Przetarg nieograniczony · PN561483-2026
System ERP do obsługi budżetowo-finansowo-księgowej i kadrowo-płacowej – Wrocław
Centrum Usług Informatycznych we Wrocławiu3 aktualne · 40 w archiwum·NIP 8971793846·dolnośląskie
Przedmiot zamówienia
AI- Zamówienie jednoczęściowe (dostawa + wdrożenie + utrzymanie): dostawa i wdrożenie systemu klasy ERP obejmującego moduły budżetowo‑finansowo‑księgowy (BFK) oraz kadrowo‑płacowy (HR) dla jednostek organizacyjnych Gminy Wrocław; wdrożenie obejmuje przeprowadzenie analizy systemowej, przygotowanie wersji testowej i produkcyjnej, udostępnienie systemu, migrację danych z dotychczasowych systemów, przekazanie dokumentacji, szkolenia (4 grup użytkowników + 1 grupa administratorów), asystę stanowiskową do 200 roboczogodzin, udzielenie licencji oraz roczne utrzymanie po uruchomieniu, plus wygenerowanie zrzutu danych transakcyjnych przy zakończeniu umowy.
- Opcje (prawo opcji): świadczenie wstępnych usług utrzymania; wdrożenia kolejnych wymagań priorytetu 3 i kolejnych Klientów dodatkowych (do 4 Klientów maksymalnie) obejmujące analizy, przygotowanie wersji test/produkcyjnej, instalację/konfigurację, migrację danych, asystę stanowiskową do 800 roboczogodzin, szkolenia dla do 10 grup użytkowników + 1 grupa administratorów, udzielanie licencji dla klientów dodatkowych, usługi rozwoju do 1000 roboczogodzin, przygotowanie obrazu systemu do przeniesienia na inne zasoby oraz – opcjonalnie – przeniesienie autorskich praw majątkowych i uruchomienie szyfrowania danych dla wskazanych klientów.
- Zakres integracji i funkcji wymaganych (część BFK/HR): obsługa centralnego klucza budżetowego, wielostopniowe akceptacje dokumentów wraz z podpisami elektronicznymi, e‑Doręczenia/integrowana korespondencja z EZD PUW, harmonogramy budżetowe, import/księgowanie planów i zmian budżetowych, centralny rejestr zobowiązań (CRZ), rejestr kontrahentów z integracją GUS, pełne prowadzenie ksiąg rachunkowych (plany kont, automatyczne schematy księgowań, wyciągi bankowe MT940/Elixir, KSeF/KSeF XML), sprawozdawczość budżetowa i finansowa (generowanie plików do SJO Besti@, RB, WPF), ewidencja VAT/JPK, ewidencja majątku i inwentaryzacje, obsługa magazynów i sprzedaży tam gdzie dotyczy, mechanizmy raportowe i eksporty (Excel/PDF/XML/CSV), mechanizmy kontroli i blokad budżetowych oraz operacje kasowe i płatności (eksport do bankowości, przelewy, integracja API banku).
- Usługi migracji, dokumentacji i transferu danych: migracja danych z dotychczasowych systemów do nowego systemu BFK/HR, przygotowanie i przekazanie dokumentacji użytkowej i administracyjnej, przygotowanie obrazu systemu i zrzutu danych transakcyjnych w otwartym formacie na koniec umowy.
- Szkolenia i wsparcie: szkolenia dla 4 grup użytkowników i jednej grupy administratorów (plus dodatkowe szkolenia w opcji dla do 10 grup), asysta stanowiskowa do 200 roboczogodzin (podstawowa) i do 800 roboczogodzin dla klientów dodatkowych (opcja), usługi rozwoju do 1000 roboczogodzin (opcja).
- Licencje i utrzymanie: udzielenie licencji na użytkowanie systemu w wersji testowej i produkcyjnej oraz świadczenie usług utrzymania (12 miesięcy w podstawie; opcjonalnie sukcesywne przedłużenia do maks. 72–84 miesięcy w zależności od zakresu i klienta).
- Wymagania osobowe i wdrożeniowe: analiza systemowa priorytetów 1–3, przygotowanie i uruchomienie wersji test/produkcyjnej, migracja, integracje z zewnętrznymi rejestrami (GUS, KSeF, CRU JSFP, SJO Besti@, KRD itp. zgodnie z OPZ), zapewnienie co najmniej 1 etatowego pracownika do obsługi systemu zgłoszeń/awarii.
- Ilości/limity: asysta stanowiskowa do 200 roboczogodzin w zamówieniu podstawowym; w prawie opcji asysta do 800 roboczogodzin i usługi rozwoju do 1.000 roboczogodzin; prawo opcji może objąć maks. 4 Klientów dodatkowych.
Trudnosc: wysoka
Trudność: średnia
Duże wdrożenie ERP obejmuje kompleksowe funkcje budżetowo‑księgowe i kadrowe, migracje danych, integracje z wieloma zewnętrznymi systemami i obsługę wielu jednostek oraz długookresowe utrzymanie/rozwój, co wymaga szerokiej koordynacji i specjalistycznego doświadczenia.
Terminy realizacji
termin_wykonania
maksymalnie 100 miesięcy; zgodnie z Harmonogramem Ramowym w Załączniku nr 8
maksymalnie 100 miesięcy; zgodnie z Harmonogramem Ramowym w Załączniku nr 8
okres_utrzymania_podstawowy
12 miesięcy od zakończenia Wstępnych usług utrzymania lub od udostępnienia Systemu produkcyjnego
12 miesięcy od zakończenia Wstępnych usług utrzymania lub od udostępnienia Systemu produkcyjnego
okres_utrzymania_opcja_max
72 miesiące (możliwy maksymalny okres świadczenia Usług Utrzymania po zakończeniu 12-miesięcznego podstawowego) oraz 84 miesiące dla Klientów dodatkowych; uruchamiane sukcesywnie na okresy 12 miesięcy (oświadczenie Zamawiającego złożone nie później niż 30 dni przed rozpoczęciem kolejnego okresu)
72 miesiące (możliwy maksymalny okres świadczenia Usług Utrzymania po zakończeniu 12-miesięcznego podstawowego) oraz 84 miesiące dla Klientów dodatkowych; uruchamiane sukcesywnie na okresy 12 miesięcy (oświadczenie Zamawiającego złożone nie później niż 30 dni przed rozpoczęciem kolejnego okresu)
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena za całość przedmiotu umowywartość brutto
60%
Cena za wykonanie całości wymagań o priorytecie nr 3wartość brutto
25%
Jakość - realizacja funkcjonalności o priorytecie nr 2liczba funkcjonalności
10%
Aspekty społecznościowezatrudnienie osoby z niepełnosprawnością
5%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
SWZ zmodyfikowany 76 dni po udostępnieniu dokumentów
Późna modyfikacja specyfikacji może sugerować dostosowanie wymagań pod konkretnego wykonawcę lub celowe utrudnienie konkurencji, która przygotowała ofertę na pierwotną wersję SWZ.
Kary i sankcje
AI- Kary umowne: w projekcie umowy (Załącznik nr 8).
