Po terminie
Usługi sportowo-rekreacyjne IAS – Wrocław
Przedmiot zamówienia
AIŚwiadczenie usług sportowo-rekreacyjnych dla pracowników, funkcjonariuszy, emerytów/rencistów, osób towarzyszących i dzieci IAS we Wrocławiu w formie miesięcznych abonamentów z dostępem nielimitowanym i z limitem 8 wejść.
- Dostęp do obiektów sportowo-rekreacyjnych na terenie Polski, z min. 50 obiektami w woj. dolnośląskim (Wrocław, Jelenia Góra, Legnica, Wałbrzych) oferującymi m.in. fitness, siłownię, basen, sztuki walki, jogę, taniec, aerobik.
- Abonamenty z dostępem nielimitowanym: 975 miesięcznie (440 pracowników, 90 funkcjonariuszy, 45 emerytów/rencistów, 100 dzieci, 300 osób towarzyszących).
- Abonamenty z limitem 8 wejść: 1000 miesięcznie (600 pracowników, 50 funkcjonariuszy, 20 emerytów/rencistów, 130 dzieci, 200 osób towarzyszących).
- Opcja zwiększenia zamówienia o 20%: dodatkowo 195 abonamentów bez limitu i 200 z limitem 8 wejść miesięcznie.
Trudność: średnia
Zamówienie obejmuje koordynację miesięcznych abonamentów dla wielu grup użytkowników oraz zapewnienie dostępu do sieci co najmniej 50 obiektów sportowo-rekreacyjnych, ale nie wymaga prac technicznych.
Terminy realizacji
Termin realizacji
od 01.01.2027 r. do 31.12.2027 r. lub do czasu wykorzystania kwoty maksymalnego wynagrodzenia ogółem, w zależności od tego, które zdarzenie nastąpi wcześniej
od 01.01.2027 r. do 31.12.2027 r. lub do czasu wykorzystania kwoty maksymalnego wynagrodzenia ogółem, w zależności od tego, które zdarzenie nastąpi wcześniej
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena abonamentuwzór CA = 0,35×C1 + 0,35×C2 + 5×0,05×C3–C8
60%
Liczba obiektów sportowo-rekreacyjnych (dostęp nielimitowany)min. 50 obiektów łącznie; ON=(Ob/Omax)×100×20%
20%
Liczba obiektów sportowo-rekreacyjnych (dostęp limitowany 8 wejść)min. 50 obiektów łącznie; OL=(Ob/Omax)×100×20%
20%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Odstąpienie natychmiastowe
Zamawiający może odstąpić od umowy w trybie natychmiastowym na podstawie § 12 ust. 2 pkt 2) projektu umowy, gdy wydano sądowy nakaz zajęcia majątku Wykonawcy bez względu na jego wartość.
Zwrot 100% abonamentu
Za jedną niezasadną odmowę realizacji usługi Wykonawca zwraca 100% miesięcznej wartości karty na podstawie § 3 ust. 1 projektu umowy.
Wysoki próg waloryzacji
Waloryzacja wynagrodzenia następuje dopiero przy wzroście wskaźnika o 15 punktów procentowych według § 11 ust. 5 pkt 1) projektu umowy.
Kary bez naprawy
Kary umowne za naruszenie umowy mogą być naliczane bez uprzedniego wezwania do usunięcia uchybień na podstawie § 9 ust. 1 pkt 1) i 3) projektu umowy.
Kary i sankcje
AI- Kary umowne: w projekcie umowy (Załącznik nr 3) — m.in. zwrot równowartości miesięcznego abonamentu przy niezasadnej odmowie realizacji usługi; odstąpienie od umowy (§ 12) na warunkach projektu umowy.
Pytania i odpowiedzi
18Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Zwracamy się z prośbą do Zamawiającego o dodanie dodatkowych kolumn w formularzu ofertowym w części, gdzie znajduje się wykaz obiektów.
Dodatkowe kolumny powinny zawierać informację o dopłatach oraz o limicie jednokrotnego wejścia do danego obiektu w ciągu jednego dnia, lub limicie w postaci skorzystania z jednej usługi w jednym obiekcie jednego dnia.
