Po terminiePrzetarg nieograniczony · PN584791-2026
Dostawa i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Zarządzania – Białystok
Województwo Podlaskie22 aktualne · 172 w archiwum·NIP 5422542016·podlaskie
Składanie ofert: 23 października 2026 · Wadium: 200 000 zł
Przedmiot zamówienia
AIZamówienie jednoczęściowe — dostawa, wdrożenie i utrzymanie nowego Zintegrowanego Systemu Zarządzania (ZSZ UMWP) dla Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego i 13 jednostek organizacyjnych (razem ok. 1750 pracowników, z tego ok. 360 stałych użytkowników):
- 9 modułów obligatoryjnych (Finanse, Kadry, Płace, Ewidencja czasu pracy, Portal Pracowniczy, Fundusz Świadczeń Socjalnych, Gospodarczy, Administracyjny, Zgłoszeniowy) z licencją otwartą, wieczystą i nielimitowaną liczbą dostępów
- min. 2 serwery oraz min. 2 macierze all-flash z dyskami NVMe w klastrze synchronicznym, rozlokowane w 2 serwerowniach, wraz z oprogramowaniem systemowym, licencjami i dokumentacją LLD/HLD
- migracja danych z systemów Komax, Eurobudżet, AssetsNinja oraz systemów kadrowo-płacowych, finansowych i ewidencyjnych jednostek organizacyjnych (m.in. VULCAN, Info-system, Tytan, ETOB, Quorum, Progman, sNoca365, REWIZOR GT, SR-Regitech)
- integracje z e-Deklaracjami (PIT), PŁATNIK (ZUS), portalem sprawozdawczym GUS, BeSTi@/SJoBeSTi@, bazą TERYT, PFRON, PUE ZUS (e-zwolenia lekarskie), bankowością elektroniczną, KSEF, EZD RP (przez API), czytnikami RFID RIFID.S500U oraz podpisem kwalifikowanym
- uruchomienie środowisk produkcyjnego, testowo-szkoleniowego i zapasowego oraz przeprowadzenie testów akceptacyjnych (funkcjonalne, wydajnościowe, bezpieczeństwa, uprawnień)
- szkolenia administratorów i użytkowników UMWP i jednostek organizacyjnych (do 100 osób w module, grupy do 20 osób) oraz 2 sesje warsztatowe online dla Portalu Pracowniczego; wsparcie AI do generowania raportów (rozwiązanie lokalne, bez dostępu do internetu)
- usługa utrzymania systemu z pulą 1000 roboczogodzin rocznie przeznaczonych na rozbudowę i nowe funkcjonalności
- kompletna dokumentacja: podręczniki użytkownika i administratora dla każdego modułu, instrukcje stanowiskowe, materiały szkoleniowe, dokumentacja odtworzeniowa i powdrożeniowa (paczki instalacyjne, skrypty bazodanowe, lista haseł dostępowych w formacie KeePass)
Trudność: wysoka
Wielomodułowy system informatyczny z dostawą redundantnej infrastruktury serwerowej (klaster macierzy w dwóch serwerowniach), migracją danych z kilkunastu systemów źródłowych i integracjami z systemami zewnętrznymi (ZUS, GUS, US, KSEF, EZD), wdrażany równolegle w urzędzie i 13 jednostkach podległych.
Terminy realizacji
Termin realizacji zamówienia
85 miesięcy od dnia zawarcia umowy
85 miesięcy od dnia zawarcia umowy
Wdrożenie systemu (dostawa i wdrożenie)
24 miesiące od podpisania umowy
24 miesiące od podpisania umowy
Asysta techniczna i gwarancja
60 miesięcy od podpisania końcowego protokołu odbioru bez uwag i zastrzeżeń
60 miesięcy od podpisania końcowego protokołu odbioru bez uwag i zastrzeżeń
Warunki udziału
AI1Doświadczenie wdrożeniowe — co najmniej 1 usługa wdrożenia Zintegrowanego Systemu Zarządzania w zakresie minimum modułu finanse w instytucji zatrudniającej minimum 500 pracowników oraz jej jednostkach podległych zatrudniających łącznie co najmniej 100 osób, w ostatnich 5 latach (lub krótszym okresie prowadzenia działalności); doświadczenie z konsorcjum/spółki cywilnej tylko przy faktycznym wykonywaniu zakresu prac
2Kadra — obsługa ZSZ — dysponowanie co najmniej 10 osobami, z których każda posiada doświadczenie w obsłudze lub konserwacji lub naprawie błędów Zintegrowanego Systemu Zarządzania; mniejszej liczby osób nie dopuszcza się
Pozostałe 4 warunki po założeniu darmowego konta.
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena oferty brutto (C)wzór: najniższa/cena badanej × 60%
60%
Czas pełnego wdrożenia modułu kadry–płace (W)deklaracja terminu wdrożenia
20%
Zwiększenie ilości roboczogodzin (Z)max 2 500 h w asyście
20%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Rozbudowa infrastruktury bez limitu
OPZ rozdz. 8: przy obciążeniu powyżej 75% zasobów Wykonawca w ciągu 2 miesięcy rozbudowuje infrastrukturę na własny koszt; wyjaśnienia z 29.09.2026: „Zamawiający nie przewidział górnego limitu zobowiązania”.
Kara godzinowa za incydent
§ 7 ust. 1 pkt 4 IPU (Modyfikacja 18.09.2026): „za każdą godzinę zwłoki w przekazywaniu powiadomienia o incydencie – 10 000 zł”.
3 z 5 zamówień (60%) miało ≤1 ofert
Wzorzec niskiej liczby ofert u tego zamawiającego sugeruje, że postępowania mogą być formą faworyzowania konkretnego wykonawcy.
SWZ zmodyfikowany 13 dni po udostępnieniu dokumentów
Późna modyfikacja specyfikacji może sugerować dostosowanie wymagań pod konkretnego wykonawcę lub celowe utrudnienie konkurencji, która przygotowała ofertę na pierwotną wersję SWZ.
Kara za błąd krytyczny
§ 7 ust. 1 pkt 1 lit. a IPU: 0,1% łącznego wynagrodzenia brutto za każde rozpoczęte 24 h zwłoki w naprawie błędu krytycznego przy SLA 3 h zegarowych (OPZ rozdz. 4).
Próg uruchomienia waloryzacji
§ 8 ust. 4 pkt 2 i 5 IPU (Modyfikacja 18.09.2026): waloryzacja przy zmianie średniorocznego wskaźnika cen o nie mniej niż 15 pkt proc. (etapy 1–4) / 10 pkt proc. (etap 5); maksymalna zmiana wynagrodzenia do 15%.
Kary i sankcje
AI- Kary umowne (zał. nr 2, § 7 ust. 1; modyfikacja 18.09.2026): błąd krytyczny 0,1% brutto/24 h; wysoki 0,02%; niski 0,01%; zwłoka wdrożenia 0,01%/dobę
- Kary umowne: naruszenie poufności 50 000 zł; zwłoka powiadomienia o incydencie 10 000 zł/h; brak poprawki bezpieczeństwa 10 000 zł/24 h
- Kary umowne: odmowa audytu/współpracy z CSIRT 20 000 zł; brak funkcjonalności (§ 4 ust. 16) 10 000 zł; fałszywe oświadczenie Dostawcy Wysokiego Ryzyka 10% brutto
Pozostałe 3 zapisy o karach po założeniu darmowego konta.
Pytania i odpowiedzi
138Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1W związku z warunkiem udziału w postępowaniu dotyczącym wykazania wykonania w okresie ostatnich 5 lat co najmniej 2 usług polegających na wdrożeniu Zintegrowanego Systemu Zarządzania w zakresie minimum modułu finanse, w instytucji zatrudniającej minimum 800 pracowników oraz jej jednostkach podległych zatrudniających łącznie co najmniej 200 osób, przy którym przez Zintegrowany System Zarządzania Zamawiający rozumie wielomodułowe oprogramowanie wraz z dostarczoną na jego potrzeby infrastrukturę i licencjami, zwracamy się z wnioskiem o jego modyfikację poprzez zastąpienie wymogu wykazania dwóch usług wdrożenia Zintegrowanego Systemu Zarządzania następującym wymogiem: „ - wykonał w okresie ostatnich siedmiu lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie co najmniej 1 jedną usługę polegającą na wdrożeniu Zintegrowanego Systemu Zarządzania w zakresie minimum modułu finanse, w instytucji zatrudniającej minimum 800 pracowników oraz jej jednostkach podg
Pytanie jest bezprzedmiotowe. Zapisy zostały zmienione i opublikowane w dokumentach.
