Po terminie
Usługi pocztowe w obrocie krajowym i zagranicznym na 2020 r.
Streszczenie SWZ
Streszczenia tego przetargu nie ma, a termin składania ofert już minął. Dokumenty postępowania są poniżej. Załóż darmowe konto, a Janusz powiadomi Cię o kolejnych postępowaniach tego zamawiającego i z tej branży.
Załączniki do pobrania
11Dokumenty postępowania w wersji opublikowanej przez zamawiającego.
docx
SPECYFIKACJA.docx
133.2 KB
docx
formularz ofertowy- zał nr 3 do SIWZ.docx
19.1 KB
pdf
odpowiedzi na zapytania-sig.pdf
747.1 KB
docx
ogłoszenie o zmianie ogłoszenia.docx
12.4 KB
docx
zmodyfikowany załącznik nr 6 do specyfikacji.docx
60.8 KB
rtf
Informacja z otwarcia ofert.rtf
10.7 KB
rtf
Informacja z otwarcia ofert.rtf
62.4 KB
pdf
informacja o wynikach postępowania-sig.pdf
351.1 KB
rtf
informacja o kwocie na sfinansowanie zamówienia.rtf
49.0 KB
rtf
Kwota na sfinansowanie.rtf
4.0 KB
docx
ogłoszenie o zamówieniu.docx
22.6 KB
Pytania i odpowiedzi
20Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Czy Zamawiający przewiduje możliwość korzystania z udostępnionego bezpłatnie przez Wykonawcę narzędzia do nadawania przesyłek w wersji elektronicznej oraz ich śledzenia, dzięki któremu proces przygotowywania korespondencji ulegnie uproszczeniu? Jednocześnie Wykonawca informuje, że zapewnia wsparcie techniczne przy wdrożeniu tego rozwiązania.
Zamawiający pozostawia zapisy SIWZ bez zmian.
2Wykonawca zwraca się z prośbą o wyrażenie zgody na możliwość korzystania z usługi Elektroniczne Potwierdzenie Odbioru (EPO), która usprawni proces nadawczy i go zautomatyzuje. Elektroniczne Potwierdzenie Odbioru (EPO) to alternatywna usługa, która zastępuje tradycyjny druk potwierdzenia odbioru. Elektroniczne Potwierdzenie Odbioru w obrocie krajowym stosowane jest do przesyłki poleconej polegające na udostępnieniu nadawcy informacji o stanie realizacji doręczenia takiej przesyłki za pośrednictwem bezpłatnej aplikacji Wykonawcy, w którym powinien również odbywać się proces nadawczy. Przesyłka polecona nadana z usługą EPO powinna posiadać oznaczenie „POLECONY-E”. W przypadku wyrażenia zgody na powyższe prosimy o modyfikację Formularza ofertowego poprzez dodanie wiersza pn. usługa Elektronicznego Potwierdzenia Odbioru celem wyceny usługi
Zamawiający pozostawia zapisy SIWZ bez zmian.
3Poprawne adresowanie przesyłek jest istotnym elementem wpływającym na jakość i terminowość świadczenia usług. Z uwagi na zmianę załącznika dotyczącego zasad poprawnego adresowania przesyłek wnioskujemy o wyrażenie zgody na możliwość dodania nowego wzoru „Zasad poprawnego adresowania i oznakowania przesyłek listowych”, w postaci załącznika do umowy uzgodnionego z wyłonionym w przetargu Wykonawcą. Dodatkowo informujemy, iż nowy wzór „Zasad poprawnego adresowania i oznakowania przesyłek listowych” stanowi załącznik do niniejszego pisma.
Zamawiający nie wyraża zgody na dodanie „Zasad poprawnego adresowania i oznakowania przesyłek listowych” w postaci załącznika do umowy.
4W ust. 5 Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia Zamawiający określa sposób oznaczania przesyłek. Wykonawca wnosi o modyfikację zapisu w pkt. 5 Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia zgodnie z poniższym: 5.Zamawiający zobowiązuje się do umieszczania na przesyłce listowej lub paczce nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podanym jednocześnie w pocztowej książce nadawczej), określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, wskazując dodatkowa usługę priorytet, zwrotne potwierdzenie odbioru), umieszczania na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki nadruku (pieczątki) określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego oraz potwierdzenie wniesienia opłaty w formie znaku opłaty uzgodnionego z Wykonawcą.
W odpowiedzi na zapytanie Zamawiający modyfikuje pkt 5 Opisu Przedmiotu Zamówienia następująco: 5.Zamawiający zobowiązuje się do umieszczania na przesyłce listowej lub paczce nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podanym jednocześnie w pocztowej książce nadawczej), określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, wskazując dodatkowa usługę priorytet, zwrotne potwierdzenie odbioru), umieszczania na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki nadruku (pieczątki) określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego oraz potwierdzenie wniesienia opłaty w formie znaku opłaty uzgodnionego z Wykonawcą.
5W ust. 10 Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia Zamawiający wskazuje, że nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniach ich przekazania Wykonawcy przez Zamawiającego. Wykonawca wnosi o modyfikację powyższego zapisu poprzez dodanie: „W przypadku uzasadnionych zastrzeżeń w stosunku do już odebranych przesyłek (np. nieprawidłowe opakowanie, brak pełnego adresu, niezgodność wpisów w dokumentach nadawczych z wpisami na przesyłkach, brak znaków opłaty itp.) Wykonawca bez zbędnej zwłoki wyjaśnia je z Zamawiającym.
Brak możliwości wyjaśnienia zastrzeżeń, o których mowa lub ich usunięcia w dniu odbioru przesyłek od Zamawiającego powoduje, iż nadanie przesyłek przez Wykonawcę nastąpi w dniu następnym lub ich całkowitym usunięciu przez Zamawiającego”.
Zamawiający pozostawia zapisy SIWZ bez zmian.
6W ust. 11 Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia Zamawiający określa godziny odbioru oraz doręczenia przesyłek.
Wykonawca wnosi o modyfikację zapisów w ust. 11 Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia:
11. Wykonawca zobowiązany jest do odbierania przesyłek z lokalizacji ul. Grójecka 186 od godz. 15.30 do godz. 16:00, z lokalizacji ul. Pruszkowska 17 od godz. 14.30 do godz. 15:00 i dostarczanie przesyłek do siedziby Zamawiającego w dni robocze od godz. 8:00 do godz. 10:00, od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy. Wykonawca zapewni możliwość przyjmowania przesyłek pocztowych w dni robocze od poniedziałku do piątku, w jednostce (placówce) Wykonawcy realizującego usługi objęte przedmiotem zamówienia w godzinach 8:00- 20:00.
W odpowiedzi na zapytanie Zamawiający modyfikuje pkt 11 Opisu Przedmiotu Zamówienia następująco:
11. Wykonawca zobowiązany jest do odbierania przesyłek z lokalizacji ul. Grójecka 186 od godz. 15.30 do godz. 16:00, z lokalizacji ul. Pruszkowska 17 od godz. 15.00 do godz. 15:30 i dostarczanie przesyłek do siedziby Zamawiającego w dni robocze od godz. 8:00 do godz. 10:00, od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy. Wykonawca zapewni możliwość przyjmowania przesyłek pocztowych w dni robocze od poniedziałku do piątku, w jednostce (placówce) Wykonawcy realizującego usługi objęte przedmiotem zamówienia w godzinach 8:00- 20:00.
7Zamawiający w § 4 ust. 4 Umowy wskazuje na możliwość nadawania przesyłek nieujętych w Formularzu cenowym.
Wykonawca wnosi o modyfikację zapisu w § 4 ust. 4 Umowy zgodnie z poniższym:
1. Podstawą obliczenia należności Wykonawcy będzie suma opłat za przesyłki faktycznie nadane i zwrócone z powodu braku możliwości ich doręczenia w okresie rozliczeniowym oraz za inne usługi wskazane w opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik nr 1 do umowy, potwierdzona co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych i oddawczych, przy czym obowiązywać będą ceny jednostkowe określone w załączniku nr 2 do umowy. W przypadku nadawania przez Zamawiającego przesyłek nieujętych w załączniku nr 2 do umowy, podstawą rozliczeń będzie Cennik aktualny na dzień nadania przesyłek.
Zamawiający pozostawia zapisy SIWZ bez zmian.
8Zamawiający w § 4 ust. 7 Umowy wskazuje sposób uiszczania opłat za poszczególne rodzaje usług. Wykonawca wnosi o potwierdzenie, czy Zamawiający oczekuje odrębnych faktur za:
1) przesyłki pocztowe nadawane przez Zamawiającego
2) za przesyłki zwrócone do Nadawcy po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia
3) za „pocztę firmową”.
Jednocześnie Wykonawca wnosi o doprecyzowanie, czy dla poszczególnych lokalizacji mają być wystawione odrębne faktury za zrealizowane usługi.
Zamawiający informuje, że elementy wskazane w punktach 1-3 mają zostać ujęte na fakturach (wraz ze specyfikacjami wykonanych usług) wystawionych odrębnie dla lokalizacji: ul. Grójecka 186 oraz ul. Pruszkowska 17
9Zamawiający w § 4 ust. 8 Umowy określa warunki płatności dla przedmiotu zamówienia.
