Dostawa i wdrożenie systemu informatycznego – modułu magazynowego z elementami B2B

W związku z realizacją projektu Wdrożenie modelu GOZ w Signum Pracownia Reklamy (nr projektu FEPW.01.03-IP.01-0047/25), realizowanego w ramach Priorytetu „Przedsiębiorczość i Innowacje”, Działania „Gospodarka o obiegu zamkniętym w MŚP - Etap II”, Programu Fundusze Europejskie dla Polski Wschodniej 2021-2027, w ramach naboru FEPW.01.03-IP.01-001/24, Zamawiający SIGNUM PRACOWNIA REKLAMY S.C. TOMASZ MICHNO, SEBASTIAN WACŁAWEK, zaprasza do składania ofert na realizację zadania „Dostawa i wdrożenie systemu informatycznego – modułu magazynowego z elementami B2B” 1. Zamawiający: SIGNUM Pracownia Reklamy S.C. Tomasz Michno, Sebastian Wacławek 35-322 Rzeszów, ul. Spichlerzowa 38b NIP: 8133520300 2. Rodzaj zamówienia: usługi IT 3. Nazwa zamówienia: „Dostawa i wdrożenie systemu informatycznego – modułu magazynowego z elementami B2B” 4. Informacje ogólne a. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim. Zamawiający nie wyraża zgody na składanie oferty, oświadczeń i innych dokumentów ani na korespondencję w innych językach niż polski, jeżeli nie towarzyszy im tłumaczenie na język polski. b. W niniejszym postępowaniu forma pisemna obowiązuje dla pytań skierowanych do zamawiającego, ofert, wszelkich czynności podejmowanych po złożeniu ofert, w tym informacji o wykluczeniu Oferenta, o odrzuceniu ofert, wyników postępowania, informacji o nieprawidłowościach, wezwań do wyjaśnień i odpowiedzi na nie oraz wszelkich innych czynności związanych ze środkami ochrony prawnej. c. Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i przedłożeniem swojej oferty niezależnie od wyniku postępowania. W przypadku unieważnienia postępowania strony nie mają prawa wnosić roszczeń z tytułu poniesionych kosztów związanych z przygotowaniem i przedłożeniem ofert. d. Niniejsze postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest w trybie Zapytania ofertowego, zgodnie z zasadą konkurencyjności, określoną w Wytycznych Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2021-2027, zwanymi dalej „Wytycznymi Ministra Rozwoju”. e. Postępowanie ofertowe toczy się z zachowaniem zasad wynikających z art. 44 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r., Nr 157, poz. 1240 ze zm.), tj. w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad: uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów i optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów. f. Warunki udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia określane są w sposób proporcjonalny do przedmiotu zamówienia, nie zawężając jednocześnie konkurencji poprzez ustanawianie wymagań przewyższających potrzeby niezbędne do osiągnięcia celów projektu i prowadzących do dyskryminacji Oferentów oraz nierównego ich traktowania. g. Zapytanie zawiera klauzule środowiskowe. h. Instrukcje dot. składania ofert, zakładania konta znajdują się w Bazie konkurencyjności: https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/regulamin i. Oferent zobowiązany jest do sporządzenia protokołu odbioru przedmiotu zamówienia użyć wyłącznie papieru z recyklingu. j. Oferent zobowiązany jest do wydrukowania umowy dostawy użyć wyłącznie papieru z recyklingu. 5. Opis przedmiotu zamówienia: 5.1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa, wdrożenie oraz konfiguracja systemu informatycznego obejmującego: • moduł magazynowy, • funkcjonalności B2B umożliwiające współpracę z kontrahentami w ramach symbiozy przemysłowej, • uruchomienie systemu produkcyjnego, • dokumentację techniczną i użytkową. System ma wspierać realizację założeń gospodarki obiegu zamkniętego (GOZ) poprzez umożliwienie: • ewidencjonowania materiałów odpadowych, • katalogowania odpadów i pozostałości produkcyjnych, • udostępniania informacji o dostępnych materiałach partnerom biznesowym, • rezerwacji, sprzedaży oraz rozliczania materiałów odpadowych, • tworzenia symbiozy przemysłowej pomiędzy przedsiębiorstwami. 5.2. Cel wdrożenia Celem wdrożenia jest stworzenie systemu wspierającego proces ponownego wykorzystania materiałów odpadowych powstających w procesie produkcji elementów reklamy wizualnej poprzez budowę platformy współpracy B2B z innymi przedsiębiorstwami. System powinien umożliwiać wykorzystanie odpadów jako surowców dla innych podmiotów gospodarczych, ograniczenie kosztów utylizacji oraz rozwój współpracy pomiędzy przedsiębiorstwami w modelu gospodarki obiegu zamkniętego. 