25) Maksymalna wartość zmiany wynagrodzenia Wykonawcy określonego w § 6 ust. 1 Umowy, w efekcie zastosowania postanowień dotyczących waloryzacji wynagrodzenia, wynosi 20% wartości brutto wynagrodzenia wskazanego w § 6 ust. 1 Umowy
Pytanie jest bezprzedmiotowe. Zapisy zostały zmienione i opublikowane w dokumentach.
3Czy Zamawiający obniży wysokość wygórowanych kar umownych przewidzianych w projektowanych postanowieniach umowy, mając na uwadze, że ich obecny wymiar jest niewspółmierny do charakteru i skali potencjalnych naruszeń, a tym samym może pozostawać w sprzeczności z zasadą proporcjonalności? Poniżej proponowane zmiany: Modyfikacja § 7 ust. 1 pkt 1 lit. a) i b) IPU poprzez zastąpienie odniesienia do „łącznego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 6 ust. 1 Umowy” odniesieniem do wartości rocznego wynagrodzenia ryczałtowego za świadczenie usługi asysty technicznej i gwarancji rozumianego jako 1/5 wynagrodzenia, o którym mowa w § 6 ust. 1 pkt 4 Umowy oraz obniżenie stawek kar do poziomu rynkowego, tj.: -za błąd krytyczny: 1% rocznego wynagrodzenia za asystę za każde rozpoczęte 24 godziny zwłoki; -za błąd wysoki: 0,5% rocznego wynagrodzenia za asystę za każde rozpoczęte 24 godziny zwłoki; -za błąd niski: 0,1% rocznego wynagrodzenia za asystę za każde rozpoczęte 24 godziny zwłoki. Modyfikacja § 7 ust. 1 pkt 4 IPU obni
Pytanie jest bezprzedmiotowe. Zapisy zostały zmienione i opublikowane w dokumentach.
4Umowa § 2 ust. 2 (w zw. z § 1 pkt 4-5) Prosimy o wyjaśnienie, czy § 2 ust. 2 odnosi się do momentuudzielenia licencji (§ 1 pkt 4) czy rozpoczęcia świadczenia usług asysty technicznej i gwarancji, o których mowa w § 1 pkt 5. Kiedy Zamawiający oczekuje udzielenia licencji?
Zamawiający oczekuje udzielenia licencji po zakończeniu realizacji etapów określonych w § 1 pkt 1)-3) Umowy będącej Załącznikiem nr 2 do SWZ.
5Ponadto wnosimy o skorygowanie Załącznika nr 4 stanowiącego wzór w/w oświadczenia bowiem zawiera sprzeczne zapisy dotyczące momentu oceny oświadczenia tj. załącznik mówi o ofertach w ramach niniejszego postępowania produkty a § 3 ust. 6 o dostarczonych produktach.
Zamawiający podtrzymuje zapisy Umowy doprecyzowując, że Wykonawca jest zobowiązany do złożenia oświadczenia na moment składania oferty (dla przedmiotu zamówienia) oraz w dniu dostarczenia przedmiotu zamówienia (w momencie podpisania protokołu odbioru).
6Czy Zamawiający zgodzi się na zmianę postanowienia w ten sposób, aby każda zmiana rekomendacji lub decyzji dotyczącej produktów, usług lub procesów ICT, powstała po terminie składania ofert i powodująca wzrost kosztów, zmianę technologii, zakresu lub harmonogramu, stanowiła podstawę odpowiedniej zmiany wynagrodzenia i terminu realizacji, bez ograniczenia wzrostu wynagrodzenia do 10%, o ile Wykonawca wykaże rzeczywisty wpływ takiej zmiany na realizację Umowy?
Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę zapisów Umowy.
