Dostawa systemu elektronicznego obiegu dokumentów – Piotrków Trybunalski
Składanie ofert: 26 listopada 2026
Przedmiot zamówienia
AI|- Dostawa licencji, wdrożenie oraz utrzymanie systemu elektronicznego obiegu dokumentów (SEOD) dla szpitala, obejmujące: - dostarczenie licencji i wdrożenie systemu SEOD, - przeprowadzenie szkoleń użytkowników, - świadczenie usług gwarancyjnych i wsparcia technicznego dla wdrożonego systemu.
Trudność: średnia
Wdrożenie systemu klasy SEOD wraz ze szkoleniami i ciągłym wsparciem technicznym wymaga doświadczenia wdrożeniowego oraz koordynacji prac.
Terminy realizacji
Czas realizacji
3 miesiące od podpisania umowy (dostawa i wdrożenie)
3 miesiące od podpisania umowy (dostawa i wdrożenie)
Gwarancja
36 miesięcy od protokołu odbioru końcowego
36 miesięcy od protokołu odbioru końcowego
Warunki udziału
AI1Doświadczenie — min. 2 projekty SEOD (dostawa licencji, wdrożenie, wsparcie) ≥ 500 000 zł brutto każdy, ostatnie 5 lat
2Kadra — Kierownik Projektu z doświadczeniem w samodzielnym kierowaniu co najmniej 2 wdrożeniami SEOD o wartości ≥ 300 000 zł brutto każde
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena
60%
Czas usunięcia błędukrytyczny 4–12 h; zwykły 7–60 dni (punktacja wg tabeli)
40%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Brak istotnych sygnałów ostrzegawczych.
Kary i sankcje
AI- Wadium: nie wymagane.
- Kary umowne: w projekcie umowy (załącznik nr 10).
Pytania i odpowiedzi
95Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Nieograniczona odpowiedzialność za podwykonawców (§ 3 ust. 7)
Projekt umowy przewiduje, że Wykonawca jest odpowiedzialny za działania, zaniechania, uchybienia i zaniedbania Podwykonawców i ich pracowników, w tym za działania niezawinione, jak za własne. To nałożenie odpowiedzialności na zasadzie ryzyka (bez winy) jest rażąco niekorzystne.
Czy Zamawiający zgodzi się na zmianę § 3 ust. 7 umowy poprzez nadanie mu treści:
„Wykonawca jest odpowiedzialny za działania i zaniechania Podwykonawców i ich pracowników jak za działania i zaniechania własne, w zakresie, w jakim Wykonawcy można przypisać winę w wyborze lub nadzorze nad Podwykonawcą, zgodnie z ogólnymi zasadami odpowiedzialności kontraktowej wynikającymi z Kodeksu cywilnego."?
Zamawiający wyraża zgodę. Zmodyfikowany Załącznik nr 10 do SWZ – Projektowane postanowienia umowy zamieszcza na stronie postępowania.
1W wymaganiu nr 2 Zamawiający napisał: Rozwiązanie musi składać się z dwóch części – zewnętrznej i wewnętrznej i realizować przez to dostęp do wybranych funkcjonalności SEOD dla użytkowników logujących się z zewnątrz sieci Zamawiającego. Na etapie analizy zostaną zdefiniowane obszary i funkcje SEOD, które będą dostępne dla użytkowników, którzy logują się wewnątrz sieci Zamawiającego oraz te które będą dostępne z zewnątrz. Część wewnętrzną tworzy System Elektronicznego Obiegu Dokumentów (SEOD) zainstalowany na serwerze wewnątrz jednostki. Jest to zadanie projektowe związane między innymi z uprawnieniami w systemie. Prosimy o wskazanie jakie dokładnie obszary systemu wskazane w OPZ należą do części zewnętrznej, a które mają być realizowane jako część wewnętrzna?
Zamawiający rezygnuje z zapisów wymagania nr 2.
1Czy Zamawiający wyrazi zgodę na wprowadzenie do projektowanych postanowień umowy głównej oraz umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych spójnych zasad ograniczenia odpowiedzialności Wykonawcy poprzez dodanie następującego postanowienia:
„1. Łączna odpowiedzialność Wykonawcy wobec Zamawiającego wynikająca z zawarcia, wykonywania, niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy, niezależnie od podstawy prawnej dochodzonych roszczeń, obejmująca w szczególności kary umowne, odszkodowania uzupełniające oraz inne zobowiązania do naprawienia szkody lub pokrycia strat i kosztów, nie przekroczy 130% łącznego wynagrodzenia netto określonego w § 6 ust. 1 Umowy, z zastrzeżeniem ust. 2–4 poniżej.
