Po terminiePrzetarg nieograniczony · PN681750-2026
Wdrożenie systemu USOS z aplikacjami stowarzyszonymi – Gdańsk
Akademia Wychowania Fizycznego i Sportu im. Jędrzeja Śniadeckiego w Gdańsku1 aktualny · 15 w archiwum·NIP 5840962525·pomorskie
Składanie ofert: 29 października 2026 · Wadium: 20 000 zł
Przedmiot zamówienia
AIZamówienie jednoczęściowe — kompleksowa usługa wdrożenia systemu USOS dla AWFiS w Gdańsku: analiza przedwdrożeniowa, instalacja, konfiguracja, integracje, migracja danych, testy, szkolenia i uruchomienie produkcyjne (bez dostawy sprzętu — odrębne postępowanie). Wykonawca ma dostarczyć i uruchomić:
- system USOS z ok. 15 aplikacjami stowarzyszonymi i modułami (IRK 2, USOSweb, zapisy na zajęcia i egzaminy, EWP Connector, SRS, katalog ECTS, Planista 3, integracja JSA/ORPPD, Ankieter, EVA, APD, USOSmobile, mDyplomy), w tym obsługę toku studiów, rekrutacji, dyplomowania, stypendiów, płatności, praktyk, pensum i sprawozdawczości POL-on/GUS,
- moduł Akademiki (portiernia, część hotelowa, rezerwacje, zakwaterowanie, naliczanie opłat, fakturowanie),
- system personalizacji kart ELS/ELNA,
- automatyzacje modułu Tok Studiów oraz instalację i konfigurację oprogramowania Oracle,
- integracje z systemami: Simple.ERP (kadrowy i finansowo-księgowy), POL-on, GUS, CAS, mObywatel, bibliotecznym, usługami płatniczymi,
- migrację danych z systemu EDUHUB i zasilenie słowników,
- dokumentację (projektowa, techniczna, bezpieczeństwa, migracji, integracji, użytkownika, utrzymaniowa), analizę ryzyka oraz testy bezpieczeństwa rozwiązań własnych,
- szkolenia (min. 120 h funkcjonalnych, 40 h administracyjnych, 40 h technicznych) i próbkę funkcjonalną w 2 scenariuszach biznesowych (utworzenie kierunku „Zarządzanie Infrastrukturą Krytyczną" oraz obsługa zakwaterowania studentów w DS).
Trudność: wysoka
Wdrożenie zintegrowanego systemu z wieloma aplikacjami stowarzyszonymi, integracjami z systemami zewnętrznymi, migracją danych, automatyzacjami, testami bezpieczeństwa i próbką funkcjonalną w ścisłym harmonogramie wymaga doświadczenia specjalistycznego i koordynacji wielu zespołów.
Terminy realizacji
Czas na realizację (termin wykonania)
instalacja i uruchomienie środowisk: do 60 dni od zawarcia umowy; analiza przedwdrożeniowa: do 90 dni od zawarcia umowy; uruchomienie produkcyjne systemu IRK: do 31.01.2027 r.; stabilizacja powdrożeniowa: do 30.11.2027 r.
instalacja i uruchomienie środowisk: do 60 dni od zawarcia umowy; analiza przedwdrożeniowa: do 90 dni od zawarcia umowy; uruchomienie produkcyjne systemu IRK: do 31.01.2027 r.; stabilizacja powdrożeniowa: do 30.11.2027 r.
Gwarancja
min. 36 miesięcy od dnia podpisania protokołu odbioru końcowego wdrożenia
min. 36 miesięcy od dnia podpisania protokołu odbioru końcowego wdrożenia
Warunki udziału
AI1Doświadczenie USOS — min. 1 usługa kompleksowego wdrożenia USOS dla uczelni wyższej kształcącej min. 1 500 studentów: analiza przedwdrożeniowa, instalacja i konfiguracja USOS, aplikacje stowarzyszone (IRK2, USOS, USOS-ADM, USOSweb, EVA, Planista, SRS, APD, Ankieter, aplikacja mobilna lub równoważne), integracja z systemem kadrowo-płacowym; wartość min. 1 000 000 zł brutto bez sprzętu i ERP; okres ostatnich 5 lat
2Doświadczenie Akademiki — min. 1 usługa wdrożenia modułu Akademiki obejmująca moduł zarządzania portiernią, moduł części hotelowej z wynajmem pokoi osobom spoza uczelni oraz automatyczną dwukierunkową integrację z systemem finansowo-księgowym w zakresie płatności i faktur; dla uczelni min. 1 500 studentów; wartość min. 300 000 zł brutto bez sprzętu; ostatnie 5 lat
Pozostałe 7 warunków po założeniu darmowego konta.
