Podstawowy z negocjacjami2026/BZP 00509438/01
Dostęp do obiektów sportowo-rekreacyjnych – Białystok
Uniwersytet w Białymstoku17 aktualnych · 404 w archiwum·NIP 5422383747·podlaskie
Przedmiot zamówienia
AIUsługa zapewnienia dostępu do obiektów sportowo-rekreacyjnych oraz zajęć sportowo-rekreacyjnych na terenie województwa podlaskiego dla pracowników Uniwersytetu w Białymstoku, osób im towarzyszących oraz dzieci pracowników. Wykonawca udostępnia imienne karty wstępu (fizyczne oraz w aplikacji mobilnej) uprawniające do korzystania z oferty obiektów partnerskich, a także zapewnia obsługę administracyjną programu, w tym zamawianie kart i duplikatów, aktywację i dezaktywację oraz raportowanie.
Trudność: niska
Standardowa usługa dostępu do infrastruktury sportowo-rekreacyjnej o ograniczonym zakresie i jednorodnym charakterze, bez złożonych wymagań technicznych.
Terminy realizacji
Okres realizacji
12 miesięcy
12 miesięcy
Warunki udziału
AI1Doświadczenie — min. 1 umowa dostępu do obiektów i zajęć sportowo-rekreacyjnych dla min. 120 osób, w ostatnich 3 latach (lub okres działalności); świadczenie niezrealizowane — zrealizowana część ≥ 6 miesięcy
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena
90%
Liczba obiektów sportowych prowadzących zajęcia sportowo-rekreacyjne na terenie województwa podlaskiegoliczba wszystkich placówek dostępnych w ramach abonamentu
10%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
SWZ zmodyfikowany 8 dni po udostępnieniu dokumentów
Późna modyfikacja specyfikacji może sugerować dostosowanie wymagań pod konkretnego wykonawcę lub celowe utrudnienie konkurencji, która przygotowała ofertę na pierwotną wersję SWZ.
Pytania i odpowiedzi
40Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Dotyczy: umowy powierzenia – wzór wykonawcy
Zwracamy się z uprzejmą prośbą o informację, czy Zamawiający dopuszcza podpisanie umowy powierzenia na wzorze Wykonawcy, tj. Administratora?
Informujemy, iż dobrą praktyką jest zawieranie umowy powierzenia na wzorze dostarczonym przez Administratora, a nie Procesora, gdyż to Administrator określa cel i środki w ramach powierzenia i jest „właścicielem danych”.
Zamawiający informuje, że umowa powierzenia powinna być zawarta na wzorze załączonym do wzoru umowy. Wzór umowy został przygotowany zgodnie z art. 28 RODO. W ramach zadawanych pytań Wykonawcy mogą zgłaszać wnioski i uwagi do treści zaproponowanej umowy powierzenia.
1W nawiązaniu do kryterium „liczba obiektów sportowych prowadzących zajęcia sportowo-rekreacyjne na terenie województwa podlaskiego (O)” zwracamy się z uprzejmą prośbą do Zamawiającego potwierdzenie, że Wykonawcy powinni przedstawić liczbę obiektów, w którym przynajmniej jedna usługa na podstawie karnetu jest realizowana bez żadnych dopłat ze strony Użytkownika.
Wprowadzenie wnioskowanego wyjaśnienia jest kluczowe dla zapewnienia zasady uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców, a także dla umożliwienia Zamawiającemu dokonania obiektywnej i porównywalnej oceny złożonych ofert. Z perspektywy celu, jaki przyświeca Zamawiającemu przy konstruowaniu kryterium „liczba obiektów sportowych prowadzących zajęcia sportowo-rekreacyjne na terenie województwa podlaskiego (O)”, kluczowe znaczenie ma realna dostępność oraz wartość użytkowa oferowanej usługi dla Użytkowników. Istotą zamówienia na świadczenie usług sportowo-rekreacyjnych jest zapewnienie Użytkownikom swobodnego dostępu do jak najszerszej bazy obiektów bez konieczności ponoszenia przez nich dodatkowych kosztów osobistych przy standardowym korzystaniu z podstawowych usług.
Zamawiający wymaga wskazania liczby wszystkich placówek sportowych dostępnych dla użytkowników w ramach abonamentu.
1W nawiązaniu do odpowiedzi na pytania nr 5 i 8 z dnia 6.11.2026 zwracamy się z prośbą o jednoznaczne potwierdzenie, że Zamawiający wymaga, aby każdy Wykonawca zapewnił wszystkim Użytkownikom możliwość korzystania z obu form weryfikacji, tj. imiennej karty fizycznej oraz aplikacji mobilnej, jako dwóch równorzędnie dostępnych i funkcjonujących rozwiązań. W szczególności prosimy o potwierdzenie, że wymaganie Zamawiającego nie zostanie uznane za spełnione w przypadku, gdy Wykonawca zapewni wyłącznie jedną z wymienionych form weryfikacji, pozostawiając Użytkownikowi jedynie możliwość wyboru pomiędzy kartą fizyczną a aplikacją mobilną. Zależy nam na zapewnieniu wszystkim Użytkownikom rzeczywistego dostępu do obu rozwiązań, przy jednoczesnym zachowaniu możliwości wyboru sposobu weryfikacji podczas wizyty w obiekcie sportowym. Prosimy również o potwierdzenie, że obie formy muszą być dostępne i honorowane we wszystkich obiektach wykazanych w ofercie.
Zamawiający potwierdza, że Wykonawcy są zobowiązani zapewnić Użytkownikom Zamawiającego zamienne korzystanie z obu sposobów weryfikacji Użytkownika w obiekcie partnerskim Wykonawcy (tj. z fizycznej imiennej karty i aplikacji mobilnej), z zastrzeżeniem, że Wykonawca powinien zapewnić każdemu użytkownikowi, jako podstawową formę weryfikacji fizyczną kartę imienną, a korzystanie z aplikacji mobilnej pozostaje do decyzji użytkownika.
2W nawiązaniu do odpowiedzi na pytania nr 6 i 7 z dnia 6.11.2026 zwracamy się z prośbą o ponowne rozważenie kwestii zakresu danych osobowych pozyskiwanych od Użytkowników programu sportowego. Zamawiający wskazał, że dopuszcza pozyskiwanie bezpośrednio od Użytkowników numeru PESEL, daty urodzenia oraz numeru telefonu, jeżeli dane te są wymagane do korzystania z karty mobilnej. W naszej ocenie takie rozwiązanie może prowadzić do nieuzasadnionego rozszerzenia zakresu przetwarzanych danych osobowych, szczególnie w sytuacji, gdy dostęp do usług sportowo-rekreacyjnych może być zapewniony przy wykorzystaniu innych metod identyfikacji Użytkownika. W związku z powyższym prosimy o potwierdzenie, że Zamawiający nie dopuszcza pozyskiwania ani wymagania od Użytkowników przez Wykonawcę danych w postaci:
• numeru PESEL,
• daty urodzenia,
• prywatnego numeru telefonu.
Prosimy również o potwierdzenie, że powyższe ograniczenie dotyczy zarówno danych przekazywanych za pośrednictwem Zamawiającego, jak i danych pozyskiwanych bezpośrednio od Użytkowników, niezależnie od wybranej formy weryfikacji, w tym również na potrzeby aktywacji i korzystania z aplikacji mobilnej.
Jednocześnie prosimy o potwierdzenie, że Wykonawca powinien zapewnić funkcjonowanie aplikacji mobilnej w sposób niewymagający podawania wskazanych danych, np. z wykorzystaniem imienia, nazwiska oraz adresu poczty elektronicznej.
W naszej ocenie wymóg zapewnienia dwóch form weryfikacji nie powinien prowadzić do konieczności pozyskiwania dodatkowych danych osobowych, które nie są niezbędne do realizacji przedmiotu zamówienia.
