Przetarg nieograniczony · PN742524-2026
Usługi zapewnienia Systemu Centralnego Wydruku
Przedmiot zamówienia
AIUsługa zapewnienia Systemu Centralnego Wydruku na 48 miesięcy dla 2 lokalizacji w Warszawie (zamówienie podstawowe + prawo opcji zwiększenia floty).
- Urządzenia wielofunkcyjne (dostawa, instalacja, konfiguracja): 34 kolorowe A3 (Typ A) i 45 kolorowych A4 (Typ B), fabrycznie nowe — łącznie 79 szt. (opcja: do 14 dodatkowych urządzeń A3/A4).
- Wolumen: szac. 11 000 000 kopii/wydruków czarno-białych A4 i 3 000 000 kolorowych A4.
- System wydruku (wdrożenie): licencje i oprogramowanie do zarządzania wydrukiem z autoryzacją użytkowników (karty HID, integracja z AD/LDAP), migracja danych z obecnego systemu, zdalna konfiguracja/diagnostyka i kontrola kosztów, OCR, druk z urządzeń mobilnych w sieci zamawiającego.
- Obsługa serwisowa: przeglądy, konserwacja, naprawy oraz dostawy materiałów eksploatacyjnych i części; instruktaże (e-learning i stacjonarne) oraz dokumentacja powykonawcza.
Trudność: średnia
Zamówienie wymaga skoordynowanego wdrożenia systemu IT z integracjami, obsługi floty 79 urządzeń w dwóch lokalizacjach oraz ciągłego serwisu i zarządzania dużym wolumenem wydruków.
Terminy realizacji
Termin wykonania
48 miesięcy od dnia zawarcia umowy
48 miesięcy od dnia zawarcia umowy
Warunki udziału
AI1Doświadczenie — min. 2 usługi wdrożenia centralnego wydruku (drukowanie, kopiowanie, skanowanie, autoryzacja użytkowników, zarządzanie), każda: min. 40 urządzeń drukujących, min. 800 użytkowników, wartość ≥ 1 000 000 zł brutto, ostatnie 3 lata; usługi okresowe/ciągłe dopuszczalne.
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena oferty brutto
60%
Termin wdrożenia centralnego Systemu Wydruku≤10 dni=30; 11–20=20; 21–29=10; 30 dni=0 pkt
30%
Czas przywrócenia pełnej sprawności centralnego Systemu Wydruku≤2,5 h=10; ≤3 h=7; ≤3,5 h=5; ≤4 h=0 pkt
10%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Brak istotnych sygnałów ostrzegawczych.
Kary i sankcje
AI- Wadium: 80 000,00 zł (pieniądz / gwarancja bankowa / ubezpieczeniowa / poręczenie PARP).
- Zabezpieczenie należytego wykonania: 2% ceny oferty brutto.
- Kary umowne: w projektowanych postanowieniach umowy (Załącznik nr 3).
Pytania i odpowiedzi
15Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Dotyczy: Rozdział III, pkt 3.4 OPZ – „OCR powinno umożliwiać pozyskanie treści ze skanowanych dokumentów, a następnie przetwarzać je do elektronicznego pliku edytowalnego w języku polskim takim jak: doc, docx, xls, xlsx, pdf, pdf (przeszukiwalny).”
Pytanie:
Czy Zamawiający uzna za spełnienie wymagania z pkt 3.4 rozwiązanie OCR umożliwiające rozpoznawanie treści w języku polskim i generowanie plików w formatach DOCX, XLS, XLSX, PDF oraz PDF przeszukiwalny, bez konieczności generowania plików w starszym formacie DOC? Jeśli tak, wnosimy o odpowiednią modyfikację zapisu pkt 3.4 OPZ.
Uzasadnienie:
DOC jest starszym, binarnym formatem dokumentów programu Microsoft Word 97–2003. Jego następcą jest DOCX, domyślny format dokumentów programu Word od wersji 2007.
Format DOCX, wymieniony już w pkt 3.4, zapewnia realizację celu funkcjonalnego tego wymagania, czyli uzyskanie edytowalnego dokumentu tekstowego po rozpoznaniu treści w języku polskim. Pliki DOCX otwierają wszystkie aktualnie wspierane wersje programu Microsoft Word.
Proponowane rozwiązanie zachowuje wszystkie pozostałe wymagane formaty wyjściowe, a różnica dotyczy wyłącznie rezygnacji z generowania starszego formatu DOC.
Zmawiający zmienia zapisy pkt. 3.4 Opisu przedmiotu zamówienia (OPZ) - patrz: zmiana treści SWZ.