Wykonawca informuje, iż faktury za usługi pocztowe wystawiane są za pośrednictwem scentralizowanego systemu informatycznego, którego wymogi określają takie kryteria jak datę wystawienia faktury, jak również termin płatności będący w ścisłej zależności z datą sporządzenia faktury. Standardowo obowiązujący termin płatności faktury, określony jako od daty wystawienia faktury, został wprowadzony ze względu na zapewnienie prawidłowego funkcjonowania systemu fakturowania Wykonawcy oraz zarządzania płatnościami wynikającymi z zawartych umów. Takie rozwiązanie daje możliwość oszacowania terminów wpływu środków oraz opóźnień w ich płatnościach.
Wobec powyższego, wnioskujemy o modyfikację § 4 ust. 8 Umowy.
Proponujemy zapis:
8. Zamawiający będzie dokonywał zapłaty należności przelewem w terminie 14 dni od daty prawidłowo wystawionej faktury na rachunek bankowy Wykonawcy o numerze …………………………………………………………………………………………………..…
Jednocześnie Wykonawca wnosi o potwierdzenie, że Zamawiający pod pojęciem prawidłowo wystawionej faktury rozumie dokument wystawiony zgodnie z zapisami w art. 106e Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
Zgodnie z regulacjami obowiązującymi u Zamawiającego zaproponowane rozwiązanie jest nie do zaakceptowania. Zamawiający pozostawia zapisy Specyfikacji bez zmian.
10Zamawiający w § 4 ust. 9 Umowy określa termin zapłaty faktury VAT jako datę obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.
Pragniemy zwrócić uwagę na fakt, że takie określenie momentu zapłaty nie pozwala Wykonawcy swobodnie dysponować środkami za wykonane usługi – co jest niezgodne z orzecznictwem sądów w tej sprawie oraz uniemożliwia Wykonawcy monitorowanie terminowości płatności za świadczone usługi oraz naliczanie ewentualnych odsetek za zwłokę. Termin zapłaty należności cywilnoprawnych reguluje art. 454 Kodeksu cywilnego, który regulując miejsce wykonania zobowiązania traktuje także o chwili spełnienia świadczenia, co nie budzi wątpliwości chociażby ze względu na orzecznictwo Sądu Najwyższego. W przypadku zobowiązań cywilnoprawnych zasadą jest, że zapłata dokonana jest dopiero z chwilą uznania rachunku bankowego wierzyciela, co gwarantuje m.in. prawidłowe monitorowanie rozliczania stron.
Ze względu na to, że faktyczną możliwością dysponowania środkami jest data ich wpływu na rachunek Wykonawcy, wnioskujemy o modyfikację określenia dnia zapłaty według powszechnie stosowanej formy w obrocie gospodarczym.
Proponujemy zapis:
Za dzień zapłaty przyjmuje się dzień wpływu środków na rachunek bankowy Wykonawcy.
Zgodnie z regulacjami obowiązującymi u Zamawiającego zaproponowane rozwiązanie jest nie do zaakceptowania. Zamawiający pozostawia zapisy Specyfikacji bez zmian.
11Praktyka rynku pocztowego wypracowała powszechnie przyjęte i stosowane wysokości kar, które operator, nie chcąc stracić zaufania u obecnych oraz potencjalnych klientów, jest w stanie respektować. Są one niższe niż te zaproponowane przez Zamawiającego w § 5 Umowy, można zatem stwierdzić, że w warunkach realizacji przedmiotowego zamówienia również byłyby wystarczające. Przewidziane kary umowne są zdecydowanie nieadekwatne w kontekście potrzeb i interesu Zamawiającego, charakteru świadczonych usług, a także ilości czynności wykonywanych przez Wykonawcę przy realizacji zamówienia. Przy tak znacznej ilości, nienależyte wykonanie jedynie kilku czynności (składowych danej usługi) pozbawiałoby Wykonawcę znacznej części należnego wynagrodzenia. Mając na uwadze powyższe, Wykonawca, w celu ustalenia równej pozycji stron, zwraca się o analizę przedstawionych powyżej kwestii i rewizję stanowiska Zamawiającego w zakresie kar umownych poprzez modyfikację zapisu § 5 ust. 1 i 3 Umowy. Proponujemy zapis: 1. Zamawiający obciąży Wykonawcę karą umowną w przypadku rozwiązania umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy. Wykonawca zapłaci w takim przypadku Zamawiającemu karę umowną w wysokości 2% wynagrodzenia za wykonanie niniejszej umowy wymienionego w § 4 ust.1. 3. Jeżeli Wykonawca nie zapewni możliwości przyjęcia przesyłek zgodnie z § 2 ust. 1 i 2 zapłaci każdorazowo Zamawiającemu karę umowną w wysokości 0,01% kwoty, o której mowa w § 4 ust. 1 umowy.
Zamawiający pozostawia zapisy SIWZ bez zmian.
Historia zmian
28.10.2019 — publikacja ogłoszenia
13.11.2019 — upływ terminu składania ofert