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Całkowita cena oferty brutto
40%
Długość asysty uruchomieniowejgwarancja i opieka serwisowa łącznie
10%
Dodatkowy potencjał kadrowy zespołuskładowe: USOS, Akademika, Tok Studiów
20%
Ocena próbki funkcjonalnejzad. 1 i 2 – dwa scenariusze
30%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Wymagana umowa z MUCI
OPZ wymaga, aby Wykonawca posiadał podpisaną umowę o współpracy z Międzyuniwersyteckim Centrum Informatycznym (MUCI) w zakresie wdrażania systemu USOS, bez możliwości wskazania producenta równoważnego.
SWZ zmodyfikowany 24 dni po udostępnieniu dokumentów
Późna modyfikacja specyfikacji może sugerować dostosowanie wymagań pod konkretnego wykonawcę lub celowe utrudnienie konkurencji, która przygotowała ofertę na pierwotną wersję SWZ.
Zatrudnienie na stosunek pracy
OPZ (pkt 107) wymaga zatrudnienia na podstawie stosunku pracy przez Wykonawcę lub Podwykonawcę osób wykonujących wskazane czynności: analizę przedwdrożeniową, konfigurację i parametryzację modułów, projektowanie i wykonanie integracji, testowanie funkcjonalne i akceptacyjne, szkolenia oraz wsparcie powdrożeniowe.
Kary i sankcje
AI- Wadium: 20 000,00 zł; forma wg art. 97 ust. 7 ustawy Pzp; gwarancja/poręczenie nieodwołalne, płatne na pierwsze żądanie.
- Zabezpieczenie należytego wykonania: 5% ceny całkowitej z oferty, przed zawarciem umowy; zwrot w terminach PPU.
- Kary umowne: zakres i stawki w projekcie umowy (PPU — Załącznik nr 8).
Pozostałe 2 zapisy o karach po założeniu darmowego konta.
Pytania i odpowiedzi
338Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1W związku z powyższym wnosimy o:
1. usunięcie Rozdziału VIII ust. 1 pkt 2 lit. a pkt 2 SWZ dotyczącego obowiązku wykazania usługi wdrożenia modułu Akademiki;
2. usunięcie z Rozdziału VIII ust. 1 pkt 2 lit. b SWZ analogicznych wymagań dotyczących wcześniejszego udziału we wdrożeniu modułu Akademiki odnoszących się do Kierownika Projektu, Specjalisty ds. wdrożeń, Programisty i Testera;
3. odpowiednią modyfikację załączników i formularzy odnoszących się do powyższych warunków.
Po dokonaniu powyższej zmiany doświadczenie Wykonawcy byłoby weryfikowane na podstawie warunku kompleksowego wdrożenia USOS o wartości co najmniej 1 000 000 zł brutto, natomiast rzeczywista zdolność oferowanego rozwiązania do realizacji procesów dotyczących akademików podlegałaby weryfikacji w ramach przewidzianej przez Zamawiającego próbki funkcjonalnej.
Zamawiający nie uwzględnia wniosku Wykonawcy o usunięcie warunku doświadczenia dotyczącego modułu Akademiki ani odpowiadających mu wymagań dotyczących osób skierowanych do realizacji zamówienia. Jednocześnie Zamawiający wskazuje, że warunek doświadczenia został już zmieniony w
2Akademiki (zintegrowanego z systemem USOS) z systemem finansowo-księgowym w zakresie obsługi płatności oraz wystawiania faktur, realizowaną dla uczelni wyższej kształcącej co najmniej 1 500 studentów, o wartości nie mniejszej niż 300 000,00 zł brutto, z wyłączeniem wartości dostawy sprzętu (w szczególności serwerów, komputerów i drukarek)." Proponowane brzmienie zastępuje w szczególności dotychczasową, niejednoznaczną alternatywę „(wdrożonego w ramach systemu USOS lub zintegrowanego z takim systemem)" jednoznacznym określeniem „(zintegrowanego z systemem USOS)".
B.2. Formuła „wdrożonego w ramach systemu USOS lub zintegrowanego z takim systemem" (odpowiednio: „wdrożonego w ramach USOS lub zintegrowanego z takim systemem") oraz opis usługi nr 2 występują w dokumentacji postępowania dziewięciokrotnie. Dla zachowania spójności dokumentów zamówienia wnosimy o dokonanie zmiany, o której mowa w pkt B.1, we wszystkich tych miejscach: 1) Rozdz. VIII ust. 1 pkt 2 lit. a SWZ — warunek doświadczenia Wykonawcy (usługa nr 2); 2) Rozdz. VIII ust. 1 pkt 2 lit. b SWZ — opis wymaganego doświadczenia osoby wyznaczonej do pełnienia funkcji Kierownika Projektu; 3) Rozdz. VIII ust. 1 pkt 2 lit. b SWZ — opis wymaganego doświadczenia osoby wyznaczonej do pełnienia funkcji Specjalisty ds. wdrożeń; 4) Rozdz. VIII ust. 1 pkt 2 lit. b SWZ — opis wymaganego doświadczenia osoby wyznaczonej do pełnienia funkcji Programisty; 5) Rozdz. VIII ust. 1 pkt 2 lit. b SWZ — opis wymaganego doświadczenia osoby wyznaczonej do pełnienia funkcji Testera; 6) Rozdz. XIX ust. 1 pkt 3 SWZ — opis podkryterium O2 „Dodatkowe osoby z doświadczeniem w module Akademiki"; 7) Załącznik nr 1 do SWZ (Formularz oferty), pkt 4 — nagłówek kolumny „Zakres integracji USOS-moduł Akademiki"; 8) Załącznik nr 1 do SWZ (Formularz oferty), pkt 4 — objaśnienie w treści kolumny (pkt 2 dotyczący obsługi części hotelowej); 9) Załącznik nr 6 do SWZ (Wykaz wykonanych usług) — opis usługi nr 2; a także w każdym innym miejscu dokumentacji, w którym formuła ta występuje, wraz z odpowiednim sprostowaniem ogłoszenia o zamówieniu, o ile okaże się ono konieczne. Pozostawienie dotychczasowego brzmienia w którymkolwiek z tych miejsc prowadziłoby do wewnętrznej niespójności dokumentów zamówienia. Uzasadnienie: Warunek udziału ma potwierdzać zdolność Wykonawcy do należytego wykonania zamówienia obejmującego wdrożenie zintegrowanego z USOS modułu obsługi domów studenckich wraz z częścią hotelową, zgodnie z rzeczywistymi potrzebami Zamawiającego (OPZ pkt 88, §42 Załącznika nr 10). Samo korzystanie z zewnętrznego serwisu pośredniczącego w rezerwacjach — generującego koszty prowizji i działającego poza systemem USOS — ani wykazanie usługi obejmującej wyłącznie standardowe funkcjonalności modułu Akademiki (nieobejmujące części hotelowej ani portierni) nie potwierdza wymaganego doświadczenia. Obecna alternatywa rozłączna czyni warunek nieadekwatnym do jego celu (art. 112 ust. 1–2, art. 116 ust. 1 ustawy Pzp) i uniemożliwia…
Zamawiający potwierdza, że przez „moduł zarządzania częścią hotelową, w tym wynajmem pokoi osobom spoza uczelni” rozumie rozwiązanie informatyczne umożliwiające obsługę procesu rezerwacji i zakwaterowania osób spoza uczelni, w szczególności z wykorzystaniem portalu rezerwacji online, za pośrednictwem którego osoba spoza uczelni może wyszukać dostępne pokoje, dokonać rezerwacji oraz dokonać płatności za pobyt.
1dla Rozwoju Społecznego (FERS) na lata 2021-2027, w projekcie nr FERS.01.05-IP.08-0304/25-00, pn. „Doskonałość
dydaktyczna AWFiS – wsparcie transformacji Uczelni na rzecz dydaktyki przyszłości i podnoszenia jakości kształcenia”.
Analiza porównywalnych postępowań dotyczących wdrożenia USOS wskazuje, że
zamawiający co do zasady koncentrują warunki udziału na doświadczeniu w kompleksowym
wdrażaniu systemu USOS oraz jego zasadniczych aplikacji i integracji.
