Zakup licencji oprogramowania do gier i symulacji edukacyjnych wraz z pakietem wdrożeniowo-szkoleniowym

Postępowanie prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego zgodnie z zasadą konkurencyjności – nie jest to tryb wynikający z ustawy – Prawo zamówień publicznych (Pzp). Zamawiający wprost wskazuje, że postępowanie realizowane jest w ramach projektu współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, a zapytanie ofertowe składane jest na podstawie wytycznych dotyczących zasady konkurencyjności, a nie na podstawie ustawy Pzp.

W dokumencie SWZ nie podano konkretnej wartości szacunkowej zamówienia ani maksymalnego budżetu Zamawiającego. Postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności, a cena oferty musi zostać podana jako wartość brutto (z uwzględnieniem wszystkich podatków i opłat) – patrz pkt V.1.b SWZ (s. 4). Zamówienie jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Program Fundusze Europejskie dla Pomorza Zachodniego 2021–2027, na podstawie umowy nr FEPZ.05.03-IZ.00-0006/24-00 (pkt I.1 SWZ, s. 1).

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się osoby fizyczne, osoby prawne lub jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, spełniające następujące warunki:

1. Akceptacja treści oferty bez zastrzeżeń – złożenie oferty jest uznawane za akceptację treści zapytania.
2. Doświadczenie – w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert (a jeśli okres działalności jest krótszy – w tym okresie) wykonawca musi wykazać się należytym wykonaniem co najmniej 3 usług odpowiadających przedmiotowi zamówienia, tj. dostarczeniem licencji oprogramowania do gier i symulacji edukacyjnych wraz z pakietem wdrożeniowo-szkoleniowym. Ocena: na podstawie oświadczenia (Załącznik nr 3).
3. Uprawnienia do wykonywania działalności – jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień. Ocena: na podstawie opisu w formularzu oferty (zał. nr 2).
4. Sytuacja ekonomiczna i finansowa – zapewniająca prawidłowe wykonanie zamówienia. Ocena: na podstawie oświadczenia w formularzu oferty (zał. nr 2).
5. Brak zaległości podatkowych i składkowych – wobec podatków, składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Ocena: na podstawie oświadczenia w formularzu oferty (zał. nr 2).
6. Akceptacja warunków płatności – płatność zostanie zrealizowana po podpisaniu protokołu zdawczo-odbiorczego bez uwag. Wadium: brak informacji o wadium w treści dokumentu. Ubezpieczenie OC: brak informacji o wymogu posiadania ubezpieczenia OC. Podmiotowe środki dowodowe:

Ocena ofert jest dwuetapowa: ocena wstępna (formalna) i ocena finalna (merytoryczna). 1. Ocena wstępna (formalna) – sprawdzenie spełnienia kryteriów udziału w postępowaniu w formule „spełnia – nie spełnia”. Oferty niespełniające kryteriów dostępu są odrzucane. 2. Ocena finalna (merytoryczna) – maksymalnie 100 pkt, przyznawana w dwóch kryteriach: - Kryterium 1: Cena ofertowa (C) – waga 60% (60 pkt). Wzór: ( C = \frac{C_{\min}}{C_{\text{oferty badanej}}} \times 60 ) gdzie ( C_{\min} ) to najniższa cena brutto spośród złożonych ofert. - Kryterium 2: Jakość (J) – waga 40% (40 pkt). Składa się z trzech elementów: a) Liczba oferowanych symulacji edukacyjnych (max 15 pkt) – za minimum 30 scenariuszy – punkty cząstkowe, za 45 scenariuszy lub więcej – pełne 15 pkt.

W dokumentach SWZ i OPZ nie wskazano konkretnych stawek kar umownych, maksymalnych wysokości kar, zapisów o sądzie polubownym, rozwiązaniu umowy, sile wyższej ani Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FKG). Postępowanie prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego z zasadą konkurencyjności (środki UE), a wzór umowy wymieniono jako Załącznik nr 6, który nie został udostępniony do analizy.

