Rozstrzygnięty
Świadczenie usług IT i zarządzanie infrastrukturą – Kraków
Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie6 aktualnych · 51 w archiwum·NIP 6761011948·małopolskie
Składanie ofert: 28 października 2026
Rozstrzygnięcie
Kto wygrał, za ile i ilu było chętnych.
WygrałaIT DESIGN CONCEPT Sp. z o.o.
NIP zwycięzcy6762563242
Kwota oferty2 494 440,00 zł
Złożonych ofert1
Widełki ofert2 494 440,00 zł – 2 494 440,00 zł
Najtańsza oferta wygrałatak
Przedmiot zamówienia
AI- Część 1 (usługa): kompleksowa obsługa infrastruktury IT – 23 serwery fizyczne, 100 serwerów wirtualnych, 8 macierzy dyskowych, 8 NAS-ów, 3 lokalizacje serwerowe (Bernardyńska 3, Bobrzyńskiego 10, Franciszkańska 1).
- Część 2 (usługa): zarządzanie siecią i telefonią – 104 switchy zarządzalne, 144 punkty dostępowe WiFi, 20 routerów, 2 centrali telefoniczne (4 ISDN + 1 VoIP Trunk 40 linii + 6 DECT + ~220 numerów wewnętrznych), 5 sieci WiFi, 75 podsieci IP, 79 VLAN.
- Część 3 (usługa): obsługa systemów informatycznych uczelni – USOS (pełna obsługa wraz z modułami), Office365 (800 kont pracowniczych + 5000 studenckich, licencje A1/A3/A5), systemy: APR (10 000 rekordów), TETA/TETA ME, Simple ERP, RODA/Flux (archiwum), Xprimer, HAN, VTLS/Virtua, Alma/Primo VE, dLibra, OJS/OMP, OTRS, FreeRadius, backup, eduroam/eduGain/EWP, 3 serwery WWW (Drupal, OPTeam, WordPress), systemy integracyjne (PowerShell/Bash/Python), personalizacja 150 legitymacji rok, kontrola dostępu (20 przejść), sprzęt AV w 30 salach, nadzór nad dostawcami zewnętrznymi, wsparcie BZP.
- Personel: min. 4 osoby (Kierownik Zespołu + 3 Konsultantów), co najmniej 3 na miejscu w dni robocze, dostępność awaryjna 7:00–19:00, umowy o pracę na cały okres 24 miesięcy.
- Czas reakcji: awaria zwykła ≤ 4 h, awaria krytyczna ≤ 1 h.
Trudność: wysoka
Zamówienie obejmuje wielosystemową infrastrukturę IT (setki serwerów fizycznych/wirtualnych, urządzeń sieciowych, systemów zarządzania), wymogi personalne z podziałem na role, SLA z definiowaniem czasu reakcji oraz koordynację z wieloma dostawcami zewnętrznymi – łącznie złożoność techniczna i organizacyjna na wysokim poziomie.
Terminy realizacji
Czas realizacji
24 miesiące od daty podpisania umowy
24 miesiące od daty podpisania umowy
Warunki udziału
AI1Doświadczenie — 2 realizacje kompleksowej obsługi infrastruktury IT klienta (bezpośrednia obsługa, 12 mies. ciągłe każda), wartość ≥ 500 000 PLN brutto każda, ostatnie 3 lata, zakres: USOS, Simple.ERP, Office365
2Kierownik Zespołu — wykształcenie wyższe, ≥ 3 lata doświadczenia wdrażaniowego/utrzymaniowego/rozwijowego systemów IT, ≥ 2 usługi jako Kierownik, klient ≥ 300 pracowników
Pozostałe 3 warunki po założeniu darmowego konta.
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena oferty brutto
60%
Doświadczenie dodatkowe osób skierowanych do realizacji zamówieniamax 40 pkt
40%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Brak istotnych sygnałów ostrzegawczych.
Kary i sankcje
AI- Kary umowne: określone w projekcie umowy (Załącznik nr 4 do SWZ).
Pytania i odpowiedzi
89Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Dotyczy: SPECYFIKACJA WARUNKÓW ZAMÓWIENIA (dalej: SWZ) 8. INFORMACJA O WARUNKACH UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU, 8.1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu oraz spełniają warunki udziału w postępowaniu i wymagania określone w niniejszej SWZ., 4. Zdolność techniczna i zawodowa
1. W punkcie dotyczącym zdolności technicznej i zawodowej Zamawiający wskazuje:
“Wykonawca winien wykazać, że posiada wiedzę i doświadczenie w zakresie objętym zamówieniem tj. w ciągu ostatnich trzech lat przed terminem składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał co najmniej: 2 (dwie) realizacje, którego przedmiotem była kompleksowa obsługa infrastruktury IT klienta, obejmująca bezpośrednią obsługę w biurach i budynkach Zamawiającego nieprzerwanie przez okres 12 m-cy każde, na kwotę co najmniej 500 000,00 PLN brutto każde z nich, obejmujące swoim zakresem zarządzanie systemem USOS oraz systemem Simple.ERP oraz systemem Office365.”.
