RozstrzygniętyPodstawowy bez negocjacji2026/BZP 00430483/01
Dostęp do obiektów sportowo-rekreacyjnych – Olsztyn
Województwo Warmińsko-Mazurskie5 aktualnych · 144 w archiwum·NIP 7392965551·warmińsko-mazurskie
Rozstrzygnięcie
Kto wygrał, za ile i ilu było chętnych.
WygrałaMEDICOVER SPORT Sp. z o.o.
NIP zwycięzcy5252354272
Kwota oferty368 640,00 zł
Złożonych ofert2
Widełki ofert368 640,00 zł – 453 120,00 zł
Najtańsza oferta wygrałatak
Przedmiot zamówienia
AI- Usługa (jednoczęściowa): dostęp sportowo-rekreacyjny dla 150–320 pracowników Urzędu Marszałkowskiego, w formie miesięcznego abonamentu z kartą imienną (fizyczną lub elektroniczną), rozpoczęcie od 01.01.2027 r., do 31.12.2027 r. lub wykorzystania wartości umowy.
- Obiekty w województwie warmińsko-mazurskim (z wyłączeniem Olsztyna, Elbląga, Ełku): min. 50 aktywnych obiektów, w tym min. 5 z basenem, 5 z siłownią/sauną/fitness.
- Obiekty w Olsztynie: min. 30 aktywnych obiektów, w tym min. 3 z basenem, 3 z siłownią/sauną/fitness.
- Obiekty w Elblągu: min. 10 aktywnych obiektów, w tym min. 1 z basenem, 1 z siłownią/sauną/fitness.
- Obiekty w Ełku: min. 5 aktywnych obiektów, w tym min. 1 z siłownią/fitness.
- Dodatkowe obiekty i usługi w całej Polsce: aerobik, aqua-aerobik, groty solne, nauka tańca, lodowiska, ścianki wspinaczkowe, parki linowe, parki trampolin, pilates, joga, sztuki walki, squash.
- Warunki dostępu: bezlimitowany czasowo (min. 45 min/usługę), w godzinach otwarcia obiektów, bez dopłat (dopłaty max 30 zł w max. 40% obiektów); weryfikacja wyłącznie imieniem i nazwiskiem.
- Karty i administracja: wydanie imiennych kart w ciągu 5 dni od otrzymania listy pracowników (koszt Wykonawcy), duplikaty bezpłatne, reklamacje rozpatrzone w 5 dni; stała cena karty przez cały okres umowy, nowe usługi/obiekty bez podwyżki.
Trudność: średnia
Zamówienie wymaga udokumentowanej sieci partnerów sportowych w całej Polsce z konkretnymi minimumami obiektów w czterech lokalizacjach i zapewnienia ciągłego zarządzania kartami dla zmiennego grona pracowników, przy jednoczesnym braku wymagań technicznych dla sprzętu.
Terminy realizacji
Termin realizacji
Od zawarcia umowy do 31.12.2027 r. (lub wykorzystanie całkowitej wartości umowy)
Od zawarcia umowy do 31.12.2027 r. (lub wykorzystanie całkowitej wartości umowy)
Warunki udziału
AI1Warunki udziału: Zamawiający nie określa warunków udział — u w postępowaniu.
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena
60%
Dodatkowa liczba obiektów na terenie województwa (poza Olsztynem, Elblągiem, Ełkiem)powyżej 50 obiektów
20%
Dodatkowa liczba obiektów na terenie miasta Olsztynapowyżej 30 obiektów
10%
Dodatkowa liczba obiektów na terenie miasta Elblągapowyżej 10 obiektów
5%
Dodatkowa liczba obiektów na terenie miasta Ełkpowyżej 5 obiektów
5%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Brak istotnych sygnałów ostrzegawczych.
Pytania i odpowiedzi
9Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Prosimy o potwierdzenie, iż z uwagi na bezpieczeństwo i ochronę prywatności użytkowników abonamentów, a także z uwagi na minimalizację zakresu przetwarzanych danych osobowych w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia, Zamawiający nie dopuszcza by Wykonawca wymagał pobierania od Zamawiającego ani bezpośrednio od Użytkowników takich danych jak numer PESEL i pełna data urodzenia. Zgodnie z zasadą minimalizacji danych wyrażoną w art. 5 RODO dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Zbieranie danych osobowych zawsze musi mieć uzasadnienie dla celu w jakim są zbierane oraz być niezbędne dla jego realizacji. W ocenie Benefit Systems pozyskiwanie numeru PESEL lub daty urodzenia od użytkowników abonamentów sportowych przeczy zasadzie minimalizacji danych. Tak więc numer PESEL i data urodzenia użytkowników tych produktów jest daną nadmiarową z perspektywy Benefit Systems jako dostawcy abonamentów sportowych. Wykonawca posiada wieloletnie doświadczenie na rynku kart sportowo-rekreacyjnych i zapewnia, iż zamówienie może zostać zrealizowane bez podawania przez Użytkowników powyższych nadmiarowych danych. Brak chęci podania takich danych jak PESEL i data urodzenia nie powinno warunkować możliwości skorzystania z programu sportowo-rekreacyjnego.
Zamawiający informuje, że zgodnie z pkt. 20 OPZ powierzy Wykonawcy do przetwarzania dane osobowe Pracowników obejmujące: imię i nazwisko, data urodzenia, adres e-mail, numer karty pracownika, rodzaj karty, nazwa i siedziba pracodawcy. Natomiast zgodnie z pkt. 17 OPZ sposób weryfikacji wejść do obiektów podczas korzystania z programu sportowego nie może wymagać od uczestnika podawania innych danych (takich jak np.: numer telefonu, adres e-mail, PESEL, odciski linii papilarnych itp.), oprócz imienia i nazwiska.
2Prosimy o potwierdzenie, że Zamawiający nie zgadza się na wykluczenie z przedmiotu zamówienia Pracowników, którzy nie wyrażą zgody na podanie tak osobistych danych jak numer PESEL lub data urodzenia. W ocenie Wykonawcy, w celu świadczenia usług sportowo-rekreacyjnych, nie ma potrzeby przekazywania powyższych danych (innych niż imię i nazwisko oraz adres email w przypadku dostępu na podstawie aplikacji). Zgodnie ze stanowiskiem UODO („Ochrona danych osobowych w miejscu pracy Poradnik dla pracodawców") niedopuszczalne jest przetwarzanie danych tylko w celu zabezpieczenia się przed ewentualnym przyszłym i niepewnym roszczeniem osoby, której dotyczą. W konsekwencji należy przyjąć, iż przetwarzanie powyższych danych nie jest niezbędne wobec celu jakim jest zapewnienie użytkownikom dostępu do obiektów sportowych, a więc i zgodnie ze wspomnianą zasadą minimalizacji, powyższe dane, nie powinna być przetwarzane. Użytkownik może odmówić przetwarzania takich danych jak numer PESEL i data urodzenia w celu korzystania z obiektów sportowo-rekreacyjnych, nie powinno mieć to skutku w postaci niemożliwości korzystania z karty sportowej.
Zamawiający nie wyklucza z przedmiotu zamówienia żadnego z Pracowników, ponieważ usługa jest współfinansowana ze środków ZFŚS, a zatem każdy Pracownik może zostać uczestnikiem programu.
3W nawiązaniu do zapisu OPZ ust. 16 prosimy o potwierdzenie, że Użytkownicy powinni mieć możliwość zamiennego korzystania z obu wskazanych form weryfikacji w przedmiotowym zapisie - zarówno z formy tradycyjnej (imienna karta) jak i z formy elektronicznej (np. aplikacji mobilnej) w celu weryfikacji użytkownika w obiekcie partnerskim Wykonawcy?
Zgodnie z pkt. 16 OPZ jedynym sposobem weryfikacji tożsamości osób uprawnionych będzie imienna karta w postaci fizycznej lub elektronicznej i inny dokument ze zdjęciem oraz imieniem i nazwiskiem użytkownika. W sytuacji kiedy osoba uprawniona nie korzysta z telefonu lub karty w postaci elektronicznej/aplikacji mobilnej lub nie wyrazi zgody na kartę w postaci elektronicznej, Wykonawca winien zapewnić dostęp z wykorzystaniem karty w postaci fizycznej.