Zamawiający nie dopuszcza powierzenia zamówienia podwykonawcom bez zgody Zamawiającego (s. 0). Zamawiający przewiduje możliwość istotnych zmian umowy, w tym dotyczących: zmiany przepisów, zmiany terminów realizacji z przyczyn niezależnych od Wykonawcy, zmiany terminu płatności, zmiany organizacyjnej osób/wykonawców/podmiotów (pod warunkiem, że ich uprawnienia i doświadczenie nie są gorsze od zamienianych). Dopuszcza się także zmianę umowy o dodatkowe usługi nieobjęte zamówieniem podstawowym, o ile łącznie spełnione są trzy warunki – m.in. wartość zmian nie przekracza 50% wartości zamówienia pierwotnego. Zmiany i uzupełnienia umowy wymagają formy pisemnych aneksów pod rygorem nieważności, z wyjątkiem określonym w pkt 5 b), c) i d) (s. 0–1). Brak danych w przekazanym fragmencie SWZ/OPZ. Brak danych w przekazanym fragmencie SWZ/OPZ. Wykonawca zobowiązany jest złożyć Oświadczenie w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO (zał. nr 5) (s. 4). Brak danych w przekazanym fragmencie SWZ/OPZ.

Wykonawca zobowiązany jest złożyć ofertę wraz z następującymi dokumentami i załącznikami:

1. Formularz ofertowy (zał. nr 2) – zawiera nazwę, dane adresowe, NIP Oferenta oraz cenę brutto obejmującą pełną realizację zamówienia.
2. Oświadczenie o spełnianiu kryteriów udziału w postępowaniu wraz z dokumentem potwierdzającym posiadanie uprawnień (odpis z rejestru – jeśli informacje nie są ogólnodostępne w CEIDG lub KRS).
3. Formularz doświadczenia Wykonawcy (zał. nr 3) – potwierdzający należyte wykonanie co najmniej 3 usług odpowiadających przedmiotowi zamówienia w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert.
4. Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych pomiędzy Oferentem a Zamawiającym (zał. nr 4).
5. Oświadczenie wykonawcy w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO (zał. nr 5).
6. Opis oferowanego rozwiązania (opcjonalnie) – np. materiały informacyjne, dane techniczne, link do wersji demonstracyjnej.
7. Wykaz symulacji i branż – integralna część oferty stanowiąca dowód spełnienia wymagań merytorycznych; lista wszystkich symulacji w systemie z przypisaniem do 3 wymaganych zakresów tematycznych, z co najmniej 10 symulacjami w różnych branżach w każdym zakresie.

Analiza dokumentacji ujawnia następujące potencjalne sygnały ostrzegawcze:

• Brak kary umownej i zabezpieczenia należytego wykonania – w dokumencie SWZ ani OPZ nie określono wysokości kar umownych za opóźnienie czy niewykonanie zamówienia ani nie wymagano wniesienia wadium lub zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Stanowi to ryzyko dla Zamawiającego, ale może być korzystne dla Wykonawcy.
• Szeroki, ale mało precyzyjny zakres merytoryczny – wymóg co najmniej 10 symulacji w 3 zakresach (razem minimum 30) to wysoki próg jakościowy, który znacząco zawęża krąg potencjalnych wykonawców. Rynek dostawców oferujących tak rozbudowaną bibliotekę symulacji w języku polskim i angielskim jest ograniczony.
• Brak ceny maksymalnej (budżetu) w SWZ – Zamawiający nie podał kwoty, jaką przeznacza na sfinansowanie zamówienia. Oznacza to ryzyko dla oferentów, którzy nie wiedzą, jaka jest górna granica akceptowalnej ceny. Dopiero w pkt XI (Unieważnienie postępowania) pojawia się przesłanka unieważnienia, gdy "cena najkorzystniejszej oferty przewyższy kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć".