Po terminiePodstawowy bez negocjacji2026/BZP 00504674/01
Usługi pocztowe urzędu – Żyrardów
Miasto Żyrardów1 aktualny · 53 w archiwum·NIP 8381464722·mazowieckie
Przedmiot zamówienia
AIŚwiadczenie usług pocztowych na rzecz Urzędu Miasta Żyrardowa obejmujące przyjęcie, przemieszczanie i doręczenie przesyłek pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, doręczenie Zamawiającemu zwrotnych potwierdzeń odbioru po skutecznym doręczeniu oraz zwrot niedoręczonych przesyłek pocztowych po wyczerpaniu wszystkich możliwości ich doręczenia lub wydania.
- Przesyłki listowe krajowe (szacunkowe): ok. 58 450 przesyłek zwykłych i poleconych o wadze do 500 g, ponad 500 g do 1000 g i ponad 1000 g do 2000 g w formatach S/M/L, w tym ok. 40 000 przesyłek z usługą zwrotnego potwierdzenia odbioru.
- Obsługa zwrotów i przesyłek z zadeklarowaną wartością krajowych (szacunkowe): ok. 2 006 przesyłek przeznaczonych do zwrotu (z uwagą na zwroty przesyłek z potwierdzeniem odbioru) oraz pojedyncze przesyłki listowe z zadeklarowaną wartością 50 zł o wadze do 2000 g.
- Paczki pocztowe krajowe (szacunkowe): 62 paczki o wadze do 10 000 g w gabarytach A i B.
- Przesyłki listowe zagraniczne – strefa A (szacunkowe): ok. 292 przesyłki zwykłe i polecone priorytetowe o wadze do 50 g – ponad 1000 g do 2000 g, wraz z ewentualnym zwrotem tych przesyłek.
Trudność: średnia
Standardowa usługa pocztowa, jednak obejmuje obroty krajowy i zagraniczny (strefa A), różne rodzaje przesyłek oraz obowiązek zwrotu niedoręczonych przesyłek i dostarczenia zwrotnych potwierdzeń odbioru.
Terminy realizacji
Termin realizacji
24 miesiące od 01.01.2027 r. (OPZ: od zawarcia umowy, nie wcześniej niż 01.01.2027 r., lub do wyczerpania środków)
24 miesiące od 01.01.2027 r. (OPZ: od zawarcia umowy, nie wcześniej niż 01.01.2027 r., lub do wyczerpania środków)
Warunki udziału
AI1Uprawnienia — Wpis do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa UKE (art. 6 ust. 1 Prawo pocztowe).
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena oferty brutto
90%
Możliwość śledzenia rejestrowanych przesyłek przez Internet (obrót krajowy)za możliwość śledzenia - 10 pkt; za brak - 0 pkt
10%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Brak istotnych sygnałów ostrzegawczych.
Kary i sankcje
AI- Rozwiązanie umowy z przyczyn po stronie Wykonawcy: kara umowna 5 % wynagrodzenia (§ 7 ust. 1, po modyfikacji).
- Łączny limit kar umownych: 10 % wynagrodzenia brutto (§ 7 ust. 6, po modyfikacji).
- Brak zatrudnienia na umowę o pracę: 500 zł za każdy stwierdzony przypadek (§ 9 ust. 4).
Pozostałe 2 zapisy o karach po założeniu darmowego konta.
Pytania i odpowiedzi
12Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Postępowanie uwzględnia regulaminy Wykonawcy. Wykonawca świadczy usługi m.in. w oparciu o wewnętrzne regulaminy na mocy, których odbywa się świadczenie wykonywanych usług. Czy Zamawiający dopuszcza po wyborze oferty Wykonawcy dodanie do umowy w formie załączników zapisów dotyczących w/w regulaminów mających zastosowanie w przedmiotowym postępowaniu oraz włączenie do umowy jako kolejnego załącznika klauzuli informacyjnej dla osób do kontaktu i klauzuli antykorupcyjnej Poczty Polskiej?
Zamawiający nie wyraża zgody.
2Zamawiający w załączniku nr 5 do SWZ § 3 ust 4 UMOWA oraz w Załączniku nr 5 do SWZ OPZ określił termin płatności za fakturę na 21 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury. Wykonawca informuje, iż faktury za usługi pocztowe wystawiane są za pośrednictwem scentralizowanego systemu informatycznego, którego wymogi określają takie kryteria jak termin wystawienia faktury, datę wysłania faktury do klienta, jak również termin płatności będący w ścisłej zależności z terminami sporządzanie faktury. Termin płatności faktury od daty wystawienia z tytułu świadczonych usług został wprowadzony ze względu na zapewnienie prawidłowego funkcjonowania systemu fakturowania wykonawcy. Takie rozwiązanie daje możliwość oszacowania terminów wpływu środków oraz opóźnień w ich płatnościach. Wobec powyższego Wykonawca zwraca się z prośbą o modyfikację powołanych powyżej warunków określonych przez Zamawiającego w § 3 ust 4 UMOWA i nadanie brzmienia:
4. Za okres rozliczeniowy przyjmuje się jeden miesiąc kalendarzowy. Do dnia 7-go każdego miesiąca Wykonawca wystawi fakturę VAT wraz ze specyfikacją wykonanych usług, płatną przelewem w terminie 21 od wystawienia faktury.