Pytania i odpowiedzi
5Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Zamawiający wymaga jednoczesnego udzielenia licencji na korzystanie z Systemu (w ramach zamówienia podstawowego), jak i przeniesienia majątkowych praw autorskich do Systemu – w ramach prawa opcji. Wykonawca nie może zatem odmówić wykonania zobowiązań wynikających z prawa opcji – nie może zatem odmówić przeniesienia majątkowych praw autorskich do Systemu w przypadku oświadczenia przez Zamawiającego, że korzysta z prawa opcji. Zwracamy uwagę, że żądanie przeniesienia majątkowych praw autorskich do całego Systemu w ramach prawa opcji wydaje się pozbawione uzasadnienia. Udzielenie bezterminowej licencji stanowi powszechną praktykę w przypadku zamówień na standardowe systemy kadrowo-płacowe i finansowo-księgowe, zatem nie znajduje racjonalnego wytłumaczenia obowiązek przeniesienia pełni praw majątkowych do takiego rozwiązania w ramach opcji. Takie wymaganie nie odpowiada rzeczywistym potrzebom Zamawiającego, a także prowadzi do istotnego ograniczenia konkurencji. Wykonawcy dysponujący gotowymi, komercyjnymi systemami w obszarach HR i BFK, przeznaczonymi do dalszego licencjonowania, nie będą w stanie złożyć oferty, jeśli w ramach opcji byliby zobligowani do przekazania pełni praw majątkowych, co w praktyce oznaczałoby konieczność rezygnacji z dalszej dystrybucji własnego produktu i utratę źródła przychodów. W związku z powyższym Wykonawca wnosi o modyfikację dokumentacji postępowania poprzez wykreślenie obowiązku przeniesienia majątkowych praw autorskich do całego Systemu w ramach prawa opcji. Pragniemy podkreślić, że udzielenie bezterminowej licencji wywołuje dla Zamawiającego takie same skutki jak przeniesienie majątkowych praw autorskich do Systemu – w obu przypadkach Zamawiający uzyskuje gwarancję bezterminowego korzystania z Systemu, w tym możliwość samodzielnego modyfikowania i rozwoju Systemu niezależnie od Wykonawcy oraz zlecenia tej czynności innym podmiotom w trybie otwartego przetargu. Powszechną praktyką w przypadku systemów standardowych lub opartych o standardowy core jest zatem udzielanie bezterminowej licencji ze zobowiązaniem wykonawcy do jej niewypowiadania (które jest zabezpieczone zobowiązaniem do zapłaty kary umownej w przypadku dokonania wypowiedzenia z naruszeniem zobowiązania do niewypowiadania).
Zamawiający zmienia treść SWZ, w ten sposób że:
1. W treści SWZ wykreśla punkt 3.3.16.
2. W treści załącznika nr 8 do SWZ – Projekt umowy:
a) W §4 ust. 2 wykreśla się treść lit. p);
b) W §9 wykreśla się dotychczasowe brzmienie ust. 2 i nadaje mu nową treść: „2. Strony ustalają, iż Wykonawca, (zarówno co do wersji testowej i produkcyjnej) udziela Zamawiającemu licencji na System i na architekturę danych Zamawiającego w przetwarzanych rozumiany łącznie jako utwór wymieniany poniżej na następujących polach eksploatacji”
c) W §9 usuwa się treść ust. 3
d) W §14 usuwa się treść w ust. 4 pkt 18.
3. W załączniku nr 1 do SWZ – formularz ofertowy, usuwa się treść pkt 1.2.18.
Pozostałe zapisy SWZ pozostają bez zmian.
1Zamawiający wymaga jednoczesnego udzielenia licencji na korzystanie z Systemu (w ramach zamówienia podstawowego), jak i przeniesienia majątkowych praw autorskich do Systemu – w ramach prawa opcji. Wykonawca nie może zatem odmówić wykonania zobowiązania wynikającego z prawa opcji – nie może odmówić przeniesienia majątkowych praw autorskich do Systemu w przypadku oświadczenia przez Zamawiającego, że korzysta z prawa opcji. Wykonawca wnosi o modyfikację dokumentacji postępowania poprzez wykreślenie obowiązku przeniesienia majątkowych praw autorskich do całego Systemu w ramach prawa opcji.
Zamawiający zmienia treść SWZ, w ten sposób że:
1. W treści SWZ wykreśla punkt 3.3.16.
2. W treści załącznika nr 8 do SWZ – Projekt umowy:
a) W §4 ust. 2 wykreśla się treść lit. p);
b) W §9 wykreśla się dotychczasowe brzmienie ust. 2 i nadaje mu nową treść: „2. Strony ustalają, iż Wykonawca, (zarówno co do wersji testowej i produkcyjnej) udziela Zamawiającemu licencję na System i na architekturę danych Zamawiającego w przetwarzanych rozumiany łącznie jako utwór wymieniany poniżej na następujących polach eksploatacji"
c) W §9 usuwa się treść ust. 3
d) W §14 usuwa się treść w ust. 4 pkt 18.
