Przejdź do treści
Załóż darmowe kontoDarmowe konto
← Wróć do listy
Po terminie

Dostawa systemu finansowo-księgowego – Warszawa

Główny Urząd Miar1 aktualny · 210 w archiwum·mazowieckie

Przedmiot zamówienia

AI

Dostawa i wdrożenie centralnego systemu finansowo-księgowego dla GUM, 10 okręgowych urzędów miar i 2 okręgowych urzędów probierczych (ok. 207 jednoczesnych użytkowników), obejmujące:

  • Oprogramowanie aplikacyjne: moduły finansowo-księgowy (z kasą i budżetem zadaniowym), środki trwałe, magazyn, kadry z ewidencją czasu pracy, płace, e-wnioski, elektroniczna informacja kadrowa, centralne analizy i raporty, powiadomienia o zdarzeniach.
  • Infrastruktura: co najmniej 4 serwery fizyczne (aplikacji/baz danych), klaster co najmniej 3 serwerów dostępu terminalowego, switch, urządzenia brzegowe VPN w 10 lokalizacjach terenowych, rozwiązanie do zarządzania urządzeniami brzegowymi.
  • Migracja: pełen zakres danych użytkowanych obecnie w systemach jednostek.
  • Szkolenia: dla 207 użytkowników i 4 administratorów (podstawa) oraz w ramach prawa opcji dla 400 użytkowników i 10 administratorów.
  • Dedykowana asysta techniczna: 100 roboczogodzin (podstawa) + 900 roboczogodzin (prawo opcji).
Trudność: wysoka

Złożone wdrożenie centralnego systemu dla 13 jednostek z integracją, migracją danych z wielu rozproszonych systemów i rozbudowaną infrastrukturą.

Terminy realizacji

Czas realizacji
48 miesięcy od podpisania umowy (Etap I do 30.11.2019 r.; serwery do 31.8.2019 r.; szkolenia do 31.10.2019 r.; dedykowana asysta i wsparcie techniczne 42 mies. od zakończenia Etapu I)
Gwarancja
min. 36 miesięcy (do oceny maks. 60 miesięcy); rękojmia 24 miesiące od odbioru Etapu I

Warunki udziału

AI
1Doświadczenie — min. 2 dostawy z wdrożeniem systemu finansowo-księgowego, każda ≥ 1 000 000 zł brutto, ostatnie 3 lata; jedna dostawa = jedna umowa
2Kadra – Zespół LAN/WAN — min. 1 osoba, w ostatnich 5 lat min. 2 projekty z wdrożeniem rozwiązań sieciowych na min. 50 urządzeniach LAN/WAN/SAN każdy; wiedza (wysoka dostępność, QoS, routing, utrzymanie sieci, troubleshooting, VPN, bezpieczeństwo); znajomość j. polskiego

Pozostałe 3 warunki po założeniu darmowego konta.

Kryteria wyboru oferty

AI

Wagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.

Cena brutto
60%
Gwarancjamin. 36, maks. 60 mies.; obejmuje cały przedmiot zamówienia
40%

Czerwone flagi

AI

Sygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.

Kara 5% dziennie za opóźnienie DAT
§ 16 ust. 9: 5% wartości wynagrodzenia brutto za dane Zamówienie za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia w Dedykowanej Asysty Technicznej.
Kara 20% za odstąpienie
§ 16 ust. 10: 20% wartości całkowitego wynagrodzenia brutto w przypadku odstąpienia przez Zamawiającego z powodu okoliczności leżących po stronie Wykonawcy.
Odszkodowanie ponad kary umowne
§ 16 ust. 2: naliczenie kar umownych nie wyłącza możliwości dochodzenia przez Zamawiającego odszkodowania przewyższającego wysokość kary umownej.
Dodatkowe koszty na Wykonawcy
§ 11 ust. 9: wszelkie dodatkowe koszty działań związanych z realizacją Umowy, nieprzewidziane przez Wykonawcę na etapie składania oferty, ponosi Wykonawca.

Kary i sankcje

AI
  • Wadium: 70 000,00 zł (rozdz. XII).
  • Zabezpieczenie należytego wykonania: 5% ceny całkowitej (rozdz. XXI).
  • Kary umowne: 0,1% wartości wynagrodzenia brutto za każdy rozpoczęty dzień zwłoki w terminach harmonogramu; 20% za odstąpienie z winy Wykonawcy; łączny limit = wartość wynagrodzenia brutto (§16).

Pozostałe 3 zapisy o karach po założeniu darmowego konta.

Pytania i odpowiedzi

78

Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.