7Ponadto czy Zamawiający wyrazi zgodę na zmianę § 3 ust. 7 Umowy poprzez zastąpienie sformułowania: „Zweryfikowane przez Zamawiającego wyliczenie może być podstawą do zmiany wynagrodzenia Wykonawcy” sformułowaniem: „Zweryfikowane i zaakceptowane przez Zamawiającego wyliczenie stanowi podstawę do odpowiedniej zmiany wynagrodzenia Wykonawcy, w zakresie, w jakim zmiana rekomendacji lub treść decyzji, o której mowa w ust. 7, wpływa na koszt realizacji zamówienia.”
§ 3 ust. 7 przyjmuje brzmienie: W przypadku, gdy w trakcie realizacji zamówienia rekomendacje ulegną zmianie, lub pojawią się nowe rekomendacje albo zostanie wydana decyzja, której mowa w ust. 4 pkt 2, Wykonawca zobowiązany jest zrealizować zamówienie w sposób uwzględniający treść nowych rekomendacji lub decyzji. W przypadku, gdy zmiana rekomendacji lub treść decyzji o której mowa w ust. 4 pkt 2 w ocenie Wykonawcy może spowodować zmianę kosztu realizacji zamówienia, którego Wykonawca nie mógł przewidzieć składając ofertę, Wykonawca jest zobowiązany niezwłocznie poinformować o tym Zamawiającego, przedstawiając wyliczenie z uzasadnieniem, w jaki sposób zmiana rekomendacji lub treść decyzji wpływa na koszt realizacji zamówienia. Zweryfikowane i zaakceptowane przez Zamawiającego wyliczenie stanowi podstawę odpowiedniej zmiany wynagrodzenia Wykonawcy, w zakresie, w jakim zmiana rekomendacji lub treść decyzji, o których mowa w ust. 7, wpływa na koszt realizacji zamówienia.
8Umowa § 4 ust. 1 pkt 2-3 Czy Zamawiający potwierdza, że oświadczenia Wykonawcy o zapoznaniu się ze wszystkimi uwarunkowaniami oraz braku okoliczności utrudniających realizację Umowy odnoszą się wyłącznie do informacji i uwarunkowań ujawnionych Wykonawcy w dokumentach zamówienia lub udostępnionych przed upływem terminu składania ofert i nie obejmują okoliczności, które zostaną ujawnione dopiero na etapie analizy przedwdrożeniowej?
Zamawiający potwierdza, że oświadczenia Wykonawcy o
9Czy Zamawiający potwierdza, że audyty bezpieczeństwa będą prowadzone w zakresie bezpośrednio związanym z realizacją Umowy, w godzinach pracy Wykonawcy, z poszanowaniem tajemnicy przedsiębiorstwa i praw osób trzecich, przez audytorów niebędących konkurentami Wykonawcy, bez dostępu do informacji dotyczących innych klientów, a częstotliwość audytów nie będzie nadmierna?
Zamawiający potwierdza, że audyty bezpieczeństwa będą prowadzone w zakresie bezpośrednio związane z realizacją Umowy, w godzinach pracy Wykonawcy, z poszanowaniem tajemnicy przedsiębiorstwa i praw osób trzecich, przez audytorów niebędących konkurentami Wykonawcy, bez dostępu do informacji dotyczących innych klientów, a częstotliwość audytów nie będzie nadmierna.
10Czy Zamawiający wyrazi zgodę na zmianę § 4 ust. 6 Umowy poprzez dostosowanie zakresu pojęcia „incydentu cyberbezpieczeństwa” do definicji ustawowych określonych w art. 2 ustawy o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa, tj. poprzez odniesienie obowiązku notyfikacyjnego Wykonawcy do zdarzeń mających negatywny wpływ na cyberbezpieczeństwo systemów informacyjnych, rozumiane jako zdarzenia naruszające poufność, integralność, dostępność lub autentyczność przetwarzanych danych lub związanych z nimi usług oferowanych przez te systemy?