3. W załączniku nr 1 do SWZ – formularz ofertowy, usuwa się treść pkt 1.2.18.
Pozostałe zapisy SWZ pozostają bez zmian.
1Wniosek nr 1: Zamawiający wymaga jednoczesnego udzielenia licencji na korzystanie z Systemu (w ramach zamówienia podstawowego), jak i przeniesienia majątkowych praw autorskich do Systemu – w ramach prawa opcji. Wykonawca nie może zatem odmówić wykonania zobowiązań wynikających z prawa opcji – nie może zatem odmówić przeniesienia majątkowych praw autorskich do Systemu w przypadku oświadczenia przez Zamawiającego, że korzysta z prawa opcji. Zwracamy uwagę, że żądanie przeniesienia majątkowych praw autorskich do całego Systemu w ramach prawa opcji wydaje się pozbawione uzasadnienia. Udzielenie bezterminowej licencji stanowi powszechną praktykę w przypadku zamówień na standardowe systemy kadrowo-płacowe i finansowo-księgowe, zatem nie znajduje racjonalnego wytłumaczenia obowiązek przeniesienia pełni praw majątkowych do takiego rozwiązania w ramach opcji. Takie wymaganie nie odpowiada rzeczywistym potrzebom Zamawiającego, a także prowadzi do istotnego ograniczenia konkurencji. Wykonawcy dysponujący gotowymi, komercyjnymi systemami w obszarach HR i BFK, przeznaczonymi do dalszego licencjonowania, nie będą w stanie złożyć oferty, jeśli w ramach opcji byliby zobligowani do przekazania pełni praw majątkowych, co w praktyce oznaczałoby konieczność rezygnacji z dalszej dystrybucji własnego produktu i utratę źródła przychodów. W związku z powyższym Wykonawca wnosi o modyfikację dokumentacji postępowania poprzez wykreślenie obowiązku przeniesienia majątkowych praw autorskich do całego Systemu w ramach prawa opcji. Pragniemy podkreślić, że udzielenie bezterminowej licencji wywołuje dla Zamawiającego takie same skutki jak przeniesienie majątkowych praw autorskich do Systemu – w obu przypadkach Zamawiający uzyskuje gwarancję bezterminowego korzystania z Systemu, w tym możliwość samodzielnego modyfikowania i rozwoju Systemu niezależnie od Wykonawcy oraz zlecenia tej czynności innym podmiotom w trybie otwartego przetargu. Powszechną praktyką w przypadku systemów standardowych lub opartych o standardowy core jest zatem udzielanie bezterminowej licencji ze zobowiązaniem wykonawcy do jej niewypowiadania (które jest zabezpieczone zobowiązaniem do zapłaty kary umownej w przypadku dokonania wypowiedzenia z naruszeniem zobowiązania do niewypowiadania).
Zamawiający zmienia treść SWZ, w ten sposób że:
1. W treści SWZ wykreśla punkt 3.3.16.
2. W treści załącznika nr 8 do SWZ – Projekt umowy:
a) W §4 ust. 2 wykreśla się treść lit. p);
b) W §9 wykreśla się dotychczasowe brzmienie ust. 2 i nadaje mu nową treść: „2. Strony ustalają, iż Wykonawca, (zarówno co do wersji testowej i produkcyjnej) udziela Zamawiającemu licencji na System i na architekturę danych Zamawiającego w przetwarzanych rozumiany łącznie jako utwór wymieniamy poniżej na następujących polach eksploatacji”
c) W §9 usuwa się treść ust. 3
d) W §14 usuwa się treść w ust. 4 pkt 18.
3. W załączniku nr 1 do SWZ – formularz ofertowy, usuwa się treść pkt 1.2.18.
Pozostałe zapisy SWZ pozostają bez zmian.
