Fumigacja i czyszczenie dokumentacji i księgozbioru – Warszawa

Zamawiający wyjaśnia, że jednostką przyjętą do określenia zakresu zamówienia w zakresie Części nr 1 jest metr bieżący (m.b.) materiałów archiwalnych i bibliotecznych. Zgodnie z Opisem Przedmiotu Zamówienia zakres usługi fumigacji obejmuje pakowanie, transport, przeprowadzenie procesu dezynfekcji oraz transport po dezynfekcji dla 915 m.b. materiałów archiwalnych i bibliotecznych. W związku z powyższym Wykonawca powinien skalkulować cenę oferty w oparciu o wskazaną przez Zamawiającego ilość 915 m.b. zasobu przeznaczonego do fumigacji. Jednocześnie Zamawiający informuje, że nie określa liczby wolumenów księgozbioru ani liczby jednostek aktowych, ponieważ zakres zamówienia został opisany przy użyciu jednostki miary wskazanej w OPZ, tj. metrów bieżących materiałów archiwalnych i bibliotecznych. Cena oferty powinna zostać skalkulowana zgodnie z zasadami określonymi w formularzu ofertowym, z uwzględnieniem pełnego zakresu czynności objętych przedmiotem zamówienia, w tym pakowania, transportu, fumigacji, badań mikrobiologicznych oraz dostarczenia materiałów do lokalizacji wskazanych przez Zamawiającego. Powyższe wyjaśnienie nie powoduje zmiany treści SWZ ani nie skutkuje zmianą terminu składania ofert.

Tak. Zgodnie z OPZ „po dezynfekcji Wykonawca zobowiązany jest do wykonania badań mikrobiologicznych reprezentatywnych próbek każdej partii archiwaliów i zbiorów bibliotecznych” oraz do przekazania Zamawiającemu (w formie papierowej i elektronicznej) „protokołu badania mikologicznego końcowego wystawionego przez odpowiednie laboratorium oraz protokołu określającego przebieg procesu dezynfekcji, obejmującego datę rozpoczęcia i zakończenia procesu oraz jego parametry fizyczne, takie jak: wilgotność, temperatura, stężenie substancji dezynfekującej, czas ekspozycji na substancję dezynfekującą oraz czas przewietrzania”. W związku z powyższym potwierdzeniem wykonania fumigacji powinny być: • protokół badania mikologicznego końcowego, sporządzony na podstawie badań reprezentatywnych próbek z każdej partii materiałów poddanych dezynfekcji, • protokół przebiegu procesu dezynfekcji. Jeżeli fumigacja będzie realizowana w kilku wsadach (partiach), badania powinny mieć charakter reprezentatywny i obejmować wszystkie wsady. Dopuszczalne jest sporządzenie jednego końcowego protokołu badania, obejmującego całość procesu.

Proces czyszczenia mechanicznego i odkażania będzie nadzorowany przez upoważnionego pracownika Zamawiającego. Nadzór prowadzony przez przedstawiciela Zamawiającego będzie stanowił wystarczające potwierdzenie wykonania tych czynności. Zamawiający nie przewiduje dodatkowych wymogów dokumentacyjnych w zakresie potwierdzenia wykonania procesu czyszczenia mechanicznego i odkażania.

Zamawiający nie wymaga, aby Wykonawca posiadał własne zaplecze magazynowe. Dopuszczalne jest korzystanie z powierzchni magazynowych pozostających w dyspozycji Wykonawcy na podstawie innego tytułu prawnego. Zamawiający nie określa szczegółowych wymagań dotyczących organizacji przestrzeni magazynowej, w tym obowiązku wydzielenia stref „brudnej” i „czystej”. Wykonawca jest jednak zobowiązany do zapewnienia takich warunków przechowywania i organizacji procesu, które zagwarantują bezpieczeństwo dokumentacji oraz wyeliminują ryzyko jej wtórnego zanieczyszczenia lub uszkodzenia. Zamawiający nie wskazuje konkretnych parametrów temperatury i wilgotności dla pomieszczeń magazynowych. Wykonawca powinien jednak zapewnić warunki przechowywania odpowiednie dla dokumentacji archiwalnej oraz niedopuszczające do pogorszenia jej stanu zachowania w okresie realizacji zamówienia.

Protokoły zdawczo-odbiorcze będą sporządzane przy przekazywaniu i odbiorze dokumentacji przez przedstawicieli Zamawiającego i Wykonawcy. Szczegółowy sposób oznaczania i opisu jednostek w protokołach zostanie ustalony pomiędzy stronami na etapie realizacji zamówienia. Opis przekazywanej dokumentacji powinien umożliwiać jej jednoznaczną identyfikację oraz weryfikację kompletności przekazywanego zasobu. W protokołach będą ujmowane co najmniej informacje pozwalające na identyfikację przekazywanych jednostek archiwalnych, ich liczbę oraz zakres przekazywanej dokumentacji.

Zamawiający nie określa maksymalnej liczby osób, które mogą jednocześnie uczestniczyć w odbiorach i zwrotach dokumentacji. Liczba osób zaangażowanych przez Wykonawcę pozostaje w jego gestii, pod warunkiem zapewnienia sprawnej realizacji zamówienia oraz przestrzegania zasad organizacyjnych i bezpieczeństwa obowiązujących w lokalizacjach, w których będzie przekazywana dokumentacja. Szczegółowa organizacja odbiorów i zwrotów, w tym terminy oraz liczba osób uczestniczących w tych czynnościach, będzie uzgadniana z Zamawiającym na etapie realizacji zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie możliwość ograniczenia liczby osób jednocześnie wykonujących czynności odbioru lub zwrotu dokumentacji ze względu na warunki organizacyjne i bezpieczeństwo obiektu.

Zamawiający nie określa wielkości partii dokumentacji przekazywanych do odbioru ani zwrotu. Organizacja transportu, w tym dobór pojazdów oraz liczba transportów, pozostaje po stronie Wykonawcy. Dokumentacja będzie przekazywana i odbierana sukcesywnie, zgodnie z harmonogramem uzgodnionym pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą na etapie realizacji zamówienia. Zamawiający nie określa maksymalnej liczby transportów ani wielkości partii dokumentacji możliwych do odbioru lub zwrotu w ciągu jednego dnia. Wykonawca powinien jednak uwzględnić warunki organizacyjne związane z obsługą przekazań i odbiorów dokumentacji w lokalizacjach wskazanych przez Zamawiającego oraz uzgadniać terminy poszczególnych transportów z odpowiednim wyprzedzeniem. Jednocześnie Zamawiający zastrzega sobie możliwość określenia harmonogramu przekazań i odbiorów dokumentacji w sposób zapewniający sprawną organizację prac oraz bezpieczeństwo przekazywanego zasobu.

Na potrzeby kar umownych odniesienie do jednostki archiwalnej jest właściwe i nie ma tu znaczenia ilość jednostek archiwalnych w pojedynczym mb.