Świadczenie usług pocztowych – Śrem
Gmina Śrem4 aktualne · 87 w archiwum·NIP 7851661461·wielkopolskie
Przedmiot zamówienia
AIŚwiadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla Urzędu Miejskiego w Śremie: przyjmowanie, przemieszczanie i doręczanie przesyłek oraz obsługa zwrotów (51 pozycji formularza cenowego, szacunkowo), w tym:
- przesyłki listowe krajowe nierejestrowane, polecone, polecone ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) oraz polecone z elektronicznym potwierdzeniem odbioru (EPO, kategoria ekonomiczna), m.in. 16800 szt. poleconych z ZPO ekonomicznych formatu S, 16000 szt. poleconych z EPO, 3500 szt. nierejestrowanych ekonomicznych formatu S, a także zwroty przesyłek rejestrowanych;
- paczki pocztowe krajowe ekonomiczne i priorytetowe z potwierdzeniem odbioru (gabaryt A, różne przedziały wagowe);
- przesyłki listowe zagraniczne priorytetowe (polecone oraz z ZPO, strefy A–D) i ich zwroty;
- odbiór korespondencji z siedziby zamawiającego (24 miesiące).
Trudność: średnia
Zakres obejmuje diverse typy przesyłek i obsługę przez 24 miesiące, wymagający szczegółowej logistyki i znajomości procedur pocztowych, ale nie jest skomplikowany w skali makro.
Terminy realizacji
Czas realizacji zamówienia
01.01.2027–31.12.2028
01.01.2027–31.12.2028
Warunki udziału
AI1Uprawnienia — wpis do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa UKE
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena
60%
Możliwość elektronicznego monitorowania przesyłek rejestrowanych0 pkt bez monitoringu, 40 pkt z monitorowaniem w obrocie krajowym
40%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Kara 200% za nieodebranie
Za niezgłoszenie się Wykonawcy po odbiór przesyłek w oznaczonym dniu i do wyznaczonej godziny kara umowna wynosi 200% opłaty za jeden odbiór.
Gwarancja wolumenu 60%
Zamawiający jest zobowiązany do zrealizowania w 60% podanych ilości przesyłek, a Wykonawca nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych i rodzajowych.
Zatrudnienie min. 5 osób
Wymagane zatrudnienie na umowę o pracę minimum 5 osób wykonujących doręczanie przesyłek; kara umowna 50 zł za każdy przypadek naruszenia lub braku dokumentów.
SWZ zmodyfikowany 4 dni po udostępnieniu dokumentów
Późna modyfikacja specyfikacji może sugerować dostosowanie wymagań pod konkretnego wykonawcę lub celowe utrudnienie konkurencji, która przygotowała ofertę na pierwotną wersję SWZ.
Marka bez równoważności
PPU przewiduje przesyłki Pocztex oraz przesyłki polecone z EPO z wykorzystaniem systemu Elektroniczny Nadawca bez dopisku „lub równoważny”.
Kary i sankcje
AI- Kary umowne: 200% opłaty za jeden odbiór za niezgłoszenie się po odbiór przesyłek.
- Kary umowne: 50 zł za każdy przypadek naruszenia wymogu zatrudnienia na umowę o pracę / braku dokumentów.
- Wadium: nie wymagane.
Pytania i odpowiedzi
12Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Załącznik do SWZ Formularza Cenowego – Odbiór korespondencji do wysłania z siedziby Zamawiającego
Wykonawca zwraca uwagę na rozbieżność pomiędzy okresem realizacji zamówienia a formularzem cenowym. Zgodnie z SWZ oraz Opisem Przedmiotu Zamówienia usługa ma być świadczona w okresie od 01.01.2027 r. do 31.12.2028 r., tj. przez 24 miesiące, natomiast w formularzu cenowym w części „Odbiór korespondencji do wysłania z siedziby Zamawiającego” wskazano „Ilość w miesiącach – 12.
Zamawiający dokona korekty formularza cenowego poprzez zmianę liczby miesięcy z 12 na 24.
2Załącznik do SWZ – Formularz Cenowy, L.p. 6 i 7
W celu dokonania prawidłowej wyceny formularza cenowego Wykonawca zwraca się z zapytaniem w jakiej kategorii będą wysyłane przesyłki polecone z EPO? Ekonomicznej czy Priorytet?
Zamawiający będzie wysyłał przesyłki polecone z EPO w kategorii ekonomicznej.
3Załącznik do SWZ Projektowanych Postanowień Umowy punkt A ppkt 1 lit. c i d Wykonawca zwraca uwagę, że w punkcie A ppkt 1 lit. c i d Projektowanych Postanowień Umowy wskazano odpowiednio usługi „Pocztex” oraz „druki bezadresowe”. Jednocześnie usługi te nie zostały ujęte w Formularzu cenowym i nie podlegają wycenie ofertowej.