2W nawiązaniu do pkt 3.5 OPZ, w którym Zamawiający wymaga wykonywania „przeglądów minimum raz w miesiącu”, zwracamy się z prośbą o potwierdzenie, czy Zamawiający dopuści wykonywanie przeglądów urządzeń zgodnie z częstotliwością, zakresem czynności oraz interwałami serwisowymi przewidzianymi przez producenta Konica Minolta dla poszczególnych modeli urządzeń.
Wskazujemy, że harmonogram czynności serwisowych producenta może być powiązany z przebiegiem urządzenia i jego rzeczywistym poziomem eksploatacji, dlatego wykonywanie pełnego przeglądu w stałym cyklu miesięcznym, niezależnie od przebiegu urządzenia, może nie odpowiadać harmonogramowi serwisowemu producenta.
Czy w związku z powyższym Zamawiający uzna za spełnienie wymagania pkt 3.5 wykonywanie przeglądów zgodnie ze specyfikacją i zaleceniami producenta Konica Minolta, z zachowaniem wymaganego poziomu sprawności technicznej oraz ciągłości eksploatacyjnej urządzeń?
Zamawiający uzna za spełnienie wymagania pkt 3.5 wykonywanie przeglądów zgodnie ze specyfikacją i zaleceniami producenta urządzeń, z zachowaniem wymaganego poziomu sprawności technicznej oraz ciągłości eksploatacyjnej urządzeń z zastrzeżeniem, że przeglądy nie mogą następować rzadziej niż raz w roku. Zmawiający zmienia zapisy pkt. 3.5 OPZ w tym zakresie – patrz: zmiana treści SWZ.
3Pytanie 3:
W nawiązaniu do zapisów pkt 1.6 i 1.7 OPZ, prosimy o potwierdzenie, że obowiązek Wykonawcy w zakresie
materiałów eksploatacyjnych, w szczególności tonerów, obejmuje ich terminową dostawę oraz zapewnienie
wymaganej dostępności materiałów w lokalizacjach Zamawiającego, natomiast bieżąca wymiana tonerów w
urządzeniach będzie realizowana przez pracowników/użytkowników po stronie Zamawiającego.
Wymiana tonera jest standardową czynnością eksploatacyjną wykonywaną przez użytkownika urządzenia i nie
wymaga każdorazowej obecności technika serwisu.
Jednocześnie, zgodnie z pkt 1.7, Wykonawca zapewni w każdej lokalizacji wymagany zapas co najmniej dwóch
kompletów tonerów, co umożliwi Zamawiającemu ich bieżącą wymianę bez wpływu na ciągłość pracy urządzeń.
Czy Zamawiający potwierdza, że dopuszcza powyższy sposób realizacji usługi, tj. dostarczanie i zapewnienie
odpowiedniego zapasu tonerów przez Wykonawcę, przy jednoczesnej wymianie tonerów w urządzeniach przez
Zamawiającego?
Zamawiający potwierdza, że obowiązek Wykonawcy w zakresie materiałów eksploatacyjnych, w szczególności
tonerów, obejmuje ich terminową dostawę oraz zapewnienie wymaganej dostępności materiałów w lokalizacjach
Zamawiającego, natomiast bieżąca wymiana tonerów w urządzeniach będzie realizowana przez
pracowników/użytkowników po stronie Zamawiającego.
4Pytanie 4:
Dotyczy urządzeń:
2.1 Urządzenie kolorowe wielofunkcyjne A3 (Typ A) – fabrycznie nowe: Parametr 21. Bezpieczeństwo
2.2 Urządzenie kolorowe wielofunkcyjne A4 (Typ B) – fabrycznie nowe: Parametr 19. Bezpieczeństwo
Zapis:
− dyski z funkcją zabezpieczenia w zakresie min. Hasło do blokady dysku twardego, Hasło administratora, Hasło
administratora do skrzynki, Hasło administratora do rejestru, Hasło użytkownika, Hasło grupowe, Hasło
serwerowe SNMP.
Zwracamy się z prośbą o wykreślenie zapisu "Hasło administratora do rejestruz " i mianę zapisu na:
Zapis:
− dyski z funkcją zabezpieczenia w zakresie min. Hasło do blokady dysku twardego, Hasło administratora, Hasło
administratora do skrzynki, Hasło użytkownika, Hasło grupowe, Hasło serwerowe SNMP.
Zmawiający zmienia zapisy rozdziału II pkt. 2.1 i pkt 2.2. OPZ w tym zakresie – patrz: zmiana treści SWZ.