Zamawiający podtrzymuje stanowisko przedstawione w odpowiedzi na pytania nr 6 i 7. Zakres danych osobowych zbieranych od użytkowników na potrzeby korzystania z karty mobilnej, w tym ewentualne zbieranie numeru PESEL, dat urodzenia, numeru telefonu pozostaje w gestii Wykonawcy. Zamawiający nie narzuca w tym zakresie konkretnych rozwiązań technicznych ani organizacyjnych i nie zamierza ingerować w sposób, w jaki Wykonawca skonstruował swój system pod warunkiem, że jest on zgodny z obowiązującymi przepisami prawa. Wykonawca, który samodzielnie ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych użytkowników w ramach swojego systemu, występuje w tym zakresie jako administrator danych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO i ponosi pełną odpowiedzialność za zgodność przetwarzania z przepisami RODO, w tym za zapewnienie podstawy prawnej przetwarzania, przestrzeganie zasady minimalizacji danych, tj. zbieranie wyłącznie danych adekwatnych, stosownych i niezbędnych do celów, w jakich są przetwarzane, jak również za ocenę, czy przetwarzanie wymaganych od użytkowników danych jest w danym przypadku niezbędne i uzasadnione. W związku z powyższym Zamawiający nie przesądza, czy zbieranie numeru PESEL, daty urodzenia, numeru telefonu na potrzeby korzystania z karty mobilnej jest zasadne lub nadmiarowe. Ocena ta należy do Wykonawcy jako administratora danych.
2Czy Zamawiający zgadza się na zmianę treści postanowienia § 6 ust. 12 Umowy poprzez wskazanie, iż w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w realizacji uzgodnionych warunków Umowy, które nastąpiły tylko i wyłącznie z winy Wykonawcy, może być podstawą do wniosku o zmianę sposobu wykonania Umowy? Aktualne zapisy umowy są tak skonstruowane, że przewidują solidarną odpowiedzialność Wykonawcy za działania i zaniechania osób trzecich jakimi są partnerzy będący właścicielami lub podmiotami/osobami zarządzającymi obiektami sportowo-rekreacyjnymi lub świadczącymi usługi sportowo-rekreacyjne. Wykonawca nie ma wpływu na działania i zaniechania tychże partnerów. Wykonawcę wiąże z partnerami umowa i jej naruszenie ma swoje konsekwencje w postaci sankcji przewidzianych w tychże umowach z rozwiązaniem natychmiastowym umowy włącznie. W postanowieniach dotyczących nakazanie zmiany sposobu wykonania Umowy powinno znaleźć się wprost twierdzenie, że za nieprawidłowe wykonanie Umowy winę ponosi tylko i wyłącznie Wykonawca. Wykonawca nie powinien być obciążany odpowiedzialnością np. za zamknięcie pływalni z powodu zanieczyszczenia wody, brak prądu w obiekcie lub inne przyczyny, na które nie ma żadnego wpływu. Wykonawca może i powinien ponosić odpowiedzialność za swoje działania i zaniechania, w wyniku których, Użytkownik nie mógł skorzystać z Karty np. awaria systemu Wykonawcy, wadliwa Karta itp.
Zamawiający nie wyraża zgody.
2Zwracamy się z prośbą do Zamawiającego o udzielenie informacji, jaki jest planowany stopień dofinansowania kart sportowych przez Zamawiającego (np. procentowy udział w cenie karty lub stała kwota dopłaty do jednego pracownika)? Informacja ta jest niezbędna do prawidłowego skalkulowania oferty cenowej oraz przedstawienia optymalnych wariantów pakietów sportowych.
Zamawiający nie określał w OPZ kwoty finansowania z ZFŚS. Pracownik może otrzymać dofinansowanie do swojej karty sportowej zgodnie z przepisami wewnętrznymi Uniwersytetu w Białymstoku. Na ten moment nie jest znana informacja, dotycząca kwoty dofinansowania kart sportowych na 2027 rok.