Ponadto zgodnie w punkcie C ppkt 2 projektu umowy usługi nieujęte w Formularzu cenowym mają być rozliczane według aktualnego cennika Wykonawcy obowiązującego w dniu wykonania usługi.
W związku z powyższym Wykonawca wnosi o wyjaśnienie:
Czy Zamawiający przewiduje korzystanie z usług Pocztex oraz druków bezadresowych w okresie realizacji zamówienia?
Jeżeli tak, czy usługi te będą rozliczane według aktualnego cennika Wykonawcy jako usługi nieobjęte Formularzem cenowym?
Jeżeli Zamawiający nie przewiduje korzystania z ww. usług, czy dokona modyfikacji projektu umowy poprzez usunięcie punktu A ppkt 1 lit. c i d?
Alternatywnie, jeżeli intencją Zamawiającego jest pozostawienie w projekcie umowy zapisów dotyczących usług nieobjętych Formularzem cenowym, Wykonawca wnosi o jednoznaczne potwierdzenie, że:
usługi te nie są objęte cenami zaoferowanymi w Formularzu cenowym,
nie podlegają gwarancji cenowej wynikającej z oferty,
będą rozliczane według aktualnego cennika Wykonawcy obowiązującego w dniu wykonania usługi,
cennik ten może podlegać zmianom i aktualizacjom dokonywanym przez Wykonawcę zgodnie z zasadami obowiązującymi u Wykonawcy dla usług nieobjętych Umową,
zmiana cen usług nieobjętych Formularzem cenowym nie będzie stanowiła zmiany Umowy wymagającej zawarcia aneksu.
Pozostawienie w przedmiocie zamówienia usług niewycenianych w ofercie, bez jednoznacznego określenia zasad ich rozliczania, może prowadzić do rozbieżności interpretacyjnych dotyczących zakresu świadczeń objętych wynagrodzeniem ofertowym oraz zakresu usług rozliczanych według aktualnego cennika Wykonawcy.
W związku z powyższym Wykonawca wnosi o rozważenie uzupełnienia punktu C ppkt 2 projektu umowy o następujące postanowienie:
„Wykonawca uprawniony jest do dokonywania zmian i aktualizacji cennika usług nieobjętych Formularzem cenowym przez cały okres obowiązywania Umowy. Zmiana cen usług nieobjętych Formularzem cenowym nie stanowi zmiany Umowy i nie wymaga zawarcia aneksu. Rozliczenie następuje według cen obowiązujących w dniu wykonania usługi.
Załącznik zawierający cennik usług nieobjętych Formularzem cenowym, w szczególności usług Pocztex, druków bezadresowych oraz innych usług dodatkowych, może być aktualizowany przez Wykonawcę w okresie obowiązywania Umowy. Zmiana lub wymiana przedmiotowego załącznika następuje poprzez przekazanie Zamawiającemu jego nowej treści w formie pisemnej lub elektronicznej i nie stanowi zmiany Umowy wymagającej zawarcia aneksu. Aktualny cennik obowiązuje od dnia wskazanego przez Wykonawcę, nie wcześniej jednak niż od dnia jego przekazania Zamawiającemu, i stanowi podstawę rozliczania usług wykonanych od dnia…
Zamawiający przewiduje korzystanie z usług Pocztex oraz druków bezadresowych w okresie realizacji zamówienia i dokona zmian pkt C ppkt 2 projektu umowy zgodnie z proponowanym zapisem.
4Załącznik do SWZ Projektowanych Postanowień Umowy punkt A ppkt 6
„Częstotliwość odbioru z siedziby Zamawiającego i doręczania przesyłek do siedziby Zamawiającego Strony ustalają na 5 dni w tygodniu tj. w przypadku odbioru przesyłek: od poniedziałku do piątku w godzinach 13.00-14.30, zaś w przypadku doręczania przesyłek od poniedziałku do piątku do godz. 8.30.”
Wykonawca wskazuje, że zgodnie z art. 46 ust. 2 pkt 5 ustawy Prawo pocztowe obowiązek operatora wyznaczonego obejmuje doręczanie przesyłek co najmniej w każdy dzień roboczy i nie mniej niż przez 5 dni w tygodniu, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy. Przepisy prawa nie nakładają natomiast na operatora wyznaczonego obowiązku doręczania przesyłek do poszczególnych adresatów w indywidualnie określonych godzinach.
Jednocześnie, stosownie do art. 46 ust. 2 pkt 1 ustawy Prawo pocztowe, usługi powszechne powinny być świadczone w sposób jednolity w porównywalnych warunkach. Wymaganie zagwarantowania doręczeń do jednego adresata w konkretnym przedziale czasowym pozostaje w sprzeczności z zasadą jednolitego świadczenia usług powszechnych i wymagałoby indywidualnej organizacji procesu doręczeń wyłącznie na potrzeby Zamawiającego.