5Pytanie 5:
Zwracamy się z prośbą o umożliwienie składania ofert za stawki serwisowe za 1 stronę kolor i mono brutto A4 do 4 miejsca po przecinku a stronę A4 mono i kolor netto do 2 miejsca po przecinku - jest to zgodne z ofertami na rynku i nie zmienia obowiązku VAT. Zaokrąglenie stawek do 4 miejsca po przecinku brutto umożliwia złożenia korzystniejszej oferty dla Zamawiającego liczonej od cen netto a nie od góry od cen brutto.
Zamawiający zmienia zapisy pkt. 15. 4 SWZ dot. sposobu obliczenia ceny oferty: Wykonawcy zobowiązani są do podania ceny brutto za wydruk 1 strony kolor i mono A4 w zaokrągleniu do 4 (czwartego) miejsca po przecinku, wymóg podania ceny netto za 1 stronę kolor i mono brutto A4 do 2 (drugiego) miejsca po przecinku pozostaje bez zmian – patrz: zmiana treści SWZ.
6Typ A
1. Czy Zamawiający dopuści urządzenia z Czasem wydruku pierwszej strony (kolor, format A4) max. 8,8 sekundy?
Typ A
Ad. 1 Zamawiający dopuści urządzenia z czasem wydruku pierwszej strony (kolor, format A4) max. 9 sekund.
7Typ B
1. Czy Zamawiający dopuści urządzenia z Prędkością druku (mono i kolor, normalna jakość, A4) min. 43 stron/minutę?
Typ B
Ad. 1 Zamawiający dopuści urządzenia z prędkością druku (mono i kolor, normalna jakość, A4) min. 43 stron/minutę.
8Typ B
2. Czy Zamawiający dopuści urządzenia z Czasem wydruku pierwszej strony (kolor, format A4) max. 7,4 sekundy?
Typ B
Ad. 2 Zamawiający dopuści urządzenia z czasem wydruku pierwszej strony (kolor, format A4) max. 8 sekund.
9Typ B
3. Czy Zamawiający dopuści urządzenia z Maksymalnym czasem wykonania pierwszej kopi mono: 6,8 s?
Typ B
Ad. 3 Zamawiający dopuści urządzenia z Maksymalnym czasem wykonania pierwszej kopi mono: 7 sekund.
1Dotyczy: Rozdział III, pkt 3.4 OPZ – „OCR powinno umożliwiać pozyskanie treści ze skanowanych dokumentów, a następnie przetwarzać je do elektronicznego pliku edytowalnego w języku polskim takim jak: doc, docx, xls, xlsx, pdf, pdf (przeszukiwalny).” Pytanie: Czy Zamawiający uzna za spełnienie wymagania z pkt 3.4 rozwiązanie OCR umożliwiające rozpoznawanie treści w języku polskim i generowanie plików w formatach DOCX, XLS, XLSX, PDF oraz PDF przeszukiwalny, bez konieczności generowania plików w starszym formacie DOC? Jeśli tak, wnosimy o odpowiednią modyfikację zapisu pkt 3.4 OPZ. Uzasadnienie: DOC jest starszym, binarnym formatem dokumentów programu Microsoft Word 97–2003. Jego następcą jest DOCX, domyślny format dokumentów programu Word od wersji 2007. Format DOCX, wymieniony już w pkt 3.4, zapewnia realizację celu funkcjonalnego tego wymagania, czyli uzyskanie edytowalnego dokumentu tekstowego po rozpoznaniu treści w języku polskim. Pliki DOCX otwierają wszystkie aktualnie wspierane wersje programu Microsoft
Zmawiający zmienia zapisy pkt. 3.4 Opisu przedmiotu zamówienia (OPZ) - patrz: zmiana treści SWZ.
2W nawiązaniu do pkt 3.5 OPZ, w którym Zamawiający wymaga wykonywania „przeglądów minimum raz w miesiącu”, zwracamy się z prośbą o potwierdzenie, czy Zamawiający dopuści wykonywanie przeglądów urządzeń zgodnie z częstotliwością, zakresem czynności oraz interwałami serwisowymi przewidzianymi przez producenta Konica Minolta dla poszczególnych modeli urządzeń. Wskazujemy, że harmonogram czynności serwisowych producenta może być powiązany z przebiegiem urządzenia i jego rzeczywistym poziomem eksploatacji, dlatego wykonywanie pełnego przeglądu w stałym cyklu miesięcznym, niezależnie od przebiegu urządzenia, może nie odpowiadać harmonogramowi serwisowemu producenta. Czy w związku z powyższym Zamawiający uzna za spełnienie wymagania pkt 3.5 wykonywanie przeglądów zgodnie ze specyfikacją i zaleceniami producenta Konica Minolta, z zachowaniem wymaganego poziomu sprawności technicznej oraz ciągłości eksploatacyjnej urządzeń?
