Ile czasu mija od wygrania przetargu do podpisania umowy? Dane z 1000 postępowań

Jak liczyliśmy

Ogłoszenie o wyniku postępowania w Biuletynie Zamówień Publicznych podaje datę zawarcia umowy, ale nie podaje dnia, w którym zamawiający ogłosił zwycięzcę. Ten dzień da się znaleźć na stronie postępowania, gdzie zamawiający zamieszcza informację o wyborze najkorzystniejszej oferty.

Dlatego postąpiliśmy tak:

1. Z ogłoszeń o wyniku opublikowanych w BZP od kwietnia do października 2026 r. wylosowaliśmy 1000 przetargów krajowych (poniżej progów unijnych) bez podziału na części, prowadzonych na platformie e-Zamówienia i zakończonych podpisaniem umowy.
2. Dla każdego pobraliśmy z e-Zamówień listę dokumentów postępowania z datą ich dodania.
3. Wśród nich znaleźliśmy informację o wyborze oferty — zamawiający nazywają ją różnie, np. „Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty” albo „Zawiadomienie o wyborze oferty”.
4. Policzyliśmy dni między dodaniem tej informacji a datą zawarcia umowy z ogłoszenia w BZP.

Informację o wyborze znaleźliśmy w 917 przetargach. W pozostałych zamawiający nie zamieścił jej na platformie albo nazwał ją tak, że nie dało się jej jednoznacznie rozpoznać. Poprawność dopasowań sprawdziliśmy ręcznie na losowych przykładach.

Liczymy w dniach kalendarzowych. Za dzień wyboru przyjmujemy dzień dodania dokumentu na platformę. Zamawiający ma udostępnić tę informację niezwłocznie po wyborze, więc data dodania jest bliska dniu wysłania zawiadomienia wykonawcom. Wyniki dotyczą przetargów prowadzonych na e-Zamówieniach — na innych platformach terminy mogą się nieco różnić, choć przepisy są te same.

Kontekst dla całej drogi od terminu składania ofert do umowy dają dane z ponad 15 tys. ogłoszeń o wyniku z BZP z kwietnia–października 2026 r. i sprawozdanie Prezesa UZP za 2025 r. Przepisy cytujemy według tekstu jednolitego Pzp (Dz.U. 2026 poz. 793).

Co mówią przepisy: od wyboru oferty do umowy krok po kroku

Prawo zamówień publicznych dokładnie opisuje, co musi się wydarzyć między wyborem oferty a podpisaniem umowy (artykuły bez innego oznaczenia pochodzą z Pzp):