3W nawiązaniu do odpowiedzi na pytanie nr 18 z dnia 06.11.2026, w której Zamawiający wskazał, że Użytkownik karty limitowanej obejmującej 8 wejść miesięcznie nie ma limitu dziennego ani tygodniowego w zakresie wykorzystania karty, zwracamy się z prośbą o ponowne rozważenie tego wymagania. Informujemy, że na rynku funkcjonują różne modele kart sportowych, w tym karty limitowane, w których oprócz określonej liczby wejść w miesiącu obowiązuje również limit dzienny korzystania z usług sportowo-rekreacyjnych. Wykonawca posiada w swojej ofercie tego rodzaju rozwiązanie, które zapewnia Użytkownikom dostęp do szerokiej sieci obiektów sportowych, jednak z określonym limitem liczby wejść w ciągu jednego dnia.
W związku z powyższym prosimy o potwierdzenie, że Zamawiający dopuści możliwość zaoferowania kart limitowanych, w których obowiązuje określona miesięczna liczba wejść oraz dodatkowy limit dzienny korzystania z usług, np. jedno wejście dziennie. Jednocześnie prosimy o potwierdzenie, że zaoferowanie takiego wariantu karty nie będzie stanowiło podstawy do uznania oferty za niezgodną z warunkami zamówienia. Wskazujemy, że dopuszczenie różnych modeli kart limitowanych pozwoli na zwiększenie konkurencyjności postępowania i umożliwi udział Wykonawcom oferującym rozwiązania o zróżnicowanych zasadach korzystania z usług, przy jednoczesnym zachowaniu określonej liczby wejść w ramach abonamentu.
Zamawiający dokonuje zmiany odpowiedzi na zapytanie 18. Użytkownik karty sportowej z limitowaną ilością wejść tj. 8 wejść w ciągu miesiąca może skorzystać 8 razy w miesiącu, ale nie więcej niż raz dziennie.
3Czy Zamawiający zgadza się na zmianę treści postanowienia § 10 ust. 3 pkt 2) i 3) Umowy w ten sposób, że Zamawiający będzie uprawniony do wypowiedzenia Umowy w trybie tam wskazanym, na podstawie przesłanek tam wskazanych, ale dopiero po bezskutecznym upływie 7-dniowego terminu wyznaczonego Wykonawcy na piśmie, do wyjaśnienia lub naprawy stwierdzonych naruszeń?
Dyspozycja postanowienia § 10 ust. 3 pkt 2) i 3) Umowy dotycząca możliwości rozwiązania Umowy przez Zamawiającego w trybie jej wypowiedzenia jest bardzo rygorystyczna i nie daje możliwości Wykonawcy na naprawę ewentualnych naruszeń, bądź wykazania, że stwierdzone nienależyte wykonywanie Umowy jest wynikiem działań lub okoliczności niezależnych od Wykonawcy. Istotą zastosowania instytucji rozwiązania od umowy jest funkcja anihilacyjna umowy, kiedy inne środki prawne nie skutkują. Zdaniem Wykonawcy, w omawianym przypadku uprzednie wezwanie Wykonawcy do prawidłowego wykonania Umowy w terminie 7 dni lub odniesienie się do twierdzeń Zamawiającego i wykazanie, że wina nie leży po stronie Wykonawcy, pod rygorem wypowiedzenia Umowy, powinno być tym środkiem prewencyjnym, który da możliwość Wykonawcy odniesienia się do zarzutów Zamawiającego lub niezwłocznego naprawienia uchybień. Wykonawca chciałby mieć możliwość odniesienia się do zarzutów Zamawiającego lub też naprawy naruszenia, tym bardziej, że katalog ewentualnych naruszeń jest otwarty i każde, nawet najbardziej błahe naruszenie z punktu widzenia Wykonawcy, może być uznane za rażące po stronie Zamawiającego i stanowić podstawę rozwiązania umowy oraz obarczenia Wykonawcy karą umowną.
Zamawiający nie wyraża zgody.
Historia zmian
29.10.2026 — publikacja ogłoszenia
06.11.2026 — modyfikacja dokumentacji (5 modyfikacji dokumentacji)