1Dotyczy: Załącznik nr 1 do SIWZ – projekt umowy „§ 2. TERMIN REALIZACJI 1. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania przedmiotu Umowy, o którym mowa: 1) w § 1 ust. 1 pkt 1 – 3 - w terminie do 30 listopada 2019 r. (Etap I). Wykonawca dostarczy, skonfiguruje i uruchomi serwery dostępu terminalowego oraz połączenia VPN ze wszystkimi Jednostkami do dnia 31 sierpnia 2019 r.; 2) w § 1 ust. 1 pkt 4 - w terminie do 31 października 2019 r.” Opierając się na naszym doświadczeniu w realizacji tego typu zamówień oraz z uwagi na zakres i skalę przedmiotu zamówienia, zwracamy uwagę, że założony przez Zamawiającego termin na wdrożenie Systemu wraz z przeszkoleniem użytkowników jest zbyt krótki. Przedstawione przez Zamawiającego terminy realizacji są w naszej ocenie bardzo trudne do dotrzymania, nawet w przypadku zastosowania rozwiązania prekonfigurowanego. Elementem kluczowym procesu wdrożeniowego jest analiza przedwdrożeniowa, w tym uzgodnienie specyfiki procesów Zamawiającego, uzgodnienie danych podstawowych oraz ich konfiguracja w systemie. Do powyższych prac należy dodać pracochłonność związaną z migracją danych z przejmowanych systemów, integracją, testami oraz szkoleniami użytkowników końcowych i administratorów. Przy tak znaczącej ilości zadań wdrożeniowych niezbędnych do realizacji projektu po obu stronach, Wykonawcy i Zamawiającego, w naszej ocenie wdrożenie w terminach zakreślonych przez Zamawiającego jest zadaniem bardzo trudnym do zrealizowania. Prosimy zatem o wydłużenie realizacji wdrożenia Systemu wraz z przeszkoleniem użytkowników do 12 miesięcy od dnia zawarcia Umowy.
Zamawiający nie wyraża zgody na proponowaną zmianę. Kluczowym dla Zamawiającego jest rozpoczęcie pracy w systemie od 1 stycznia 2020 r.
1Dotyczy: • Załącznik nr 1 do SIWZ – projekt umowy • Załącznik nr 10 do Umowy Opis Środowiska Zamawiającego § 7 WDROŻENIE SYSTEMU Wdrożenie Systemu polega na: (…) 2) migracji danych, z zachowaniem odpowiedniego formatu z istniejących systemów do Systemu realizowanego w ramach Umowy. Wykaz obecnie używanych przez Zamawiającego systemów znajduje się w załączniku nr 10 do Umowy – „Opis Środowiska Zamawiającego”; 3) migracja danych, o której mowa w pkt 2, musi być zrealizowana w taki sposób, aby w Systemie realizowanym w ramach Umowy były dostępne wszystkie dane określone w załączniku 1 do Umowy. Wykonawca ma za zadanie zmigrować wykorzystywane do tej pory przez Zamawiającego jedynie w zakresie w jakim będą przetwarzane w Systemie.. Prosimy o: a) wyjaśnienie jaki będzie zakres migracji? [np. Kontrahenci i adresy, Nierozliczone płatności - Bilans otwarcia, Plan Kont, Środki Trwałe - Bilans otwarcia, Dane kadrowe pracowników, Dane płacowe pracowników], b) potwierdzenie, że migracja będzie obejmować wyłącznie dane niezbędne do rozpoczęcia pracy w nowym systemie [bilanse otwarcia], a zatem nie obejmie danych historycznych, które nie są niezbędne do zapewnienia produkcyjnej pracy na nowym systemie, c) wyjaśnienie czy Zamawiający dostarczy dane do migracji z aktualnie używanych systemów w formacie CSV? d) wyjaśnienie czy dokumentacja techniczna opisująca struktury danych w aktualnie użytkowanych systemach jest dostępna? e) wyjaśnienie czy posiadają Państwo wsparcie producentów aktualnego oprogramowania w celu przygotowania danych do migracji? f) wskazanie jakiej pomocy Zamawiający udzieli Wykonawcy w zakresie identyfikacji i opisu struktur danych w systemach Zamawiającego objętych migracją. g) ponieważ funkcjonalność wdrażanego systemu w dużo większym zakresie automatyzuje procesy w stosunku do funkcjonalności obecnego systemu, prosimy o wyjaśnienie w jaki sposób Zamawiający zapewni kompletność i spójność danych archiwalnych, które mają być przeniesione z obecnych rozwiązań w sytuacji gdy dane archiwalne nie będą zawierały wymaganych przez nowe rozwiązanie informacji? h) prosimy o wyjaśnienie w jaki sposób Zamawiający zapewni spójność danych migrowanych z różnych rozwiązań funkcjonujących obecnie?