1. Wybór oferty w terminie związania ofertą. Zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę przed upływem terminu związania ofertą (art. 252 ust. 1). W przetargach krajowych ten termin trwa najwyżej 30 dni od terminu składania ofert (art. 307 ust. 1), w przetargach powyżej progów unijnych — najwyżej 90 dni, a przy największych zamówieniach 120 dni (art. 220 ust. 1). Gdy wybór się opóźnia, zamawiający jeszcze przed upływem terminu jednokrotnie prosi wykonawców o jego przedłużenie (art. 307 ust. 2, art. 220 ust. 3), a gdy termin już minął — o zgodę na wybór oferty (art. 252 ust. 2).
2. Zawiadomienie o wyborze. Niezwłocznie po wyborze zamawiający informuje jednocześnie wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty: kto wygrał, ile punktów dostała każda oferta w poszczególnych kryteriach i dlaczego odrzucono oferty (art. 253 ust. 1). Informację o wyborze zamieszcza też na stronie prowadzonego postępowania (art. 253 ust. 2).
3. Czas na odwołania. Umowy nie wolno podpisać wcześniej niż 5 dni od przesłania zawiadomienia drogą elektroniczną albo 10 dni, gdy wysłano je inaczej (art. 308 ust. 2). W przetargach unijnych to odpowiednio 10 albo 15 dni (art. 264 ust. 1). W tym czasie przegrani mogą wnieść odwołanie do KIO.
4. Wyjątki od czekania. Umowę można podpisać wcześniej, jeśli w trybie podstawowym złożono tylko jedną ofertę, a także przy negocjacjach bez ogłoszenia i umowach ramowych (art. 308 ust. 3). W przetargach unijnych dotyczy to m.in. przetargu nieograniczonego z jedną ofertą (art. 264 ust. 2).
5. Odwołanie wstrzymuje podpisanie. Gdy ktoś wniesie odwołanie, zamawiający nie może zawrzeć umowy, dopóki KIO nie ogłosi wyroku albo postanowienia kończącego sprawę (art. 577). Może jedynie wnioskować do Izby o uchylenie tego zakazu (art. 578).
6. Formalności przed podpisaniem. Jeśli zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy, zwycięzca wnosi je przed zawarciem umowy, chyba że dokumenty zamówienia przewidują inny termin (art. 449 ust. 3). Od konsorcjum zamawiający może zażądać kopii umowy regulującej współpracę jego członków (art. 59). Do tego dochodzą dokumenty, które SWZ każe złożyć przed podpisaniem umowy.
7. Podpisanie umowy. Umowa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 432). Formie pisemnej jest równoważna forma elektroniczna, czyli dokument z kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 78¹ Kodeksu cywilnego), więc umowę można podpisać zdalnie.
8. Gdy zwycięzca nie podpisze. Jeśli wybrany wykonawca odmówi podpisania umowy na warunkach z oferty albo nie wniesie zabezpieczenia, zamawiający zatrzymuje jego wadium (art. 98 ust. 6 pkt 2). Może też wybrać kolejną ofertę albo unieważnić postępowanie (art. 263, art. 255 pkt 7).
9. Po podpisaniu. Zamawiający publikuje ogłoszenie o wyniku postępowania: w przetargach krajowych w BZP najpóźniej 30 dni po zakończeniu postępowania (art. 309 ust. 1), w unijnych w tym samym terminie przekazuje je do publikacji w Dzienniku Urzędowym UE (art. 265 ust. 1).

Ustawa nie określa natomiast, ile najdłużej może minąć od wyboru oferty do podpisania umowy. Wyznacza tylko minimum — czas na odwołania — i wymaga, żeby wybór nastąpił w terminie związania ofertą. Ile dni minie później, zależy od zamawiającego i od tego, jak szybko zwycięzca dopełni formalności. Dlatego warto zobaczyć, jak wygląda to w praktyce.

Ile czasu mija od wyboru oferty do podpisania umowy

Mediana, czyli wartość środkowa, to 9 dni: w połowie przetargów umowę podpisano szybciej, w połowie później. Rozkład:

W przetargach krajowych umowę wolno podpisać najwcześniej po 5 dniach, więc typowy zamawiający robi to kilka dni po upływie tego minimum. Co czwarty — od razu, gdy tylko termin minie, czyli 5–7 dni po wyborze.

Od czego zależy czas

Liczba ofert. Gdy wpłynęła tylko jedna oferta, zamawiający nie musi czekać 5 dni, bo nie ma konkurentów, którzy mogliby się odwołać. Mediana spada wtedy do 7 dni, a co trzecia taka umowa jest podpisana w ciągu 4 dni. Przy co najmniej dwóch ofertach mediana wynosi 10 dni. Niemal wszystkie umowy podpisane szybciej niż 5 dni po wyborze to właśnie przetargi z jedną ofertą.

Rodzaj i wartość zamówienia mają niewielkie znaczenie. Mediana wynosi 10 dni w robotach budowlanych, 8 w dostawach i 9 w usługach. Między zamówieniami poniżej i powyżej 0,5 mln zł różnica to jeden dzień. Przy dofinansowaniu z UE mediana jest nieco wyższa — 11 dni.

Odwołania odpowiadają tylko za część najdłuższych przypadków. Ponad miesiąc po wyborze umowę podpisano w 47 przetargach z próby. Tylko w 4 z nich przyczynę widać w dokumentach postępowania: raz było to odwołanie do KIO, trzy razy unieważnienie wyboru i ponowny wybór oferty. W pozostałych przyczyny nie da się odczytać z dokumentów — może to być oczekiwanie na zabezpieczenie, uzupełnianie dokumentów przez wykonawcę albo sprawy po stronie zamawiającego.

