Po terminiePodstawowy bez negocjacji2026/BZP 00490192/01
usługi pocztowe i kurierskie – Kraków
Okręgowa Komisja Egzaminacyjna w Krakowie0 aktualnych · 3 w archiwum·NIP 6772108605·małopolskie
Przedmiot zamówienia
AI- Część 1 (usługa): świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym obejmujące przyjmowanie, przemieszczanie i doręczanie około 19 951 przesyłek listowych oraz około 2 paczek krajowych, wraz z ich ewentualnym zwrotem oraz odbiorem z siedziby Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej w Krakowie.
- Część 2 (usługa): świadczenie usług kurierskich w obrocie krajowym i zagranicznym (ze szczególnym uwzględnieniem województw lubelskiego, małopolskiego i podkarpackiego) obejmujących odbiór i dostawę około 14 469 przesyłek kurierskich od i do siedziby Zamawiającego.
Trudność: średnia
Zamówienie obejmuje dwie części usług pocztowo-kurierskich o znacznej liczbie przesyłek z uwzględnieniem obrotu zagranicznego.
Terminy realizacji
Czas realizacji (I część)
od 01.01.2027 r. do 31.12.2027 r.
od 01.01.2027 r. do 31.12.2027 r.
Czas realizacji (II część)
sukcesywnie w miarę potrzeb, od 01.01.2027 r. do 31.12.2027 r.; terminy wg szczegółowych harmonogramów akcji
sukcesywnie w miarę potrzeb, od 01.01.2027 r. do 31.12.2027 r.; terminy wg szczegółowych harmonogramów akcji
Warunki udziału
AI1Uprawnienia operatora pocztowego — Wpis do rejestru operatorów pocztowych Prezesa UKE (art. 6 ust. 1 ustawy Prawo pocztowe) — części I i II.
2Ubezpieczenie OC — Min. 200 000,00 zł (dotyczy części II).
Pozostałe 6 warunków po założeniu darmowego konta.
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena (część I)
80%
Możliwość elektronicznego monitorowania przesyłek rejestrowanych w obrocie krajowym (część I)0 pkt (brak), 20 pkt (tak)
20%
Cena (część II)
70%
Możliwość elektronicznego monitorowania przesyłek rejestrowanych (część II)0 pkt (brak), 20 pkt (tak)
20%
Wykorzystanie samochodów o napędzie elektrycznym lub hybrydowym do transportu przesyłek (część II)0 pkt (brak), 10 pkt (tak)
10%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Brak istotnych sygnałów ostrzegawczych.
Kary i sankcje
AI- Kary umowne (część I): 2% wynagrodzenia za okres rozliczeniowy za każde 2-krotne wystąpienie zwłoki w odbiorze przesyłek.
- Kary umowne (część II): 5% wynagrodzenia za okres rozliczeniowy za każde 2-krotne wystąpienie zwłoki w odbiorze i dostarczeniu przesyłek.
Pytania i odpowiedzi
38Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Dotyczy świadczenia usług pocztowych w obrocie zagranicznym
Biorąc pod uwagę, iż przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie zagranicznym, Wykonawca wnosi o akceptację przez Zamawiającego, iż:
1) realizacja usług pocztowych w obrocie zagranicznym odbywa się na podstawie ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku Prawo pocztowe, międzynarodowych przepisów pocztowych, na podstawie Regulaminów usług pocztowych w obrocie zagranicznym obowiązujących u Wykonawcy;
2) zasady doręczania, awizowania i zwracania do nadawcy przesyłek, składania reklamacji a także postępowanie ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru, w przypadku przesyłek w obrocie zagranicznym zostały określone w międzynarodowych pocztowych aktach prawnych i regulaminie Wykonawcy, a dodatkowo operatorzy zagraniczni stosują swoje wewnętrzne obowiązujące w tym zakresie przepisy (mogą być odmienne, niż wskazane w Załączniku nr 6 do umowy);
3) w związku z decyzjami przyjętymi podczas IV Nadzwyczajnego Światowego Kongresu Pocztowego (Rijad, 2023 r.) od 1 stycznia 2025 r. zarówno operator wyznaczony, jak i zagraniczni operatorzy pocztowi nie świadczą usługi potwierdzenia odbioru dla paczek;
4) nie wszystkie kraje świadczą usługę zwrotne potwierdzenie odbioru. Nie przyjmuje się potwierdzenia odbioru do przesyłki rejestrowanej (listowej) wysyłanej m.in. do Brazylii, Danii i Wielkiej Brytanii oraz Irlandii Płn.;
5) terminy doręczania przesyłek listowych oraz paczek pocztowych w obrocie zagranicznym, wynikające z przepisów międzynarodowych i regulaminu Wykonawcy, są terminami deklarowanymi;
6) w obrocie zagranicznym możliwe są ograniczenia wysyłki przesyłek z uwagi na okoliczności niezależne od Wykonawcy. Wykaz ograniczeń w zakresie realizacji przesyłek zagranicznych, podlega bieżącej aktualizacji
publikacji na stronie internetowej Wykonawcy. Lista krajów, do których występują ograniczenia wysyłki przesyłek może się zmieniać;
7) w przypadku usług pocztowych w obrocie zagranicznym maksymalny termin na wniesienie reklamacji (dla przesyłek listowych poleconych oraz paczek) z tytułu niewykonania usługi wynosi 6 miesięcy, licząc od dnia następnego po dniu nadania), ich rozpatrzenie (maks. do 3 miesięcy), a także odpowiedzialność operatorów pocztowych i należne odszkodowanie w przypadku niewykonania bądź nienależytego wykonania usług zostały określone w ww. międzynarodowych pocztowych aktach prawnych oraz Regulaminach usług w obrocie zagranicznym;
8) dla obrotu zagranicznego zapewnia się jedynie opcje śledzenia przesyłek dla krajów, których operatorzy taką opcję udostępniają,
9) przesyłki listowe w obrocie zagranicznym nadawane są jako priorytetowe a nie w strumieniu ekonomicznym;
10) od 01.01.2027 roku nie wyklucza się zmiany regulacji w obrocie zagranicznym w zakresie klasyfikacji przesyłek listowych według ich zawartości, formatu, dopuszczalnych wymiarów oraz maksymalnej masy.