§ 4 ust. 6 przyjmuje brzmienie: Wykonawca jest zobowiązany do powiadomienia Zamawiającego o każdym incydencie cyberbezpieczeństwa, w rozumieniu ustawy o Krajowym Systemie Cyberbezpieczeństwa, zaistniałym u Wykonawcy, który może mieć wpływ na poufność, dostępność, autentyczność lub integralność danych u Zamawiającego i działanie ZSZ UMWP lub też może w inny sposób negatywnie wpływać na Zamawiającego, w czasie nie dłuższym niż 24 godziny od jego wykrycia. W razie wystąpienia incydentu poważnego, Powiadomienie musi zawierać opis charakteru incydentu, jego potencjalny wpływa na system ZSZ UMWP i dane w tym systemie oraz informację o podjętych środkach zaradczych. Wykonawca zobowiązany jest do współpracy z właściwym zespołem CSIRT w celu usunięcia skutków incydentu.
11monitorować podatności w ZSZ UMWP, jego komponentach i środowisku. Zapis budzi również wątpliwości w zakresie RODO, gdy po zakończeniu umowy wygaśnie umowa PPDO umożliwiająca przetwarzanie danych osobowych, do jakich wykonawca musiałby mieć dostęp podczas monitorowania. Wnosimy o wykreślenie tego obowiązku w okresie 5 lat po zakończeniu umowy, względnie potwierdzenie, że termin 5 letni należy liczyć od dokonania wdrożenia, a nie upływu okresu asyst technicznej.
Wykonawca zobowiązuje się do monitorowania podatności w ZSZ UMWP, jego wszystkich komponentach, dostarczonym środowisku i niezwłocznego dostarczania aktualizacji bezpieczeństwa (patchy) przez cały okres obowiązywania umowy. W przypadku wykrycia krytycznej podatności, Wykonawca dostarczy poprawkę w czasie nie dłuższym niż 48 h.
12Umowa § 4 ust. 10 i 15 Czy w przypadku standardu równoważnego do ISO/IEC 27001 Zamawiający dopuści inne obiektywne dowody spełnienia wymagań, a nie wyłącznie certyfikat ISO?
Zgodnie z zapisem § 4 ust. 10 Wykonawca oświadcza, że ZSZ UMWP został zaprojektowany, wytworzony i jest utrzymywany zgodnie z zasadami security by design oraz security by default a procesy związane z jego wytwarzaniem ZSZ UMWP są zgodne z normą ISO/IEC 27001 lub równoważnym standardem bezpieczeństwa informacji.
13Umowa § 4 ust. 12 Czy Zamawiający wyrazi zgodę na zmianę § 4 ust. 12 Umowy poprzez usunięcie sformułowania „wszystkich możliwych środków bezpieczeństwa” i zastąpienie go obowiązkiem stosowania środków technicznych i organizacyjnych adekwatnych i proporcjonalnych do zidentyfikowanego ryzyka, ustalanych na podstawie przeprowadzonej analizy ryzyka przez Wykonawcę?
§ 4 ust. 12 przyjmuje brzmienie: Podczas pracy w środowisku Zamawiającego, Wykonawca oraz jego podwykonawcy zobowiązani są do zachowania środków bezpieczeństwa, zarówno technicznych jak i organizacyjnych adekwatnych do poziomu ryzyka, określone w politykach Zamawiającego.
14Umowa § 4 ust. 16 Prosimy o potwierdzenie, że skoro jest to minimalny zakres, to Zamawiający nie będzie oczekiwać funkcjonalności wykraczających poza załącznik 1
Poprzez zapisy w § 4 ust. 16 Zamawiający rozumie, że
15Umowa § 5 ust. 2 Wnosimy o określenie maksymalnej częstotliwości spotkań koordynacyjnych jakich może żądać, Zamawiający mając na uwagę, że obecne brzmienie przerzuca na Wykonawcę ryzyko nieograniczonego angażowania w czynności sprawozdawcze i organizacyjne nieobjęte wynagrodzeniem, mogące wpływać na tempo i koszt realizacji umowy. Względnie wnosimy o usunięcie tego zapisu.
Zamawiający podtrzymuje zapisy umowy. Doprecyzowuje jednak, że spotkania takie mogą odbywać się w formule on-line.
Historia zmian
25.08.2026 — ogłoszenie o zamówieniu
16.09.2026 — sprostowanie
16.10.2026 — wyjaśnienia i modyfikacja dokumentacji (1 dokument z wyjaśnieniami · 1 modyfikacja dokumentacji)
23.10.2026 — modyfikacja dokumentacji (2 modyfikacje dokumentacji)
23.10.2026 — upływ terminu składania ofert