Usługa opracowania i wdrożenia kampanii informacyjno-promocyjnej dla Warszawy, towarzyszącej pracom nad Miejskim Planem Adaptacji do roku 2040+. Zakres obejmuje: koncepcję kampanii (Etap I — 1 miesiąc), a następnie realizację działań partycypacyjnych (konsultacje społeczne mieszkańców — punkty konsultacyjne, warsztaty stacjonarne, spotkania online, formularz opinii), działań edukacyjnych (m.in. treści na stronę internetową i broszura edukacyjna) oraz działań informacyjno-promocyjnych (wraz z harmonogramem promocji), zwieńczonych raportem/sprawozdaniami — rozłożone na cztery kolejne etapy realizacyjne (II–V) w łącznym okresie 19 miesięcy od zawarcia umowy. Szczegółowy, ilościowy rozkład działań w poszczególnych etapach określa wzór umowy (załącznik nr 1 do SWZ). W ramach zamówienia wykonawca wytwarza i przekazuje zamawiającemu dokumentację: koncepcję kampanii, harmonogram promocji, raporty i sprawozdania z konsultacji, treści edukacyjne (strona www, broszura).
Trudność: średnia
Złożona usługa komunikacyjno-konsultacyjna wymagająca doświadczonego, wieloosobowego zespołu (kierownik + eksperci ds. komunikacji i edukacji), koordynacji wielu form działań partycypacyjnych i edukacyjnych w mieście powyżej 100 tys. mieszkańców oraz wielomiesięcznej, etapowej realizacji.
Terminy realizacji
Czas realizacji (łączny) 19 miesięcy od daty zawarcia umowy
Etapy (terminy szczegółowe) Etap I – do 1 miesiąca od dnia podpisania Umowy; Etap II – do 3 miesięcy od dnia podpisania Umowy (nie później niż do 14.12.2026 r.); Etap III – do 3 miesięcy od daty zakończenia Etapu II; Etap IV – do 9 miesięcy od daty zakończenia Etapu III; Etap V – do 4 miesięcy od daty zakończenia Etapu IV
Warunki udziału
AI
1Doświadczenie - konsultacje — w okresie ostatnich 5 lat należycie zrealizować min. 2 usługi konsultacji społecznych (proces dialogu z akcją informacyjną, zbieraniem uwag w ≥2 formach i raportem) dla miasta ≥100000 mieszkańców; co najmniej jedna z usług miała zawierać opracowanie harmonogramu promocji działań, realizację ≥5 punktów konsultacyjnych, przeprowadzenie ≥2 warsztatów stacjonarnych, przeprowadzenie ≥2 spotkań online, przygotowanie i przeprowadzenie formularza opinii oraz dotyczyć dokumentu programującego rozwój miasta i tematów klimatu/ochrony środowiska/planowania przestrzennego.
2Kierownik projektu — dysponowanie co najmniej 1 osobą jako Kierownik projektu z wykształceniem wyższym, doświadczeniem w kierowaniu zespołem oraz w ostatnich 5 latach realizacją min. 2 usług koordynowania konsultacji społecznych dla miasta ≥100000 mieszkańców, z których co najmniej jedna angażowała ≥100 osób.
Pozostałe 5 warunków po założeniu darmowego konta.
Kryteria wyboru oferty
AI
Wagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena brutto
40%
Doświadczenie zespołu do realizacji zamówienia
40%
Organizacja zespołu do realizacji zamówienia
20%
Czerwone flagi
AI
Sygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
9 z 13 zamówień (69%) miało ≤1 ofert
Wzorzec niskiej liczby ofert u tego zamawiającego sugeruje, że postępowania mogą być formą faworyzowania konkretnego wykonawcy.
Termin składania ofert przypada na okres wakacyjny (31 sierpnia)
Termin w okresie wakacyjnym (lipiec-sierpień) może ograniczać liczbę oferentów ze względu na urlopy.
Kary i sankcje
AI
Kary umowne: w projekcie umowy (Załącznik nr 1)
Zabezpieczenie należytego wykonania umowy: Zamawiający nie wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy
Pytania i odpowiedzi
3
Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Czy warunek dotyczący realizacji co najmniej dwóch usług konsultacji społecznych może zostać spełniony łącznie przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, tj. w sytuacji, gdy jedną usługę wykazuje jeden z wykonawców, a drugą – drugi?
TAK, tym samym Wykonawcy zobowiązują się do wspólnej realizacji przedmiotu zamówienia.
2Jak Zamawiający rozumie pojęcie „dokument programujący rozwój miasta”? Czy za usługę dotyczącą opracowania takiego dokumentu Zamawiający uzna konsultacje społeczne dotyczące projektu uchwały Rady Miasta o ustanowieniu strefy czystego transportu wraz z mapą granic tej strefy? Był to projekt dokumentu wdrażającego politykę klimatyczną miasta w zakresie ograniczenia emisji zanieczyszczeń z transportu, przyjmowany następnie w formie aktu prawa miejscowego.
Jako dokument programujący rozwój miasta Zamawiający rozumie każdy dokument przyjmowany lub procedowany przez organy miasta, który wyznacza kierunki działań, ustanawia ramy polityk publicznych, określa sposób zagospodarowania przestrzeni, warunki realizacji inwestycji lub wprowadza rozwiązania wpływające na rozwój miasta i jakość życia jego mieszkańców.
Wymieniony przez Nadawcę dokument wpisuje się w powyższą definicję.
3Czy funkcja kierownika może być realizowana przez Wykonawcę nr 2, przy jednoczesnym spełnieniu warunku dotyczącego realizacji co najmniej dwóch usług konsultacji społecznych przez wykonawców wspólnie ubiegających się (Wykonawca 1 daje jedne konsultacje, Wykonawca 2 drugi przykład).
TAK, tym samym Wykonawcy zobowiązują się do wspólnej realizacji przedmiotu zamówienia i muszą przedłożyć stosowne oświadczenie.