Zamawiający akceptuje powyższe argumenty.
2Dotyczy: aplikacji do nadawania przesyłek oraz ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWNE – I CZĘŚĆ § 4
„Zamawiający zobowiązuje się do:
1. Przygotowania przesyłek do odbioru w sposób uporządkowany, z podziałem na przesyłki rejestrowane oraz zwykłe. W przypadku przesyłek rejestrowanych dołącza do nich „Zestawienie przesyłek listowych rejestrowanych” oraz „Zestawienia przesyłek pocztowych Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej w Krakowie”. Do Przesyłek listowych zwykłych dołącza również „Zestawienia przesyłek pocztowych Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej w Krakowie”.’’
Wykonawca zauważa, coraz powszechniej odchodzi się o wypełniania dokumentów nadawczych w formie papierowej na korzyść sporządzania elektronicznych dokumentów nadawczych. Wykonawca zwraca się do Zamawiającego o potwierdzenie możliwości świadczenia usług w zakresie ich przyjmowania z wykorzystaniem bezpłatnej internetowej aplikacji elektronicznej od początku realizacji umowy lub na innym etapie realizacji umowy, w zależności od potrzeb Zamawiającego. Aplikacja, po wprowadzeniu danych przez Nadawcę, dokonuje automatycznego przekazywania i odbierania plików z informacjami o zarejestrowanych usługach, komunikując się bezpośrednio z placówką pocztową wskazaną w umowie. Aplikacja usprawnia i automatyzuje proces nadawania przesyłek pocztowych, umożliwia rejestrację przesyłek, generowanie dokumentów nadawczych w formie elektronicznej oraz automatyczne przekazywanie pliku z przesyłkami bezpośrednio do wybranej placówki Wykonawcy. Aplikacja umożliwia dodatkowo elektroniczną komunikację pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą oraz GENEROWANIE RAPORTÓW. Udostępniona aplikacja dostępna jest online. W przypadku korzystania przez Zamawiającego z aplikacji internetowej Wykonawcy, może ona stanowić główny kanał wnoszenia reklamacji. Wykonawca zapewnia bezpłatne szkolenia, materiały oraz pomoc wdrożeniową.
Zamawiający nie akceptuje zaproponowanego rozwiązania Wykonawcy ponieważ, Zamawiający ma własny wewnętrzny system do przygotowania przesyłek.
3Dotyczy: ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWNE – I CZĘŚĆ § 5 ust. 3
„3. Dostarczenia nadanych przesyłek przez Zamawiającego do każdego miejsca w kraju i zagranicą.”
Przesyłki nie są dostarczane do każdego miejsca, lecz pod adresy pocztowe.
Wykonawca wnosi o nadanie przedmiotowym postanowieniom następującego brzmienia.
„3. Dostarczenia nadanych przesyłek przez Zamawiającego pod każdy adres pocztowy w kraju i zagranicą – do krajów objętych porozumieniem w ramach Światowego Związku Pocztowego (Universal Postal Union).”
Zamawiający wyraża zgodę na zastosowanie zapisu ”Dostarczenia nadanych przesyłek przez Zamawiającego pod każdy adres pocztowy w kraju i zagranicą – do krajów objętych porozumieniem w ramach Światowego Związku Pocztowego (Universal Postal Union).”