Ad. a) Zamawiający wymaga, aby migracja obejmowała pełen zakres danych użytkowanych obecnie w systemach. Ad. b) Nie Ad. c) Nie Ad. d) Nie Ad. e) Nie Ad. f) Zamawiający udostępni Wykonawcy dostęp do systemów z poziomu administratora. Ad. g) Zamawiający udostępni Wykonawcy dostęp do danych, a Wykonawca wprowadzi go do Systemu (automatycznie, lub ręcznie) Ad. h) Zamawiający udostępni dane już posiadane, także w zakresie w którym nie są dostępne elektronicznie w systemach oraz będzie wymagał, aby Wykonawca dokonał ich wprowadzenia do systemu.
2Dotyczy: • Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia • Załącznik nr 6 do SIWZ – formularz oferty • Załącznik nr 1 do SIWZ – projekt umowy Zwracamy uwagę na niespójność zapisów dotyczących czasu gwarancji/serwisu/asysty w dokumentacji przetargowej. Zgodnie z SIWZ: „V. Termin realizacji zamówienia Wymagany termin realizacji zamówienia: 48 miesięcy od daty podpisania umowy.” Z kolei w punkcie XVIII Kryteria oceny ofert: „2. Zamawiający zastrzega, że okres gwarancji na przedmiot zamówienia nie może być krótszy niż 36 miesięcy, licząc od daty odbioru końcowego bez zastrzeżeń. 3. W przypadku, gdy Wykonawca nie poda w ofercie okresu gwarancji, Zamawiający przyjmie, że Wykonawca oferuje gwarancję na poziomie minimalnym, tj. 36 miesięcy.” Podobnie w Formularzu Ofertowym: „6. Termin realizacji: 48 miesięcy od dnia zawarcia umowy. 7. Okres gwarancji: ………………………………………………… (min. 36 miesięcy – max 60 miesięcy).” Natomiast we wzorze umowy: „§ 2. TERMIN REALIZACJI 1. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania przedmiotu Umowy, o którym mowa: 1) w § 1 ust. 1 pkt 1 – 3 - w terminie do 30 listopada 2019 r. (Etap I). Wykonawca dostarczy, skonfiguruje i uruchomi serwery dostępu terminalowego oraz połączenia VPN ze wszystkimi Jednostkami do dnia 31 sierpnia 2019 r.; 2) w § 1 ust. 1 pkt 4 - w terminie do 31 października 2019 r.; 3) w § 1 ust. 1 pkt 5 - w okresie 42 miesięcy od zakończenia Etapu I; 4) w § 1 ust. 1 pkt 6 - w okresie 42 miesięcy od zakończenia Etapu I; 5) w § 1 ust. 1 pkt 7 - w okresie ……….. od podpisania protokołu odbioru końcowego bez zastrzeżeń. A zatem z powyższych zapisów umowy wynika, że gwarancja/serwis wyniesie 42 miesiące, a nie 36 miesięcy, co pozostaje w sprzeczności z innymi (przywołanymi powyżej) zapisami dokumentacji przetargowej. Prosimy o wyjaśnienie i ujednolicenie treści dokumentacji przetargowej w tym zakresie.
Zapis nie pozostaje w sprzeczności z zapisami dokumentacji. Zgodnie z załącznikiem nr 6 gwarancją objęty jest sprzęt, wykonawca może zaoferować 36 miesięczny okres gwarancji na sprzęt zgodnie z pkt II załącznika nr 6 do wzoru umowy, co nie stoi w sprzeczności z zaoferowaniem wsparcia na oprogramowanie na okres 42 miesięcy.
2Dotyczy: Załącznik nr 1 do Umowy Funkcjonalności Oprogramowania 55) generowanie i wysyłanie e-faktur oraz ich odbiór; Prosimy o potwierdzenie, że przez e-fakturę Zamawiający rozumie plik PDF wysyłany mailem z zabezpieczeniem chroniącym przed edycją zawartych w pliku danych.
Tak, przy czym Zamawiający musi mieć możliwość wysyłania FV bezpośrednio z systemu. E-faktury mają być plikami PDF.
3Dotyczy: Załącznik nr 2 do Umowy Wymagania w zakresie Sprzętu i Oprogramowania „Czas potrzebny na wygenerowanie każdego pojedynczego z oferowanych przez aplikację standardowych zestawień czy raportów (o których mowa w Załączniku nr 1 do Umowy) nie może przekraczać 5 minut (…)”. Prosimy o potwierdzenie, że: a) przywołany zapis nie odnosi się do czasu niezbędnego do wygenerowania raportów/zestawień czasochłonnych, jak np. zestawienie obrotów i sald dla wielu kont, lista płac dla wszystkich pracowników, b) przywołany zapis dotyczy pojedynczych raportów np. druk PIT, RMUA (generowanych nie dla wszystkich pracowników, ale np. dla kilkunastu pracowników).