2. Odpowiedzialność Wykonawcy wobec Zamawiającego związana z przetwarzaniem danych osobowych, w tym wynikająca z naruszenia obowiązków ochrony danych osobowych określonych w Umowie, umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych lub przepisach prawa, podlega, zamiast limitu określonego w ust. 1, łącznemu limitowi wynoszącemu 200% wynagrodzenia netto wskazanego w ust. 1. Limit ten obejmuje również obowiązek pokrycia strat i kosztów Administratora, o którym mowa w § 6 ust. 2 umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
3. Limity określone w ust. 1 i 2 mają charakter łączny dla całego okresu obowiązywania Umowy i umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz dla wszystkich roszczeń wynikających ze zdarzeń objętych tymi umowami, także dochodzonych po ich zakończeniu. Limity te nie podlegają sumowaniu. Łączna odpowiedzialność Wykonawcy z obu umów nie przekroczy 200% wynagrodzenia netto wskazanego w ust. 1, przy czym odpowiedzialność z tytułów innych niż określone w ust. 2 pozostaje ograniczona do 130% tego wynagrodzenia.
4. Ograniczenia odpowiedzialności określone w ust. 1–3 nie mają zastosowania w zakresie, w jakim szkoda została wyrządzona wskutek winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa Wykonawcy, ani w przypadkach, w których wyłączenie lub ograniczenie odpowiedzialności jest niedopuszczalne na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
5. Powyższe postanowienia nie zwiększają limitu kar umownych określonego w § 11 ust. 2 Umowy. Kary umowne wlicza się do odpowiedniego limitu odpowiedzialności określonego powyżej, a nie nalicza ponad ten limit.
6. Powyższe ograniczenia dotyczą wyłącznie odpowiedzialności Wykonawcy wobec Zamawiającego i nie ograniczają praw osób trzecich ani kompetencji właściwych organów. W zakresie ograniczenia odpowiedzialności Wykonawcy postanowienia te mają pierwszeństwo przed odmiennymi postanowieniami Umowy i umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.”
Uzasadnienie wniosku
Proponowane rozwiązanie stanowi kompromis pomiędzy ochroną interesów Zamawiającego a koniecznością zapewnienia Wykonawcy możliwości oszacowania i wyceny ryzyka kontraktowego. Przewiduje ono podwyższony limit odpowiedzialności za ryzyka związane z przetwarzaniem danych osobowych, przy jednoczesnym zachowaniu wyłączeń dotyczących…
Odp. Zamawiający podtrzymuje zapisy SWZ.
11. Przekazanie kodów źródłowych vs Depozyt (Escrow):
Prosimy o potwierdzenie, że intencją Zamawiającego jest fizyczne przekazanie autorskich praw majątkowych i pełnych kodów źródłowych do oferowanego, gotowego oprogramowania SEOD bezpośrednio Szpitalowi, czy też Zamawiający dopuszcza — jako standard rynkowy zabezpieczający ciągłość działania jednostki (business continuity) — złożenie kodów źródłowych w depozycie (np. u notariusza lub u wyspecjalizowanego agenta escrow)?
W przypadku dopuszczenia depozytu escrow, prosimy o potwierdzenie, że wydanie kodów źródłowych z depozytu będzie mogło nastąpić wyłącznie w ściśle określonych sytuacjach awaryjnych, takich jak np. ogłoszenie upadłości Wykonawcy, likwidacja działalności lub rażące i długotrwałe zaprzestanie świadczenia usług gwarancyjnych i serwisu (SLA) z winy Wykonawcy?
Zamawiający podtrzymuje zapis i wyjaśnia, że na żądanie Zamawiającego Wykonawca musi potwierdzić, iż ma możliwość dostępu do kodów źródłowych - wszystkich składowych komponentów SEOD i możliwość wprowadzania zmian na żądanie Zamawiającego w dowolnym komponencie Systemu.
22. Ograniczenia technologiczne w modyfikacji komponentów integracyjnych:
Wykonawca zwraca uwagę, że nie wszystkie składowe komponenty systemu SEOD mogą podlegać swobodnym i dowolnym modyfikacjom na żądanie Zamawiającego. W szczególności modyfikacjom nie mogą podlegać funkcjonalności stanowiące oprogramowanie COTS. Dodatkowo elementy systemu odpowiedzialne za integracje z platformami państwowymi i zewnętrznymi, takimi jak m.in. e-Doręczenia, Krajowy System e-Faktur (KSeF), Platforma e-PUAP czy e-Nadawca Poczty Polskiej, są Ściśle uwarunkowane zewnętrznymi specyfikacjami i interfejsami API udostępnianymi przez administratorów tych usług (NASK, Ministerstwo Finansów, Poczta Polska). Wykonawca SEOD nie ma wpływu na architekturę techniczną tych zewnętrznych systemów i nie może dokonywać w nich zmian wykraczających poza standardy publikowane przez ich dostawców.
Prosimy o potwierdzenie, że wymaganie modyfikacji w dowolnym komponencie systemu nie dotyczy zmian w elementach objętych COTS, w architekturze integracyjnej, które są technicznie determinowane i ograniczane przez zewnętrzne specyfikacje API dostawców usług państwowych?
Zamawiający potwierdza, że nie dotyczy to zmian w elementach objętych COTS, w architekturze integracyjnej, które są technicznie determinowane i ograniczane przez zewnętrzne specyfikacje API dostawców usług państwowych.
2W wymaganiu nr 3 Zamawiający napisał: Część zewnętrzną tworzy SEOD udostępniający informacje publiczne – dostępne spoza wewnętrznej sieci Zamawiającego. Zainstalowany system zewnętrzny powinien być dostępny w sieci Internet. W świetle pytania nr 1 – prosimy o doprecyzowanie co Zamawiający ma na myśli definiując część zewnętrzną? Czy SEOD ma się łączyć z istniejącą stroną internetową Zamawiającego? W jakim zakresie? Prosimy o doprecyzowanie architektury systemu.
Zamawiający rozumie, że chodzi o dalszą część wymagania nr 2, a nie wymagania nr 3. Zgodnie z odpowiedzią na pytanie 1, wymagania nr 2 zostały wykreślone.
2Brak limitu całkowitej odpowiedzialności odszkodowawczej Wykonawcy Projekt umowy przewiduje, że Wykonawca odpowiada za wszelkie szkody związane z realizacją przedmiotu zamówienia, a Zamawiającemu przysługuje prawo do dochodzenia odszkodowania uzupełniającego i odszkodowania na zasadach ogólnych bez wskazania żadnego górnego limitu kwotowego tej odpowiedzialności. W połączeniu z karami umownymi ograniczonymi tylko do 20% wartości brutto umowy (§ 11 ust. 2), a odszkodowaniem uzupełniającym – nieograniczonym, ryzyko finansowe Wykonawcy jest nieproporcjonalne do wartości kontraktu.
Czy Zamawiający zgodzi się na zmianę § 7 oraz § 11 umowy poprzez dodanie postanowienia o treści:
„Łączna odpowiedzialność odszkodowawcza Wykonawcy wobec Zamawiającego z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy, obejmująca kary umowne oraz odszkodowanie uzupełniające, nie może przekroczyć 100% wartości wynagrodzenia umownego netto określonego w § 6 ust. 1 Umowy, z wyłączeniem przypadków winy umyślnej Wykonawcy lub rażącego niedbalstwa lub gdy na podstawie ogólnych przepisów odpowiedzialności nie można ograniczyć.”?
Zamawiający nie wyraża zgody.
3Kary umowne – brak obowiązku wykazania szkody (§ 11 ust. 7)
Projekt umowy stanowi, że przy dochodzeniu kar umownych Zamawiający nie ma obowiązku wykazywania poniesionej szkody lub utraconych korzyści. To postanowienie samo w sobie jest dopuszczalne na gruncie prawa cywilnego, jednak w połączeniu z brakiem limitu odszkodowania uzupełniającego tworzy podwójne ryzyko finansowe.
Czy Zamawiający zgodzi się na zmianę § 11 ust. 7 umowy poprzez nadanie mu treści:
„Dla uniknięcia wątpliwości Strony zgodnie oświadczają, że przy dochodzeniu kar umownych do wysokości określonej w § 11 ust. 2 Zamawiający nie ma obowiązku wykazywania poniesionej szkody lub utraconych korzyści, przy czym dochodzenie odszkodowania uzupełniającego, o którym mowa w § 11 ust. 3, wymaga wykazania przez Zamawiającego wysokości poniesionej szkody."?
Zamawiający wyraża zgodę. Zmodyfikowany Załącznik nr 10 do SWZ – Projektowane postanowienia umowy zamieszcza na stronie postępowania.
Historia zmian
12.10.2026 — publikacja ogłoszenia
12.11.2026 — modyfikacja dokumentacji
13.11.2026 — modyfikacja dokumentacji