Zamawiający nie wyraża zgody.
3Dotyczy załącznika nr 5 do SWZ UMOWA § 7 ust 6 Z uwagi na okres trwania kontraktu (24 miesięcy), a co za tym idzie wysokości wynagrodzenia z tytułu realizacji zamówienia, czy Zamawiający dopuszcza modyfikację zapisu zawartego w § 7 ust.6 załącznika nr 5 do SWZ na następujący:
6. Łączna wysokość naliczonych kar umownych nie przekroczy 10% wartości łącznego wynagrodzenia brutto określonego w § 3 ust. 3.
Zamawiający wyraża zgodę.
Zamawiający dokonuje modyfikacji zapisu zawartego w załączniku nr 5 do SWZ – Projekt Umowy § 7 ust. 6 na następujący:
„6. Łączna wysokość naliczonych kar umownych nie przekroczy 10% wartości łącznego wynagrodzenia brutto określonego w § 3 ust. 3.”
4Wykonawca wnosi o wykreślenie z załączniku nr 5 do SWZ UMOWA § 7 ust 3 jest to nieograniczona odpowiedzialność odszkodowawcza za szkody inne niż niewykonanie usługi pocztowej.
Zamawiający nie wyraża zgody. Zapis dotyczy dochodzenia odszkodowania z tytułu wyrządzenia szkody kontraktowej, powstałej w związku z przedmiotową umową, na zasadach ogólnych kodeksu cywilnego, w przypadku, gdy wysokość kar umownych będzie niższa niż wartość szkody.
5W treści Zamówienia w załączniku nr 5 do SWZ UMOWA § 9 ust. 4 Zamawiający wskazał wysokość kary umownej w przypadku braku zatrudnienia osób na podstawie umowy o pracę, zapis o treści:
4. W przypadku, gdy Wykonawca nie spełni powyższego wymagania dotyczącego zatrudnienia lub nie przedstawi oświadczenia, o którym mowa powyżej, Wykonawca będzie zobowiązany do zapłacenia kary umownej w wysokości 500 zł za każdy stwierdzony przypadek. Zamawiający zastrzega sobie prawo do potrącenia przedmiotowej kary z bieżących płatności.
Z uwagi na zbyt wysoką wartość kary umownej Wykonawca wnosi o wykreślenie bądź zmniejszenie wysokości kary umownej do 200 zł. Wykonawca nie neguje wprowadzenia kar umownych w projekcie umowy jako takich, lecz podkreśla, iż należy dążyć do zachowania równowagi stron stosunku umownego, która w jego ocenie nie stoi w sprzeczności z naturą porządku prawnego, ustawą lub zasadami współżycia społecznego. Podkreślić należy, że ustanowienie w umowie rażąco wysokich kar umownych, bezwzględnie należy uznać za naruszenia zasad zachowanie uczciwej konkurencji. Wynika to zarówno z ograniczeń zasady swobody umów, jak i innej podstawowej zasady prawa cywilnego, wyrażonej w art. 5 Kodeksu cywilnego. Wobec powyższego Wykonawca wnioskuje o zmianę zapisu na następujący:
4. W przypadku, gdy Wykonawca nie spełni powyższego wymagania dotyczącego zatrudnienia lub nie przedstawi oświadczenia, o którym mowa powyżej, Wykonawca będzie zobowiązany do zapłacenia kary umownej w wysokości 200 zł za każdy stwierdzony przypadek dotyczy pracowników zatrudnionych na terenie Miasta Żyrardów. Zamawiający zastrzega sobie prawo do potrącenia przedmiotowej kary z bieżących płatności po przeprowadzeniu postępowania potwierdzającego zasadność i wysokość naliczonej kary umownej.
Zamawiający nie wyraża zgody.
6W treści załącznik nr 5 umowa w § 7 ust. 1 Zamawiający określa wysokość kary umownej. To postanowienie jest zdaniem wykonawcy tożsame z zastrzeżeniem oderwanej od szkody, wygórowanej kary umownej, niedostosowanej do potencjalnej szkody. Zdaniem wykonawcy odstąpienie od umowy niekoniecznie musi prowadzić do powstania po stronie Zamawiającego szkody, a to w kontekście postanowień projektu umowy oznacza, że obowiązek jej uiszczenia powstawałby niezależnie od faktu powstania szkody. Wobec powyższego Wykonawca wnioskuje o wykreślenie kary lub zmniejszenie do 5% kwoty niewykorzystanej z umowy.
Zamawiający wyraża zgodę. Zamawiający dokonuje modyfikacji zapisu zawartego w załączniku nr 5 do SWZ – Projekt Umowy § 7 ust. 1 na następujący:
„1. W przypadku rozwiązania umowy przez którąkolwiek ze stron z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 5 % wynagrodzenia określonego w § 3 ust. 3.”