Zamawiający uzna za spełnienie wymagania pkt 3.5 wykonywanie przeglądów zgodnie ze specyfikacją i zaleceniami producenta urządzeń, z zachowaniem wymaganego poziomu sprawności technicznej oraz ciągłości eksploatacyjnej urządzeń z zastrzeżeniem, że przeglądy nie mogą następować rzadziej niż raz w roku. Zmawiający zmienia zapisy pkt. 3.5 OPZ w tym zakresie – patrz: zmiana treści SWZ.
3Pytanie 3:
W nawiązaniu do zapisów pkt 1.6 i 1.7 OPZ, prosimy o potwierdzenie, że obowiązek Wykonawcy w zakresie
materiałów eksploatacyjnych, w szczególności tonerów, obejmuje ich terminową dostawę oraz zapewnienie
wymaganej dostępności materiałów w lokalizacjach Zamawiającego, natomiast bieżąca wymiana tonerów w
urządzeniach będzie realizowana przez pracowników/użytkowników po stronie Zamawiającego.
Wymiana tonera jest standardową czynnością eksploatacyjną wykonywaną przez użytkownika urządzenia i nie
wymaga każdorazowej obecności technika serwisu.
Jednocześnie, zgodnie z pkt 1.7, Wykonawca zapewni w każdej lokalizacji wymagany zapas co najmniej dwóch
kompletów tonerów, co umożliwi Zamawiającemu ich bieżącą wymianę bez wpływu na ciągłość pracy urządzeń.
Czy Zamawiający potwierdza, że dopuszcza powyższy sposób realizacji usługi, tj. dostarczanie i zapewnienie
odpowiedniego zapasu tonerów przez Wykonawcę, przy jednoczesnej wymianie tonerów w urządzeniach przez
Zamawiającego?
Odpowiedź:
Zamawiający potwierdza, że obowiązek Wykonawcy w zakresie materiałów eksploatacyjnych, w szczególności
tonerów, obejmuje ich terminową dostawę oraz zapewnienie wymaganej dostępności materiałów w lokalizacjach
Zamawiającego, natomiast bieżąca wymiana tonerów w urządzeniach będzie realizowana przez
pracowników/użytkowników po stronie Zamawiającego.
4Pytanie 4:
Dotyczy urządzeń:
2.1 Urządzenie kolorowe wielofunkcyjne A3 (Typ A) – fabrycznie nowe: Parametr 21. Bezpieczeństwo
2.2 Urządzenie kolorowe wielofunkcyjne A4 (Typ B) – fabrycznie nowe: Parametr 19. Bezpieczeństwo
Zapis:
− dyski z funkcją zabezpieczenia w zakresie min. Hasło do blokady dysku twardego, Hasło administratora, Hasło
administratora do skrzynki, Hasło administratora do rejestru, Hasło użytkownika, Hasło grupowe, Hasło
serwerowe SNMP.
Zwracamy się z prośbą o wykreślenie zapisu "Hasło administratora do rejestruz " i mianę zapisu na:
Zapis:
− dyski z funkcją zabezpieczenia w zakresie min. Hasło do blokady dysku twardego, Hasło administratora, Hasło
administratora do skrzynki, Hasło użytkownika, Hasło grupowe, Hasło serwerowe SNMP.
Odpowiedź:
Zmawiający zmienia zapisy rozdziału II pkt. 2.1 i pkt 2.2. OPZ w tym zakresie – patrz: zmiana treści SWZ.
5Pytanie 5:
Zwracamy się z prośbą o umożliwienie składania ofert za stawki serwisowe za 1 stronę kolor i mono brutto A4 do
4 miejsca po przecinku a stronę A4 mono i kolor netto do 2 miejsca po przecinku - jest to zgodne z ofertami na
rynku i nie zmienia obowiązku VAT. Zaokrąglenie stawek do 4 miejsca po przecinku brutto umożliwia złożenia
korzystniejszej oferty dla Zamawiającego liczonej od cen netto a nie od góry od cen brutto.
Odpowiedź:
Zamawiający zmienia zapisy pkt. 15. 4 SWZ dot. sposobu obliczenia ceny oferty: Wykonawcy zobowiązani są do
podania ceny brutto za wydruk 1 strony kolor i mono A4 w zaokrągleniu do 4 (czwartego) miejsca po przecinku,
wymóg podania ceny netto za 1 stronę kolor i mono brutto A4 do 2 (drugiego) miejsca po przecinku pozostaje bez
zmian – patrz: zmiana treści SWZ.
Historia zmian
27.10.2026 — ogłoszenie o zamówieniu
09.11.2026 — sprostowanie
09.11.2026 — wyjaśnienia treści SWZ