4Zwracamy się do Zamawiającego z prośbą o potwierdzenie, że platforma internetowa po stronie Wykonawcy, o której mowa w OPZ ust 20, powinna spełniać funkcje przynajmniej w zakresie: zamawiania kart, zamawiania duplikatów kart, aktywacji i dezaktywacji, podglądu do historii składanych zamówień oraz możliwości pobrania raportu kart aktywnych w wybranym okresie rozliczeniowym (specyfikacji do faktury).
Zamawiający dopuszcza możliwość realizowania zamówień na abonamenty sportowe poprzez dedykowaną platformę internetową. Zamawiający nie narzuca konkretnego rozwiązania technologicznego ani sposobu działania platformy. Wykonawca korzystając z elektronicznego narzędzia, winien zapewnić taką platformę, która umożliwi realizację przedmiotowego zamówienia.
5W związku z rozbieżnością pomiędzy postanowieniami pkt 17 i pkt 20 OPZ zwracamy się z prośbą o modyfikację wymogów dotyczących przetwarzania danych osobowych uczestników programu kart sportowych poprzez usunięcie z katalogu zakazanych danych adresu mailowego. Adres e-mail uczestnika jest niezbędny do prawidłowego założenia i obsługi konta użytkownika w aplikacji mobilnej służącej do korzystania z programu kart sportowych. Adres e-mail jest wykorzystywany w szczególności do utworzenia i identyfikacji konta użytkownika, przeprowadzenia procesu rejestracji oraz umożliwienia odzyskania dostępu do konta w przypadku utraty hasła lub innych danych uwierzytelniających.
Zgodnie z odpowiedzią na pytanie nr 1.
6Czy Zamawiający zgadza się na dodanie do treści postanowień § 4 ust. 1 i 2 Umowy postanowienia, które zobowiązywałby Zamawiającego do informowania Wykonawcy z co najmniej jednomiesięcznym wyprzedzeniem o możliwym wyczerpaniu się kwoty przeznaczonej na realizację zamówienia? Uzasadnienie: Aktualne postanowienia Umowy mówią o jej automatycznym rozwiązaniu z chwilą osiągnięcia limitu środków przeznaczonych przez Zamawiającego na realizację zamówienia. Tak skonstruowane postanowienie może spowodować, ż pomimo braku środków, Wykonawca będzie dalej świadczył swoje usługi, nie mając wiedzy o wyczerpaniu środków finansowych. Powinien on otrzymać uprzednią informację od Zamawiającego o możliwym wyczerpaniu środków z odpowiednim wyprzedzeniem, tak aby móc zablokować karty z dniem wygaśnięcia Umowy.
Zamawiający nie zmienia treści SWZ w powyższym zakresie.
7Czy Zamawiający zgadza się na zmianę treści postanowienia § 8 ust. 1 pkt 2) dotyczącego kar umownych nakładanych na Wykonawcę przez Zamawiającego w ten sposób, żeby Zamawiający miał możliwość nałożenia na Wykonawcę wskazanych w przedmiotowym postanowieniu kar umownych, ale dopiero po bezskutecznym upływie 7-dniowego terminu wyznaczonego Wykonawcy na piśmie, do naprawy stwierdzonych naruszeń? Uzasadnienie: Aktualne postanowienia Umowy umożliwiają nałożenie kar umownych na Wykonawcę bez uprzedniego wskazania naruszenia oraz wezwania Wykonawcy do naprawy tegoż naruszenia. Wskazane postanowienie jest bardzo rygorystyczne i nie daje on możliwości Wykonawcy na naprawę ewentualnych naruszeń, bądź wykazania, że stwierdzone nienależyte wykonywanie Umowy jest wynikiem działań lub okoliczności niezależnych od Wykonawcy. Istotą zastosowania kary umownej jest funkcja dyscyplinująca, kiedy inne środki prawne nie skutkują. Zdaniem Wykonawcy, we wskazanym przypadku uprzednie wezwanie Wykonawcy do prawidłowego wykonania Umowy, pod rygorem naliczenia kary umownej powinno być podstawowym środkiem prewencyjnym, który da możliwość Wykonawcy odniesienia się do zarzutów Zamawiającego lub niezwłocznego naprawienia uchybień.