Ponadto Wykonawca zwraca uwagę doręczanie przesyłek jest uzależnione od organizacji procesów logistycznych, tras doręczeń oraz bieżących uwarunkowań operacyjnych związanych ze świadczeniem usług pocztowych.
Należy również zauważyć, że doręczanie przesyłek adresowanych do Zamawiającego odbywa się w ramach realizacji obowiązków operatora wobec nadawców korzystających z jego usług i nie stanowi odrębnej usługi objętej wynagrodzeniem w ramach niniejszego postępowania.
W związku z powyższym Wykonawca wnosi o modyfikację przedmiotowego postanowienia poprzez wykreślenie wymogu doręczania przesyłek do siedziby Zamawiającego do godziny 8:30 i zastąpienie go następującym zapisem:
„Częstotliwość odbioru z siedziby Zamawiającego Strony ustalają na 5 dni w tygodniu, tj. od poniedziałku do piątku w godzinach 13.00-14.30. Przesyłki adresowane do Zamawiającego będą doręczane zgodnie z przepisami ustawy Prawo pocztowe, aktami wykonawczymi wydanymi na jej podstawie oraz właściwymi regulaminami świadczenia usług pocztowych.”
Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę zapisu.
Proponowany zapis zdezorganizowałby wystandaryzowane od wielu lat i uporządkowane przez Urząd rejestrowanie przesyłek. Dostarczanie przez Wykonawcę kierowanych do urzędu przesyłek bez określonych ram czasowych – wyznaczonych przez Zamawiającego do godziny 8.30 spowodowałoby destabilizację systemu pracy, a co za tym idzie brak możliwości rejestracji przesyłek w dniu jej otrzymania, co jest kluczowym elementem realizacji zadań Urzędu.
5Załącznik do SWZ – Opis Przedmiotu Zamówienia pkt 14 oraz Załącznik do SWZ – Projektowane Postanowienia Umowy pkt C ppkt 3
Wykonawca wskazuje, że jako operator wyznaczony zobowiązany do świadczenia powszechnych usług pocztowych objętych przedmiotem zamówienia nie ma możliwości swobodnego ustalania cen tych usług. Zgodnie z art. 57 ustawy Prawo pocztowe opłaty za usługi powszechne ustalane są w szczególnym trybie przewidzianym przepisami prawa i podlegają nadzorowi Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej.
W przypadku zmiany Cennika usług powszechnych w okresie obowiązywania umowy Wykonawca zobowiązany jest do stosowania cen wynikających z obowiązującego cennika. Brak możliwości odpowiedniego dostosowania wynagrodzenia do zmian cen usług powszechnych wprowadzonych zgodnie z przepisami prawa może prowadzić do sytuacji, w której Wykonawca byłby zobowiązany do świadczenia usług po cenach niezgodnych z obowiązującym Cennikiem usług powszechnych.
W związku z powyższym Wykonawca wnosi o rozszerzenie katalogu przesłanek zmiany umowy o możliwość zmiany cen jednostkowych usług powszechnych w przypadku zmiany Cennika usług powszechnych wprowadzonej zgodnie z przepisami ustawy Prawo pocztowe.
Czy Zamawiający wyrazi zgodę na nadanie postanowieniu pkt C ppkt 3 następującego brzmienia:
„Zmiana wynagrodzenia w zakresie usług powszechnych jest dopuszczalna w przypadku zmiany Cennika usług powszechnych wprowadzonej zgodnie z przepisami ustawy Prawo pocztowe, po upływie terminu przewidzianego na wniesienie sprzeciwu przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej. Zmiana cen jednostkowych wynikająca z obowiązującego Cennika usług powszechnych następuje po uprzednim pisemnym zawiadomieniu Zamawiającego przez Wykonawcę i obowiązuje od następnego okresu rozliczeniowego, następuje w drodze aneksu do umowy.”
Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę zapisu.
6Z uwagi na korzystanie przez Zamawiającego z procedur zarezerwowanych dla Kodeksu postępowania administracyjnego oraz Ordynacji Podatkowej Wykonawca zwraca się z pytaniem, czy w odniesieniu do przesyłek nadawanych na tzw. zasadach specjalnych, Zamawiający będzie korzystał ze wzorów druków zwrotnego potwierdzenia odbioru, który będzie zgodny z obwiązującymi wzorami druków, wynikającymi z odpowiednich aktów prawnych?
Zamawiający wysyłając korespondencję wynikającą z postępowań: administracyjnego oraz ordynacji podatkowej korzysta z naklejanych druków „zwrotnych potwierdzeń odbioru” oraz drukowanych kopert firmowych zgodnych z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego oraz ordynacji podatkowej.
Historia zmian
02.11.2026 — publikacja ogłoszenia
06.11.2026 — aktualizacja ogłoszenia (Termin składania: 10.11.2026 → 12.11.2026)
06.11.2026 — wyjaśnienia i modyfikacja dokumentacji (1 dokument z wyjaśnieniami · 4 modyfikacje dokumentacji)