Zapytanie Ofertowe dotyczące usług programistycznych polegających na opracowaniu oprogramowania wraz ze szkoleniami

1. Opis przedmiotu zamówienia: 1.1. Przedmiotem zamówienia jest: Część 1: Opracowanie oprogramowania do analizy cen energii dnia następnego i adaptacyjnego sterowania poborem energii obiektów sterowanych wraz ze szkoleniem dla 3 osób z obsługi tego oprogramowania; 1.2. Szczegółowy opis Przedmiotu zamówienia określa: Część 1: Załącznik 1.1 Opis Przedmiotu zamówienia do części 1 1.3. Przedmiot zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): 72243000-0 Usługi programowania 1.4. Dodatkowe informacje dotyczące Przedmiotu zamówienia: - na zakupiony Przedmiot zamówienia zostanie udzielona gwarancja: Część 1: Opracowanie oprogramowania do analizy cen energii dnia następnego i adaptacyjnego sterowania poborem energii obiektów sterowanych – min. 36 miesięcy od daty podpisania protokołu odbioru bez zastrzeżeń; - podstawą odbioru będzie weryfikacja oprogramowania i wykonania szkolenia zgodnie z wymaganiami określonymi w Załączniku nr 1.1 do Zapytania ofertowego; - przedmiot zamówienia będzie obejmował wszystkie składowe zamówienia w tym pracę programistów, zakup niezbędnych licencji do opracowania oprogramowania, przeniesienie praw autorskich, wszelkie koszty wdrożenia, w tym koszty dojazdów i noclegów konsultantów do firmy Zamawiającego itp.; - przedmiot zamówienia zostanie zainstalowany, odpowiednio skonfigurowany i uruchomiony na koszt własny sprzedającego; - w ramach każdej części zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do przeprowadzenia w siedzibie Zamawiającego odrębnego szkolenia z obsługi opracowanego oprogramowania dla 3 osób wskazanych przez Zamawiającego, w wymiarze min. 16 godzin. 1.5. W ramach zaoferowanej ceny Sprzedający udzieli Zamawiającemu licencji wieczystej – wyłącznej, obejmującej prawo do nieograniczonego czasowo i terytorialnie korzystania z oprogramowania na wyłączność. Licencja wieczysta-wyłączna oznacza, że Zamawiający otrzyma prawo do nieograniczonego czasowo korzystania z oprogramowania na wyłączność, co znaczy, że tylko on ma prawo używać, modyfikować i dystrybuować to oprogramowanie, a producent nie może udzielić tej samej licencji innym podmiotom. 1.6. Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych. 1.7. Zamówienie uwzględnia następujące aspekty społeczne: 1) Dostawca jest zobowiązany do przestrzegania przepisów dotyczących warunków pracy, takich jak czas pracy, płace, bezpieczeństwo i higiena pracy. Dostawca jest zobowiązany do przestrzegania obowiązujących przepisów i standardów. 2) Dostawca musi przestrzegać etycznych standardów biznesowych i nie stosować nieuczciwych praktyk, takich jak korupcja czy wyzysk pracowników. 3) Dostawca zapewni do realizacji zamówienia urządzenia spełniające wszelkie wymagane prawem normy jakości i bezpieczeństwa. 4) Przedmiot zamówienia powinien być dostępny dla osób z niepełnosprawnością. 5) Dostawca zapewni produkty spełniające wszelkie wymagane prawem normy jakości i bezpieczeństwa. 1.8. Przedmiot zamówienia musi uwzględniać następujące aspekty środowiskowe: 1) Oprogramowanie powinno być zoptymalizowane pod względem zużycia zasobów (np. CPU, RAM); 2) Dla Części 1 oprogramowanie powinno działać lokalnie, co będzie eliminowało potrzebę ciągłego transferu danych i będzie odciążało infrastrukturę sieciową, co przekłada się na niższy ślad węglowy w dłuższym okresie. Dla Części 2 dopuszcza się wykorzystanie infrastruktury chmurowej z zastosowaniem mechanizmów optymalizacji zużycia zasobów, takich jak auto-skalowanie, architektura serverless lub instancje zoptymalizowane energetycznie. 3) Oprogramowanie powinno być zaprojektowane w sposób łatwy do utrzymania, ograniczający konieczność częstych aktualizacji. 4) Oprogramowanie powinno być ukierunkowane na cyfryzację dokumentów: tworzenie, wysyłkę, archiwizację i konwersję do PDF, eliminując potrzebę drukowania. Dodatkowo zintegrowane narzędzia powinny pozwalać zarządzać dokumentacją elektroniczną bez potrzeby stosowania nośników fizycznych, co będzie miało wpływ na znaczące ograniczenie zużycia papieru. 2. Informacje dodatkowe 2.1. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 2.2. Jeżeli zaoferowana cena lub koszt wydają się rażąco niskie w stosunku do przedmiotu zamówienia, tj. różnią się o więcej niż 30% od średniej arytmetycznej cen wszystkich ważnych ofert niepodlegających odrzuceniu, lub budzą wątpliwości Zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w zapytaniu ofertowym lub wynikającymi z odrębnych przepisów, Zamawiający zażąda od Wykonawcy złożenia w wyznaczonym terminie wyjaśnień, w tym złożenia dowodów w zakresie wyliczenia ceny lub kosztu. Zamawiający ocenia te wyjaśnienia w konsultacji z wykonawcą i może odrzucić tę ofertę wyłącznie w przypadku, gdy złożone wyjaśnienia wraz z dowodami nie uzasadniają podanej ceny lub kosztu w tej ofercie. 2.3. W wyniku przeprowadzonej procedury wyboru Wykonawcy, imię i nazwisko albo nazwa Wykonawcy, siedziba firmy (województwo, powiat, miejscowość, ulica, numer budynku, numer lokalu (mieszkania), kod pocztowy); wynik oceny złożonych ofert wyliczony przez zamawiającego zgodnie z kryteriami oceny ofert; cena oferty (honorarium) Wykonawcy zostaną opublikowane w Bazie Konkurencyjności, w celu niezbędnym do prawidłowej realizacji i rozliczenia projektu, którego zapytanie dotyczy. 2.4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia/anulowania postępowania w trakcie jego trwania bez podania przyczyny, do zakończenia postępowania bez rozstrzygnięcia, bez podania przyczyny lub do unieważnienia postępowania po wyborze Oferenta, ale przed podpisaniem umowy z Oferentem, bez podania przyczyny. 2.5. Na etapie weryfikacji ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania Oferentów do uzupełnienia lub złożenia wyjaśnień dotyczących składanych ofert, ale Zamawiający ma również prawo rozpatrzyć oferty bez wzywania Oferentów do składania uzupełnień lub wyjaśnień. Uzupełnienie lub doprecyzowanie przesłanej oferty nie może prowadzić do zmiany merytorycznej treści oferty, w tym do zmiany ceny. 2.6. Wszelka komunikacja między Zamawiającym a Oferentem (pytania/odpowiedzi) w okresie od publikacji ogłoszenia do upływu terminu składania ofert odbywa się za pośrednictwem Bazy konkurencyjności. Po upływie terminu składania ofert kontakt z Wykonawcami będzie odbywał się za pomocą danych kontaktowych wskazanych na Formularzu oferty bądź dostępnych w Bazie w sekcji „Osoby do kontaktu”. Kontaktując się z Wykonawcami, Zamawiający będzie kierował się poszanowaniem zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania Wykonawców. 2.7. Zamawiający dopuszcza negocjacje cenowe z Oferentami, którzy spełniają wszystkie warunki opisane w punkcie 2 i 3 niniejszego Zapytania ofertowego. 