Czy Zamawiający dopuści zmianę powyższego zapisu i nada mu następujące brzmienie:
“Wykonawca winien wykazać, że posiada wiedzę i doświadczenie w zakresie objętym zamówieniem tj. w ciągu ostatnich trzech lat przed terminem składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał co najmniej: 2 (dwie) realizacje, którego przedmiotem była kompleksowa obsługa infrastruktury IT klienta, obejmująca bezpośrednią obsługę w biurach i budynkach Zamawiającego nieprzerwanie przez okres 12 m-cy każde, na kwotę co najmniej 500 000,00 PLN brutto każde z nich.”
Zamawiający nie wyraża zgody na powyższą zmianę. Systemy wymienione w wymaganiach zdolności technicznej dotyczą systemów które są kluczowe dla funkcjonowania Zamawiającego. Wykonawca musi więc bezwzględnie wykazać, że jest w stanie zarządzać w/w systemami od pierwszego dnia trwania umowy, nie tylko w zakresie utrzymania funkcjonowania systemów, ale także konfiguracji oraz konfiguracji wymiany danych między nimi.
2W ramach warunku dotyczącego zdolności technicznej i zawodowej, określonego w punkcie 2.2.
Zamawiający wymaga dysponowania:
“co najmniej trzema konsultantami, każdy z co najmniej 3-letnim doświadczeniem wdrożeniowym lub utrzymaniowym lub rozwojowym systemów informatycznych, którzy uczestniczyli, każdy w co najmniej dwóch usługach zespołu wdrażającego lub utrzymującego lub rozwijającego systemy informatyczne lub infrastrukturę IT klienta, z których przynajmniej jeden posiada min. 2 letnie doświadczenie w administracji systemem użytkowanym przez Uczelnię tj. USOS”
Czy Zamawiający dopuści zmianę powyższego zapisu poprzez nadanie mu następującego brzmienia:
“co najmniej trzema konsultantami, każdy z co najmniej 3-letnim doświadczeniem wdrożeniowym lub utrzymaniowym lub rozwojowym systemów informatycznych, którzy uczestniczyli, każdy w co najmniej dwóch usługach zespołu wdrażającego lub utrzymującego lub rozwijającego systemy informatyczne lub infrastrukturę IT klienta”
ODP: Zamawiający nie dopuszcza powyższej zmiany warunku. Producent MUCI nie prowadzi wsparcia bieżącego utrzymania i konfiguracji systemu USOS, w związku z tym Wykonawca musi bezwzględnie wykazać, że jest w stanie w pełni zarządzać systemem USOS od pierwszego dnia trwania umowy, w zakresie utrzymania, konfiguracji, aktualizacji, diagnozowania błędów, także na poziomie merytorycznym.
3W § 16 ust. 1 wzoru umowy, Zamawiający wskazał: „§ 16.1. ….Podstawą wystawienia faktury jest miesięczny protokół odbioru usług obejmujący zestawienie wykonanych usług i zgłoszeń. Zamawiający w terminie 5 dni roboczych od otrzymania zestawienia podpisuje protokół albo zgłasza uzasadnione zastrzeżenia; Strony uzgadniają sposób ich usunięcia. Podpisanie protokołu nie oznacza zrzeczenia się roszczeń z tytułu nienależytego wykonania. Płatność następuje w terminie 30 dni od otrzymania prawidłowej faktury wystawionej po podpisaniu protokołu, na rachunek wskazany na fakturze.”
W związku z powyższym prosimy o wyjaśnienie, czy przez powyższy zapis należy rozumieć, że Zamawiający wymaga przedstawienia w miesięcznym zestawieniu wszystkich czynności wykonanych każdego dnia w danym miesiącu, odrębnie dla każdej lokalizacji?
Zakres czynności określonych w OPZ jest obszerny, a ich prawidłowa realizacja wymaga zaangażowania kilku osób oraz wykonywania szeregu czynności w poszczególnych lokalizacjach. W związku z tym prosimy o wskazanie, jakiego poziomu szczegółowości miesięcznego zestawienia wykonanych usług oczekuje Zamawiający.