Ad. a) Zamawiający zmodyfikował zapis w zakresie czasu niezbędnego do generowania raportu. Ad. b) Przywołany zapis dotyczy wszystkich raportów.
3Pytanie 4 a) Prosimy o wyjaśnienie czy system [w zakresie ERP] będzie wykorzystywany w wielu samodzielnych podmiotach prawnych (odrębny NIP, REGON, itp.) - a jeśli tak, prosimy o wyspecyfikowanie wszystkich podmiotów prawnych objętych wdrożeniem wraz ze wskazaniem liczby Użytkowników w poszczególnych podmiotach prawnych. b) Prosimy o wymienienie, które z jednostek objętych wdrożeniem są odrębnymi płatnikami podatku VAT c) Prosimy o wymienienie, które z jednostek objętych wdrożeniem są odrębnymi płatnikami podatku CIT d) Prosimy o wymienienie, które z jednostek objętych wdrożeniem są odrębnymi płatnikami podatku PIT
a) Tak b) Wszystkie wymienione jednostki c) Żadna jednostka nie jest płatnikiem podatku CIT d) Wszystkie jednostki w zakresie wynagrodzeń pracowniczych.
4Dotyczy: Załącznik do Umowy nr 10 Opis Środowiska Zamawiającego Prosimy o wyjaśnienie czy zamawiany system ma być zintegrowany (współpracować) z aplikacjami aktualnie eksploatowanymi przez Zamawiającego, a jeśli tak, to prosimy o: a) przedstawienie listy systemów, z jakimi ma się integrować oprogramowanie ERP, b) przedstawienie zakresu integracji ERP z systemami eksploatowanymi przez Klienta, c) przedstawienie technologii integracji udostępnianej przez integrowane systemy, ewentualnie prosimy o wymienienie preferowanych technologii integracji (np. WebService, Pliki płaskie, Procedury składowane w bazie danych), d) przedstawienie sposobu komunikacji integrowanych systemów: zdolność komunikacji, sposób komunikacji, opis transakcji, konstrukcja pliku komunikatu transakcji, opisane widoki baz danych, procedury składowe i inne informacje, które są konieczne do przeprowadzenia integracji, e) określenie kierunków przepływu/wymiany danych [np. dwukierunkowa integracja], f) przedstawienie dokumentacji i specyfikacji technicznej interfejsów, g) określenie protokołów wymiany danych wraz ze wskazaniem wszystkich technicznych informacji umożliwiających wykonanie integracji, h) wprowadzenie do SIWZ oraz wzoru Umowy zapewnienia, że Zamawiający pozyska we własnym zakresie i na własny koszt wszelkie umożliwiające przeprowadzenie integracji informacje i dane od producentów lub autorów eksploatowanych systemów, z którymi ma nastąpić integracja, a także zapewni na własny koszt wsparcie tych producentów w przypadku problemów z przeprowadzeniem integracji, jak również wsparcie przy procesie testowania integracji, i) przedstawienie zakresu czynności jakie ma zrealizować Wykonawca, aby można było uznać, że spełnił on wymagania przedmiotu zamówienia w zakresie integracji. j) jeżeli oferowane rozwiązanie ma być zintegrowane z systemem Trezor, prosimy o wyjaśnienie jakie dane, w jakim kierunku i za pomocą jakiej technologii mają być integrowane z tym systemem oraz o wyjaśnienie w jaki sposób Zamawiający zapewni dokumentację API umożliwiającej taką integrację po stronie systemu TREZOR.
W specyfikacji jest mowa o tym, że Wykonawca dostarczy system, który będzie mógł być integrowany z innymi systemami: “Wykonawca dostarczy interfejs API oraz dokumentację do niego w zakresie pełnej obsługi dokumentów powodujących zobowiązania finansowe faktur i decyzji urzędowych.” Obecnie Zamawiający nie wymaga integracji z Systemami posiadanymi przez Zamawiającego, System ma mieć możliwość integracji w przyszłości, po to wymagane jest udokumentowane API.

Historia zmian

30.10.2018 — publikacja ogłoszenia
07.01.2019 — upływ terminu składania ofert
Janusz wypełni Twoje przetargiWgraj SWZ — dostaniesz warunki, wycenę i komplet dokumentów. 14 dni za darmo, bez karty.
Wypróbuj 14 dni