3. Termin realizacji umowy: do 31.03.2027 r., przy czym przekazanie oprogramowania do testowania musi nastąpić nie później niż do dnia 31.12.2026 r.. 1. Opis przedmiotu zamówienia: 1.1. Przedmiotem zamówienia jest: Część 2: Opracowanie oprogramowania - bota analitycznego z elementami AI do przewidywania cen energii wraz ze szkoleniem dla 3 osób z obsługi tego oprogramowania. 1.2. Szczegółowy opis Przedmiotu zamówienia określa: Część 2: Załącznik 1.2 Opis Przedmiotu zamówienia do części 2 1.3. Przedmiot zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): 72243000-0 Usługi programowania 1.4. Dodatkowe informacje dotyczące Przedmiotu zamówienia: - na zakupiony Przedmiot zamówienia zostanie udzielona gwarancja: Część 2: Opracowanie oprogramowania - bota analitycznego z elementami AI do przewidywania cen energii – min. 36 miesięcy od daty podpisania protokołu odbioru bez zastrzeżeń; - podstawą odbioru będzie weryfikacja oprogramowania i wykonania szkolenia zgodnie z wymaganiami określonymi w Załączniku nr 1.2 do Zapytania ofertowego; - przedmiot zamówienia będzie obejmował wszystkie składowe zamówienia w tym pracę programistów, zakup niezbędnych licencji do opracowania oprogramowania, przeniesienie praw autorskich, wszelkie koszty wdrożenia, w tym koszty dojazdów i noclegów konsultantów do firmy Zamawiającego itp.; - przedmiot zamówienia zostanie zainstalowany, odpowiednio skonfigurowany i uruchomiony na koszt własny sprzedającego; - w ramach każdej części zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do przeprowadzenia w siedzibie Zamawiającego odrębnego szkolenia z obsługi opracowanego oprogramowania dla 3 osób wskazanych przez Zamawiającego, w wymiarze min. 16 godzin. 1.5. W ramach zaoferowanej ceny Sprzedający udzieli Zamawiającemu licencji wieczystej – wyłącznej, obejmującej prawo do nieograniczonego czasowo i terytorialnie korzystania z oprogramowania na wyłączność. Licencja wieczysta-wyłączna oznacza, że Zamawiający otrzyma prawo do nieograniczonego czasowo korzystania z oprogramowania na wyłączność, co znaczy, że tylko on ma prawo używać, modyfikować i dystrybuować to oprogramowanie, a producent nie może udzielić tej samej licencji innym podmiotom. 1.6. Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych. 1.7. Zamówienie uwzględnia następujące aspekty społeczne: 1) Dostawca jest zobowiązany do przestrzegania przepisów dotyczących warunków pracy, takich jak czas pracy, płace, bezpieczeństwo i higiena pracy. Dostawca jest zobowiązany do przestrzegania obowiązujących przepisów i standardów. 2) Dostawca musi przestrzegać etycznych standardów biznesowych i nie stosować nieuczciwych praktyk, takich jak korupcja czy wyzysk pracowników. 3) Dostawca zapewni do realizacji zamówienia urządzenia spełniające wszelkie wymagane prawem normy jakości i bezpieczeństwa. 4) Przedmiot zamówienia powinien być dostępny dla osób z niepełnosprawnością. 5) Dostawca zapewni produkty spełniające wszelkie wymagane prawem normy jakości i bezpieczeństwa. 1.8. Przedmiot zamówienia musi uwzględniać następujące aspekty środowiskowe: 1) Oprogramowanie powinno być zoptymalizowane pod względem zużycia zasobów (np. CPU, RAM); 2) Dla Części 1 oprogramowanie powinno działać lokalnie, co będzie eliminowało potrzebę ciągłego transferu danych i będzie odciążało infrastrukturę sieciową, co przekłada się na niższy ślad węglowy w dłuższym okresie. Dla Części 2 dopuszcza się wykorzystanie infrastruktury chmurowej z zastosowaniem mechanizmów optymalizacji zużycia zasobów, takich jak auto-skalowanie, architektura serverless lub instancje zoptymalizowane energetycznie. 