1Wniosek nr 1: Zamawiający wymaga jednoczesnego udzielenia licencji na korzystanie z Systemu (w ramach zamówienia podstawowego), jak i przeniesienia majątkowych praw autorskich do Systemu – w ramach prawa opcji. Wykonawca nie może zatem odmówić wykonania zobowiązań wynikających z prawa opcji – nie może zatem odmówić przeniesienia majątkowych praw autorskich do Systemu w przypadku oświadczenia przez Zamawiającego, że korzysta z prawa opcji. Zwracamy uwagę, że żądanie przeniesienia majątkowych praw autorskich do całego Systemu w ramach prawa opcji wydaje się pozbawione uzasadnienia. Udzielenie bezterminowej licencji stanowi powszechną praktykę w przypadku zamówień na standardowe systemy kadrowo-płacowe i finansowo-księgowe, zatem nie znajduje racjonalnego wytłumaczenia obowiązek przeniesienia pełni praw majątkowych do takiego rozwiązania w ramach opcji. Takie wymaganie nie odpowiada rzeczywistym potrzebom Zamawiającego, a także prowadzi do istotnego ograniczenia konkurencji. Wykonawcy dysponujący gotowymi, komercyjnymi systemami w obszarach HR i BFK, przeznaczonymi do dalszego licencjonowania, nie będą w stanie złożyć oferty, jeśli w ramach opcji byliby zobligowani do przekazania pełni praw majątkowych, co w praktyce oznaczałoby konieczność rezygnacji z dalszej dystrybucji własnego produktu i utratę źródła przychodów. W związku z powyższym Wykonawca wnosi o modyfikację dokumentacji postępowania poprzez wykreślenie obowiązku przeniesienia majątkowych praw autorskich do całego Systemu w ramach prawa opcji. Pragniemy podkreślić, że udzielenie bezterminowej licencji wywołuje dla Zamawiającego takie same skutki jak przeniesienie majątkowych praw autorskich do Systemu – w obu przypadkach Zamawiający uzyskuje gwarancję bezterminowego korzystania z Systemu, w tym możliwość samodzielnego modyfikowania i rozwoju Systemu niezależnie od Wykonawcy oraz zlecenia tej czynności innym podmiotom w trybie otwartego przetargu. Powszechną praktyką w przypadku systemów standardowych lub opartych o standardowy core jest zatem udzielanie bezterminowej licencji ze zobowiązaniem wykonawcy do jej niewypowiadania (które jest zabezpieczone zobowiązaniem do zapłaty kary umownej w przypadku dokonania wypowiedzenia z naruszeniem zobowiązania do niewypowiadania).
Zamawiający zmienia treść SWZ, w ten sposób że:
1. W treści SWZ wykreśla punkt 3.3.16.
2. W treści załącznika nr 8 do SWZ – Projekt umowy:
a) W §4 ust. 2 wykreśla się treść lit. p);
b) W §9 wykreśla się dotychczasowe brzmienie ust. 2 i nadaje mu nową treść: „2. Strony ustalają, iż Wykonawca, (zarówno co do wersji testowej i produkcyjnej) udziela Zamawiającemu licencji na System i na architekturę danych Zamawiającego w przetwarzanych rozumiany łącznie jako utwór wymieniany poniżej na następujących polach eksploatacji"
c) W §9 usuwa się treść ust. 3
d) W §14 usuwa się treść w ust. 4 pkt 18.
3. W załączniku nr 1 do SWZ – formularz ofertowy, usuwa się treść pkt 1.2.18.
Pozostałe zapisy SWZ pozostają bez zmian.
Historia zmian
13.08.2026 — ogłoszenie o zamówieniu
24.08.2026 — sprostowanie
04.09.2026 — sprostowanie
28.09.2026 — sprostowanie
03.10.2026 — modyfikacja dokumentacji (7 modyfikacji dokumentacji)
07.10.2026 — sprostowanie
19.10.2026 — sprostowanie
01.11.2026 — modyfikacja dokumentacji
05.11.2026 — sprostowanie