5.3. Minimalne wymagania funkcjonalne systemu: 5.3.1. Moduł magazynowy System musi umożliwiać: 1) Ewidencjonowanie materiałów i odpadów magazynowych. 2) Przypisywanie: • nazwy materiału, • kodu odpadu, • ilości, • zdjęć materiału, • statusu dostępności ( dostępna ilość, zarezerwowana ilość) 3) Rejestrowanie historii operacji magazynowych. 4) Generowanie kart materiałowych. 5) Obsługę wielu kategorii materiałów. 6) Wyszukiwanie materiałów według: • nazwy materiału • Grupa 7) Obsługę użytkowników z różnymi poziomami uprawnień. 8) Eksport danych do formatów XLSX oraz PDF. 9) Grupowanie materiałów i prowadzenie katalogu dostępnych surowców 10) Procesowanie zamówień 11) Obsługa rozliczeń 12) Integracja z oprogramowaniem do fakturowania 5.3.2. Funkcjonalności B2B System musi umożliwiać kontrahentom: 1) Dostęp przez przeglądarkę internetową. 2) Zakładanie kont użytkowników. 3) Logowanie i autoryzację użytkowników. 4) Podgląd dostępnych materiałów odpadowych. 5) Wyszukiwanie materiałów. • nazwa materiału • grupa • lokalizacja 6) Filtrowanie materiałów według parametrów. 7) Rezerwację materiałów. 8) Składanie zapytań ofertowych. 9) Składanie zamówień. 10) Generowanie potwierdzeń transakcji. 11) Komunikację pomiędzy stronami. 12) Dostęp do historii zamówień i rezerwacji. 13) Udostępnianie dokumentów zakupu System powinien umożliwiać tworzenie relacji pomiędzy przedsiębiorstwami uczestniczącymi w symbiozie przemysłowej. 5.4. Wymagania techniczne 5.4.1. Architektura System musi: • działać w modelu webowym, • być dostępny przez przeglądarkę internetową, • umożliwiać pracę minimum 10 jednoczesnych użytkowników, • posiadać responsywny interfejs użytkownika, • zapewniać możliwość dalszej rozbudowy. 5.4.2. Bezpieczeństwo System musi zapewniać: • szyfrowanie transmisji SSL/TLS, • system kopii zapasowych, • zarządzanie uprawnieniami użytkowników, • rejestrowanie aktywności użytkowników, • zgodność z RODO. 5.4.3. Dostępność cyfrowa System musi być zgodny ze standardem WCAG 2.1 na poziomie minimum AA zgodnie z wymaganiami dotyczącymi dostępności cyfrowej dla polityki spójności 2021–2027. W szczególności interfejs powinien zapewniać: • odpowiedni kontrast, • możliwość obsługi klawiaturą, • opisy alternatywne, • czytelne formularze, • skalowanie treści, • kompatybilność z technologiami wspomagającymi. 5.5. Zakres wdrożenia W ramach zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie do: 1) Analizy przedwdrożeniowej. 2) Dostawy systemu. 3) Instalacji i konfiguracji. 4) Migracja danych poprzez synchronizację danych z istniejącą bazą SQL 5) Uruchomienia środowiska produkcyjnego. 6) Testów funkcjonalnych. 7) Przekazania dokumentacji. 8) Zapewnienia wsparcia powdrożeniowego. 9) Zapewnienia współpracy wdrażanego systemu z obecnie wykorzystywanym przez Zamawiającego systemem informatycznym. Istniejące rozwiązanie wspiera procesy operacyjne przedsiębiorstwa, w tym gospodarkę magazynową. Dane przechowywane są w relacyjnej bazie danych SQL. Wykonawca powinien uwzględnić konieczność współdziałania nowego rozwiązania z istniejącym środowiskiem informatycznym Zamawiającego. 5.6. Szkolenie Wykonawca przeprowadzi bezpłatne szkolenie dla minimum 5 użytkowników obejmujące: • obsługę modułu magazynowego, • obsługę funkcji B2B, • zarządzanie użytkownikami, • generowanie raportów, • podstawową administrację systemem. 5.7. Dokumentacja Wykonawca dostarczy: • dokumentację użytkownika, • dokumentację administratora, • instrukcję bezpieczeństwa, • instrukcję wykonywania kopii zapasowych. Dokumentacja musi zostać dostarczona również w wersji elektronicznej zgodnej z wymaganiami dostępności cyfrowej. 5.8. Gwarancja i wsparcie Minimalny wymagany okres gwarancji: 12 miesięcy. W ramach gwarancji Wykonawca zapewni: • usuwanie błędów systemowych, • aktualizacje bezpieczeństwa, • pomoc techniczną, • zdalne wsparcie użytkowników. • naprawa awarii krytycznych w czasie nie dłuższym niż 24h • utrzymanie systemu na serwerach zamawiającego • utrzymanie aplikacji web na usłudze hostingowej wskazanej przez zamawiającego