych nie jest stała. Odnawianie rezerwacji dla tych samych osób jest zabronione przez przewoźników oraz skutkuje karami finansowymi. W związku z powyższym Wykonawca prosi o dodanie zapisu zgodnie z polityką przewoźnika.
Zamawiający wprowadza zmiany w § 1 ust. 4 lit. m) Umowy i nadaje temu postanowieniu następujące brzmienie:
m) zagwarantowania utrzymania wybranej przez pracownika Politechniki Lubelskiej rezerwacji (taryfy i oferty biletowej) pod względem trasy i ceny do czasu, kiedy osoba upoważniona - pracownik Zamawiającego zatwierdzi Wykonawcy realizację usługi dla pasażera – nie dotyczy to tzw. tani linii lotniczych, w których zgodnie z polityka przewoźników, nie ma możliwości dokonania rezerwacji połączenia przed jego zakupem.
87. Zgodnie z zapisami Zamawiający wymaga od Wykonawcy negocjowania z przewoźnikiem korzystnych dla Zamawiającego warunków rezygnacji z zamówionych biletów oraz zapewnienie możliwości bezkosztowego zwrotu biletu w dniu jego sprzedaży. Wykonawca zaznacza, że nie ma możliwości bezkosztowego zwrotu biletu w dniu jego wystawienia w przypadku tanich linii lotniczych ( „low-cost”). Bilety wystawiane poza systemem GDS bezpośrednio u Wykonawcy również mogą być niemożliwe do zwrotu, gdyż rezerwacja jest poza kontrolą Wykonawcy. W związku z powyższym Wykonawca prosi o modyfikacje zapisu.
Zamawiający wprowadza zmiany w § 1 ust. 4 lit. o) Umowy i nadaje temu postanowieniu następujące brzmienie:
o) negocjowania z przewoźnikiem korzystnych dla Zamawiającego warunków rezygnacji z zamówionych biletów oraz zapewnienie możliwości bezkosztowego zwrotu biletu w dniu jego sprzedaży – nie dotyczy to tzw. tani linii lotniczych, w których zgodnie z polityka przewoźników, nie ma możliwości dokonania bezkosztowego zwrotu zakupionego biletu oraz biletów zakupionych poza system GDS Wykonawcy.
98. Zgodnie z zapisami Wykonawca zobowiązuje się w szczególności do zwrotu Zamawiającemu części kosztów poniesionych przez Zamawiającego zgodnie z warunkami zastosowanej taryfy w przypadku konieczności zwrotu biletu (zwrot tych kosztów powinien nastąpić w ciągu 14 dni kalendarzowych od daty zwrotu biletu na podstawie faktury korygującej); Z uwagi na fakt, iż termin zwrotu środków za niewykorzystane bilety jest całkowicie zależny od polityki i terminów stosowanych przez przewoźników lotniczych (często przekraczających 14 dni), czy Zamawiający wyrazi zgodę na wydłużenie terminu zwrotu środków do 30 dni od daty zgłoszenia rezygnacji/zwrotu biletu, lub uzależni ten termin od momentu otrzymania zwrotu od przewoźnika?
Zamawiający wyraża zgodę na wydłużenie terminu zwrotu środków do 30 dni od daty zgłoszenia, rezygnacji/zwrotu biletu.
109. Wykonawca zobowiązany jest do wystawiania faktury każdorazowo po realizacji usługi i wysłania faktury każdorazowo w terminie do 3 dni roboczych od zakończenia realizacji danej usługi (poprzez dzień zakończenia realizacji usługi Zamawiający rozumie ostatni dzień na jaki zarezerwowany jest bilet lotniczy). Czy Zamawiający może potwierdzić , iż ma na myśli dzień zakupu biletu ?
Tak, Zamawiający potwierdza, że chodzi o dzień zakupu biletu.
1110. W dokumentacji zawarto rozbieżne zapisy dotyczące częstotliwości sporządzenia raportów ( PPU miesięcznie, wg OPZ kwartalnie). Wykonawca prosi o ujednolicenie zapisów.
Zamawiający informuje, iż wymaga sporządzania miesięcznych raportów.
121. Zgodnie z zapisami PPU : Wykonawca zobowiązuje się zapewnić możliwość natychmiastowego kontaktowania się przedstawicieli Zamawiającego za pomocą telefonu, faksu i poczty elektronicznej poprzez posiadanie min. 2 odrębnych linii telefonicznych, a także poprzez posiadanie adresu e-mail.Z uwagi na to, że Wykonawca nie praktykuje już formy komunikacji jaką jest faks, zwracam się z prośbą o usunięcie zapisu o zapewnieniu możliwości kontaktowania się za pomocą faksu.
Zamawiający informuje, iż rezygnuje z kanału komunikacji jakim jest faks.
132. Zgodnie z zapisami OPZ pkt.9. Wykonawca będzie zobowiązany do przedstawienia na każdorazowe wezwanie Zamawiającego poświadczenia (w formie pisemnej od przewoźnika) uzyskania wykazanej w zestawieniu ceny taryfowej biletu dotyczącej wybranego przez Zamawiającego zrealizowanego zlecenia oraz przedstawienie listy przewoźników, których ceny taryfowe biletów były brane pod uwagę przy wyborze najtańszej oferty przelotu, zgodnie z warunkami określonymi w zleceniu.Czy Zamawiający potwierdza, iż w powyższym przypadku wystarczające będzie potwierdzenie z systemu rozliczeniowego z IATA ( BSP)?
Zamawiający potwierdza, że wystarczającym będzie potwierdzenie z systemu rozliczeniowego z IATA ( BSP).
Historia zmian
14.09.2026 — ogłoszenie o zamówieniu
07.10.2026 — sprostowanie (Zmiana terminu składnia i otwarcia ofert oraz terminu związania ofertą.)
14.10.2026 — sprostowanie (Zamawiający wskazał wzór/kalkulacja niezbędne do obliczanie ceny.)
14.10.2026 — wyjaśnienia treści SWZ (2 dokumenty z wyjaśnieniami)
22.10.2026 — wyjaśnienia treści SWZ
23.10.2026 — upływ terminu składania ofert