Ile trwa przetarg: od terminu składania ofert do umowy

Czas po wyborze to mniej więcej druga połowa drogi. W tej samej próbie od terminu składania ofert do informacji o wyborze mijało zwykle 12 dni, a do podpisania umowy — 24 dni. Na ponad 15 tys. ogłoszeń o wyniku z BZP wychodzi niemal to samo (25 dni), więc próba dobrze odzwierciedla rynek.

Na całej drodze różnice między zamówieniami są już wyraźne (dane z ponad 15 tys. ogłoszeń):

• w dostawach umowa jest podpisywana zwykle po 21 dniach od terminu składania ofert, w usługach po 26, w robotach budowlanych po 28,
• przy zamówieniach powyżej 5 mln zł — po 36 dniach,
• przy jednej ofercie — po 18 dniach, przy pięciu i więcej — po 29.

Ocena ofert jest też mniej przewidywalna niż czas po wyborze. W co czwartym przetargu zajęła 20 dni lub dłużej. W 9% wybór nastąpił później niż 30 dni po terminie składania ofert, czyli po maksymalnym terminie związania ofertą w przetargach krajowych — zamawiający musiał wtedy prosić wykonawców o przedłużenie tego terminu albo o zgodę na wybór.

Sprawozdanie UZP pokazuje, że całe postępowania się wydłużają: średni czas trwania postępowania poniżej progów unijnych wzrósł z 41 dni w 2024 r. do 50 dni w 2025 r., a mediana wyniosła 36 dni. Według mediany najdłużej trwały postępowania na roboty budowlane (44 dni).

Co z tego wynika

Przepisy wyznaczają minimum, praktyka dokłada kilka dni. Czas od wyboru do umowy niewiele zależy od branży i wartości zamówienia. Wyznacza go przede wszystkim ustawowy czas na odwołania, do którego zamawiający doliczają zwykle kilka dni na formalności. Zwycięzca może więc przyjąć, że umowę podpisze najczęściej w drugim tygodniu po ogłoszeniu wyniku.

Na formalności zostaje zwykle około tygodnia. Zabezpieczenie, umowa konsorcjum, polisa czy dokumenty wymagane przed podpisaniem muszą być gotowe w ciągu kilku dni od wyboru. Kto zaczyna je załatwiać dopiero po ogłoszeniu wyniku, ryzykuje, że to on będzie przyczyną opóźnienia — a w skrajnym przypadku straci wadium.

Niepewność jest przed wyborem, nie po nim. To ocena ofert, a nie podpisanie umowy, decyduje o tym, kiedy zamówienie wystartuje. Zdarza się też, że zamawiający potrzebują na nią więcej czasu, niż pozwala termin związania ofertą.

O wygranej konkurenta z BZP dowiesz się za późno. Ogłoszenie o wyniku pojawia się w BZP zwykle tydzień po podpisaniu umowy, czyli po upływie czasu na odwołanie. Kto chce zareagować na wybór oferty — na przykład odwołaniem — musi śledzić stronę postępowania, a nie Biuletyn.

Wygrany przetarg: co dalej i jak się przygotować

• Zabezpieczenie przygotuj przed wyborem oferty. Ustal wcześniej z bankiem albo ubezpieczycielem warunki gwarancji, żeby po wygranej zostało tylko jej wystawienie. Więcej w poradniku o zabezpieczeniu należytego wykonania umowy.
• Sprawdź w SWZ, co trzeba złożyć przed podpisaniem umowy. Bywa to np. kosztorys, harmonogram, polisa OC albo umowa konsorcjum.
• Planuj start realizacji realnie. Licz około 3–4 tygodni od terminu składania ofert do umowy, a przy dużych zamówieniach i wielu ofertach — więcej.
• Jeśli zamawiający poprosi o przedłużenie terminu związania ofertą, pamiętaj o wadium. Zgoda na dłuższy termin oznacza też przedłużenie ważności wadium albo wniesienie nowego (art. 307 ust. 4 Pzp).
• Jeśli przegrałeś, działaj od razu po informacji o wyborze. Termin na odwołanie biegnie od jej przesłania, a nie od ogłoszenia w BZP. Jak sprawdzić, kto wygrał i za ile, piszemy w osobnym poradniku.