7Wykonawca informuje, ze jest czynnym podatnikiem VAT i ma ujawnione swoje rachunki rozliczeniowe na tzw. Białej Liście prowadzonej przez Szefa KAS. Należy mieć na uwadze, że w celu zautomatyzowania rozliczeń, Wykonawca stosuje tzw. rachunki wirtualne wykorzystywane do obsługi płatności z tytułu dostarczonych usług, których użycie powoduje, że system bankowy sam rozpoznaje wszystkie parametry przelewu i automatycznie księguje wpłaty na rachunek główny prowadzony na rzecz sprzedawcy. Jest to rachunek „techniczny” powiązany z rachunkiem głównym, którym jest rachunek rozliczeniowy zamieszczany w Wykazie (Białej Liście). Wpłaty na rachunki wirtualne są traktowane jak wpłaty na rachunek rozliczeniowy, z którym dany rachunek wirtualny jest powiązany, a podatnik nie poniesie konsekwencji podatkowych przewidzianych w przepisach podatkowych. Po wprowadzeniu do Wykazu, tj. Białej Listy nr rachunku wirtualnego pojawi się komunikat: "Wyszukiwany numer rachunku jest zgodny ze stosowanym wzorcem i pasuje do jednego z rachunków wyświetlonych na wykazie."
Zamawiający przyjmuje do wiadomości informacje przekazane przez Wykonawcę w pytaniu nr 7.
8Niczym nieograniczone jednostronne prawo naliczenia kar umownych i potrącenia ich przez Zamawiającego z należnego Wykonawcy wynagrodzenia godzi nie tylko w interes Wykonawcy, ale także uniemożliwia mu podjęcie próby zbadania, czy naliczona kara umowna została potrącona prawidłowo i w odpowiedniej wysokości. Nadto stwarzając możliwość pozbawienia Wykonawcy efektywnego wynagrodzenia bez żadnej kontroli, czy to Wykonawcy, czy sądu, może być uznane za nadużycie prawa, skutkujące nieważnością tegoż postanowienia na podstawie art. 58 § 2 kodeksu cywilnego w zw. z art. 139 ust. 1 Prawo zamówień publicznych. Wobec powyższego czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmodyfikowania zapisów w załącznik nr 5 umowa § 7 ust. 4 poprzez zmianę treści zadania: „Naliczenie przez Zamawiającego kary umowne wykonawca uiści na wskazany przez Zamawiającego rachunek bankowy w terminie 14 od daty doręczenia pisemnego wezwania, zgodnie z wystawioną przez Zamawiającego notą obciążeniowa z zastrzeżeniem, że będzie to po przeprowadzeniu postępowania potwierdzającego zasadność i wysokość naliczonej kary umownej.”?
Zamawiający modyfikuje treść załącznika nr 5 do SWZ – Projekt umowy poprzez nadanie następującego brzmienia § 7 ust. 4:
„4. Naliczenie przez Zamawiającego kary umowne wykonawca uiści na wskazany przez Zamawiającego rachunek bankowy w terminie 14 dni od daty doręczenia pisemnego wezwania, zgodnie z wystawioną przez Zamawiającego notą obciążeniowa.”.
9Wykonawca zwraca się z prośbą o dopisanie do załączniku nr 5 do SWZ UMOWA §12 ust 4 zapisu o następującej treści: „Każda ze Stron może rozwiązać Umowę z zachowaniem 2 miesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego bez stosowania kar o których mowa §7.”
Zamawiający nie wyraża zgody.
10W załączniku nr 6 do SWZ OPZ znajdują się zapisy wskazujące na gwarantowane terminy doręczeń przesyłek. Informujemy, że od 01.01.2025 r. została wprowadzona zmiana warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego. Zmianie tej towarzyszy zmiana wartości wskaźników, z zachowaniem których operator wyznaczony obowiązany będzie doręczać przesyłki pocztowe. Zgodnie z wprowadzoną zmianą czas przebiegu wynosi: dla przesyłek pocztowych najszybszej kategorii D+3 (było D+1), a dla przesyłek pocztowych niebędących przesyłkami najszybszej kategorii: D+5 (było D+3).
Zamawiający potwierdza, że są mu znane przepisy wynikające z rozporządzenia Ministra Aktywów Państwowych z dnia 21 listopada 2024 r. (Dz. U. poz. 1745) zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego, w tym załącznik do przedmiotowego rozporządzenia tj. Wskaźniki czasu przebiegu przesyłek pocztowych w obrocie krajowym.
11Wykonawca wskazuje, że ewentualne reklamacje z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usług Zamawiający może wnieść za pośrednictwem Aplikacji Elektronicznego Nadawcy, EN-reklamacje dla nadawców korzystających z Elektronicznego Nadawcy (kanał podstawowy) oraz E-formularz –na stronie: https://ereklamacje.poczta-polska.pl/
Zamawiający akceptuje dodatkowe sposoby na wniesienie ewentualnych reklamacji z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usług przez Wykonawcę.
Historia zmian
26.10.2026 — publikacja ogłoszenia
02.11.2026 — wyjaśnienia treści SWZ
09.11.2026 — upływ terminu składania ofert