Zamawiający nie zmienia treści SWZ w powyższym zakresie.
8Czy Zamawiający zgadza się na zmianę treści postanowienia § 8 ust. 1 pkt 2) Umowy w ten sposób, aby do przedmiotowego postanowienia dodać konkretne przypadki obowiązków, których naruszenia może dopuścić się Wykonawca, poprzez zwłokę w ich realizacji? Uzasadnienie: Dyspozycja przedmiotowego postanowienia umożliwia nałożenie na Wykonawcę kary umownej z tytuł zwłoki w realizacji obowiązków Wykonawcy określonych w Umowie, nie wskazując jaki to są obowiązki. Charakter instytucji prawnej, jaką jest kara umowna wymaga, aby zobowiązany do zapłaty kary wiedział za jakie przewinienie i w którym momencie podmiot uprawniony może nałożyć na niego karę umowną. Obecne postanowienie umowy odnosi się do wszystkich obowiązków Wykonawcy, nawet tych, gdzie nie ma wprost wskazanego terminu np. obowiązek z § 2 ust. 3 umowy. Wykonawca chciałby, na etapie podpisywania umowy, mieć świadomość w którym momencie i za jakie przewinienie grozi mu kara umowna np. z tytułu zwłoki w dostawie kart.
Zamawiający nie zmienia treści SWZ w powyższym zakresie.
9Czy Zamawiający zgadza się na zmianę treści postanowienia § 9 ust. 2 i 3 projektu Umowy w ten sposób, aby uprawnienie Stron do odstąpienia od umowy było możliwe dopiero po uprzednim wezwaniu drugiej Strony naruszającej umowę do naprawy lub zaprzestania naruszenia i wyznaczenia dodatkowego 7-dniowgo terminu na wykonanie tego wezwania? Uzasadnienie: Projektowany postanowienie umowy przewiduje możliwość rozwiązania umowy bez wypowiedzenia w przypadku stwierdzenia przez jedną ze Stron istotnego naruszenia postanowień Umowy przez drugą Stronę, niejako automatycznie. Postanowienia te są bardzo rygorystyczne i nie dają one możliwości żadnej ze Stron na naprawę ewentualnych naruszeń, bądź wykazania, że stwierdzone nienależyte wykonywanie Umowy jest wynikiem działań lub okoliczności niezależnych od niej samej. Istotą zastosowania instytucji rozwiązania umowy w trybie natychmiastowym jest funkcja unicestwiająca umowę, kiedy inne środki prawne nie skutkują. Zdaniem Wykonawcy, w omawianym przypadku uprzednie wezwanie strony naruszającej Umowę do prawidłowego wykonania Umowy, pod rygorem wypowiedzenia Umowy lub jej rozwiązania w trybie natychmiastowym, powinno być podstawowym środkiem prewencyjnym, który da możliwość Stronie odniesienia się do zarzutów drugiej Strony lub niezwłocznego naprawienia uchybień, tym bardziej, iż katalog tychże uchybień jest otwarty i każde nawet błahe naruszenie Umowy może skutkować ciężkimi sankcjami nałożonymi np. na Wykonawcę. W takiej sytuacji przykładowo Wykonawca chciałby mieć możliwość odniesienia się do zarzutów Zamawiającego lub też naprawy naruszenia.
Zamawiający nie zmienia treści SWZ w powyższym zakresie.
Historia zmian
09.09.2026 — publikacja ogłoszenia
17.09.2026 — wyjaśnienia treści SWZ
21.09.2026 — upływ terminu składania ofert
30.10.2026 — ogłoszenie o wyniku postępowania