Wprowadzenie powyższych informacji pozwoli na uzyskanie pełniejszego i bardziej przejrzystego obrazu zakresu świadczeń oferowanych w poszczególnych obiektach. Umożliwi również Zamawiającemu dokonanie rzetelnej oceny ofert oraz porównanie nie tylko liczby i rodzaju dostępnych obiektów, ale także rzeczywistych warunków korzystania z oferowanych usług.
W związku z powyższym prosimy o uwzględnienie wniosku i odpowiednie zmodyfikowanie formularza ofertowego, tak aby każdy Wykonawca był zobowiązany do przedstawienia wskazanych informacji w jednolitym i porównywalnym układzie.
Zamawiający nie wymaga od Wykonawców wyszczególnienia obiektów wskazanych w pytaniu. Zamawiający w Formularzu oferty wprowadził stosowne oświadczenia dla Wykonawcy w tym zakresie. Zamawiający nie zmienia treści SWZ w tym zakresie.
2W celu uniknięcia nieporozumień i rozbieżności w ofertach, prosimy o doprecyzowanie definicji obiektu bez dopłaty:
- czy jest to obiekt, w którym przynajmniej jedna usługa jest świadczona bez dopłaty ze strony Użytkownika?
- czy jest o obiekt, w którym wszystkie ofertowane przez obiekt usługi w ramach abonamentu są świadczone bez żadnych dopłat ze strony Użytkownika?
Zamawiający wskazuje, że obiekty bez dopłat to obiekty sportowo-rekreacyjne, w których wszystkie usługi wchodzące w zakres abonamentu oferowanego przez Wykonawcę, świadczone są bez żadnych dopłat ze strony Użytkowników.
3W nawiązaniu do treści zapisu OPZ ust. 3 pkt 9) zwracamy się z prośbą o potwierdzenie, że Wykonawcy są zobowiązani zapewnić Użytkownikom Zamawiającego zamienne korzystanie z obu sposobów weryfikacji Użytkownika w obiekcie partnerskim Wykonawcy (tj. z fizycznej imiennej karty i aplikacji mobilnej). Zdaniem Wykonawcy każdy z Użytkowników powinien mieć zapewnioną możliwość wyboru sposobu korzystania z karty, tj. w wersji elektronicznej (np. w aplikacji mobilnej) lub w wersji fizycznej. Oba rozwiązania powinny funkcjonować równolegle w systemie i być dostępne jako alternatywne, zamienne metody weryfikacji, przy czym ich zapewnienie powinno stanowić standardowe wymaganie wobec Wykonawców. W ocenie Wykonawcy zapewnienie dwóch form karty ma kluczowe znaczenie z punktu widzenia użyteczności systemu i komfortu użytkowników. Użytkownicy różnią się poziomem kompetencji cyfrowych, przyzwyczajeniami oraz dostępnością urządzeń mobilnych, dlatego możliwość wyboru metody uwierzytelniania pozwala lepiej dopasować system do ich indywidualnych potrzeb. W praktyce zwiększa to akceptację rozwiązania oraz jego efektywność wdrożeniową, ograniczając jednocześnie ryzyko wykluczenia części użytkowników preferujących rozwiązania fizyczne.