3) Oprogramowanie powinno być zaprojektowane w sposób łatwy do utrzymania, ograniczający konieczność częstych aktualizacji. 4) Oprogramowanie powinno być ukierunkowane na cyfryzację dokumentów: tworzenie, wysyłkę, archiwizację i konwersję do PDF, eliminując potrzebę drukowania. Dodatkowo zintegrowane narzędzia powinny pozwalać zarządzać dokumentacją elektroniczną bez potrzeby stosowania nośników fizycznych, co będzie miało wpływ na znaczące ograniczenie zużycia papieru. 2. Informacje dodatkowe 2.1. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 2.2. Jeżeli zaoferowana cena lub koszt wydają się rażąco niskie w stosunku do przedmiotu zamówienia, tj. różnią się o więcej niż 30% od średniej arytmetycznej cen wszystkich ważnych ofert niepodlegających odrzuceniu, lub budzą wątpliwości Zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w zapytaniu ofertowym lub wynikającymi z odrębnych przepisów, Zamawiający zażąda od Wykonawcy złożenia w wyznaczonym terminie wyjaśnień, w tym złożenia dowodów w zakresie wyliczenia ceny lub kosztu. Zamawiający ocenia te wyjaśnienia w konsultacji z wykonawcą i może odrzucić tę ofertę wyłącznie w przypadku, gdy złożone wyjaśnienia wraz z dowodami nie uzasadniają podanej ceny lub kosztu w tej ofercie. 2.3. W wyniku przeprowadzonej procedury wyboru Wykonawcy, imię i nazwisko albo nazwa Wykonawcy, siedziba firmy (województwo, powiat, miejscowość, ulica, numer budynku, numer lokalu (mieszkania), kod pocztowy); wynik oceny złożonych ofert wyliczony przez zamawiającego zgodnie z kryteriami oceny ofert; cena oferty (honorarium) Wykonawcy zostaną opublikowane w Bazie Konkurencyjności, w celu niezbędnym do prawidłowej realizacji i rozliczenia projektu, którego zapytanie dotyczy. 2.4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia/anulowania postępowania w trakcie jego trwania bez podania przyczyny, do zakończenia postępowania bez rozstrzygnięcia, bez podania przyczyny lub do unieważnienia postępowania po wyborze Oferenta, ale przed podpisaniem umowy z Oferentem, bez podania przyczyny. 2.5. Na etapie weryfikacji ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania Oferentów do uzupełnienia lub złożenia wyjaśnień dotyczących składanych ofert, ale Zamawiający ma również prawo rozpatrzyć oferty bez wzywania Oferentów do składania uzupełnień lub wyjaśnień. Uzupełnienie lub doprecyzowanie przesłanej oferty nie może prowadzić do zmiany merytorycznej treści oferty, w tym do zmiany ceny. 2.6. Wszelka komunikacja między Zamawiającym a Oferentem (pytania/odpowiedzi) w okresie od publikacji ogłoszenia do upływu terminu składania ofert odbywa się za pośrednictwem Bazy konkurencyjności. Po upływie terminu składania ofert kontakt z Wykonawcami będzie odbywał się za pomocą danych kontaktowych wskazanych na Formularzu oferty bądź dostępnych w Bazie w sekcji „Osoby do kontaktu”. Kontaktując się z Wykonawcami, Zamawiający będzie kierował się poszanowaniem zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania Wykonawców. 2.7. Zamawiający dopuszcza negocjacje cenowe z Oferentami, którzy spełniają wszystkie warunki opisane w punkcie 2 i 3 niniejszego Zapytania ofertowego. 3. Termin realizacji umowy: do 31.03.2027 r., przy czym przekazanie oprogramowania do testowania musi nastąpić nie później niż do dnia 31.12.2026 r..