Działania promocyjne i tłumaczenia konferencji FINBiS'2026 – Toruń

Film podsumowujący konferencję Zamawiający zmienia dokumentację postępowania poprzez wyłączenie zakresu określonego w pkt D.2 OPZ, dotyczącego przygotowania scenariusza i produkcji filmu podsumowującego konferencję FINBiS’2026, z terminu 10, 15 albo 20 dni roboczych podlegającego ocenie w kryterium „Termin realizacji”. Scenariusz filmu wymaga akceptacji Zamawiającego przed rozpoczęciem realizacji zdjęć. Nagrania przedstawiające przebieg konferencji oraz wypowiedzi prelegentów, uczestników i organizatorów należy wykonać podczas konferencji odbywającej się w dniach 4–6 listopada 2026 r. Ostateczną wersję filmu, uwzględniającą uwagi Zamawiającego, wraz ze skróconą wersją promocyjną oraz kompletem plików i materiałów wymaganych w pkt D.2 OPZ, Wykonawca przekaże w terminie nie dłuższym niż 10 dni roboczych od dnia następującego po zakończeniu konferencji. Termin ten obejmuje przygotowanie materiałów, przekazanie ich do weryfikacji oraz wprowadzenie wymaganych poprawek. Wykonawca przedstawi materiały z wyprzedzeniem umożliwiającym zachowanie przewidzianego w umowie terminu przekazania uwag przez Zamawiającego i uwzględnienie tych uwag przed upływem terminu wykonania. Przez dni robocze rozumie się dni od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy. Termin dotyczący filmu jest jednakowy dla wszystkich Wykonawców i nie podlega punktacji. Zakres terminu 10, 15 albo 20 dni roboczych Termin zadeklarowany w ofercie obejmuje wykonanie pozostałego zakresu części I, z wyłączeniem zakresu określonego w pkt D.2 OPZ oraz obowiązków gwarancyjnych, utrzymania i wsparcia przewidzianych do realizacji po odbiorze. Nie jest to wyłącznie termin przygotowania i uruchomienia działań. Obejmuje on wykonanie rezultatów pozostałego zakresu części I wymaganych w OPZ, w tym przeprowadzenie kampanii reklamowej i przekazanie raportu z jej realizacji. Budżet mediowy i uwzględnienie kosztów w cenie oferty Koszty zakupu emisji reklam w serwisach Facebook, Instagram i LinkedIn ponosi Wykonawca i uwzględnia je w całości w cenie ofertowej. Cena obejmuje również przygotowanie materiałów reklamowych, konfigurację, prowadzenie i obsługę kampanii oraz sporządzenie raportu. Zamawiający ustala minimalny łączny budżet przeznaczony wyłącznie na zakup emisji reklam w wysokości 300 zł brutto tygodniowo. Budżet ten nie obejmuje wynagrodzenia Wykonawcy za przygotowanie materiałów i obsługę kampanii. Proponowany podział budżetu między wymagane serwisy Wykonawca przedstawi w planie kampanii do akceptacji Zamawiającego. Okres i minimalny zakres kampanii Zgodnie z pkt D.1 OPZ kampania obejmuje płatną emisję reklam w serwisach Facebook, Instagram i LinkedIn oraz wykorzystanie dwóch spotów promocyjnych o długości od 30 do 60 sekund każdy, przygotowanych w formatach określonych w OPZ. Zamawiający nie wymaga, aby emisja przypadała wyłącznie na siedem dni bezpośrednio poprzedzających konferencję. Szczegółowy harmonogram emisji Wykonawca przedstawi w planie kampanii, z…

Zamawiający wyjaśnia, że zakres zamówienia obejmuje kompleksową produkcję dwóch spotów promocyjnych oraz filmu podsumowującego konferencję, zgodnie z pkt D.1 i D.2 OPZ. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić ekipę filmową, sprzęt oraz realizację zdjęć i nagrań niezbędnych do wykonania wymaganych materiałów, a następnie ich montaż, udźwiękowienie i postprodukcję. Wszystkie związane z tym koszty należy uwzględnić w cenie oferty. Zamawiający nie zapewnia gotowych materiałów filmowych zastępujących obowiązek wykonania nagrań przez Wykonawcę. Nagrania przedstawiające przebieg konferencji oraz wypowiedzi prelegentów, uczestników i organizatorów, przeznaczone do filmu podsumowującego, Wykonawca zrealizuje podczas konferencji odbywającej się w dniach 4–6 listopada 2026 r. Scenariusze podlegają akceptacji Zamawiającego przed rozpoczęciem realizacji zdjęć, zgodnie z zasadami określonymi w OPZ.

