W ramach postępowania nr 52/IW/PCE na usługę kompleksowej organizacji indywidualnego

…l’herbe et des fourrages 2027 Nouvoitou, Francja, które odbędą się w dniach 26-27.05.2027 r. Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy – SAMASZ SP. Z O.O, NIP 9661592976. Zamówienie realizowane jest w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” nr FEPD.01.05-IZ.00-0072/23, realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027, Priorytet I. Badania i innowacje, Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej. A. Wynajęcie powierzchni targowej: Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach Salon de l’herbe et des fourrages 2027, wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza zewnętrzna: 200 m² moduł ekspozycyjny oraz 2 działki demonstracyjne o powierzchni 4900 m² każda. Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności: • wynajęcie powierzchni wystawienniczej zewnętrznej: 200 m² moduł ekspozycyjny oraz 2 działki demonstracyjne o powierzchni 4900 m² każda; • wymiary stoiska: moduł ekspozycyjny 20mx10m, działki demonstracyjne 70mx70m; • preferowany układ stoiska: otwarte z 4 stron, zlokalizowane na otwartym terenie trawiastym (pola pokazowe); • pokrycie opłat wymaganych przez Organizatora targów i innych tj. opłata rejestracyjna/wpisowa, dostęp do aplikacji targowej dla wystawców (Profield Events), pakiet 50 zaproszeń elektronicznych dla klientów (e-invitations), pakiet wejściówek dla personelu obsługującego stoisko (Pass exposant) wraz z dodatkowymi kartami wstępu dla delegacji handlowej (Pass supplémentaire); • montaż przyłącza energii elektrycznej o parametrach 230V / 3kW / 15A, pokrycie opłat za energię; B. Wykonanie projektu zabudowy: Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A. Projekt powinien zawierać następujące elementy: • konstrukcja namiotowa o wymiarach 5mx5m o następujących parametrach: stabilny stelaż odpowiedni dla warunków atmosferycznych, możliwość modułowego otwarcia/rozszczelnienia ścian frontowych w celu swobodnego przepływu odwiedzających, wysokość w świetle wejście ok. 2,20 – 2,40 m, wysokość całkowita w szczycie ok. 4,50 – 5,00 m, poszycie dachowe: trudnopalne, wodoodporne, o wysokiej gramaturze, kolorystyka: neutralna, estetyczna biel; • wyposażenie stoiska – meble o wysokiej odporności na warunki zewnętrzne: - lada recepcyjna: profesjonalna, stabilna lada recepcyjna (zlokalizowana przy wejściu do namiotu), wymiary 100cmx40cm, szafka w środku zamykana na klucz, - zewnętrzna strefa rozmów handlowych (meble ogrodowe/targowe): o stoły zewnętrzne: 2 sztuki stabilnych, okrągłych stołów konferencyjno-ogrodowych (odpornych na wilgoć i promieniowanie UV), wykonanych z PVC, wymiar 90x70cm; o krzesła zewnętrzne: 8 sztuk ergonomicznych krzeseł wykonanych z PVC (po 4 krzesła przypisane do każdego z 2 stołów; o maszty flagowe: 4 sztuki profesjonalnych, wysokich masztów flagowych - teleskopowych (ewentualnie segmentowych), wykonanych z aluminium, posiadających obrotowe ramię, o wysokości 5,75 m każdy, z możliwością opuszczania i podniesienia flagi (flagi przygotowywane we własnym zakresie); - zaplecze socjalne o wymiarach ok. 1,5x2 m, wysokość ok. 2m (w namiocie), wyposażone w 2 gniazda przyłączeniowe, lodówkę, ekspres do kawy, czajnik elektryczny oraz szafkę zamykaną na klucz; - elektryka: dystrybucja energii z przyłącza głównego (2 gniazda w skrzynce/rozdzielnicy 230V/3kW/15A) rozprowadzone za pomocą zestawu bezpiecznych przedłużaczy bębnowych i listew zasilających (min. 3 sztuki). Łącznie wymaganych min. 6 punktów poboru energii; • elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów:  wolnostojący roll-up ustawiony przy wejściu na stoisko z logotypami Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej, znak Unii Europejskiej, znak Województwa Podlaskiego umiejscowione na zadrukowanej powierzchni ścian, w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność. Wzory materiałów i oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego; • przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów; • Wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotypów i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy. C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B: • montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy, obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem; • sprzątanie stoiska po montażu i demontażu; • przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów; • przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów, do godz. 11:00; • transport eksponatów w jedną stronę (wraz z ubezpieczeniem, odprawą celną i kosztami spedycji), tj. transport w obsłudze door-to-door na trasie: Zabłudów (siedziba Wnioskodawcy - Trawiasta 1, 16-060 Zabłudów) – targi Targi Salon de l’herbe et des fourrages 2027 (lokalizacja targów: Nouvoitou (35560), Francja). • opis eksponatów: maszyny zielonkowe i komunalne; • szacowana wielkość i waga ładunku: 2 pełne tiry - 13,6m (1 TIR ok. 7 ton, 1 TIR ok 5 ton); • dostawa eksponatów na targi powinna nastąpić na 2 dni przez rozpoczęciem targów do godz. 13:00. Załadunek i odbiór eksponatów – do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej; • Usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponatów w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponatów wózkiem widłowym do wskazanego stoiska targowego. D. Zakup usług transportu osób: • zakup biletów lotniczych dla 3 osób na trasie Warszawa (WAW) – Paryż – Warszawa (WAW) (przelot bez przesiadek), wylot z Warszawy w dniu 24.05.2027 r. (do godz. 11:00), lot powrotny: wylot z Paryża w dniu 28.05.2027 r.; • Ceny biletów powinny uwzględniać koszt bagażu rejestrowanego min. 20 kg dla każdej z osób podróżujących oraz wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe itp.; • Wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze.