Podstawowy z negocjacjami2026/BZP 00518691/01
Dostawa artykułów biurowych tonerów i bębnów – Olsztyn
Przedmiot zamówienia
AI- Część 1 (dostawa): artykuły biurowe – 72 pozycji w różnych jednostkach (szt., kpl., op.), obejmujące m.in. przybory do pisania, spinacze, notesy samoprzylepne, koperty, teczki, segregatory, folie, nośniki CD/DVD oraz drobny sprzęt biurowy.
- Część 2 (dostawa): tonery i bębny – 83 pozycji, łącznie 1 008 szt. (m.in. tonery, bębny, fusery, developery, kasety i pojemniki na zużyty toner), częściowo w wersji oryginalnej, częściowo jako refabrykowane lub zamienniki.
Trudność: średnia
Duży, wielopozycyjny asortyment podzielony na dwie części, ze szczegółowymi wymogami dla materiałów eksploatacyjnych w części 2.
Terminy realizacji
Czas realizacji
12 miesięcy od daty zawarcia umowy
12 miesięcy od daty zawarcia umowy
Warunki udziału
AI1Doświadczenie — min. 1 dostawa artykułów biurowych i/lub tonerów/bębnów ≥ 50 000,00 zł brutto w ostatnich 3 latach (jeśli okres prowadzenia działalności krótszy — w tym okresie)
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena oferty
60%
Termin realizacji dostawydo 3 dni=40 pkt, 4 dni=20, 5 dni=0; >5 dni odrzucone
40%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Naprawa i czyszczenie sprzętu
Za awarię lub zabrudzenie sprzętu spowodowane materiałem eksploatacyjnym wykonawca naprawia lub czyści sprzęt na własny koszt w 48/24 h, a przy przekroczeniu terminu dostarcza lub zamawiający wypożycza sprzęt zamienny na koszt wykonawcy (3.2.1–3.2.2).
Wymiana wadliwych materiałów
Stwierdzone braki lub mniejszą wydajność wykonawca wymienia na nowe w 2 dni, a przy braku reakcji w 4 dni zamawiający kupuje równoważny materiał na koszt wykonawcy (3.2.5).
Odrzucenie całej dostawy
Przy kontroli ilościowo-jakościowej i stwierdzeniu odstępstw cała dostawa jest odrzucana i odsyłana na koszt wykonawcy, a przy powtórnej dostawie z odstępstwem zamawiający kupuje równoważne materiały na koszt wykonawcy (3.2.6).
Dostawa refabrykatów i zamienników
Wykonawca zobowiązuje się dostarczać przez cały okres umowy zadeklarowane tonery refabrykowane lub zamienniki, a każda zmiana warunków dostarczenia wymaga zgody zamawiającego (3.2.8).
SWZ zmodyfikowany 7 dni po udostępnieniu dokumentów
Późna modyfikacja specyfikacji może sugerować dostosowanie wymagań pod konkretnego wykonawcę lub celowe utrudnienie konkurencji, która przygotowała ofertę na pierwotną wersję SWZ.
Kary i sankcje
AI- Kary umowne: w projekcie umowy (zał. nr 5A/5B).
Pytania i odpowiedzi
7Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Dotyczy pozycji nr 6 - Zwracamy się z prośbą o wskazanie produktu wzorcowego (producenta i modelu) dla pozycji „Kalkulator biurowy z 14-pozycyjnym wyświetlaczem”. Według naszej wiedzy na rynku nie jest dostępny kalkulator spełniający jednocześnie wszystkie wskazane wymagania techniczne. Wskazanie przykładowego modelu pozwoli wykonawcom na prawidłowy dobór produktu zgodnego z SWZ.
Zamawiający informuje, że według jego wiedzy na rynku są dostępne produkty spełniające wszystkie wymagania określone w SWZ.
Działając zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, Zamawiający dopuszcza składanie ofert równoważnych i nie narzuca wyboru konkretnej marki.
Jednakże, w celu ułatwienia Wykonawcom prawidłowego doboru asortymentu, jako przykładowy produkt wzorcowy spełniający kryteria opisane w SWZ Zamawiający wskazuje model: Eleven CDB1401-BK.
Zamawiający jednocześnie przypomina, że wskazanie powyższego modelu ma charakter wyłącznie poglądowy. Wykonawca może zaoferować dowolny inny produkt, o ile spełnia on wszystkie parametry techniczne i funkcjonalne opisane w załączniku do SWZ.
2Dotyczy poz. 31 - Czy Zamawiający dopuści biały marker olejowy z szybkoschnącym, wodoodpornym tuszem oraz okrągłą końcówką o grubości linii pisania 1–2 mm, zamiast wymaganej średnicy 1,0 mm?
Zamawiający dopuści biały marker olejowy z szybkoschnącym, wodoodpornym tuszem oraz okrągłą końcówką o grubości linii pisania 1–2 mm.
3Dotyczy poz. 65 - Czy Zamawiający dopuści rolki cenowe duże o wymiarach 28 × 50 mm lub 29 × 52 mm, dostępne w kolorach żółtym i pomarańczowym, bez konieczności oferowania koloru białego, który jest trudno dostępny na rynku w podanym formacie?
Zamawiający dopuszcza zaoferowanie rolek cenowych dużych o wymiarach 28 x 50 mm lub 29 x 52 mm, jako mieszczących się w granicach parametru granicznego określonego w opisie przedmiotu zamówienia („max 29 x 52”).
Jednocześnie Zamawiający podtrzymuje wymóg zaoferowania produktu w 3 określonych w SWZ kolorach, tj. pomarańczowym, żółtym oraz białym. Oferta niespełniająca wymagania w zakresie pełnej gamy kolorystycznej zostanie uznana za niezgodną z warunkami zamówienia.
4Dotyczy poz. 82 - Czy Zamawiający dopuści klipy biurowe o szerokości 51 mm zamiast wymaganych 50 mm?
Zamawiający dopuszcza zaoferowanie klipów biurowych o szerokości 51 mm. Parametr ten zostaje uznany za równoważny i spełniający wymagania funkcjonalne Zamawiającego.
5Dotyczy poz. 89 - W nawiązaniu do wcześniej zadanego pytania ponownie zwracamy się
z prośbą o wykreślenie kolorów pomarańczowego i różowego z opisu segregatora A5/75 mm.
Szczegółowe wymagania techniczne wskazane w SWZ odpowiadają produktom dostępnym na
rynku, jednak oferowane serie nie występują we wszystkich wymaganych kolorach,
w szczególności pomarańczowym i różowym.
W związku z powyższym prosimy o ponowne rozpatrzenie naszej prośby i dostosowanie
wymaganej kolorystyki do faktycznej dostępności asortymentu, co umożliwi wykonawcom
zaoferowanie produktów spełniających pozostałe wymagania techniczne SWZ.
Zamawiający przychyla się do prośby Wykonawcy i dokonuje modyfikacji treści
Specyfikacji Warunków Zamówienia (SWZ) w zakresie opisu pozycji: Segregator A5
szeroki.
Zamawiający wykreśla kolory pomarańczowy oraz różowy z katalogu wymaganych barw
dla tej pozycji. W związku z powyższym, w ramach pozycji Zamawiający wymaga
dostarczenia segregatorów w pozostałych kolorach wskazanych w opisie przedmiotu
zamówienia.
6Zwracamy się z uprzejmą prośbą o przedłużenie terminu składania ofert z dnia 12.11.2026 r. na
dzień 16.11.2026 r.
Postępowanie zostało ogłoszone 03.11.2026 r., odpowiedzi na pytania wykonawców zostały
udzielone 09.11.2026 r. Dodatkowo dzień 11.11.2026 r. jest dniem ustawowo wolnym od pracy.
Zwracamy uwagę, że formularz cenowy obejmuje aż 97 pozycji asortymentowych,
a Zamawiający wymaga przedłożenia kart katalogowych lub innych dokumentów
potwierdzających zgodność oferowanych produktów z wymaganiami SWZ dla każdej z pozycji.
Tak krótki czas na analizę udzielonych odpowiedzi, dostosowanie asortymentu, pozyskanie
dokumentacji od producentów oraz przygotowanie kompletnej oferty znacząco utrudnia
wykonawcom udział w postępowaniu.
W związku z powyższym wnosimy o przedłużenie terminu składania ofert do dnia 16.11.2026 r.,
co umożliwi wykonawcom rzetelne przygotowanie ofert oraz zapewni większą konkurencyjność
postępowania.
Zamawiający wyraża zgodę za zmianę terminu składania ofert.
7W związku z rozbieżnościami pomiędzy zapisami Specyfikacji Warunków Zamówienia a treścią
Formularza oferty (załącznik nr 1 do SWZ), zwracamy się z prośbą o wyjaśnienie i ujednolicenie
dokumentacji postępowania. Zgodnie z zapisami SWZ, w ramach kryterium oceny ofert „Termin
realizacji dostawy”, Zamawiający przewidział następującą punktację: termin dostawy do 3 dni
roboczych – 40 pkt, termin dostawy do 4 dni roboczych – 20 pkt, termin dostawy do 5 dni
roboczych – 0 pkt. Tymczasem w Formularzu oferty (załącznik nr 1 do SWZ), zarówno dla części
nr 1, jak i części nr 2, wskazano możliwość wyboru następujących terminów realizacji dostaw:
do 2 dni roboczych, do 4 dni roboczych, do 5 dni roboczych. W związku z powyższym zwracamy
się z prośbą o wyjaśnienie, który z powyższych zapisów jest wiążący dla wykonawców, oraz
o dokonanie stosownej korekty dokumentacji w celu zapewnienia jej spójności.
Zamawiający informuje, że wiążące dla niniejszego postępowania są zapisy SWZ
określone w dziale 25 „Opis kryteriów oceny ofert wraz z podaniem wag tych kryteriów
i sposobu oceny ofert”, zgodnie z którymi punktacja w kryterium „Termin dostawy”
przyznawana będzie w następujący sposób:
1) termin dostawy do 3 dni roboczych – 40 pkt,
2) termin dostawy do 4 dni roboczych – 20 pkt,
3) termin dostawy do 5 dni roboczych – 0 pkt.
Mając na uwadze powyższe, Zamawiający dokonał stosownej korekty dokumentacji
postępowania. Zaktualizowany Załącznik nr 1 do SWZ (Formularz oferty) oraz Załącznik
nr 7 do SWZ (Formularz oferty dodatkowej) stanowią załączniki do niniejszych wyjaśnień
i są dokumentami obowiązującymi przy składaniu ofert.
Historia zmian
03.11.2026 — publikacja ogłoszenia
10.11.2026 — wyjaśnienia i modyfikacja dokumentacji (2 dokumenty z wyjaśnieniami · 2 modyfikacje dokumentacji)