Przykładowo w postępowaniu Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej im. Angelusa Silesiusa
w Wałbrzychu wymagano doświadczenia w dwóch wdrożeniach USOS, przy czym co najmniej
jedno miało wartość 250 000 zł brutto. Nie ustanowiono odrębnego warunku dotyczącego
wcześniejszego wdrożenia modułu Akademiki.
W postępowaniu Politechniki Krakowskiej w 2025 r. pierwotnie ustanowione szczegółowe
warunki dotyczące doświadczenia w dwóch wdrożeniach USOS zostały zakwestionowane w
odwołaniu jako nadmierne i nieproporcjonalne. Po wniesieniu odwołania Zamawiający dokonał
modyfikacji SWZ, uwzględniając żądania odwołującego, w następstwie czego postępowanie
przed KIO w sprawie KIO 3935/25 zostało umorzone.
Okoliczność ta nie stanowi oczywiście merytorycznego rozstrzygnięcia co do zgodności
pierwotnego warunku z prawem, pokazuje jednak, że również przy dużych i złożonych
wdrożeniach USOS możliwe jest ukształtowanie warunków w sposób mniej restrykcyjny, bez
rezygnacji z zabezpieczenia interesów Zamawiającego.
Usunięcie warunku nie powoduje obniżenia wymagań dotyczących realizacji
zamówienia
Uwzględnienie niniejszego wniosku nie oznacza rezygnacji z któregokolwiek wymagania
funkcjonalnego modułu Akademiki.
Wybrany wykonawca nadal będzie zobowiązany do dostarczenia, konfiguracji, integracji i
uruchomienia wszystkich funkcjonalności wskazanych przez Zamawiającego oraz ponosić
będzie pełną odpowiedzialność za należyte wykonanie tej części zamówienia.
Zamawiający zachowa również możliwość szczegółowej oceny oferowanego rozwiązania w
ramach próbki funkcjonalnej.
Usunięcie kwestionowanego warunku spowoduje natomiast dopuszczenie do postępowania
większej liczby wykonawców posiadających rzeczywiste i udokumentowane doświadczenie w
kompleksowych wdrożeniach USOS, co może zwiększyć konkurencję zarówno pod względem
jakościowym, jak i cenowym, bez zwiększenia ryzyka realizacyjnego po stronie
Zamawiającego.
Proponowana zmiana SWZ
W związku z powyższym wnosimy o:
1. usunięcie Rozdziału VIII ust. 1 pkt 2 lit. a pkt 2 SWZ dotyczącego obowiązku
wykazania usługi wdrożenia modułu Akademiki;
2. usunięcie z Rozdziału VIII ust. 1 pkt 2 lit. b SWZ analogicznych wymogów dotyczących
wcześniejszego udziału we wdrożeniu modułu Akademiki odnoszących się do
Kierownika Projektu, Specjalisty ds. wdrożeń, Programisty i Testera;
3. odpowiednią modyfikację załączników i formularzy odnoszących się do powyższych
warunków.
Po dokonaniu powyższej zmiany doświadczenie Wykonawcy byłoby weryfikowane na
podstawie warunku kompleksowego wdrożenia USOS o wartości co…
ODPOWIEDŹ NA PYTANIE NR 1:
Zamawiający nie uwzględnia wniosku Wykonawcy o usunięcie warunku doświadczenia dotyczącego modułu Akademiki ani odpowiadających mu wymogów dotyczących osób skierowanych do realizacji zamówienia.
Jednocześnie Zamawiający wskazuje, że warunek doświadczenia został już zmieniony w
2Akademiki (zintegrowanego z systemem USOS) z systemem finansowo-księgowym w zakresie obsługi płatności oraz wystawiania faktur, realizowaną dla uczelni wyższej kształcącej co najmniej 1 500 studentów, o wartości nie mniejszej niż 300 000,00 zł brutto, z wyłączeniem wartości dostawy sprzętu (w szczególności serwerów, komputerów i drukarek)." Proponowane brzmienie zastępuje w szczególności dotychczasową, niejednoznaczną alternatywę „(wdrożonego w ramach systemu USOS lub zintegrowanego z takim systemem)" jednoznacznym określeniem „(zintegrowanego z systemem USOS)". B.2. Formuła „wdrożonego w ramach systemu USOS lub zintegrowanego z takim systemem" (odpowiednio: „wdrożonego w ramach USOS lub zintegrowanego z takim systemem") oraz opis usługi nr 2 występują w dokumentacji postępowania dziewięciokrotnie. Dla zachowania spójności dokumentów zamówienia wnosimy o dokonanie zmiany, o której mowa w pkt B.1, we wszystkich tych miejscach: 1) Rozdz. VIII ust. 1 pkt 2 lit. a SWZ — warunek doświadczenia Wykonawcy (usługa nr 2); 2) Rozdz. VIII ust. 1 pkt 2 lit. b SWZ — opis wymaganego doświadczenia osoby wyznaczonej do pełnienia funkcji Kierownika Projektu; 3) Rozdz. VIII ust. 1 pkt 2 lit. b SWZ — opis wymaganego doświadczenia osoby wyznaczonej do pełnienia funkcji Specjalisty ds. wdrożeń; 4) Rozdz. VIII ust. 1 pkt 2 lit. b SWZ — opis wymaganego doświadczenia osoby wyznaczonej do pełnienia funkcji Programisty; 5) Rozdz. VIII ust. 1 pkt 2 lit. b SWZ — opis wymaganego doświadczenia osoby wyznaczonej do pełnienia funkcji Testera; 6) Rozdz. XIX ust. 1 pkt 3 SWZ — opis podkryterium O2 „Dodatkowe osoby z doświadczeniem w module Akademiki"; 7) Załącznik nr 1 do SWZ (Formularz oferty), pkt 4 — nagłówek kolumny „Zakres integracji USOS-moduł Akademiki"; 8) Załącznik nr 1 do SWZ (Formularz oferty), pkt 4 — objaśnienie w treści kolumny (pkt 2 dotyczący obsługi części hotelowej); 9) Załącznik nr 6 do SWZ (Wykaz wykonanych usług) — opis usługi nr 2; a także w każdym innym miejscu dokumentacji, w którym formuła ta występuje, wraz z odpowiednim sprostowaniem ogłoszenia o zamówieniu, o ile okaże się ono konieczne. Pozostawienie dotychczasowego brzmienia w którymkolwiek z tych miejsc prowadziłoby do wewnętrznej niespójności dokumentów zamówienia. Uzasadnienie: Warunek udziału ma potwierdzać zdolność Wykonawcy do należytego wykonania zamówienia obejmującego wdrożenie zintegrowanego z USOS modułu obsługi domów studenckich wraz z częścią hotelową, zgodnie z rzeczywistymi potrzebami Zamawiającego (OPZ pkt 88, §42 Załącznika nr 10). Samo korzystanie z zewnętrznego serwisu pośredniczącego w rezerwacjach — generującego koszty prowizji i działającego poza systemem USOS — ani wykazanie usługi obejmującej wyłącznie standardowe funkcjonalności modułu Akademiki (nieobejmujące części hotelowej ani portierni) nie potwierdza wymaganego doświadczenia. Obecna alternatywa rozłączna czyni warunek nieadekwatnym do jego celu (art. 112 ust. 1–2, art. 116 ust. 1 ustawy Pzp) i uniemożliwia…
ODPOWIEDŹ NA PYTANIE NR 2: A.1. Zamawiający potwierdza, że przez „moduł zarządzania częścią hotelową, w tym wynajmem pokoi osobom spoza uczelni” rozumie rozwiązanie informatyczne umożliwiające obsługę procesu rezerwacji i zakwaterowania osób spoza uczelni, w szczególności z wykorzystaniem portalu rezerwacji online, za pośrednictwem którego osoba spoza uczelni może wyszukać dostępne pokoje, dokonać rezerwacji oraz dokonać płatności za pobyt.
Historia zmian
20.08.2026 — ogłoszenie o zamówieniu
15.09.2026 — sprostowanie
16.09.2026 — sprostowanie
05.10.2026 — sprostowanie
08.10.2026 — sprostowanie
08.10.2026 — modyfikacja dokumentacji (2 modyfikacje dokumentacji)
27.10.2026 — sprostowanie
28.10.2026 — wyjaśnienia i modyfikacja dokumentacji (4 dokumenty z wyjaśnieniami · 5 modyfikacji dokumentacji)
29.10.2026 — upływ terminu składania ofert
04.11.2026 — sprostowanie
12.11.2026 — sprostowanie