Zgodnie z § 2 ust. 10 Umowy podstawą weryfikacji Użytkowników w obiektach sportowo-rekreacyjnych będzie karta imienna lub elektroniczna (karta identyfikująca danego użytkownika). W przypadku braku możliwości obsługi karty imiennej lub elektronicznej, Wykonawca powinien zapewnić użytkownikowi inny sposób weryfikacji, celem dostępu do danego obiektu
4Prosimy o potwierdzenie, iż z uwagi na bezpieczeństwo i ochronę prywatności użytkowników abonamentów, a także z uwagi na minimalizację zakresu przetwarzanych danych osobowych w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia, Zamawiający nie dopuszcza by Wykonawca wymagał pobierania od Zamawiającego ani bezpośrednio od Użytkowników takich danych jak numer PESEL, pełna data urodzenia i prywatny numer telefonu. Zgodnie z zasadą minimalizacji danych wyrażoną w art. 5 RODO dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Zbieranie danych osobowych zawsze musi mieć uzasadnienie dla celu w jakim są zbierane oraz być niezbędne dla jego realizacji. W ocenie Wykonawcy pozyskiwanie numeru PESEL, daty urodzenia i numeru telefonu od użytkowników abonamentów sportowych przeczy zasadzie minimalizacji danych. Tak więc numer PESEL, data urodzenia i numer telefonu użytkowników tych produktów jest daną nadmiarową z perspektywy Wykonawcy jako dostawcy abonamentów sportowych. Wykonawca posiada wieloletnie doświadczenie na rynku kart sportowo-rekreacyjnych i zapewnia, iż zamówienie może zostać zrealizowane bez podawania przez Użytkowników powyższych nadmiarowych danych. Brak chęci podania takich danych jak PESEL, data urodzenia i numer telefonu nie powinno warunkować możliwości skorzystania z programu sportowo-rekreacyjnego.
Zamawiający nie dopuszcza, by Wykonawca wymagał pobierania od Zamawiającego ani bezpośrednio od Użytkowników takich danych jak numer PESEL czy pełna data urodzenia. Zakres pozyskiwanych danych osobowych powinien być zgodny z zasadami dotyczącymi przetwarzania danych osobowych zawartych w art. 5 ust ust.1 lit. c RODO (minimalizacja danych).
5Prosimy o potwierdzenie, że Zamawiający nie zgadza się na wykluczenie z przedmiotu
zamówienia Pracowników, którzy nie wyrażą zgody na podanie tak osobistych danych jak
numer PESEL, data urodzenia i numer telefonu.
W ocenie Wykonawcy, w celu świadczenia usług sportowo-rekreacyjnych, nie ma potrzeby
przekazywania powyższych danych (innych niż imię i nazwisko oraz adres email w przypadku
dostępu na podstawie aplikacji).
Zgodnie ze stanowiskiem UODO („Ochrona danych osobowych w miejscu pracy Poradnik dla
pracodawców”) niedopuszczalne jest przetwarzanie danych tylko w celu zabezpieczenia się
przed ewentualnym przyszłym i niepewnym roszczeniem osoby, której dotyczą.
W konsekwencji należy przyjąć, iż przetwarzanie powyższych danych nie jest niezbędne wobec
celu jakim jest zapewnienie użytkownikom dostępu do obiektów sportowych, a więc i zgodnie
ze wspomnianą zasadą minimalizacji, powyższe dane, nie powinna być przetwarzane.
Użytkownik może odmówić przetwarzania takich danych jak numer PESEL, numer telefonu i
data urodzenia w celu korzystania z obiektów sportowo-rekreacyjnych, nie powinno mieć to
skutku w postaci niemożliwości korzystania z karty sportowej.
Odpowiedź jak na pytanie 4.
6Prosimy o potwierdzenie, że obie formy weryfikacji (aplikacja mobilna i karta imienna) muszą
być równocześnie honorowane we wszystkich obiektywach na terenie Polski, które Wykonawcy
wskażą w swoich ofertach?
Odpowiedź jak na pytanie 3.
7Prosimy o potwierdzenie, iż ze względu na to, iż zamówienie opłacane jest częściowo ze
środków publicznych, tożsamość Użytkownika podczas realizacji wizyty w obiekcie powinna
być każdorazowo potwierdzana dokumentem tożsamości (zarówno podczas realizacji wizyt z
użyciem aplikacji, systemu sms, jak i za pomocą fizycznej karty).
Ze względu na to, iż wszyscy działający na rynku Wykonawcy rozliczają się z obiektami
sportowymi za każdą zrealizowaną wizytę, każde wejście do obiektu zarejestrowane za
pomocą karty ma w konsekwencji wpływ na wycenę danego kontraktu oraz jego finalną
rentowność.
Każdy z Wykonawców powinien zagwarantować, że z usług, których płatnikiem (choćby w
części) jest Zamawiający, nie powinny korzystać osoby do tego nieuprawnione. Tym samym
weryfikacja Użytkownika w obiekcie zaproponowana przez Wykonawców powinna być tak
skonstruowana, aby wykluczyć jakiekolwiek możliwości tego typu nadużyć i uniknąć ich
wpływu na rentowność zawieranego kontraktu oraz nieobiektywnie zwiększonej wyceny
kolejnego kontraktu i prawdopodobnej konieczności zmiany dostawcy po wygaśnięciu każdej
nowo zawartej umowy.
Dodatkowo przy wydatkowaniu środków publicznych obowiązuje przede wszystkim zasada
oszczędności, celowości i efektywności. Każdy podmiot zaliczony do sektora finansów
publicznych, dokonujący zakupów, dostaw, usług i robót budowlanych, jest zobowiązany
przestrzegać tych zasad. Ustawa nie przewiduje nieracjonalnego wydatkowania środków
publicznych, natomiast dopuszczenie do sytuacji, w której karta nie zabezpiecza finansów
publicznych przed nadużyciami, które mogą się pojawić ze strony osób trzecich, wg. Najlepszej
wiedzy Wykonawcy, definitywnie narusza te zasady.
W związku z powyższym zwracamy się z uprzejmą prośbą o potwierdzenie, że sposób
weryfikacji oferowany przez Wykonawców powinien wykluczać jakiekolwiek możliwości
narażenia Zamawiającego i jego pracowników na ryzyko zewnętrznych nadużyć, dlatego każda
wizyta realizowana w obiekcie powinna być potwierdzona dokumentem tożsamości.
Zgodnie z § 2 ust. 11 Umowy Zamawiający dopuszcza możliwość każdorazowego
potwierdzenia dokumentem tożsamości uprawnienia do skorzystania z usługi bez możliwości
jego kopiowania czy pobierania w celu przechowywania.
8Czy Zamawiający zgadza się na wykreślenie z Umowy postanowienia § 2 ust. 13 z uwagi na fakt, iż Zamawiający nie może, zgodnie z prawem, pozyskiwać informacji od Wykonawcy o wykorzystaniu kart przez poszczególnych ich Użytkowników, jednocześnie mając na uwadze, że usługa dostępu do zajęć i obiektów sportowo-rekreacyjnych jest usługą abonamentową, z stałym wynagrodzeniem, niezależenie od częstotliwości wykorzystania kart przez Użytkowników?
Obecne brzmienie §2 ust. 13 Umowy nakazuje Wykonawcy dezaktywować karty ze skutkiem wstecznym (w poprzednich okresach), o ile okaże się, że Użytkownik nie korzystał z karty w tych okresach. Jest to działanie niemożliwe do wykonania. Zamawiający nie może pozyskiwać zgodnie z prawem informacji od Wykonawcy o wykorzystani kart przez Użytkowników. Narusza to przepisy o ochronie danych osobowych. To co robią pracownicy w czasie wolnym od pracy pozostaje w sferze ich prywatności, a informacje te stanowią dane osobowe i Wykonawca nie może ich udostępniać Zamawiającemu. Dodatkowo warto wskazać, że usługa dostępu do zajęć i obiektów sportowo-rekreacyjnych jest usługą abonamentową, z stałym wynagrodzeniem, niezależenie od częstotliwości wykorzystania kart przez Użytkowników. Wykonawca nie może korygować wstecz pobranego wynagrodzenia, jeżeli nie doszło do okoliczności naruszenia postanowień Umowy, w związku z którymi, Wykonawca, zgodnie z prawem, musiałby dokonać korekty dotychczasowych rozliczeń np. błędnie niedezaktywowana karta, awaria systemów i dłuższy brak możliwości korzystania z obiektów.
Zamawiający nie wyraża zgody na zaproponowaną zmianę.
Okoliczności wskazane w § 2 ust. 13 projektu umowy dotyczą incydentalnych sytuacji, każdorazowo uzgadnianych z Wykonawcą.
Historia zmian
15.10.2026 — publikacja ogłoszenia
28.10.2026 — upływ terminu składania ofert