Zamawiający zmienia dokumentację postępowania poprzez wyłączenie wykonania i przekazania filmu podsumowującego konferencji FINBiS’2026, określonego w pkt D.2 Załącznika nr 1 do SWZ, z zakresu terminu realizacji Części I ocenianego w kryterium „Termin realizacji” o wadze 40%. Deklarowany w ofercie termin 10, 15 albo 20 dni roboczych od dnia następującego po dniu zawarcia umowy nie będzie zatem obejmował tego rezultatu. Wykonawca zobowiązany jest przekazać Zamawiającemu ostateczną wersję filmu podsumowującego konferencję, uwzględniającą uwagi Zamawiającego, wraz ze skróconą wersją promocyjną oraz kompletem plików wymaganych w pkt D.2 OPZ, w terminie nie dłuższym niż 10 dni roboczych od zakończenia konferencji odbywającej się w dniach 4–6 listopada 2026 r. Termin ten liczy się od dnia następującego po ostatnim dniu konferencji. Przez dni robocze rozumie się dni od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy. Wskazany termin obejmuje przygotowanie filmu, przekazanie go do weryfikacji, wprowadzenie uwag Zamawiającego oraz przekazanie ostatecznych materiałów. Wykonawca zobowiązany jest przekazać materiały do weryfikacji z wyprzedzeniem umożliwiającym zachowanie przewidzianego w umowie terminu zgłoszenia uwag przez Zamawiającego oraz wprowadzenie wymaganych poprawek. Odrębny termin dotyczący filmu podsumowującego jest jednakowy dla wszystkich Wykonawców i nie podlega punktacji w ramach kryteriów oceny ofert. Powyższa zmiana dotyczy odpowiednich postanowień SWZ, Załącznika nr 1 do SWZ oraz Załącznika nr 4 do SWZ.

Zamawiający przewiduje udział około 120 osób w konferencji. Na potrzeby wyceny i realizacji części II zamówienia Wykonawca zobowiązany jest zapewnić [liczba] kompletnych zestawów odbiorczych do tłumaczenia symultanicznego, obejmujących odbiornik i słuchawki, w każdym dniu konferencji, tj. 4–6 listopada 2026 r. Koszt ich zapewnienia i obsługi należy uwzględnić w cenie oferty. Powyższa liczba zestawów stanowi wymaganie Zamawiającego niezależnie od szacowanej liczby uczestników i doprecyzowuje w tym zakresie OPZ dla części II.

Zamawiający wyjaśnia, że w pierwszym dniu konferencji tłumaczenie obejmuje oficjalne wystąpienia, natomiast nie obejmuje samej kolacji. Uroczysta gala w drugim dniu konferencji nie jest objęta przedmiotem zamówienia, dlatego nie wymaga zapewnienia obsługi tłumaczeniowej. Zamawiający potwierdza, że w drugim dniu konferencji podczas sesji odbywających się równolegle w dwóch salach należy zapewnić dwa zespoły po dwóch tłumaczy oraz dwie kabiny tłumaczeniowe — po jednym zespole i jednej kabinie dla każdej sali. Wykonawca zapewni również niezbędne wyposażenie i obsługę techniczną umożliwiające jednoczesne, niezależne prowadzenie tłumaczenia symultanicznego w obu salach. Koszty powyższego zakresu należy uwzględnić w cenie oferty.

Zamawiający potwierdza, że w pierwszym dniu konferencji, tj. 4 listopada 2026 r., tłumaczenie oficjalnych wystąpień i obrad należy zapewnić w godzinach 15:45–19:00. Obecność tłumaczy podczas kolacji nie jest wymagana. Wykonawca powinien zapewnić odbiorniki tłumaczenia wraz ze słuchawkami dla 120 osób, a koszt ich zapewnienia uwzględnić w cenie oferty.

Zamawiający potwierdza, że w drugim dniu konferencji, tj. 5 listopada 2026 r., podczas równoległych sesji tłumaczenie symultaniczne należy zapewnić jednocześnie w sali 1 i sali 2. W każdej sali Wykonawca zapewni odrębny zespół dwóch tłumaczy, jedną kabinę tłumaczeniową oraz niezbędny sprzęt i obsługę techniczną. Wykonawca zapewni łącznie 120 odbiorników tłumaczenia wraz ze słuchawkami do wykorzystania w obu salach. Urządzenia powinny umożliwiać uczestnikom odbiór tłumaczenia właściwego dla sali, w której przebywają. Liczba 120 odbiorników dotyczy obu sal łącznie, a nie każdej sali osobno. Koszty zapewnienia tłumaczy, wyposażenia i obsługi technicznej należy uwzględnić w cenie oferty. Uroczysta gala oraz rozdanie nagród odbywające się w jej ramach nie są objęte przedmiotem zamówienia. Wykonawca nie jest zobowiązany do zapewnienia tłumaczenia ani pozostawania tłumaczy do dyspozycji Zamawiającego podczas tych wydarzeń.