4Zasada proporcjonalności, uregulowana w art. 16 pkt 3 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Pzp), stanowi jeden z fundamentów systemu zamówień publicznych. Zgodnie z tym przepisem zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie w sposób proporcjonalny, co oznacza, że wszelkie podejmowane przez niego działania, stawiane wymagania oraz żądania muszą być adekwatne i niezbędne do osiągnięcia celu, jakim jest udzielenie zamówienia. Zasada proporcjonalności wyznacza granicę między uprawnieniami zamawiającego a prawami wykonawców. Z jednej strony zamawiający ma prawo (i obowiązek) dbać o należyte wykonanie zamówienia, ochronę interesu publicznego oraz wydatkowanie środków publicznych w sposób celowy i oszczędny. Z drugiej strony nie może nadużywać swojej pozycji poprzez narzucanie nadmiernych, uciążliwych lub nieuzasadnionych wymagań, które mogłyby bez uzasadnienia ograniczyć krąg potencjalnych wykonawców. Środki zastosowane przez zamawiającego muszą pozostawać w rozsądnej proporcji do zamierzonego celu. Wydatkowanie środków publicznych nie może przejawiać się w stosowanie rozwiązań zwiększających koszty realizacji zamówienia publicznego w sposób bezzasadny.
Prosimy, aby Zamawiający ponownie dokonał analizy wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób realizujących poszczególne czynności w toku wykonywania zamówienia.
Odnośnie „osób dostarczających korespondencję do siedziby Zamawiającego tj. Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej w Krakowie” Wykonawca przewidział odrębne pytanie.
Zgodnie z dyspozycją art. 95 ust. 1 Pzp zamawiający określa w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia na usługi lub roboty budowlane wymagania związane z realizacją zamówienia w zakresie zatrudnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osób wykonujących wskazane przez zamawiającego czynności w zakresie realizacji zamówienia. Wobec powyższego obowiązek zatrudnienia przez wykonawcę i jego podwykonawców na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności w trakcie realizacji zamówienia ma zastosowanie do czynności wskazanych przez zamawiającego, w którego ocenie, wykonywanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 Kp.
Zamawiającego szczegółowo wskazał te czynności, które wykonywane w ramach zamówienia, będą miały charakter stosunku pracy. Art. 95 ust. 1 Pzp wprost stanowi o czynnościach „wskazanych przez zamawiającego”, co oznacza, że Zamawiający nie może potwierdzić że wymóg zatrudnienia
na podstawie stosunku pracy dotyczy wyłącznie przypadków, w których ww. czynności
są wykonywane w warunkach właściwych dla stosunku pracy, tj. zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy.
5Dotyczy: ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWNE – I CZĘŚĆ § 6 ust. 1 lit. b
„1. Wykonawca jest zobowiązany do zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na okres realizacji przedmiotu Umowy osób wykonujących następujące czynności: (…)
b) osób dostarczających korespondencję do siedziby Zamawiającego tj. Okręgowej Komisji Egzaminowej w Krakowie;”
Wykonawca wnosi o wykreślenie § 6 ust. 1 lit. b w IPU – I CZĘŚĆ ponieważ czynność dostarczania korespondencji do siedziby Zamawiającego nie jest przedmiotem zamówienia publicznego.
Przesyłki nadawane przez Zamawiającego w ramach niniejszego zamówienia publicznego Wykonawca (operator pocztowy) doręcza się pod adres wskazany przez Zamawiającego na przesyłce. Z kolei przesyłki doręczane na adres Zamawiającego, jako adresata mogą być nadawane przez nadawców niebędących Zamawiającym na podstawie innych umów o świadczenia usług pocztowych przez operatora pocztowego.
Wykonawca wnosi o wykreślenie z przedmiotu zamówienia usługę doręczania (dostarczania) korespondencji przychodzącej do siedziby Zamawiającego, ale nie stanowiącej uprzednio przesyłek nadanych przez Zamawiającego, a następnie zawracanych do Zamawiającego.
Przesyłki nadane przez podmioty trzecie i doręczane do Zamawiającego (siedziby Zamawiającego) reguluje bowiem umowa o usługi pocztowe zawarta pomiędzy Operatorem pocztowym a Nadawcą przesyłki (osobą trzecią). W ramach takiej umowy Nadawca (niebędący Zamawiającym) adresuje przesyłkę do Zamawiającego i to ta osoba trzecia określa zasady doręczania przesyłek adresowanych do Zamawiającego.
Ponadto Wykonawca zwraca uwagę, iż opłata za doręczenie przesyłki adresowanej do Zamawiającego została skalkulowana i pobrana przez Operatora w cenie opłaty za nadanie przesyłki i opłatę tę poniósł już Nadawca przesyłki (niebędący Zamawiającym).
Reasumując - Wykonawca nie może być zobowiązany do zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na okres realizacji przedmiotu Umowy osób dostarczających korespondencję do siedziby Zamawiającego tj. Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej w Krakowie.
Zamawiający wykreśla § 6 ust. 1 lit. b w IPU – I CZĘŚĆ
Historia zmian
15.10.2026 — publikacja ogłoszenia
28.10.2026 — wyjaśnienia treści SWZ
28.10.2026 — upływ terminu składania ofert