Po terminie
Dostarczenie systemu ERP SaaS do celów dydaktycznych – Warszawa
Politechnika Warszawska67 aktualnych · 765 w archiwum·NIP 5250005834·mazowieckie
Składanie ofert: 12 listopada 2026
Przedmiot zamówienia
AI- Część 1 (usługa): Udostępnienie w modelu SaaS na 24 miesiące zintegrowanego systemu ERP (wariant A) do celów dydaktycznych dla łącznie maks. 80 studentów oraz 1–2 prowadzących (jednocześnie min. 30 studentów i 1–2 prowadzących), obejmującego moduły: CRM, DMS i workflow, sprzedaży i logistyki, gospodarki magazynowej oraz finansowo-księgowy i kadr i płac, wraz z platformą e-learningową, certyfikacją dla studentów i szkoleniem dla min. 2 nauczycieli (min. 10 h).
- Część 2 (usługa): Udostępnienie w modelu SaaS na 24 miesiące zintegrowanego systemu ERP (wariant B) do celów dydaktycznych dla łącznie maks. 80 studentów oraz 1–2 prowadzących (jednocześnie min. 30 studentów i 1–2 prowadzących), obejmującego moduły finansowo-księgowe, handlowe, CRM oraz rozszerzony kadrowo-płacowy z funkcjami integracji (KSeF, ZUS, GUS, e-Doręczenia), wraz z platformą e-learningową, certyfikacją dla studentów i szkoleniem dla min. 2 nauczycieli (min. 10 h).
Trudność: wysoka
System ERP obejmuje wiele modułów oraz wymaga integracji z platformą e-learningową i szkoleniami dla nauczycieli.
Terminy realizacji
Termin realizacji
24 miesiące od zawarcia umowy lub do wyczerpania kwoty
24 miesiące od zawarcia umowy lub do wyczerpania kwoty
Gwarancja
24 miesiące
24 miesiące
Warunki udziału
AI1Doświadczenie — min. 1 wdrożenie (zrealizowane lub w trakcie) systemu klasy ERP na uczelni wyższej lub w szkole ponadpodstawowej do zajęć dydaktycznych, ze szkoleniem kadry dydaktycznej, w ostatnich 3 latach (lub w okresie działalności).
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena oferty brutto
60%
Doświadczenie w wdrożeniach edukacyjnych (DE)dodatkowe wdrożenia: 1→5, 2→10, 3→15, 4+→20 pkt
20%
Kanały i dostępność Helpdesku (H)podstawowy 0, rozszerzony 10, pełny 20 pkt
20%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Marka bez równoważności
Wariant pełny kryterium Helpdesku wymaga bezpośredniej konsultacji za pośrednictwem platformy MS Teams lub Zoom.
Kary i sankcje
AI- Wadium: nie wymagane
- Kary umowne: nieprzystąpienie do wykonania / wypowiedzenie z przyczyn Wykonawcy – 10% wynagrodzenia brutto
- Nienależyte wykonanie – 0,5% wynagrodzenia brutto za przypadek
Pozostałe 3 zapisy o karach po założeniu darmowego konta.
Pytania i odpowiedzi
14Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Balanced Scorecard – zakres funkcjonalny
Czy wymaganie dotyczące kart wyników (Balanced Scorecard) zostanie spełnione przez konfigurowalne pulpity menedżerskie, łączące na jednym ekranie wiele raportów, wykresów i wskaźników KPI? Czy Zamawiający wymaga dodatkowo pełnej metodyki Balanced Scorecard, obejmującej np. perspektywy strategiczne, mapę celów, powiązania między celami oraz wartości docelowe i ocenę realizacji wskaźników? Prosimy o wskazanie minimalnych wymaganych funkcji oraz przykładowego scenariusza dydaktycznego lub zestawu wskaźników. Czy wystarczająca jest możliwość ich samodzielnego definiowania przez prowadzącego, czy Wykonawca ma dostarczyć określone, gotowe karty wyników?
Zamawiający wymaga wbudowanej w system ERP funkcjonalności umożliwiającej samodzielne tworzenie i konfigurowanie tablic wyników poprzez łączenie wielu raportów, wykresów i wskaźników na podstawie danych zgromadzonych w systemie.
Funkcjonalność ta ma umożliwiać prowadzącemu i studentom samodzielne definiowanie wskaźników oraz analizowanie wyników działalności wirtualnego przedsiębiorstwa. Zamawiający nie wymaga dostarczenia określonego zestawu gotowych kart wyników.
Jednocześnie, zgodnie z OPZ, Wykonawca zobowiązany jest zapewnić platformę e-learningową z instrukcjami umożliwiającymi zapoznanie się z funkcjonalnościami oferowanego systemu ERP oraz bezpłatną możliwość przystąpienia przez studentów do egzaminu certyfikacyjnego, którego pozytywny wynik uprawnia do uzyskania certyfikatu producenta oferowanego systemu ERP (certyfikatu vendorskiego).
2Raporty w trybie off-line
Prosimy o wyjaśnienie, czy przez generowanie raportów w trybie off-line Zamawiający rozumie: a) generowanie raportów w tle lub według harmonogramu i udostępnianie zapisanych wyników, b) eksport raportów do plików umożliwiających ich przeglądanie bez połączenia z Internetem, c) tworzenie nowych raportów i wykonywanie obliczeń bez połączenia z serwerem ERP. Prosimy o wskazanie wymaganych wariantów, formatów wynikowych oraz ewentualnej potrzeby synchronizacji danych po ponownym połączeniu.
Zamawiający wyjaśnia, że wymagany jest wariant a), tj. automatyczne generowanie raportów w tle, według ustalonego harmonogramu, bez konieczności bieżącego nadzorowania procesu przez użytkownika.
Wymagana jest możliwość zapisywania ustawień raportów w postaci szablonów, ich ponownego wykorzystywania oraz automatycznego zapisywania wygenerowanych raportów w DMS lub przesyłania ich pocztą elektroniczną.
Sam eksport raportów do plików umożliwiających ich przeglądanie bez połączenia z Internetem (wariant b) nie spełnia wymagania dotyczącego generowania raportów off-line. Nie jest wymagane tworzenie nowych raportów ani wykonywanie obliczeń bez połączenia z serwerem ERP (wariant c).
3wystawcy lub podpisującego, znaczniki czasu albo samodzielny dostęp studentów do historii transakcji.
Zamawiający wymaga praktycznego wykorzystania technologii blockchain w obszarze DMS, obejmującego zabezpieczanie dokumentów, weryfikację ich autentyczności i niezmienności oraz wykrywanie zmian w ich treści. Przykładowy scenariusz może również obejmować zarządzanie kolejnymi wersjami dokumentów. Nie jest wymagany samodzielny dostęp studentów do pełnej historii transakcji blockchain.
4Czy Zamawiający dopuści realizację funkcji blockchain przez odrębny komponent lub usługę zewnętrzną, zintegrowaną z ERP/DMS za pośrednictwem API, pod warunkiem że: – rejestracja i weryfikacja dokumentu będą dostępne z poziomu ERP/DMS, – wynik weryfikacji oraz identyfikator wpisu będą powiązane z właściwym dokumentem, – rozwiązanie będzie działało przez przeglądarkę bez instalowania oprogramowania na stanowiskach użytkowników, – wszystkie koszty niezbędne do realizacji wymagań będą uwzględnione w cenie oferty przez cały okres umowy? Prosimy o potwierdzenie, czy taki sposób integracji spełnia wymaganie zintegrowania funkcji w jednym środowisku.
Zamawiający wymaga, aby funkcjonalność blockchain była zintegrowana z systemem ERP, w szczególności z obszarem DMS, umożliwiając zabezpieczanie dokumentów oraz weryfikację ich autentyczności i niezmienności bezpośrednio z poziomu systemu. Dopuszcza się wykorzystanie komponentu zewnętrznego komunikującego się przez API, pod warunkiem spełnienia wszystkich wymagań określonych w OPZ.
5Czy dopuszczalna jest publiczna sieć testowa lub prywatna sieć blockchain przeznaczona do ćwiczeń, czy wymagana jest sieć produkcyjna? Czy wystarczy zapisywanie w blockchain wyłącznie skrótu kryptograficznego dokumentu i identyfikatora technicznego, przy pozostawieniu treści dokumentu oraz danych użytkowników w DMS? Prosimy także o wskazanie ewentualnych wymagań dotyczących niezależnej weryfikacji wpisu i jego dostępności po zakończeniu umowy.
Zamawiający nie określa wymaganego rodzaju sieci blockchain. Dopuszcza się przechowywanie treści dokumentów i danych użytkowników w DMS, przy rejestrowaniu w blockchain skrótów kryptograficznych dokumentów i identyfikatorów technicznych, pod warunkiem spełnienia wymagań określonych w OPZ. Funkcjonalność ta musi być dostępna przez cały okres obowiązywania umowy. Nie wymaga się jej utrzymania po zakończeniu umowy.
6Prosimy o sprecyzowanie minimalnego zakresu DMS, w szczególności: a) czy indeksowanie oznacza nadawanie metadanych i wyszukiwanie po nich, czy wymagane jest również wyszukiwanie pełnotekstowe w treści plików oraz OCR skanów, b) jakie formaty dokumentów muszą być obsługiwane, c) czy wymagane są wersjonowanie, historia zmian, szczegółowe uprawnienia, blokowanie edycji lub równoczesna edycja dokumentów, d) czy Wykonawca ma dostarczyć gotowe typy dokumentów i procesy, a jeśli tak – jakie i w jakiej liczbie.
Zamawiający wymaga, aby system DMS umożliwiał indeksowanie i wyszukiwanie dokumentów, w tym na podstawie przypisanych im metadanych. System może również wykorzystywać wyszukiwanie pełnotekstowe oraz technologię OCR. Zamawiający wymaga obsługi dokumentów w formatach DOCX, XLSX, PPTX, ODT, ODS, ODP oraz PDF. System powinien umożliwiać ich przeglądanie, a w przypadku edytowalnych dokumentów biurowych również edycję bezpośrednio w przeglądarce internetowej. Zamawiający oczekuje, że system DMS będzie umożliwiał wersjonowanie dokumentów, przeglądanie historii zmian oraz zarządzanie uprawnieniami użytkowników, w tym ograniczanie lub blokowanie możliwości edycji dokumentów. Dopuszcza się również równoczesną edycję dokumentów przez kilku użytkowników. Zamawiający nie określa wymaganej liczby gotowych typów dokumentów ani procesów ich obiegu. Wymagana
7Czy wymaganie zostanie spełnione przez konfigurowalne etapy obiegu dokumentów, przypisywanie odpowiedzialnych osób, akceptację lub odrzucenie dokumentu oraz tablice Kanban powiązane z dokumentami i obiektami ERP? Czy wymagany jest dodatkowo graficzny modeler procesów, notacja BPMN lub obsługa rozgałęzień, obiegów równoległych i reguł automatycznych? Prosimy o podanie przykładowego obiegu wykorzystywanego podczas zajęć oraz wskazanie obszarów ERP, które muszą być powiązane z Kanban.
Zamawiający wymaga, aby system umożliwiał konfigurowanie procesów workflow, określanie etapów obiegu dokumentów, przypisywanie osób odpowiedzialnych oraz zatwierdzanie lub odrzucanie dokumentów. Obszary robocze z tablicami Kanban muszą umożliwiać wspólną pracę nad dokumentami i obiektami ERP, śledzenie statusów, zmian i komentarzy oraz zarządzanie realizacją zadań. Wymagana jest integracja z DMS oraz innymi obszarami systemu ERP, w szczególności CRM, sprzedażą, zakupami, ofertami, zamówieniami, projektami i zadaniami. Przykładowym procesem dydaktycznym jest obieg faktury zakupowej od jej rejestracji, przez weryfikację i zatwierdzenie, aż do przekazania do rozliczenia. Zamawiający nie wymaga stosowania określonej notacji modelowania procesów, w tym BPMN.
8Jakie rodzaje podpisów elektronicznych i pieczęci musi obsługiwać system w Części 1? Czy wymagane jest składanie podpisów/pieczęci z poziomu systemu, weryfikacja podpisanych plików, czy obie funkcje? Prosimy o wskazanie wymaganych formatów oraz potwierdzenie, czy do celów dydaktycznych dopuszczalne jest środowisko testowe dostawcy usługi podpisu, czy konieczne są rzeczywiste podpisy/pieczęcie kwalifikowane. Czy koszty certyfikatów i usług podpisu mają być objęte ofertą, a jeżeli tak – dla jakiej liczby użytkowników i operacji? Prosimy o udzielenie odpowiedzi odrębnie na każde pytanie oraz wskazanie minimalnego zakresu wymaganego do uznania rozwiązania za zgodne z OPZ.
Zamawiający oczekuje zapewnienia studentom możliwości praktycznego zapoznania się z procesem podpisywania dokumentów oraz weryfikacji podpisów i pieczęci elektronicznych. Dopuszcza się stosowanie powszechnie wykorzystywanych formatów podpisów i pieczęci elektronicznych, bez wskazywania konkretnego standardu. Na potrzeby zajęć dydaktycznych dopuszcza się korzystanie ze środowiska testowego dostawcy usługi podpisu elektronicznego. Zamawiający nie określa liczby operacji związanych z obsługą podpisów i pieczęci. Ewentualne koszty udostępnienia tych funkcjonalności należy uwzględnić w cenie oferty.
9Czy w wariancie B dotyczący wymagań integracyjnych z KSef, ZUS, GUS, e-doreczenia istnieją bardziej szczegółowe wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne. Czy te integracje mają być wykonane w ramach przygotowania i konfiguracji systemu tj. do lutego 2027.
Zamawiający wyjaśnia, że wymagania dotyczące integracji z systemami KSeF, ZUS, GUS oraz e-Doręczeń, określone dla Wariantu B, mają przede wszystkim charakter dydaktyczny i demonstracyjny. Przedmiotem zamówienia jest dostarczenie systemu ERP wykorzystywanego na potrzeby realizacji zajęć dydaktycznych, których celem jest zapoznanie studentów z funkcjonalnościami nowoczesnych systemów informatycznych stosowanych w obszarze finansowo-księgowym, kadrowo-płacowym oraz w kontaktach z administracją publiczną. Zamawiający oczekuje zatem, że oferowany system będzie posiadał funkcjonalności umożliwiające zaprezentowanie studentom sposobu działania oraz zasad obsługi wskazanych integracji, w szczególności na podstawie danych testowych, przykładowych dokumentów i procesów demonstracyjnych.
10Proszę o przesuniecie terminu składania ofert przynajmniej o 3 dni robocze ze względu na wolny dzień 11.11 i oczekiwania na odpowiedzi na pytania
Termin składania i otwarcia ofert nie ulega zmianie.
11Czy bezpłatna certyfikacja producenta ERP oznacza egzamin certyfikacyjny, czy dopuszczalny jest certyfikat ukończenia kursu producenta? Dla ilu studentów należy zapewnić certyfikację w każdej części? Ile bezpłatnych podejść do egzaminu należy zapewnić każdemu studentowi?
Wymagane jest zapewnienie egzaminu certyfikacyjnego, po którym student otrzymuje certyfikat producenta oferowanego systemu ERP (certyfikat vendorski).
12Czy zapis dotyczący dostarczonych serwerów jest omyłką, skoro wymagany jest model SaaS?
Zamawiający potwierdza, że zapis dotyczący dostarczonych serwerów jest omyłką. Przedmiot zamówienia obejmuje udostępnienie systemu ERP w modelu SaaS, bez konieczności dostarczania infrastruktury serwerowej Zamawiającemu.
13Czy rozliczenia będą miesięczne, okresowe, etapowe czy jednorazowe?
Jednorazowe, zgodnie z projektem umowy
14Czy limit 30 studentów dotyczy wyłącznie sesji równoczesnych, przy objęciu usługą do 80 różnych studentów? Czy kalkulacja ceny za użytkownika ma obejmować osobno dwa semestry (1-szy semestr 30 użytkowników/studentów, 2-gi semestr 50 użytkowników/studentów) czy użytkownicy w liczbie 80 maja być dostępni przez cały czas trwania umowy?
Limit 30 studentów dotyczy liczby użytkowników mogących jednocześnie korzystać z systemu (czyli w danym momencie). Kalkulacja ceny powinna uwzględniać dostęp dla 30 studentów w pierwszym okresie dydaktycznym oraz 50 studentów w drugim okresie dydaktycznym, bez konieczności zapewnienia 80 aktywnych kont przez cały okres obowiązywania umowy. Zamawiający wymaga możliwości dezaktywowania kont i aktywowania kolejnych bez dodatkowych opłat.
Historia zmian
29.10.2026 — publikacja ogłoszenia
11.11.2026 — wyjaśnienia treści SWZ
12.11.2026 — upływ terminu składania ofert