W szczególności prosimy o wyjaśnienie:
- czy zestawienie powinno zawierać wykaz każdej pojedynczej czynności wykonanej w danym dniu;
- czy zestawienie powinno być sporządzane odrębnie dla każdej lokalizacji;
- czy wystarczające będzie miesięczne zestawienie wykonanych usług z podziałem na poszczególne lokalizacje i rodzaje wykonanych czynności, bez wskazywania każdej pojedynczej czynności i każdego dnia jej wykonania;
- czy Zamawiający określi wzór lub minimalny zakres informacji, jaki powinien zawierać miesięczny protokół/zestawienie.
ODP: Zamawiający: Zamawiający modyfikuje postanowienie § 16 ust. 1 w ten sposób, że usuwa obowiązek sporządzania protokołu odbioru, a co za tym idzie podstawą do wystawienia faktury będzie treść umowy i upływ wskazanego terminu: „1. Wynagrodzenie jest płatne miesięcznie z dołu w wysokości ryczałtu miesięcznego określonego w § 15 ust. 2. Za niepełny miesiąc przysługuje część ryczałtu proporcjonalna do liczby dni świadczenia usług. Wykonawca w ostatnim dniu miesiąca wystawi fakturę VAT na kwotę objętą wynagrodzeniem ryczałtowym za dany miesiąc świadczenia usług. Zapłata wynagrodzenia nie oznacza zrzeczenia się przez Zamawiającego roszczeń z tytułu nienależytego wykonania. Płatność następuje w terminie 30 dni od otrzymania prawidłowej faktury wystawionej po podpisaniu protokołu, na rachunek wskazany na fakturze.”
4W § 16 ust. 1 wzoru umowy, Zamawiający wskazał: „§ 16.1. ….Podstawą wystawienia faktury jest miesięczny protokół odbioru usług obejmujący zestawienie wykonanych usług i zgłoszeń. Zamawiający w terminie 5 dni roboczych od otrzymania zestawienia podpisuje protokół albo zgłasza uzasadnione zastrzeżenia; Strony uzgadniają sposób ich usunięcia. Podpisanie protokołu nie oznacza zrzeczenia się roszczeń z tytułu nienależytego wykonania. Płatność następuje w terminie 30 dni od otrzymania prawidłowej faktury wystawionej po podpisaniu protokołu, na rachunek wskazany na fakturze.”
W związku z powyższym, prosimy o wyjaśnienie, co Zamawiający rozumie przez sformułowanie „Strony uzgadniają sposób ich usunięcia”.
W szczególności prosimy o wskazanie czy uzgodnienie sposobu usunięcia zastrzeżeń będzie każdorazowo wymagało odrębnych ustaleń pomiędzy Stronami oraz czy do czasu uzgodnienia sposobu usunięcia zastrzeżeń Zamawiający będzie wstrzymywał podpisanie protokołu odbioru, a tym samym możliwość wystawienia przez Wykonawcę faktury.
Prosimy również o doprecyzowanie, w jakim terminie zastrzeżenia powinny zostać usunięte przez Wykonawcę oraz w jakiej formie Zamawiający będzie potwierdzał ich usunięcie.
Zamawiający wskazuje, iż w związku ze zmianą postanowienia § 16 ust. 1 o czym mowa w Pytaniu nr 3 niniejsze pytanie nr 4 jest bezprzedmiotowe, gdyż określenie stanowiące przedmiot zapytania zostało usunięte.
5W § 3 wzoru umowy Zamawiający powołuje się na zapis „§ 3. Zakres Umowy określa Załącznik A do SWZ (OPZ), w tym wymagania dotyczące składu zespołu, lokalizacji, liczby obsługiwanych zasobów oraz czasów reakcji na awarie.”, w § 17 ust. 6 na zapis „§ 17.6. …. Za przekroczenie czasu podjęcia czynności po zgłoszeniu awarii określonego w OPZ ….”, z kolei w OPZ na zapis „…W sytuacjach awaryjnych, podjęcie czynności mających na celu usunięcie awarii w terminie:
a) awaria zwykła – awaria nie wpływająca na ciągłość działania systemów UPJPII jednak niezbędna do usunięcia czas reakcji maks. do 4 godzin od momentu zgłoszenia,
b) awaria krytyczna – awaria uniemożliwiająca ciągłość działań systemów Uczelni, czas reakcji do 1 godziny od momentu zgłoszenia…”
W związku z powyższym prosimy o wyjaśnienie, czy wskazane powyżej określenia: „czas reakcji na awarie”, „czas podjęcia czynności po zgłoszeniu awarii” oraz „czas podjęcia czynności mających na celu usunięcie awarii” należy rozumieć jako tożsame pojęcia i odnoszące się do tego samego momentu rozpoczęcia realizacji czynności przez Wykonawcę.
Jeżeli Zamawiający rozróżnia powyższe pojęcia, prosimy o jednoznaczne wskazanie definicji każdego z nich oraz określenie, jakie konkretne działanie Wykonawcy uznawane będzie za podjęcie czynności po zgłoszeniu awarii, od którego należy liczyć wymagany czas reakcji.
Prosimy również o wskazanie, czy za spełnienie wymogu czasu reakcji Zamawiający uzna samo rozpoczęcie czynności diagnostycznych lub organizacyjnych zmierzających do usunięcia awarii, czy też dopiero faktyczne przystąpienie do usuwania awarii.
Jednoznaczne określenie powyższych zasad jest konieczne z uwagi na postanowienia dotyczące naliczania kar umownych za przekroczenie czasu podjęcia czynności po zgłoszeniu awarii.
Zamawiający wyjaśnia, że należy uznać, że wszystkie 3 pojęcia są tożsame, i oznaczają czas pierwszej reakcji na zgłoszoną awarię tj. podjęcie działań diagnostycznych ustalających skalę awarii i niezwłocznego przystąpienia do jej usunięcia.
6W związku z odbiorem nowego budynku przy ul. Bobrzyńskiego 10 Kampus prosimy o wyjaśnienie, czy następujące instalacje posiadają gwarancję oraz ewentualnie dedykowaną obsługę (wymaganą przez np. warunki gwarancyjne) ze strony Zamawiającego: w punkcie 1.2.7 OPZ - sieci teleinformatyczne w punkcie 1.2.8 OPZ - system monitoringu wizyjnego w punkcie 1.2.21 OPZ - system kontroli dostępu w punkcie 1.2.29 OPZ - sprzęt audiowizualny
W związku z odbiorem nowego budynku przy ul. Bobrzyńskiego 10 Kampus Zamawiający wyłącza z niniejszego postępowania opiekę nad systemami monitoringu wizyjnego, kontroli dostępu oraz sprzętu audiowizualnego dla budynku Bobrzyńskiego 10 Kampus. Sieci teleinformatyczną w tym budynku pozostają częścią tego postępowania, pomimo posiadania kontraktów gwarancyjnych.
7Czy Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji?
Zamawiający nie przewiduje prawa opcji w przedmiotowym postępowaniu
8Wykonawca prosi o doprecyzowanie pojęcia „godziny pracy” wskazanego w pkt 1.1.4. Czy poza godzinami 7:30–17:00 Zamawiający wymaga zapewnienia obecności, gotowości lub dyżurów pracowników Wykonawcy, w szczególności w weekendy oraz dni ustawowo wolne od pracy?
Tak, Zamawiający oczekuje gotowości do pracowników Wykonawcy do świadczenia usług w sytuacjach awaryjnych, w tym także do obecności właściwego specjalisty, jeśli sytuacja tego będzie wymagać.
9Wykonawca prosi o podanie średniej miesięcznej liczby zgłoszeń rejestrowanych w systemie OTRS, z podziałem na kategorie oraz priorytety. Wykonawca wnosi o udostępnienie statystyki dotyczącej zgłoszeń za ostatnie 12 miesięcy
System OTRS nie jest jedynym medium służącym do przekazywania zgłoszeń, pracownicy Wykonawcy mają także dostępne możliwości zgłoszeń telefonicznie oraz osobiście w biurach przeznaczonych dla pracowników Wykonawcy. Przygotowania precyzyjnych statystyk obejmujących wszystkie kanały komunikacji nie jest możliwe w trakcie postępowania. Zamawiający oczekuje oferty Wykonawcy z odpowiednim doświadczeniem, który potrafi oszacować poziom obciążenia znając ilości pracowników, studentów, budynków oraz sprzętu posiadanego przez Zamawiającego
10Wykonawca prosi o wskazanie liczby laboratoriów objętych zakresem zamówienia oraz częstotliwości wykonywania reinstalacji znajdujących się w nich stanowisk. Czy reinstalacje wykonywane są cyklicznie, np. raz na semestr? Wykonawca prosi również o informację, czy Zamawiający wykorzystuje rozwiązania służące do obrazowania lub automatyzacji instalacji i konfiguracji urządzeń, np. MDT, Intune lub Autopilot.
Na dzień odpowiedzi Zamawiający posiada 5 sal komputerowych. Reinstalacje wykonywane są raz na semestr, ręcznie, ze względu na posiadane rozwiązanie DeepFreeze.
Historia zmian
28.09.2026 — aktualizacja ogłoszenia (Termin składania: 26.10.2026 → 28.10.2026)
29.09.2026 — publikacja ogłoszenia
25.10.2026 — wyjaśnienia treści SWZ
28.10.2026 — upływ terminu składania ofert
30.10.2026 — ogłoszenie o wyniku postępowania